Les calendriers Outlook vous permettent de créer des rendez-vous, des événements et des réunions avec d’autres personnes. Vous pouvez avoir plusieurs calendriers à des fins différentes, importer des calendriers à partir d’autres fournisseurs de messagerie et services tels que des équipes sportives ou des organisations professionnelles.
Créer des rendez-vous, des réunions et des événements
Les rendez-vous, les réunions et les événements partagent un certain nombre de similitudes. Tous ont une date et une heure de début et de fin, un objet et un emplacement. Vous pouvez créer des rendez-vous, des réunions et des événements récurrents.
Les rendez-vous sont des blocs de temps que vous pouvez marquer comme étant libres, occupés, provisoires, en dehors du bureau ou travaillant ailleurs.
Les événements sont similaires aux rendez-vous, sauf que par défaut, ils durent au moins un jour complet.
Les réunions sont des rendez-vous ou des événements avec d’autres participants.
Dans votre dossier Calendrier, sélectionnez Nouveau rendez-vous, Nouvelle réunion, ou cliquez sur Nouveaux éléments et choisissez Événement toute la journée pour commencer. Pour plus d’informations, consultez Créer ou planifier un rendez-vous, une réunion ou un événement.
Création de calendriers supplémentaires
Vous pouvez créer des calendriers supplémentaires dans Outlook pour séparer certaines catégories de rendez-vous, de réunions et d’événements. Par exemple, si vous utilisez Outlook à des fins professionnelles, créez un deuxième calendrier pour les rendez-vous personnels. Vous pouvez ajouter des calendriers pour les équipes sportives et d’autres organisations professionnelles ou importer ces événements dans votre calendrier main.
Pour créer un calendrier supplémentaire, accédez à un dossier calendrier. Sur le côté gauche de l’écran, cliquez avec le bouton droit sur Mes calendriers. Sélectionnez ensuite Ajouter un calendrier. Vous pouvez spécifier un nom et un emplacement pour votre nouveau calendrier. Une fois que vous avez cliqué sur OK, le nouveau dossier calendrier s’affiche en regard de votre dossier calendrier existant. Pour plus d’informations, consultez Créer des calendriers supplémentaires.
Ajouter un calendrier Internet ou importer des événements à partir d’un fichier .ics
De nombreuses organisations professionnelles, y compris les équipes sportives et les clubs, vous permettent de télécharger un fichier que vous pouvez utiliser pour ajouter une série de rendez-vous ou d’événements à un calendrier existant. Par exemple, vous pouvez importer tous les jeux d’une équipe de baseball ou de football particulière.
Pour vous abonner à un calendrier Internet, téléchargez un fichier de calendrier avec une extension .ics. Double-cliquez sur le fichier que vous avez téléchargé et dites Oui si Outlook vous demande si vous souhaitez importer ou vous abonner au calendrier. Pour plus d’informations, consultez Présentation de la publication de calendriers Internet.
Ajouter des personnes aux réunions
Si vous créez une réunion et souhaitez par la suite ajouter un autre participant, ouvrez simplement la réunion à partir de votre calendrier et ajoutez le participant à la ligne À ou à partir de l’Assistant Planification. Sélectionnez ensuite Envoyer la mise à jour pour envoyer la demande de réunion au nouveau participant.
Si vous souhaitez ajouter un participant à une réunion créée par quelqu’un d’autre, vous pouvez transférer la réunion. Lorsque la personne qui reçoit votre réunion transférée reçoit la demande dans sa boîte de réception, celle-ci semble provenir de l’organisateur de la réunion. En outre, l’organisateur de la réunion recevra un avis indiquant que vous avez transféré la réunion au participant. Vous ne pouvez pas ajouter une personne à une réunion via le champ Cci .
Remarque : Si vous souhaitez informer quelqu’un d’une réunion, mais pas l’inviter, faites simplement glisser la demande de réunion de votre calendrier vers l’icône Courrier dans le coin inférieur gauche d’Outlook. Cela ouvre un e-mail contenant des informations sur la réunion que vous pouvez envoyer. Notez que cet e-mail n’ajoute pas le ou les destinataires à la réunion et qu’il contient uniquement des informations de réunion telles que la date, l’heure, l’objet et l’ordre du jour.
Créer un rendez-vous, une réunion ou un événement périodique
Pour rendre un rendez-vous, une réunion ou un événement récurrent, lorsque vous créez l’élément de calendrier, sélectionnez le bouton Périodicité dans le ruban. Outlook vous offre un large éventail d’options de périodicité.
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Quotidien : utilisez cette option pour créer une réunion tous les jours ou tous les X jours (où X est un nombre compris entre 1 et 999). Vous pouvez également sélectionner tous les jours ouvrables.
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Hebdomadaire : utilisez cette option pour créer une réunion qui a lieu sur un ou plusieurs jours spécifiques tous les X semaines (où X est un nombre compris entre 1 et 99). Par exemple, si vous souhaitez créer une réunion qui a lieu un lundi sur deux, case activée la case lundi et entrez 2 dans la zone Répéter toutes les [ ] semaine(s).
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Mensuel : utilisez cette option pour créer une réunion qui a lieu un jour spécifique de chaque mois ou tous les quelques mois. Vous pouvez également sélectionner des options comme le premier mercredi de chaque mois, le deuxième jeudi de chaque mois ou le dernier lundi de tous les trois mois.
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Annuel : utilisez cette option pour créer des rendez-vous qui se répètent un jour spécifique chaque année, par exemple un anniversaire ou un anniversaire, ou un jour spécifique d’un mois, par exemple le troisième jeudi de novembre.
Pour plus d’informations sur les rendez-vous, réunions et événements récurrents, consultez Rendre une réunion périodique.
