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Cette rubrique explique comment activer la fonctionnalité Ensembles de documents pour une collection de sites et comment configurer le type de contenu Ensemble de documents.
Contenu de cet article
Activer les ensembles de documents pour une collection de sites
Si la fonctionnalité ensembles de documents n’a pas été activée pour votre collection de sites, vous devez l’activer avant de pouvoir créer ou configurer de nouveaux types de contenu ensemble de documents. Vous devez être un administrateur de Collection de sites pour activer la fonctionnalité ensembles de documents.
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Dans la collection de sites, accédez au site de niveau supérieur pour lequel vous souhaitez activer les ensembles de documents.
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Dans le menu Actions du site, cliquez sur Paramètres du site.
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Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.
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Recherchez Ensembles de documents dans la liste, puis cliquez sur Activer.
Créer un nouveau type de contenu ensemble de documents
Pour permettre aux utilisateurs du site permet de créer de nouvelles instances des produits de travail de document à plusieurs ensembles de documents, vous devez tout d’abord créer et configurer un type de contenu ensemble de documents pour chaque produit de travail que vous voulez gérer et son ajout à la bibliothèque de documents où ils seront utilisé. Une fois que vous créez et configurez un type de contenu ensemble de documents, vous devez l’ajouter à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs créent leurs ensembles de documents.
Vous devez être Administrateur de collections de sites ou Propriétaire de site pour créer ou configurer des types de contenu Ensemble de documents.
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Dans le menu Actions du site, cliquez sur Paramètres du site.
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Sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.
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Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur Créer.
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Dans la section nom et une Description, dans la zone nom, tapez le nom que vous voulez donner à votre ensemble de documents. Il s’agit du nom que les utilisateurs voient lorsqu’ils créent une nouvelle instance d’un ensemble de documents.
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Dans la zone Description, tapez une description de l’ensemble de documents.
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Sous Sélectionnez le type de contenu parent, cliquez sur Document définir des Types de contenu. (Si Document définir des Types de contenu n’est pas une option, la fonctionnalité ensembles de documents ne peut pas être activée pour cette collection de sites.)
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Dans la section groupe, spécifiez si vous souhaitez classer votre type de contenu ensemble de documents nouvel dans un groupe existant ou nouveau.
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Cliquez sur OK.
Lorsque votre nouveau Type de contenu ensemble de documents est créé, vous verrez la page d’informations Type de contenu de Site pour le type de contenu dans lequel vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires pour qu’elle.
Configurer ou personnaliser un type de contenu Ensemble de documents
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Dans le menu Actions du site, cliquez sur Paramètres du site.
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Sous Galeries, cliquez sur Types de contenu de site.
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Dans la page Types de contenu de Site, cliquez sur le nom du type de contenu ensemble de documents que vous voulez configurer.
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Sous paramètres, cliquez sur paramètres de l’ensemble du Document.
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Dans la section Types de contenu autorisés, sous Types de contenu de Site disponibles, sélectionnez le type de contenu que vous souhaitez autoriser dans cet ensemble de documents, puis cliquez sur le bouton Ajouter pour le déplacer vers la zone Types de contenu autorisés dans l’ensemble de documents. Répétez cette étape pour chaque type de contenu que vous voulez inclure dans l’ensemble de documents.
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Dans la section Contenu par défaut, sélectionnez le type de contenu pour lequel vous souhaitez télécharger le contenu par défaut, puis cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier que vous souhaitez télécharger. Le contenu par défaut est automatiquement créé pour auteurs lorsqu’ils créent des instances d’un ensemble de documents.
Par exemple, supposons que vous créez un ensemble de documents pour gérer le processus de création de produit. Cet ensemble de documents peuvent inclure un Document de conception de produit (un document Microsoft Word), une conception dessin (un dessin Microsoft Visio) et caractéristiques de performances (une feuille de calcul Microsoft Excel). Votre organisation peut avoir un modèle de document pour le Document de conception de produit est prérempli avec certaines des auteurs des informations standard besoin pour mener à de Microsoft Word standard. Vous pouvez télécharger ce modèle en tant que le contenu par défaut. Lorsqu’un auteur crée une nouvelle instance de la conception du produit ensemble de documents, une copie du Document de conception de produit correspondant est créée et pouvoir le modifier pour ajouter des informations supplémentaires.
Si vous parvenez ne pas pour inclure le contenu par défaut pour les types de contenu dans l’ensemble de documents, aucun fichier n’est automatiquement créée pour les auteurs lorsqu’ils créent une nouvelle instance d’un ensemble de documents et auteurs seront en mesure de les créer à partir de zéro au sein de la Ensemble de documents ou télécharger des documents dans l’ensemble de documents... -
Si il existe plusieurs types de contenu de cet ensemble de documents, et que vous voulez télécharger le contenu par défaut pour chacun d’eux, cliquez sur Ajouter nouveau contenu par défaut, sélectionnez le type de contenu suivant pour lequel vous souhaitez spécifier le contenu par défaut, puis cliquez sur Parcourir Recherchez le fichier que vous voulez télécharger. Répétez cette étape jusqu'à ce que vous avez spécifié tout le contenu par défaut souhaitée pour les types de contenu individuels dans cet ensemble de documents.
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Si vous souhaitez que le nom de l’ensemble de documents ajoutés aux noms des fichiers individuels au sein d’une instance d’un ensemble de documents, activez la case à cocher en regard de Ajouter le nom de l’ensemble de documents à chaque nom de fichier. Inclure les informations peut aider les utilisateurs à identifier les fichiers dans certains modes d’affichage de la bibliothèque, surtout si une bibliothèque contient plusieurs types de l’ensemble de documents.
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Dans la section Colonnes partagés, sélectionnez les colonnes que vous voulez que chacune des types de contenu dans l’ensemble de documents à partager.
Shared colonnes sont en lecture seule pour les documents dans l’ensemble de documents, et ils peuvent être modifiés uniquement pour le Document défini lui-même. Lorsque des modifications sont apportées aux valeurs des colonnes partagées pour l’ensemble de documents, ces mises à jour seront synchronisés avec les valeurs de colonne partagé pour les documents dans l’ensemble. -
Dans la section Colonnes de la Page Bienvenue, spécifiez les colonnes à afficher sur la Page d’accueil pour l’ensemble de documents.
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Dans la section Page d’accueil, cliquez sur Personnaliser la page d’accueil pour personnaliser l’apparence de la page d’accueil présentée aux utilisateurs pour chaque instance de l’ensemble de documents.
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Si vous souhaitez appliquer ces modifications de page d’accueil à un ensemble de documents qui hérite de cet ensemble de documents, activez la case à cocher en regard de Mettre à jour la page d’accueil des ensembles de documents héritant de ce type de contenu..
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Dans la section mettre à jour les listes et Types de contenu de Site, indiquez si vous souhaitez mettre à jour les types de contenu qui héritent de cet ensemble de documents avec les modifications que vous avez apportées.
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Cliquez sur OK.
Après avoir créé et configuré un type de contenu Ensemble de documents, vous devez l’ajouter à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs créent leurs ensembles de documents.
