Vous pouvez capturer et organiser des informations sur les personnes en enregistrant les nouveaux contacts dans votre carnet d’adresses. Les contacts sont comme des cartes électroniques qui enregistrent les informations de contact d’une personne. Un contact peut être aussi simple qu’un nom et une adresse e-mail, ou inclure des informations supplémentaires telles qu’une adresse postale, plusieurs numéros de téléphone et une photo de profil.
Une fois que vous avez enregistré une personne en tant que contact, vous pouvez taper les premières lettres de son nom dans un e-mail, et Outlook renseignerez son adresse e-mail pour vous. Ou en quelques clics, vous pouvez appeler cette personne sans jamais avoir à rechercher son numéro de téléphone.
Important : Les étapes peuvent être différentes entre le nouveau et le classique Outlook pour Windows. Pour déterminer la version d’Outlook que vous utilisez, recherchez Fichier dans le ruban. S’il n’existe aucune option Fichier, suivez les étapes sous l’onglet Nouveau Outlook . Si l’option Fichier s’affiche, sélectionnez l’onglet Outlook classique.
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Sélectionnez Personnes à gauche de la fenêtre.
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Sous l’onglet Accueil , sélectionnez Nouveau contact.
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Entrez un nom et d’autres détails, puis sélectionnez Enregistrer.
Conseil : Vous pouvez entrer des informations de contact supplémentaires à tout moment. Sélectionnez le contact dans la liste, sélectionnez Modifier, puis commencez à ajouter des informations supplémentaires.
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Ouvrez le message afin que le nom de la personne s’affiche sur l’une des lignes suivantes : From :, To :, Cc :, or Bcc :.
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Cliquez avec le bouton droit sur le nom approprié, puis choisissez Ajouter aux contacts Outlook.
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Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les détails que vous souhaitez enregistrer.
Remarque : Outlook insère l’adresse e-mail du contact dans la zone Email et toutes les autres informations sur le contact disponibles dans le message dans les zones appropriées. Si un contact se trouve dans votre organization, cela inclut probablement son titre, son service, son numéro de téléphone et son bureau.
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Sélectionnez Enregistrer.
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Cliquez sur Personnes en bas ou à gauche de l’écran, ou appuyez sur Ctrl+3.
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Dans le menu Fichier, sélectionnez Nouveau contact ou appuyez sur Ctrl+N.
Conseil : Pour créer un contact à partir d’un autre dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+C.
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Entrez un nom et toute autre information à inclure sur le contact.
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Si vous souhaitez créer immédiatement un autre contact, choisissez Enregistrer & Nouveau (de cette façon, vous n’avez pas à recommencer pour chaque contact).
Conseils :
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Pour ajouter un autre contact de la même société, choisissez la flèche vers le bas en regard de Enregistrer & Nouveau, puis choisissez Contact à partir de la même société.
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Lorsque vous avez terminé d’entrer de nouveaux contacts, choisissez Enregistrer & Fermer.
Vous pouvez enregistrer plusieurs numéros de téléphone, adresse e-mail ou adresse postale pour quelqu’un.
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Si vous n’avez pas ajouté le contact auparavant, créez-en un. Sinon, ouvrez un contact existant.
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Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Courrier électronique, l’un des champs Numéro de téléphone ou Adresse professionnelle, puis sélectionnez l’une des autres options dans la zone de liste déroulante. Par exemple, pour ajouter un deuxième e-mail, sélectionnez E-mail 2. Pour ajouter un numéro de téléphone TTY/TDD , cliquez sur la flèche en regard de l’un des champs de téléphone et sélectionnez TTY/TDD.
Si vous avez une photo de la personne enregistrée sur votre ordinateur (ou à un autre emplacement), vous pouvez l’utiliser dans ses informations de contact.
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Cliquez sur l’icône d’image dans la zone nouveau contact.
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Recherchez l’image que vous souhaitez utiliser dans la zone Ajouter une image de contact , puis cliquez sur OK.
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Importer des contacts à partir d’un fichier .csv ou .pst Un fichier .csv contient les contacts que vous avez exportés dans un fichier texte, où chaque partie des informations du contact est séparée par une virgule (.csv signifie « valeur séparée par des virgules »).
Un fichier .pst est un fichier exporté à partir d’Outlook dans un format que peut lire un autre ordinateur exécutant Outlook.
Pour en savoir plus, voir Importer des contacts dans Outlook pour Windows .
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Obtenir des contacts à partir d’Excel Vous pouvez utiliser l’Assistant Importation et Exportation pour importer les informations de contact enregistrées dans un fichier Excel, par exemple .xlsx ou .xls.
Pour en savoir plus, voir Importer des contacts dans Outlook pour Windows .
Vous contrôlez les informations ajoutées à un contact carte. Vous pouvez mettre à jour et supprimer des informations selon votre choix.
Pour modifier la façon dont les noms sont présentés dans le carte de contact
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Sous l’onglet Fichier, choisissez Options > Personnes .
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Sous Noms et classement, procédez comme suit :
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Dans la liste de commandes « Nom complet » par défaut , choisissez une option.
Option
Exemple
First (Middle) Last
Molly N Dempsey
Dernier premier
Dempsey Molly
First Last1 Last2
Molly Jones Dempsey
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Dans la liste de commandes « Fichier sous » par défaut , choisissez une option.
Option
Exemple
Last, First
Dempsey, Molly N
Première liste
Molly N Dempsey
Société
Contoso Ltd.
Last, First (Company)
Dempsey, Molly (Contoso Ltd.)
Société (Première dernière)
Contoso Ltd. (Dempsey, Molly N)
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Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.
Pour mettre à jour les informations d’un carte de contact existant
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Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Rechercher , choisissez Carnet d’adresses.
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Dans la boîte de dialogue Carnet d’adresses : Contacts , dans la liste Carnet d’adresses, choisissez le carnet d’adresses dans lequel les informations relatives au contact sont stockées.
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Sélectionnez le contact que vous souhaitez modifier, cliquez avec le bouton droit et, sur le contact carte, modifiez ou mettez à jour les informations comme vous le souhaitez.
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Choisissez Enregistrer & fermer > fichier > Fermer.
Pour ajouter un numéro de poste
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Sur la carte de visite, sous Numéros de téléphone, choisissez Entreprise.
Remarque : Ne choisissez pas la flèche déroulante adjacente à une zone Business, Business Fax ou Mobile . Choisissez la zone réelle.
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Dans la boîte de dialogue Vérifier le numéro de téléphone , renseignez les détails du téléphone, y compris la zone Numéro de poste.
Pour transférer un carte de contact à un collègue ou à un associé commercial
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Ouvrez un carte de contact.
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Sous l’onglet Contact , dans le groupe Actions , dans la liste Transférer , choisissez En tant que contact Outlook.
Remarque : Le carte de contact est transféré en tant que pièce jointe dans un e-mail.