Délégation de calendrier dans Outlook sur le web

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Vous pouvez utiliser Outlook sur le web pour les clients professionnels pour autoriser un membre de votre organisation à gérer votre calendrier. Vous pouvez leur donner l'accès à l'éditeur, ce qui leur permet de modifier votre calendrier ou d'y accéder, ce qui leur permet non seulement de modifier votre calendrier, mais également de planifier des réunions et d'y répondre en votre nom.

Choisir la version pour les instructions

Les instructions diffèrent légèrement selon que vous utilisez ou non la nouvelle version d’Outlook sur le web. Sélectionnez la version d’Outlook sur le web que vous utilisez pour consulter les étapes qui s’appliquent à vous.

SI VOTRE BOÎTE AUX LETTRES RESSEMBLE À CECI...

Version bêta d’Outlook sur le web

Voir Instructions relatives à la nouvelle version d’Outlook sur le web.

SI VOTRE BOÎTE AUX LETTRES RESSEMBLE À CECI...

Outlook sur le web

Voir Instructions relatives à la version classique d’Outlook sur le web.

Remarque : Si votre organisation a inclus son logo dans la barre d’outils, il est possible que ce que vous voyiez soit légèrement différent de ce qui est illustré ci-dessus.

Instructions relatives à la nouvelle version d’Outlook sur le web

Vous pouvez octroyer un accès en modification ou un accès délégué à votre calendrier à toute personne de votre organisation. Les éditeurs peuvent être affectés à votre calendrier principal (appelé « Mon calendrier ») ou à tous les autres calendriers que vous avez créés. Les délégués ne peuvent être affectés qu’à votre calendrier principal. En revanche, vous ne pouvez pas octroyer l’accès en modification ou délégué à des personnes extérieures à votre organisation.

  1. Dans Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier , en bas de la page.

  2. En haut de la page, sélectionnez Partager > Mon calendrier.

    Capture d'écran du bouton Partager

  3. Sur la page Partage et autorisations, entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez en ajouter qu’une à la fois à partir d’Outlook sur le web.

  4. Après avoir ajouté la personne chargée de gérer votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès désiré.

    • Sélectionnez Peut modifier pour l’autoriser à apporter des modifications à votre calendrier.

    • Sélectionnez Délégué pour lui donner la même autorisation qu’à un éditeur. Il recevra également les demandes de réunion et leurs réponses en votre nom.

      Remarque : Lorsqu’un délégué répond à une invitation à une réunion en votre nom, vous ne recevez pas la réponse dans votre boîte de réception si vous utilisez Outlook sur le web. Les réunions acceptées ou acceptées provisoirement apparaissent sur votre calendrier et il est stipulé que votre délégué les a acceptées.

    • Les options Peut afficher mes informations de disponibilité, Peut afficher les titres et les emplacements et Peut afficher tous les détails permettent aux autres personnes de consulter votre calendrier mais pas d’y apporter des modifications. L'accès pour les personnes externes à votre organisation est limité à ces options.

  5. Une fois que vous avez ajouté la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et que vous avez choisi l’autorisation à lui attribuer, sélectionnez Partager. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier pour le moment, sélectionnez Supprimer supprimer.

La personne avec laquelle vous avez partagé votre calendrier reçoit un e-mail l’en informant. Lorsqu’elle sélectionne le bouton Accepter dans l’invitation, votre calendrier s’ajoute à sa liste de calendriers.

Remarque : Les éléments du calendrier marqués comme Privés sont protégés. La plupart des personnes avec lesquelles vous partagez votre calendrier voient uniquement l’heure de ces éléments Privés, sans l’objet, le lieu ou d’autres informations. La seule exception est la case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés.

Outre les options d'éditeur et de délégué, qui autorisent d'autres personnes à modifier votre calendrier, il existe des options permettant à d'autres personnes de consulter votre calendrier, mais pas de le modifier ou de vous agir en tant que délégué en votre nom.

Remarque : L'accès pour les personnes externes à votre organisation est limité à ces options.

  1. Dans Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier , en bas de la page.

  2. En haut de la page, sélectionnez Partager > Mon calendrier.

    Capture d'écran du bouton Partager

  3. Sur la page Partage et autorisations, entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez en ajouter qu’une à la fois à partir d’Outlook sur le web.

  4. Après avoir ajouté la personne chargée de gérer votre calendrier, sélectionnez la liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès désiré.

    • Sélectionnez peut afficher lorsque je suis occupé pour leur permettre de s'afficher uniquement lorsque vous êtes occupé, mais pas les détails des éléments de votre calendrier.

    • Sélectionnez peut afficher les titres et les emplacements pour leur permettre de voir quand vous êtes occupé (e), ainsi que les titres et les emplacements des éléments de votre calendrier.

    • Sélectionner peut afficher tous les détails pour leur permettre d'afficher tous les détails des éléments de votre calendrier. d'autres personnes à consulter votre calendrier sans y apporter de modifications.

  5. Une fois que vous avez ajouté la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier et que vous avez choisi l’autorisation à lui attribuer, sélectionnez Partager. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier pour le moment, sélectionnez Supprimer supprimer.

Une fois que vous avez accordé à un délégué l'accès à votre calendrier, une option supplémentaire de partage et d'autorisations vous permet de contrôler le traitement des demandes de réunion et des réponses. Si vous avez plusieurs délégués, cette option s'applique à tous vos délégués.

Pour définir ces options :

  1. Dans Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier , en bas de la page.

  2. En haut de la page, sélectionnez Partager > Mon calendrier.

    Capture d'écran du bouton Partager

  3. Sous Délégués, en regard d’Envoyer les invitations et les réponses à, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Délégué uniquement Les demandes et réponses de réunion sont uniquement envoyées à vos délégués.

    • DéLéguer et m'envoyer une copie Les demandes de réunion et les réponses vous sont envoyées et vos délégués. Seuls vos délégués ont la possibilité d'accepter ou de refuser une demande de réunion et la notification qui vous est envoyée apparaît comme un message électronique normal. Vous pouvez toujours répondre à la réunion en ouvrant l'élément de calendrier et en répondant.

    • Mes délégués et moi Les demandes et réponses de réunion sont envoyées à vous et à vos délégués. Vous et vos délégués pouvez répondre à l’invitation à la réunion.

Vous pouvez utiliser les paramètres de la boîte de dialogue Partage et autorisations pour autoriser les délégués à voir les détails des éléments marqués comme privés.

  1. Dans Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier , en bas de la page.

  2. En haut de la page, sélectionnez Partager > Mon calendrier.

    Capture d'écran du bouton Partager

  3. En regard du délégué que vous voulez autoriser à voir les rendez-vous privés, activez la case à cocher Autoriser les délégué à afficher les événements privés.

    Capture d'écran de la case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés

Si vous voulez arrêter de partager votre calendrier avec une personne, utilisez Outlook sur le web pour supprimer ses autorisations.

  1. Dans Outlook sur le web, sélectionnez Calendrier , en bas de la page.

  2. En haut de la page, sélectionnez Partager, puis choisissez le calendrier que vous souhaitez cesser de partager.

    Capture d'écran du bouton Partager

    Par défaut, votre calendrier principal est appelé « Mon calendrier ». Si vous avez créé d’autres calendriers, vous pouvez sélectionner l’un d’entre eux à la place du calendrier principal. Vous ne pouvez pas supprimer les autorisations de partage de calendriers appartenant à d’autres personnes.

  3. Sélectionnez Supprimer supprimer en regard de la personne avec laquelle vous voulez arrêter de partager votre calendrier.

    Cette personne est alors supprimée de la liste des utilisateurs ayant accès à votre calendrier. Si la personne se trouve au sein de votre organisation, votre calendrier est supprimé de la liste des calendriers. Si la personne se trouve en dehors de votre organisation, sa copie de votre calendrier n'est pas supprimée, mais ne sera plus synchronisée dans votre calendrier ou recevoir des mises à jour.

Instructions relatives à la version classique d’Outlook sur le web

Vous pouvez octroyer un accès en modification ou délégué à votre calendrier à toute personne de votre organisation. Les éditeurs peuvent être affectés à votre calendrier principal (appelé « Calendrier ») ou à tous les autres calendriers que vous avez créés. Les délégués ne peuvent être affectés qu’à votre calendrier principal. En revanche, vous ne pouvez pas octroyer l’accès en modification ou délégué à des personnes extérieures à votre organisation.

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la barre de navigation, sélectionnez Partager > Calendrier.

    Une capture d'écran du bouton Partager

  3. Dans la boîte de dialogue Partager ce calendrier, entrez le nom ou l’adresse de courrier de la personne avec laquelle vous voulez partager votre calendrier. Cette zone fonctionne comme la zone À d’un courrier électronique. Bien que vous puissiez partager votre calendrier avec plusieurs personnes, vous ne pouvez les ajouter qu’une seule personne à la fois à partir de Outlook sur le web.

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

  4. Après avoir ajouté la personne que vous souhaitez voir gérer votre calendrier, sélectionnez la zone de liste déroulante en regard de son nom, puis choisissez le niveau d’accès désiré.

    • Sélectionnez Peut modifier pour l’autoriser à apporter des modifications à votre calendrier.

    • Sélectionnez Délégué pour lui donner la même autorisation qu’à un éditeur. Il recevra également les demandes et les réponses en votre nom.

    • Les options Peut afficher mes informations de disponibilité, Peut afficher les titres et les emplacements et Peut afficher tous les détails ne permettent aux autres personnes que de consulter votre calendrier et pas d’y apporter des modifications.

  5. Lorsque vous ajouté la personne avec laquelle vous voulez partager votre calendrier et choisi l’autorisation appropriée, sélectionnez Partager. Si vous décidez de ne pas partager votre calendrier pour le moment, sélectionnez Supprimer Supprimer .

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

La personne avec laquelle vous avez partagé votre calendrier reçoit un courrier électronique l’en informant. Lorsqu’elle sélectionne le bouton Accepter dans l’invitation, votre calendrier s’ajoute à sa liste de calendriers.

Invitation à utiliser un calendrier partagé

Remarques : 

  • Les éléments du calendrier marqués comme Privés sont protégés. La plupart des personnes avec qui vous partagez votre calendrier voient uniquement l’heure de ces éléments Privés, non l’objet, le lieu ou d’autres informations. Seules les personnes à qui vous donnez une autorisation de délégué peuvent voir les détails des éléments Privés.

  • Case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés

Une fois que vous disposez d'un accès délégué à votre calendrier, une option supplémentaire est affichée sous partager ce calendrier pour vous permettre de contrôler le traitement des demandes de réunion et des réponses. Si vous avez plusieurs délégués, cette option s'applique à tous vos délégués.

Pour définir ces options :

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la barre de navigation, sélectionnez Partager > Calendrier.

    Une capture d'écran du bouton Partager

  3. Sous Délégués, en regard Envoyer les invitations et les réponses à, sélectionnez l’une des options suivantes :

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

    • Délégué uniquement. M’envoyer des notifications. Les demandes de réunion et les réponses vous sont envoyées et vos délégués. Seuls vos délégués ont la possibilité d'accepter ou de refuser une demande de réunion et la notification qui vous est envoyée apparaît comme un message normal. Vous pouvez toujours répondre à la réunion en ouvrant l'élément de calendrier et en répondant.

    • Délégué uniquement. Les demandes et réponses de réunion sont envoyées uniquement à vos délégués.

    • Mes délégués et moi. Les demandes et réponses de réunion sont envoyées à vous et vos délégués. Vous et vos délégués pouvez répondre à l’invitation à la réunion.

  4. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.

Vous pouvez utiliser les paramètres de la boîte de dialogue Partager ce calendrier pour autoriser les délégués à voir les détails des éléments marqués comme privés.

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la barre de navigation, sélectionnez Partager > Calendrier.

    Une capture d'écran du bouton Partager

  3. En regard du délégué que vous voulez autoriser à voir les rendez-vous privés, activez la case à cocher Autoriser les délégué à afficher les événements privés.

    Case à cocher Autoriser les délégués à afficher les événements privés

  4. Sélectionnez OK pour enregistrer vos modifications.

Si vous voulez arrêter de partager votre calendrier avec une personne, utilisez Outlook sur le web pour supprimer ses autorisations.

  1. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Sélectionner le lanceur d’applications , puis Calendrier.

  2. Dans la partie supérieure de la page, sélectionnez Partager, puis choisissez le calendrier que vous voulez arrêter de partager.

    Une capture d'écran du bouton Partager

    Par défaut, votre calendrier principal est appelé « Calendrier ». Si vous avez créé d’autres calendriers, vous pouvez sélectionner l’un d’entre eux à la place du calendrier principal. Vous ne pouvez pas supprimer les autorisations de partage de calendriers appartenant à d’autres personnes.

  3. Choisissez la personne avec laquelle vous voulez arrêter de partager votre calendrier, puis sélectionnez Supprimer Supprimer .

    Boîte de dialogue Partager ce calendrier

    Cette personne est alors supprimée de la liste des utilisateurs ayant accès à votre calendrier. Si la personne fait partie de votre organisation, votre calendrier est supprimé de sa liste de calendriers. Si ce n’est pas le cas, sa copie de votre calendrier n’est pas supprimée mais ne se synchronise plus avec votre calendrier et ne reçoit plus les mises à jour.

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