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Contenu de cet article
Présentation
Une fois que vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents pour vos utilisateurs rempliront, vous devrez peut-être déplacer ce modèle de formulaire vers une autre bibliothèque de documents. Par exemple, vous devrez peut-être déplacer votre modèle de formulaire à un serveur avec davantage de capacité, afin que les autres utilisateurs peuvent remplir des formulaires en même temps. Certains utilisateurs peuvent avoir déjà rempli des formulaires basés sur votre modèle de formulaire qui ont été stockée dans la bibliothèque de documents d’origine. Lorsque vous déplacez votre modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous souhaiterez déplacer les formulaires existants, trop. Vous voulez également vous assurer que les formulaires existants fonctionnent dans la bibliothèque de documents avant d’archiver ou supprimer l’ancienne bibliothèque de documents.
Conseil : Avant de déplacer des modèles de formulaire publiés dans une nouvelle bibliothèque de documents, créez un plan qui prévoit d’informer vos utilisateurs que leurs formulaires ont été déplacés vers une nouvelle bibliothèque de documents. Vous souhaitez que vos utilisateurs à utiliser la nouvelle bibliothèque de documents pour stocker des formulaires nouveaux ou pour modifier les formulaires existants. Le plan doit également inclure un processus d’archivage ou de suppression de la bibliothèque de documents d’origine.
Tout d’abord pour déplacer un modèle de formulaire et ses formulaires existants vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous devez publier la copie de travail de votre modèle de formulaire à la bibliothèque de documents. La copie de travail est la version stockée sur votre ordinateur ou dans un programme de contrôle de version, tels que Microsoft Visual SourceSafe.
Conseil : Si vous ne disposez pas d’une copie de travail du modèle de formulaire, vous pouvez enregistrer une copie du modèle de formulaire à partir de la bibliothèque de documents d’origine sur votre ordinateur à utiliser comme une copie de travail.
Une fois que vous publiez la copie de travail dans la bibliothèque de documents, vous devez copier les formulaires à partir de l’ancienne bibliothèque de documents dans la bibliothèque de documents, puis recréer un lien vers les formulaires dans la bibliothèque de documents dans le modèle de formulaire que vous venez publié.
Si vous avez besoin d’apporter des modifications lorsque l’utilisateur déplace le modèle de formulaire, apporter ces modifications avant de publier le modèle de formulaire. Par exemple, l’emplacement des sources de données externes qui sont utilisés par les formulaires basés sur ce modèle de formulaire peut-être également changer lorsque l’utilisateur déplace le modèle de formulaire. Dans ce cas, vous devez modifier la connexion de données dans le modèle de formulaire vers le nouvel emplacement des sources de données externes avant de publier le modèle de formulaire. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur la modification des connexions de données dans la section Voir aussi.
Remarque : Publication d’un modèle de formulaire n’est pas différente de celle dans l’enregistrement d’un modèle de formulaire. Lorsque vous publiez un modèle de formulaire, l’Assistant Publication ajoute l’emplacement de publication et des instructions pour le modèle de formulaire de traitement afin que les utilisateurs peuvent ouvrir les formulaires basés sur ce modèle de formulaire. Lorsque vous enregistrez un modèle de formulaire, vous enregistrez une copie du modèle de formulaire, comme vous le feriez lorsque vous enregistrez un fichier sur votre ordinateur. Vous devez toujours utiliser l’Assistant publication lorsque vous voulez rendre votre modèle de formulaire pour vos utilisateurs à remplir.
Avant de commencer
Avant de déplacer le modèle de formulaire et les formulaires existants qui sont basés sur le modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous devez les éléments suivants :
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La copie de travail du modèle de formulaire Il s’agit d’une copie du modèle de formulaire que vous allez modifier et republier ensuite à la bibliothèque de documents. La copie de travail peut être stockée sur votre ordinateur ou dans un programme de contrôle de version, tels que Visual SourceSafe.
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Les emplacements des nouvelles sources de données externes Si les formulaires basés sur le modèle de formulaire utilisent des sources de données externes qui ont été modifiées, vous devez les nouveaux emplacements de sources de données externes. Vérifiez auprès de votre administrateur que vous et vos utilisateurs ont les autorisations appropriées pour utiliser les sources de données externes. Si le modèle de formulaire utilise des paramètres dans un fichier de connexion de données pour vous connecter à une source de données externe, vérifiez que le fichier de connexion de données a été mis à jour avec le nouvel emplacement de la source de données externes.
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Les droits appropriés sur le serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0 Vous devez les droits nécessaires sur le serveur pour publier un modèle de formulaire et copier les formulaires existants à partir de l’ancienne bibliothèque de documents à la bibliothèque de documents. Contactez votre administrateur serveur pour vous assurer que vous disposez de ces droits.
Obtenir une copie de travail de votre modèle de formulaire
Si vous souhaitez modifier un modèle de formulaire qui a été publié dans une bibliothèque de documents ou vers un emplacement réseau partagé et que vous n’avez pas une copie de travail de votre modèle de formulaire, vous pouvez enregistrer une copie de travail du modèle de formulaire à partir de l’emplacement de publication sur votre ordinateur.
Conseil : Envisagez d’utiliser un programme de contrôle de version, tels que Microsoft Visual SourceSafe, pour gérer les copies de travail de votre modèle de formulaire.
Enregistrer une copie du modèle de formulaire à partir d’une bibliothèque de documents sur votre ordinateur
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Dans un navigateur Web, ouvrez la bibliothèque de documents où le modèle de formulaire a été publié.
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Dans le menu paramètres, cliquez sur paramètres, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de formulaires.
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Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.
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Dans la section Modèle de Document, cliquez sur Modifier le modèle.
Le modèle de formulaire s’ouvre dans Microsoft Office InfoPath.
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Dans la boîte de dialogue Microsoft Office InfoPath, cliquez sur Oui.
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
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Dans la boîte de dialogue Microsoft Office InfoPath, cliquez sur OK.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer une copie du modèle de formulaire, puis cliquez sur Enregistrer.
Enregistrer une copie du modèle de formulaire à partir du dossier réseau partagé sur votre ordinateur
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Dans le menu fichier, cliquez sur créer un modèle de formulaire.
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Sous Ouvrir un modèle de formulaire, cliquez sur Mon ordinateur.
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Accédez au dossier réseau partagé du modèle de formulaire publié et cliquez sur le modèle de formulaire, puis cliquez sur Ouvrir.
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
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Dans la boîte de dialogue Microsoft Office InfoPath, cliquez sur OK.
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Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez un emplacement autre que la cellule d’origine emplacement dans lequel vous voulez enregistrer une copie de travail du modèle de formulaire de publication, puis cliquez sur Enregistrer.
Étape 1 : Publier le modèle de formulaire sur la nouvelle bibliothèque de documents
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Ouvrez la copie de travail du modèle de formulaire en mode Création.
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Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.
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Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.
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Dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint qui contient la bibliothèque de documents que vous voulez déplacer votre modèle de formulaire, puis cliquez sur suivant.
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Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.
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Cliquez sur créer une nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.
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Dans la page suivante de l’Assistant, tapez un nom et une description pour la nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.
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Choisissez les champs dans le modèle de formulaire que vous voulez voir apparaître sous forme de colonnes dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.
Comment ?
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Cliquez sur Ajouter.
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Sélectionnez le champ que vous voulez ajouter en tant qu’une colonne dans la bibliothèque de documents, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
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Tapez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.
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Sélectionnez la colonne de site dans la liste groupe de colonnes de Site, sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne, puis cliquez sur OK.
Remarque : Si vous avez sélectionné un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ, ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.
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Cliquez sur OK.
Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur l’affichage des données dans les colonnes dans une bibliothèque de documents dans la section Voir aussi.
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Cliquez sur Suivant.
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Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.
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Pour ouvrir la bibliothèque de documents et tester le processus de remplissage d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire, activez la case à cocher Ouvrir cette bibliothèque de documents, puis cliquez sur Fermer.
La bibliothèque de documents s’ouvre dans un navigateur. Lorsque vous cliquez sur Nouveau dans la barre d’outils de liste, un formulaire basé sur ce modèle de formulaire s’ouvre dans Microsoft Office InfoPath.
Une fois que vous publiez le modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, vous pouvez copier les formulaires existants basés sur l’ancienne version du modèle de formulaire à partir de l’ancienne bibliothèque de documents à la bibliothèque de documents. Après avoir copié les formulaires existants, vous pouvez relier les formulaires existants vers la nouvelle version du modèle de formulaire. Si vous ne liez pas les formulaires existants, les utilisateurs peuvent ne pas être en mesure d’ouvrir ces formulaires existants.
Étape 2 : Copier et relier les formulaires existants
Cette procédure suppose que les deux bibliothèques de documents sur un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0.
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Ouvrez l’ancienne bibliothèque de documents dans un navigateur Web.
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Dans le menu affichage, cliquez sur Mode Explorateur.
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Appuyez sur et maintenez la touche CTRL enfoncée, sélectionnez chaque formulaire que vous voulez déplacer et puis cliquez sur une des formes.
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Dans la boîte de dialogue Internet Explorer, cliquez sur Oui, puis cliquez sur Copier dans le menu contextuel.
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Ouvrez la bibliothèque de documents.
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Sous Sélectionner un affichage, cliquez sur Mode Explorateur.
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Menu contextuel dans la zone vide dans la fenêtre du dossier.
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Dans la boîte de dialogue Internet Explorer, cliquez sur Oui, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel.
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Dans le menu affichage, cliquez sur Documents relié.
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Dans la colonne relié, activez la case à cocher pour chaque formulaire que vous souhaitez créer un lien vers le nouveau modèle de formulaire.
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Dans la barre d’outils liste, cliquez sur Recréer un lien vers les Documents sélectionnés.
Une fois que vous liez à nouveau les formulaires existants vers le nouveau modèle de formulaire, vos utilisateurs peuvent modifier les formulaires existants que vous avez copié à la nouvelle bibliothèque de documents, ou remplir des nouveaux formulaires basés sur le modèle de formulaire que vous venez publié.
