Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?

Dois-je enregistrer mes documents dans OneDrive Entreprise ou sur un site d’équipe ?

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Il est tentées par les solutions pour enregistrer vos documents sur OneDrive Entreprise. Le lien vers votre bibliothèque OneDrive Entreprise se trouve toujours là en haut de la page, vous êtes prêt pour vous à Télécharger ou créer un document à partir de OneDrive entreprise. Toutefois, vous devez penser à qui peut et ne peut pas accéder aux documents que vous enregistrez sur OneDrive Entreprise. Si un document est un travail collectif à un projet, puis d’enregistrer dans un site d’équipe peut-être être un meilleur choix.

Quelle est la différence entre OneDrive Entreprise et un site d’équipe SharePoint

OneDrive Entreprise est un emplacement dans lequel vous pouvez stocker des fichiers à partir de votre ordinateur dans le cloud et y accéder depuis n’importe quel appareil ou les partager avec d’autres personnes. Dans le cadre de Office 365 ou SharePoint Server, OneDrive Entreprise vous permet de mettre à jour et partager vos fichiers en tout lieu et travailler sur des documents Office avec d’autres personnes en même temps.

Un site d’équipe SharePoint est un emplacement dans lequel les utilisateurs peuvent collaborer sur des fichiers, des documents et des idées. Il est configuré pour faciliter la communication bidirectionnelle entre les membres d’une équipe. SharePoint offre un ensemble complet de bibliothèques de documents, ainsi que des listes de tâches, des calendriers, des flux de travail, des wikis et d’autres fonctionnalités qui permettent aux membres d’une équipe de communiquer et de collaborer.

Avec OneDrive Entreprise et un site d’équipe SharePoint, vos fichiers sont stockés dans le cloud. Vous pouvez synchroniser OneDrive Entreprise ou SharePoint sur votre ordinateur. Voir synchroniser vos fichiers OneDrive entreprise ou synchroniser les fichiers SharePoint pour plus d’informations.

Quand enregistrer des documents sur OneDrive Entreprise

  • Vous ne prévoyez pas de les partager.
    Documents que vous placez dans OneDrive Entreprise sont privés jusqu'à ce que vous les partagez. Cela permet de OneDrive Entreprise votre meilleure option pour préparer les documents ou des documents personnels que personne n’a besoin de voir.

  • Vous envisagez de partager des fichiers individuellement et pour une durée ou une étendue limitée.
    Par exemple, vous rédigez un billet de blog qui n’est pas associé à un projet, et vous voulez le faire relire à des collègues avant de le publier. Ceux-ci sont donc censés utiliser le document une seule fois sans nécessiter d’espace de stockage ou d’informations de contexte supplémentaires. Ils ont simplement besoin d’un lien vers le document et d’une autorisation de modification.

  • Vous ne pouvez pas identifier un site d’équipe existant auquel associer votre document et vous ne pensez pas que l’objectif du document nécessite d’en créer un.

Enregistrez les documents dans une bibliothèque de site d’équipe dans les cas suivants

  • Vous voulez que les membres de l’équipe reconnaissent que le document s’inscrit dans le cadre d’un projet en cours.

  • Vous voulez diffuser la propriété et les autorisations à un groupe d’utilisateurs plus vaste. Si un document est d’une importance particulière pour la réussite d’un projet, il peut être judicieux de permettre à d’autres utilisateurs de contrôler les mouvements du site.

  • Vous souhaitez que les autorisations soient accordées au niveau du site et non à celui des documents individuels. Les utilisateurs qui ont accès au site d’équipe ont également accès aux documents qui y sont stockés.

  • Les utilisateurs pensent les trouver dans la bibliothèque de site d’équipe, étant donné que d’autres documents liés au projet y sont déjà enregistrés.

  • Vous voulez créer un flux de travail d’archivage qui attribue le document à un autre utilisateur.

Si vous avez une petite entreprise, il est idéal pour configurer votre stockage de fichiers et le partage afin de le réutiliser OneDrive Entreprise et votre site d’équipe Office 365 ensemble. Consultez ce didacticiel sur la personnalisation de votre site d’équipe. Le didacticiel inclut les étapes de la façon dont vous pouvez promouvoir votre site d’équipe afin que les membres de votre équipe peuvent rapidement accéder en arrière entre son dossier OneDrive Entreprise et votre site d’équipe Office 365.

Déplacer des documents à partir de OneDrive Entreprise au site d’équipe

Des documents individuels parfois s’accroître importance de devient relatifs à un projet. Dans ce cas, il peut être préférable pour Copier les fichiers à partir de OneDrive for Business pour un site d’équipe.

Résoudre les problèmes de déplacement de documents à partir de OneDrive Entreprise

Il existe quelques points à prendre en compte lors du déplacement de documents à partir de OneDrive Entreprise vers une bibliothèque de site d’équipe :

  • La procédure pour copier ou déplacer des fichiers peut varier entre les versions de OneDrive Entreprise et SharePoint. Pour plus d’informations, voir déplacer ou copier un dossier, un fichier ou un lien dans une bibliothèque de documents.

  • Des liens hypertexte vers le document d’origine cessent de fonctionner, parce que vous avez supprimé le document dans OneDrive Entreprise. Vous souhaiterez peut-être partager le document que vous avez déplacé vers le site d’équipe permettent d’octroyer sur le site une mise à jour, lien opérationnel.

  • Si des utilisateurs ont suivi le document original, les liens vers ce document qui apparaissent dans leur flux d’actualités ne fonctionnent plus. Pour restaurer cette association, ils devront suivre le document dans son nouvel emplacement.

  • Vous souhaiterez peut-être remplacer le document d’origine dans OneDrive Entreprise par un simplement offre un lien vers le nouveau fichier et annonce le nouvel emplacement.

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