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Définir la durée du tampon dans les réservations Microsoft

Certains de vos rendez-vous demandent du temps avant ou après la mise en rencontre de votre client pour la configuration, le nettoyage ou la réinitialisation de votre salle et de votre équipement. Vous pouvez également avoir besoin d’un certain temps pour vous assurer que votre équipe et vous pouvez vous assurer que votre équipe et vous pouvez vous assurer que vous êtes en déplacement, sans faire attendre le client. Quelle que soit la raison, cette durée est essentielle pour que votre entreprise puisse faire fonctionner votre entreprise de manière sécurisée, efficace et efficace.

L’utilisation de la fonction « Time buffer » est une nouveauté de la documentation Microsoft qui vous permet de gagner en temps. Vous pouvez définir la durée du tampon avant le début des rendez-vous, après la fin des rendez-vous, ou les deux pour vous offrir un temps de service remarquable à vos clients.

Remarque : La fonction de réservation est activée par défaut pour les clients possédant le Office 365 Business Premium ou Office 365 des abonnements a2 et Office 365 a5. Les réservations sont également disponibles pour les clients disposant d' Office 365 Entreprise E3 et de Office 365 Entreprise E5, mais il est désactivé par défaut. Pour l’activer, voir Accéder aux applications professionnelles des abonnements Office 365 Business.

Définir les heures de la mémoire tampon par défaut

Les valeurs par défaut de la mémoire tampon sont définies dans la page Détails du service dans la documentation. Comme toutes les valeurs par défaut de service définies sur cette page, il s’agit des paramètres qui pilotent l’utilisation de vos clients lorsqu’ils vous enregistrent sur la page de votre réservation en ligne. Ils définissent également les valeurs par défaut qui s’affichent lorsque vous créez une nouvelle réservation manuellement à partir du livre des applications mobiles iOS ou Android. Vous pouvez modifier ces valeurs par défaut pour une réservation spécifique pour répondre à des besoins spécifiques du client.

Le paramètre de durée du tampon est disponible juste en dessous des sélecteurs de durée par défaut dans la page Détails du service. Avant de pouvoir être définie pour un service donné, la durée du tampon doit être activée. Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton bascule temps du tampon qui affiche ensuite la liste déroulante avant et après. Ces déroulants permettent de sélectionner la durée de conservation par défaut avant et après chaque réservation (voir ci-dessous).

Option temps tampon dans la page Détails du service

Durée du tampon et minutage des rendez-vous

Pour éviter toute confusion quant à la façon dont les clients s’attendent à vous rencontrer, les réservations indiquent le temps de mise en mémoire tampon et la durée réelle des rendez-vous (le temps que vos clients peuvent rencontrer avec vous) sur votre calendrier et dans les confirmations d’email et les rappels pour le personnel concerné. Par exemple, voici ce que vous pouvez voir dans la documentation pour un rendez-vous avec un client incluant 15 minutes de temps pour la mémoire tampon de pré-rendez-vous. Notez que l’événement lui-même (sur la gauche de l’image ci-dessous) affiche un ombrage plus clair pour le temps du tampon et un ombrage plus sombre pour le rendez-vous réel du client. Lorsque le rendez-vous d’un rendez-vous (ouvert d’un simple clic sur l’événement) indique spécifiquement que le rendez-vous est compris entre 9:00A à 10:00A avec Katie Jordanie, et qu’il y a 15 minutes de temps tampon avant le rendez-vous et 0 minutes après le rendez-vous. Des confirmations et des rappels pour les membres du personnel de la même manière qu’une mémoire tampon et un délai de rendez-vous spécifiques, tandis que le client n’obtiendra que des confirmations et des rappels qui référencent un 9:00A-10 : heure du rendez-vous 00A.

La durée du tampon est incluse sur le rappel du rendez-vous du client

Temps et disponibilité du tampon

Vos clients ne voient pas directement les durées du tampon que vous définissez, mais ils ne peuvent pas les modifier, mais dans la mesure où la durée du temps tampon est utilisée pour calculer la durée globale du service, les clients verront que vous et votre équipe compétente en tant que tampon et temps de rendez-vous normaux. De la même façon, les clients voient uniquement la disponibilité pour vous et votre personnel qui tient compte des services, notamment les heures de mémoire tampon associées. En d’autres termes, un service à durée unique d’une heure avec une durée de mise en mémoire tampon de 15 minutes (pour la préparation d’une salle, par exemple) nécessite un bloc horaire disponible d’au moins 1-heure et 15 minutes. Un rendez-vous de ce service remplira par conséquent une période de 75 minutes sur votre calendrier et nécessitera donc 75 minutes de disponibilité pour le classeur sans conflit.

Voir aussi

Définir vos services d’assistance

publier ou annuler la publication de votre page de réservation

créer et doter vos réservations

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