Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?

Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?

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Il est tentant d'enregistrer tous vos documents sur OneDrive Entreprise. Le lien vers votre bibliothèque OneDrive Entreprise est toujours assis dans la partie supérieure de la page, prêt à charger ou créer un document à partir de OneDrive entreprise. Toutefois, vous devez penser à qui peut et ne peut pas accéder aux documents que vous enregistrez dans OneDrive Entreprise. Si un document est un effort collaboratif relatif à un projet, l'enregistrement sur un site d'équipe peut s'avérer plus judicieux.

Quelle est la différence entre OneDrive Entreprise et un site d'équipe SharePoint

OneDrive Entreprise est un emplacement où vous pouvez stocker des fichiers à partir de votre ordinateur dans le Cloud, et y accéder à partir de n'importe quel appareil, ou les partager avec d'autres personnes. Dans le cadre de Office 365 ou SharePoint Server, OneDrive Entreprise vous permet de mettre à jour et de partager vos fichiers en tout lieu et de travailler sur des documents Office avec d'autres personnes en même temps.

Un site d’équipe SharePoint est un emplacement dans lequel les utilisateurs peuvent collaborer sur des fichiers, des documents et des idées. Il est configuré pour faciliter la communication bidirectionnelle entre les membres d’une équipe. SharePoint offre un ensemble complet de bibliothèques de documents, ainsi que des listes de tâches, des calendriers, des flux de travail, des wikis et d’autres fonctionnalités qui permettent aux membres d’une équipe de communiquer et de collaborer.

Avec OneDrive Entreprise et un site d'équipe SharePoint, vos fichiers sont stockés dans le Cloud. Vous pouvez synchroniser OneDrive Entreprise ou SharePoint avec votre ordinateur. Pour plus d'informations, voir synchroniser des fichiers avec le client de synchronisation OneDrive dans Windows ou synchroniser des fichiers SharePoint .

Quand enregistrer des documents sur OneDrive Entreprise

  • Vous ne prévoyez pas de les partager.
    Les documents que vous placez dans OneDrive Entreprise sont privés tant que vous ne les avez pas partagés. Cela apporte à OneDrive Entreprise votre meilleure option pour les documents brouillons ou les documents personnels que personne d'autre ne doit voir.

  • Vous envisagez de partager des fichiers individuellement et avec une étendue ou un cycle de vie limité.
    Par exemple, vous rédigez un billet de blog qui peut ne pas être associé à un projet, et vous aimeriez qu'un petit nombre de collègues l'examiniez avant de le publier. Dans ce cas, vous vous attendez à ce que les utilisateurs utilisent le document sans avoir besoin d'informations de stockage ou de contexte supplémentaires. Il me suffit de créer un lien vers le document et une autorisation de modification.

  • Vous ne pouvez pas identifier un site d’équipe existant auquel associer votre document et vous ne pensez pas que l’objectif du document nécessite d’en créer un.

Enregistrez les documents dans une bibliothèque de site d’équipe dans les cas suivants

  • Vous voulez que les membres de l’équipe reconnaissent que le document s’inscrit dans le cadre d’un projet en cours.

  • Vous voulez diffuser la propriété et les autorisations à un groupe d’utilisateurs plus vaste. Si un document est d’une importance particulière pour la réussite d’un projet, il peut être judicieux de permettre à d’autres utilisateurs de contrôler les mouvements du site.

  • Vous souhaitez que les autorisations soient accordées au niveau du site et non à celui des documents individuels. Les utilisateurs qui ont accès au site d’équipe ont également accès aux documents qui y sont stockés.

  • Les utilisateurs pensent les trouver dans la bibliothèque de site d’équipe, étant donné que d’autres documents liés au projet y sont déjà enregistrés.

  • Vous voulez créer un flux de travail d’archivage qui attribue le document à un autre utilisateur.

Si vous disposez d'une petite entreprise, il est recommandé de configurer le stockage et le partage de fichiers de manière à utiliser OneDrive Entreprise et votre site d'équipe Office 365 ensemble. Consultez ce didacticiel pour la personnalisation de votre site d'équipe. Le didacticiel inclut des étapes de promotion de votre site d'équipe pour permettre aux membres de votre équipe de naviguer rapidement entre leur dossier OneDrive Entreprise et votre site d'équipe Office 365.

Déplacer des documents de OneDrive Entreprise vers des sites d'équipe

Parfois, les documents individuels sont importants et deviennent pertinents pour un projet. Lorsque cela se produit, il peut être judicieux de copier des fichiers de OneDrive entreprise vers un site d'équipe.

Résoudre les problèmes de déplacement de documents à partir de OneDrive Entreprise

Il y a quelques problèmes à garder à l'esprit lorsque vous déplacez des documents de OneDrive Entreprise vers une bibliothèque de site d'équipe:

  • La procédure de copie ou de déplacement de fichiers peut varier en fonction des versions de OneDrive Entreprise et SharePoint. Pour plus d'informations, voir déplacer ou copier un dossier, un fichier ou un lien dans une bibliothèque de documents.

  • Les liens hypertexte vers le document d'origine cessent de fonctionner, car vous avez supprimé le document dans OneDrive Entreprise. Vous pouvez partager le document que vous avez déplacé vers le site d'équipe pour permettre aux utilisateurs du site de mettre à jour un lien qui fonctionne.

  • Si des utilisateurs ont suivi le document original, les liens vers ce document qui apparaissent dans leur flux d’actualités ne fonctionnent plus. Pour restaurer cette association, ils devront suivre le document dans son nouvel emplacement.

  • Vous voudrez peut-être remplacer le document d'origine dans OneDrive Entreprise par un document qui renvoie simplement un lien vers le nouveau fichier et annonce le nouvel emplacement.

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