Comment pouvez-vous savoir si votre projet est sur le budget ? Via le suivi des coûts dans Project. Utilisez Project pour comparer les estimations de coûts initiales, les coûts réels et les coûts projetés, et voir les écarts entre les coûts à tout moment et à n’importe quel niveau de détail.
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Quel est le processus de suivi des coûts ?
Pour suivre au mieux les coûts, vous devez d’abord créer un budget en créant et en entrant des valeurs de coût pour les ressources budgétaires affectées au tâche récapitulative du projet. Vous pouvez ensuite identifier d’autres ressources et coûts de tâches que vous souhaitez suivre et mesurer par rapport aux ressources budgétaires. Vous pouvez entrer les taux de rémunération, les coûts par utilisation et les coûts fixes pour les tâches, les ressources et, si nécessaire, les affectations. Ensuite, spécifiez le travail ou durée estimé pour les tâches et affectez des ressources aux tâches.
Ce n’est que lorsque toutes ces étapes sont terminées que vous pouvez Project calculer les coûts totaux estimés pour le projet. Vous pouvez ensuite affiner vos estimations. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez catégoriser et regrouper toutes les ressources pour les comparer aux coûts budgétés. Vous pouvez également définir une base de référence avec les coûts budgétés et l’utiliser pour la comparer aux coûts réels à mesure que votre projet progresse.
Une fois le projet démarré, vous mettez à jour la progression de la tâche : la quantité de travail effectuée sur les tâches ou le pourcentage des tâches qui sont terminées. Project calcule les coûts pour vous en fonction de la progression de la tâche.
Remarque : Vous pouvez également choisir de désactiver le calcul automatique des coûts et d’entrer vous-même les coûts réels, en plus de la progression de la tâche.
En combinant les coûts réels du travail terminé avec les coûts estimés pour travail restant, Project calcule les coûts planifiés (projetés). Plus important encore, il calcule la différence entre les coûts planifiés et les coûts de base. Cette différence, ou variation des coûts, vous indique si votre projet est sur le budget.
Vous pouvez effectuer un suivi des coûts simple en affichant les coûts réels et planifiés (projetés) pour les tâches, les ressources, les affectations et le projet.
Si vous avez créé un budget par le biais d’une base de référence, vous pouvez effectuer un suivi plus complet en comparant les coûts réels et planifiés aux coûts de base.
Pour déterminer si vous respectez le budget ou non, vous pouvez voir les écarts de coût entre les coûts planifiés et les coûts de référence. Par exemple, si une tâche est budgétée pour un coût de 50 $, mais qu’elle est effectuée à mi-chemin et qu’elle coûte déjà 35 $, le coût planifié est de 60 $ (les coûts réels de 35 $ à ce jour, plus les coûts attendus de 25 $ pour le travail restant sur la tâche). L’écart de coût est de 10 $ (60 $ du coût réel moins les 50 $ du coût budgétaire).
En surveillant régulièrement les écarts de coûts, vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer que votre projet reste proche de son budget.
Remarque : Vous ne pouvez afficher les écarts de coût que si vous avez entré les coûts initiaux et enregistré une base de référence. Par instance, si vous n’avez pas entré de taux de rémunération pour une ressource avant d’enregistrer la base de référence, vous ne pourrez pas afficher les écarts de coût pour cette ressource.
Pouvez-vous me donner un exemple de suivi des coûts ?
Vous pouvez entrer la tâche appelée « Tester le programme » dans votre plan de projet et affecter un testeur de contrat à la tâche à 40 $ l’heure (supposons que le salaire du testeur est la seule contribution au coût de la tâche). Vous entrez une durée de 10 jours (à 8 heures par jour), puis enregistrez une base de référence.
Au bout de 5 jours, vous déterminez que la tâche est à moitié terminée et vous marquez la tâche dans Project comme terminée à 50 %. Dans l’affichage Feuille de tâches, vous appliquez la table Cost et voyez les éléments suivants :
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Dans le champ Ligne de référence, Project affiche le coût planifié de la tâche, 3 200 $, qu’il a calculé en multipliant votre estimation de durée initiale de 10 jours (ou 80 heures) par le taux standard du testeur de 40 $ l’heure.
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Étant donné que la tâche n’a pas entraîné de coûts non planifiés au cours des 5 premiers jours, le champ Réel affiche avec précision le coût réel engagé à ce jour. Dans ce cas, le travail réel est calculé selon la formule Travail réel * Taux standard = Coût réel, ou 40 heures * 40 $ l’heure = 1 600 $. (Les heures supplémentaires, les coûts par utilisation et les coûts fixes ne sont pas inclus dans cet exemple, mais peuvent être inclus dans un coût réel.)
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Le coût restant est calculé selon la formule Travail restant * Taux standard = Coût restant, ou 40 heures * 40 $ par heure = 1 600 $.
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Dans le champ Coût total, Project affiche le coût planifié, qu’il calcule selon la formule Coût réel + Coût restant = Coût planifié, ou 1 600 $ + 1 600 $ = 3 200 $. Étant donné que le coût planifié est égal au coût de référence, le champ Variance affiche un écart de coût (CV) de 0 $, ce qui signifie que la tâche correspond exactement au budget.
Où puis-je afficher les informations de coût ?
Dans Project, vous pouvez voir les coûts des tâches, des ressources et des affectations. Vous pouvez également voir le coût du projet, qui est généralement basé sur ces coûts plus détaillés. Vous pouvez afficher les coûts totaux et les coûts chronologique, qui sont des coûts répartis au fil du temps.
Pour plus d’informations et des procédures pas à pas pour afficher les informations de coût dans Project, consultez Afficher les totaux des coûts du projet.
