Distribuer un état par voie électronique

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Vous pouvez utiliser Microsoft Office Access pour distribuer électroniquement vos rapports Access. Par exemple, vous pouvez utiliser la commande de messagerie dans le menu bouton Microsoft Office rapidement exporter et envoyer le rapport en tant que pièce jointe dans un message électronique. Ou bien, vous pouvez exporter l’état en tant que fichier et puis distribuer le fichier de différentes manières. À l’aide de méthodes de distribution électronique, vous pouvez rapidement obtenir des informations importantes à ceux qui en ont besoin. En outre, vous pouvez utiliser les fichiers pour créer des sauvegardes et des archives de rapports, et vous pouvez également réduire l’utilisation du papier dans les cas où les copies imprimées des rapports ne sont pas nécessaires.

Cet article décrit les différents formats de fichier que vous pouvez utiliser pour exporter un rapport et explique les différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour distribuer le rapport exporté à vos destinataires.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre les formats de fichier vers lequel vous pouvez exporter un rapport

Distribuer un état à l’aide de la commande par courrier électronique

Distribuer un rapport à l’aide d’autres méthodes

Comprendre les formats de fichier vers lequel vous pouvez exporter un rapport

Vous pouvez exporter un rapport sous différents formats de fichiers. Toutefois, toutes ces formats de fichier conservent la mise en page et la mise en forme de l’état d’origine. Par exemple, si vous exportez un rapport en tant que fichier HTML (*.htm ou * .html), un fichier au Format RTF (*.rtf) ou un fichier texte (*.txt), le fichier qui en résulte ne contient pas tous les éléments visuels qui étaient présents dans l’état d’origine, tels que les graphiques , couleurs, des lignes ou des bordures. Toutefois, certains formats de fichiers conservez la disposition et mise en forme de l’état d’origine. Ces formats incluent le format d’instantané (*.snp), le format Portable Document Format (*.pdf) et le format XML Paper Specification (*.xps). Cet article se concentre sur l’utilisation de ces trois formats de fichiers.

Le tableau suivant répertorie tous les formats disponibles pour exporter un rapport, ainsi que les programmes que vous et vos destinataires peuvent utiliser pour ouvrir les fichiers qui en résulte.

Mettre en forme

Fichier texte ension(s)

Programmes qui sont utilisés pour ouvrir le fichier

HTML

*.htm ; *.HTML

Navigateurs Internet, tels que Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

Lecteurs PDF, disponibles, tiers téléchargements.

Texte enrichi

*.RTF

Programmes de traitement de texte, tels que Microsoft Office Word et WordPad.

Instantané

*.snp

Microsoft instantané, disponible à partir du Microsoft Download Center. Trouver un lien vers le téléchargement gratuit dans la section Voir aussi .

Texte

*.txt

Traitement de texte et des programmes, tels que Word et le bloc-notes l’édition de texte.

XPS

*.XPS

  • Dans Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    Microsoft papier spécification visionneuse XML, disponible en téléchargeant Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Pour plus d’informations sur Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack, consultez les liens dans la section Voir aussi .

  • Dans Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 ou version ultérieure.

Remarque : Les options de Format PDF (*.pdf) et Le Format XPS (*.xps) sont disponibles après l’installation d’un complément. Trouver plus d’informations sur la prise en charge pour ces formats de fichier dans la section Voir aussi .

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Distribuer un état à l’aide de la commande par courrier électronique

Une des façons plus rapides de distribuer un état dans Office Access 2007 est à l’aide de la commande de messagerie dans le menu bouton Microsoft Office. En quelques clics de souris, Access exporte le rapport au format de fichier qui vous intéresse, puis crée un nouveau message électronique avec le fichier joint à celui-ci.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez le rapport que vous voulez envoyer dans un message électronique.

  2. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur courrier électronique.

  3. Dans la boîte de dialogue Envoyer l’objet en tant que , sélectionnez le format de sortie que vous voulez utiliser, puis cliquez sur OK. N’oubliez pas que Format d’instantané (*.snp), Au Format PDF (*.pdf)et Le Format XPS (*.xps) sont les seules options qui conserve la mise en page et la mise en forme de votre état d’origine.

    Office Outlook 2007 ouvre un nouveau message électronique avec une pièce jointe du type que vous avez spécifié.

  4. Tapez les adresses de messagerie des destinataires dans la zone à , tapez l’objet dans la zone objet et un message dans la zone de message.

    Conseil : Par défaut, le fichier que vous envoyez à l’aide de cette méthode n’est pas enregistré sur votre ordinateur. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier sur votre ordinateur, avec le bouton droit de la pièce jointe dans la zone associés , puis cliquez sur Enregistrer sous dans le menu contextuel.

  5. Cliquez sur Envoyer.

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Distribuer un rapport à l’aide d’autres méthodes

Si vous ne voulez pas que d’utiliser la commande courrier électronique pour distribuer votre rapport, vous pouvez tout d’abord exporter l’état dans le format de fichier que vous voulez et distribuer de la même façon que vous distribuez tout autre fichier. Vous pourriez par exemple, copiez le fichier sur un support amovible, tel qu’un CD-ROM, une disquette ou un lecteur USB et distribuer à vos destinataires. Vous pouvez également vous pourriez copier le fichier dans un dossier réseau partagé ou une bibliothèque de documents sur un site Microsoft Windows SharePoint Services et puis indiquez aux destinataires l’emplacement du fichier.

Les sections suivantes vous montrent comment exporter un rapport comme un fichier de capture instantanée (*.snp), un fichier Portable Document Format (*.pdf) ou d’un fichier XML Paper Specification (*.xps), ce qui vous pouvez ensuite distribuer à l’aide de la méthode de votre choix.

Exporter un rapport sous forme de fichier instantané

Pour afficher un fichier de capture instantanée, le programme Microsoft instantané doit être installé sur votre activité et ordinateurs de vos destinataires. Dans les versions antérieures d’Access, la visionneuse instantané a été installée avec Access. Toutefois, la visionneuse instantané n’est pas installée avec Office Access 2007. Pour afficher un fichier de capture instantanée, vous devez télécharger et installer le programme Microsoft instantané gratuit à partir du Microsoft Download Center. Comme une licence Office Access 2007 n’est pas nécessaire pour télécharger le programme instantané, les utilisateurs qui ne possèdent pas Access 2007 sur leur ordinateur peuvent également télécharger la visionneuse instantané et utilisez-le pour afficher les fichiers instantané que vous créez. Trouver un lien vers le téléchargement dans la section Voir aussi

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur le rapport que vous voulez exporter.

  2. Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Exporter , cliquez sur plus, puis cliquez sur Instantané.

  3. Sur la première page de l’exportation - instantané visionneuse Assistant, tapez un nom de fichier dans la zone nom de fichier , ou cliquez sur Parcourir pour accéder à un autre emplacement dans lequel vous voulez enregistrer le fichier.

  4. Si vous souhaitez afficher l’instantané immédiatement après sa création, sous spécifier les options d’exportation, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l’opération d’exportation terminée .

  5. Cliquez sur OK.

    Si un fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier que vous avez spécifié, Access vous invite à remplacer le fichier existant ou entrer un nouveau nom. Cliquez sur Oui pour remplacer le fichier, ou cliquez sur non pour entrer un nom de fichier différent.

    Access crée le fichier de capture instantanée. Si vous avez choisi de laisser Access ouvrez le fichier de destination et que le programme instantané est installé sur votre ordinateur, le programme démarre et affiche le fichier instantané. Si le programme instantané n’est pas installé sur votre ordinateur, aucun message ne s’affiche et le fichier de capture instantanée ne s’affichent pas. Toutefois, vous pouvez toujours la distribuer à d’autres utilisateurs.

  6. Pour enregistrer les étapes de l’opération que vous venez d’effectuer afin que vous pouvez reproduire rapidement la même opération ultérieurement, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation et tapez un nom et une description pour la procédure. Pour créer une tâche Outlook qui vous permet de planifier l’opération d’exportation à une date ultérieure, activez la case à cocher Créer une tâche Outlook .

    En savoir plus sur la planification d’importer et exporter des opérations dans la section Voir aussi .

Exporter un rapport sous forme de fichier *.pdf ou *.xps

Vous devez d’abord installer un complément pour pouvoir exporter un rapport dans un fichier au format *.pdf ou *.xps. Pour plus d’informations sur la prise en charge des autres formats de fichier, telles que *.pdf et *.xps, cliquez sur les liens dans la section Voir aussi de cet article.

Après avoir installé le complément, procédez comme suit pour exporter un rapport sous forme de fichier *.pdf ou *.xps :

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur le rapport que vous voulez exporter.

  2. Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Exporter , cliquez sur PDF ou XPS.

  3. Dans la boîte de dialogue Publier en tant que PDF ou XPS , dans la zone Enregistrer en tant que type , sélectionnez le type de fichier que vous voulez exporter l’état en tant que.

  4. Pour modifier le nom que le rapport est enregistré en tant que, tapez un nouveau nom de fichier dans la zone nom de fichier .

  5. Pour ouvrir le rapport immédiatement après l’exportation, activez la case à cocher Ouvrir le fichier après publication . Si vous ne disposez pas d’un programme est installé sur votre ordinateur est en mesure d’ouvrir le type de fichier, cette option n’est pas disponible.

  6. Sous optimiser pour, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour optimiser le rapport pour un fichier plus grand et résolution supérieure (recommandé pour l’impression), sélectionnez Standard.

    • Pour optimiser le rapport pour un fichier de plus petite taille, résolution inférieure (recommandé pour la publication en ligne), sélectionnez taille minimale.

  7. Cliquez sur Publier.

    Access crée le fichier *.pdf ou *.xps. Si vous avez choisi d’accéder à ouvrir le fichier après publication, le programme approprié démarre et affiche le fichier.

  8. Pour enregistrer les étapes de l’opération que vous venez d’effectuer afin que vous pouvez reproduire rapidement la même opération ultérieurement cliquez sur la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation et tapez un nom et une description pour la procédure. Pour créer une tâche Outlook qui vous permet de planifier l’opération d’exportation à une date ultérieure, activez la case à cocher Créer une tâche Outlook .

    En savoir plus sur la planification d’importer et exporter des opérations dans la section Voir aussi .

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