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Distribuer un rapport

Libèrez vos rapports Access et distribuez-les à grande distance. Par exemple, envoyez-les par courrier électronique à un ou plusieurs utilisateurs, exportez-les vers des bibliothèques de documents SharePoint et archivez-les sur des dossiers réseau. Lorsque vous diffusez un état Access, vous créez un rapport statique de données à un certain moment, par exemple par jour, par semaine ou par mois. En procédant ainsi, vous disposez d’un seul point de comparateur que les travailleurs de l’information peuvent utiliser pour prendre des décisions adaptées à votre entreprise, répondre à des questions

Distribution de rapports

Conseil    Lorsque vous créez l’État, ajoutez une date de publication. Cela permet aux utilisateurs de confirmer l’heure de création du rapport correcte. Pour plus d’informations, reportez-vous à Insérer la date et l’heure dans un État ou un formulaire.

Que voulez-vous faire ?

Envoyer un rapport à l’aide de la commande courrier

L’une des méthodes les plus rapides pour distribuer un état consiste à utiliser la commande courrier électronique. En quelques clics de souris, Access exporte le rapport, puis crée un nouveau message électronique contenant le fichier en pièce jointe.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez le rapport que vous souhaitez envoyer.

  2. Sélectionnez données externes > courrier électronique.

  3. Dans la boîte de dialogue Envoyer l’objet sous , sélectionnez le format de sortie que vous souhaitez utiliser, par exemple, PDF, puis cliquez sur OK.

    Remarque    Même s’il existe un grand nombre de formats que vous pouvez sélectionner, envisagez d’utiliser le format PDF (portable document format) qui est devenu une norme de facto, conserve la mise en page et le format du rapport Access d’origine et dispose de moyens intégrés pour personnaliser les pages pour l’affichage et imprimé. Pour plus d’informations, voir installer Adobe Reader et imprimer le fichier PDF.

    Access ouvre un nouveau message électronique dans Outlook avec le fichier en pièce jointe.

  4. Tapez les adresses de messagerie des destinataires dans les zones à et CC , une description dans la zone objet et un message dans la zone de message.

    Conseil    Par défaut, le fichier que vous envoyez à l’aide de cette méthode n’est pas enregistré sur votre ordinateur. Si vous voulez enregistrer une copie du fichier sur votre ordinateur, cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe dans la zone pièce jointe , puis sélectionnez Enregistrer sous.

  5. Sélectionnez Envoyer.

Remarque    Pour automatiser le processus, vous pouvez utiliser l' action de macro EMailDatabaseObject. Par exemple, vous pouvez créer une macro avec une séquence de ces actions pour envoyer différents rapports aux différents utilisateurs.

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Exporter un rapport vers un dossier ou une bibliothèque de documents SharePoint

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez le rapport que vous voulez exporter.

  2. Sélectionnez données externes > PDF ou XPS pour ouvrir la boîte de dialogue publier en tant que PDF ou XPS .

  3. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Recherchez le dossier à l’aide du volet de navigation.

    • Recherchez le site SharePoint en cliquant sur SharePoint dans le volet de navigation ou en entrant l’URL du site dans la zone adresse en haut. Par exemple :

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Pour plus d’informations, voir découvrir du contenu à l’aide de la page de démarrage de SharePoint.

  4. Dans la zone type de fichier, assurez-vous que le type de fichier PDF est sélectionné.

  5. Pour modifier le nom par défaut du rapport, tapez un nouveau nom de fichier dans la zone nom de fichier .

  6. Pour ouvrir le rapport immédiatement après l’avoir exporté, activez la case à cocher ouvrir le fichier après publication .

  7. Sous optimiser pour, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour optimiser le rapport pour un fichier de plus grande résolution (recommandé pour l’impression), sélectionnez standard.

    • Pour optimiser le rapport pour un fichier plus petit et de faible résolution (recommandé pour la publication en ligne), sélectionnez taille minimale.

  8. Sélectionnez Publier. Access crée le fichier. Si vous choisissez d’ouvrir le fichier après publication, Adobe Reader affiche le fichier.

  9. Pour enregistrer les étapes de l’opération de manière à pouvoir exécuter et planifier la même opération, activez la case à cocher enregistrer les étapes d’exportation :

    • Entrez un nom et une description pour les étapes.

    • Pour créer une tâche Outlook qui planifie l’opération d’exportation à une date ultérieure, activez la case à cocher créer une tâche Outlook .

    Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez Enregistrer les détails d’une opération d’importation ou d’exportation en tant que spécification.

    Remarque    Pour automatiser le processus, vous pouvez également utiliser l' action de macro ExportWithFormatting. Par exemple, vous pouvez créer un nom de fichier évocateur en fonction du titre du rapport et de la date d’exportation. Cela permet aux utilisateurs de localiser le rapport approprié dans une bibliothèque ou un dossier SharePoint de nombreux rapports. Pour cela, spécifiez l’expression suivante dans l’argument fichier de copie :

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Où RptQC5 est le nom de l’objet du rapport, Auto_Header0 est la section d’en-tête d’État et la propriété Caption est le titre de l’État.

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En savoir plus sur la création d’un centre de rapports dans SharePoint

Envisagez de créer un centre de rapports dédié dans une bibliothèque de documents SharePoint afin que les utilisateurs puissent retrouver et afficher les rapports dont ils ont besoin. En ajoutant des colonnes, en créant un lien vers la bibliothèque à partir d’Access et en personnalisant la bibliothèque de documents avec des vues, vous pouvez fournir une interface de premier niveau pour vos utilisateurs. Voici les étapes de base que vous pouvez effectuer.

Créer une bibliothèque de documents    Une bibliothèque de documents est un emplacement de fichier sécurisé qui simplifie la collaboration. Vous pouvez ajouter des colonnes à une bibliothèque, telles que des catégories, des personnes ou des groupes et des colonnes calculées, que vous pouvez utiliser pour créer des affichages et des filtres.

Affichage miniatures d’une bibliothèque de documents sans rien sélectionner.

Pour plus d’informations, voir qu’est-ce qu’une bibliothèque de documents ?

Mettre à jour des colonnes de bibliothèque à partir d’Access    En associant la bibliothèque à Access, vous pouvez mettre à jour les colonnes de la bibliothèque de documents à partir d’Access pour aider les utilisateurs à trouver les rapports qu’ils souhaitent et fournir des informations supplémentaires.

Pour plus d’informations, voir importer, lier ou déplacer des données vers SharePoint.

Créer des vues triées et filtrées    Au lieu d’envoyer le rapport d’Access par courrier électronique, envoyez un lien vers l’affichage approprié de la bibliothèque de documents. Par exemple :

  • Triez l’affichage par ordre croissant selon la colonne modifiée de telle sorte que le rapport le plus actuel s’affiche en premier. Pour plus d’informations, voir utiliser le tri pour modifier un affichage SharePoint.

  • Si vous disposez d’une colonne Choice dans la bibliothèque appelée JobFunction avec trois valeurs : Lineworker, contremaître et Supervisor, créez des vues distinctes basées sur une expression de filtre pour chaque rôle de poste :

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Lorsque vous envoyez un lien vers le mode superviseur et que l’utilisateur clique dessus, l’affichage affichera les rapports spécifiques pour les superviseurs. Pour obtenir un lien de l’affichage de la bibliothèque, affichez l’affichage, puis copiez l’URL à partir de la barre d’adresse.

  • Si la colonne Person de la bibliothèque appelle OurEmployees, créez un affichage sur la base d’une expression de filtre qui utilise la fonction moi pour afficher uniquement les rapports pour l’utilisateur actuel :

    OurEmployees is equal to [Me]

    Lorsque vous envoyez un lien vers la vue et que l’utilisateur clique sur celle-ci, l’affichage affichera les rapports spécifiques pour cet utilisateur.

Pour plus d’informations, voir utiliser le filtrage pour modifier un affichage SharePoint et modifier un affichage de liste dans SharePoint.

Connecter des composants WebPart sur une page moderne   Vous pouvez également créer une page moderne pour afficher un fichier en fonction de ce que l’utilisateur sélectionne dans une bibliothèque de documents en connectant un composant WebPart Visionneuse de fichiers à un composant WebPart bibliothèque de documents. Les utilisateurs pouvaient parcourir les rapports pour trouver celui qu’ils souhaitent.

Exemple de liste connectée avec un composant WebPart propriétés de liste

Pour plus d’informations, reportez-vous à utilisation de composants WebPart sur des pages SharePoint et connecter des composants WebPart dans SharePoint Online.

Utiliser le flux Microsoft    Vous pouvez automatiser l’utilisation et la gestion de la bibliothèque à l’aide d’un flux Microsoft. Par exemple, vous pouvez envoyer des notifications, envoyer des rappels quotidiens, créer une tâche du planificateur et archiver les fichiers expirés dans un dossier.

Pour un élément sélectionné dans SharePoint, créez une tâche de planificateur avec un lien vers l’élément SharePoint.

Modèle de flux Microsoft pour SharePoint et Planner

Pour plus d’informations, voir créer un flux pour une liste ou une bibliothèque dans SharePoint Online ou OneDrive entreprise.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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