Effectuer le suivi et afficher des informations de version pour des éléments de liste SharePoint

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Vous pouvez définir des listes Windows SharePoint Services 3.0 de manière à ce qu'elles effectuent le suivi des versions des éléments qu'elles contiennent. Vous pouvez spécifier le nombre de versions à suivre et afficher également les versions antérieures des éléments dans la liste.

Lorsque vous créez une liste SharePoint à partir d'une feuille de données Microsoft Office Access 2007, chaque ligne de données devient un élément de liste. Lorsque le suivi des versions est activé pour la liste, chaque fois que les données d'une ligne sont modifiées, Windows SharePoint Services crée une nouvelle version de cette ligne. Les versions n'apparaissent pas dans la liste, mais vous pouvez y accéder facilement lors de l'affichage de la liste.

Que voulez-vous faire ?

Activer le suivi de version dans une liste SharePoint

Afficher les versions d'un élément de liste

Activer le suivi de version dans une liste SharePoint

Vous pouvez activer le suivi de version d'une liste SharePoint lors de l'affichage de la liste dans votre navigateur.

Remarque : Pour activer le suivi des versions, vous devez disposer de l'autorisation gérer les listes sur le serveur Windows SharePoint Services. Par défaut, l'autorisation gérer les listes est incluse dans le niveau d'autorisation création. Si vous ne savez pas si vous disposez des autorisations nécessaires, contactez votre administrateur de site SharePoint.

  1. Dans le menu paramètres Settings menu , cliquez sur paramètres de la liste.

  2. Sous paramètres généraux, cliquez sur paramètres de contrôle de version.

  3. Dans la page paramètres de contrôle de version, dans la section historique des versions de l'élément, sous créer une version à chaque modification d'un élément de cette liste?, cliquez sur Oui.

  4. Pour limiter le nombre de versions à conserver, sélectionnez conserver le nombre de versions suivant, puis tapez le nombre de versions à conserver.

    Important : Si votre organisation limite le nombre de versions qu'il stocke, les versions les plus anciennes sont définitivement supprimées lorsque la limite est atteinte. Elles ne sont pas envoyées à la corbeille.

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Afficher les versions d'un élément de liste

Lorsque le suivi des versions est activé pour une liste SharePoint, vous pouvez facilement accéder aux versions antérieures des éléments de liste lorsque vous affichez la liste dans une feuille de données Web Access. Cela vous permet de déterminer si les données ont été modifiées, afin que vous puissiez comparer les nouvelles et les anciennes versions des données. Si vous disposez des autorisations suffisantes, vous pouvez également restaurer d'anciennes versions de données lorsque vous affichez les versions.

Accès à des versions d'éléments à partir de la liste

1. une valeur de champ dans cette ligne a changé.

2. Lorsque vous affichez les versions, vous pouvez voir les valeurs de champ modifiées, ainsi que les nouvelles et les anciennes valeurs.

Remarque : Pour afficher les versions d'un élément de liste, vous devez disposer de l'autorisation Afficher les versions sur le serveur Windows SharePoint Services. Par défaut, l'autorisation Afficher les versions est incluse dans le niveau d'autorisation lecture. Si vous ne savez pas si vous disposez des autorisations nécessaires, contactez votre administrateur de site SharePoint.

Pour afficher les versions des éléments de liste, procédez comme suit:

  1. Lors de l'affichage de la liste SharePoint dans votre navigateur, dans le menu actions , cliquez sur modifier dans la feuillede données.

    Si vous êtes déjà en train d'afficher la liste dans une feuille de données Web Access, la commande modifier dans la feuille de données ne s'affiche pas dans le menu actions .

    Remarque : Pour obtenir de l'aide sur l'utilisation de la feuille de données Web Access, cliquez sur le lien aide situé en bas de la feuille de données.

  2. Sélectionnez la ligne contenant les versions que vous souhaitez afficher.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne, pointez sur élément dans le menu contextuel, puis cliquez sur versions.

  4. Dans la page historique des versions , dans la colonne modifié , cliquez sur l'horodatage correspondant à la version que vous souhaitez afficher.

    Remarque : Chaque version répertoriée dans la page historique des versions indique quelles valeurs ont été modifiées dans la version. Si une personne a effectué des modifications indésirables apportées à des données, vous pouvez utiliser ces informations pour déterminer quelle version a les données appropriées. Si vous disposez du niveau d'autorisation collaboration sur le site SharePoint, vous pouvez ensuite sélectionner et restaurer cette version.

Restaurer une ancienne version

  1. Dans la page de l' historique des versions de l'élément de liste qui comporte une ancienne version que vous voulez restaurer, dans la colonne modifié , cliquez sur l'horodatage correspondant à la version que vous voulez restaurer.

    L'ancienne version s'affiche dans la fenêtre de votre navigateur.

  2. Dans la barre d'outils située juste au-dessus des données de la version précédente, cliquez sur restaurer cette version.

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