Créer et appliquer des stratégies de gestion des informations

L’activation de la fonctionnalité Stratégie de site permet aux administrateurs de collection de sites de définir des planifications de rétention qui s’appliquent à un site et à tout son contenu. Pour activer cette fonctionnalité :

1. Accédez à la page d’accueil de la collection de sites pour laquelle vous souhaitez activer la fonctionnalité Stratégie de site.

   Accédez à Paramètres , Paramètres du site.

2. Sous Administration de la collection de sites, choisissez Fonctionnalités de la collection de sites.

3. Faites défiler jusqu’à Stratégie de site. Sur le côté droit, si vous ne voyez pas Actif, choisissez Activer.

Pour garantir l’application d’une stratégie de gestion des informations à tous les documents d’un certain type dans une collection de sites, vous pouvez créer la stratégie au niveau de la collection de sites, puis l’appliquer aux types de contenu. Ce type de stratégie est appelée stratégie de collection de sites.

1. Accédez à Paramètres , Paramètres du site.

2. Dans la page Paramètres du site, dans la liste Administration de la collection de sites, cliquez sur Stratégies de collection de sites.

3. Dans la page Stratégies de collection de sites, cliquez sur Créer.

4. Tapez un nom et une description pour la stratégie, puis écrivez une brève instruction de stratégie qui explique aux utilisateurs à quoi sert la stratégie. La déclaration de stratégie peut comporter jusqu’à 512 caractères.

5. Consultez Créer une stratégie pour un type de contenu plus loin dans cet article pour savoir comment configurer les fonctionnalités que vous souhaitez associer à la stratégie.

6. Cliquez sur OK pour revenir à la page Stratégies de collection de sites.

L’ajout d’une stratégie de gestion des informations à un type de contenu permet d’associer aisément des fonctionnalités de stratégie à plusieurs listes ou bibliothèques. Vous pouvez ajouter une stratégie de gestion des informations existante à un type de contenu ou créer une stratégie unique applicable à un type de contenu individuel.

Vous pouvez également ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu applicable aux listes. Ceci permet d’appliquer la stratégie aux seuls éléments dans la liste qui utilisent le type de contenu.

1. Accédez à Paramètres , Paramètres du site.

2. Dans la page Paramètres du site, dans la section Galeries d’Designer web, cliquez sur Types de contenu de site.

3. Dans la page Paramètres de type de contenu de site, sélectionnez le type de contenu auquel vous voulez ajouter une stratégie.

4. Dans la page Type de contenu du site, dans la section Paramètres , cliquez sur Paramètres de stratégie de gestion des informations.

5. Dans la page Paramètres de stratégie de gestion des informations, sélectionnez Définir une stratégie, puis cliquez sur OK.

6. Dans la page Modifier la stratégie, tapez un nom et une description pour la stratégie, puis écrivez une brève description qui explique aux utilisateurs à quoi sert la stratégie. Une description peut comporter jusqu’à 512 caractères.

7. Dans les sections suivantes, sélectionnez les fonctionnalités de stratégie individuelles que vous voulez ajouter à votre stratégie de gestion des informations.

8. Pour spécifier une période de rétention pour les documents et les éléments soumis à cette stratégie, cliquez sur Activer la rétention, puis spécifiez la période de rétention et les actions que vous souhaitez effectuer à l’expiration des éléments.

   Pour spécifier une période de rétention

   					1.	Cliquez sur Ajouter une étape de rétention pour les enregistrements...
   					2.	Sélectionnez une option de période de rétention pour spécifier le délai d’expiration des documents ou éléments. Effectuez l’une des opérations suivantes : Pour définir la date d’expiration en fonction d’une propriété date, dans la section Événement , cliquez sur Cette étape est basée sur une propriété date de l’élément, puis sélectionnez le document ou l’action d’élément (par exemple, Créé ou Modifié) et l’incrément de temps après cette action (par exemple, le nombre de jours, de mois ou d’années) lorsque vous souhaitez que l’élément expire. Pour utiliser une formule de rétention personnalisée afin de déterminer l’expiration, cliquez sur Définir par une formule de rétention personnalisée installée sur ce serveur. Remarque :  Cette option est disponible uniquement si une formule personnalisée a été configurée par votre administrateur.
   					3.	L’option Démarrer un flux de travail est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu auquel un flux de travail est déjà associé. Vous pouvez ensuite faire votre choix parmi plusieurs flux de travail.
   					4.	Dans la section Périodicité, sélectionnez Répéter l’action de cette étape..., puis entrez la fréquence à laquelle vous voulez que l’action soit réeffectuée. Remarque : Cette option est disponible uniquement si l’action que vous avez sélectionnée peut être répétée. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de périodicité pour l’action Supprimer définitivement.
   					5.	Cliquez sur OK.

9. Pour activer l’audit des documents et éléments soumis à cette stratégie, cliquez sur Activer l’audit, puis spécifiez les événements que vous souhaitez auditer.

   Pour activer l’audit

   					1.	Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Audit, sélectionnez la zone Activer l’audit case activée, puis sélectionnez les zones case activée en regard des événements pour lesquels vous souhaitez conserver une piste d’audit.
   					2.	Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans des documents, sélectionnez la zone Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant d’enregistrer ou d’imprimer case activée.
   					3.	Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité d’audit à la stratégie.
   						La fonctionnalité Audit de la stratégie permet aux organisations de créer et d’analyser des pistes d’audit pour les documents et éléments de liste (listes de tâches, listes de problèmes, groupes de discussion, calendriers, etc.). Cette fonctionnalité de stratégie génère un journal d’audit qui enregistre les événements (par exemple, consultation, modification et suppression du contenu).
   						Lorsque l’audit est activé dans le cadre d’une stratégie de gestion des informations, les administrateurs peuvent consulter les données d’audit dans les rapports d’utilisation des stratégies basés dans Microsoft Excel et qui résument l’utilisation actuelle. Les administrateurs peuvent utiliser ces rapports pour déterminer les modalités d’utilisation des informations au sein de l’organisation. Ces rapports peuvent également aider les organisations à vérifier et documenter leur conformité réglementaire et à effectuer des recherches en lien avec les problèmes potentiels.
   						Le journal d’audit enregistre les informations suivantes : nom de l’événement, date et heure de l’événement et nom système de l’utilisateur ayant effectué l’action.

10. Lorsque les codes-barres sont activés dans la cadre d’une stratégie, ils sont ajoutés aux propriétés des documents et affichés dans la zone d’en-tête du document auquel le code-barres est appliqué. À l’instar des étiquettes, les codes-barres peuvent également être supprimés manuellement d’un document.

    Pour activer les codes-barres

    					1.	Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Codes-barres, sélectionnez la zone Activer les codes-barres case activée.
    					2.	Pour inviter les utilisateurs à insérer ces codes-barres dans des documents, sélectionnez la zone Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres avant d’enregistrer ou d’imprimer case activée.
    					3.	Cliquez sur OK pour appliquer la fonctionnalité de code-barres à la stratégie.
    						La stratégie Codes-barres génère des codes-barres de type Code 39. Chaque image de code-barres inclut un texte sous le symbole de code-barres qui représente la valeur du code-barres. Ceci permet d’utiliser les données des codes-barres même si aucun matériel de scan n’est disponible. Les utilisateurs peuvent taper manuellement le numéro de code-barres dans la zone de recherche pour localiser l’élément sur un site.

11. Pour exiger que les documents soumis à cette stratégie aient des étiquettes, cliquez sur Activer les étiquettes, puis spécifiez les paramètres souhaités pour les étiquettes.

    Pour activer les étiquettes

    					1.	Pour demander aux utilisateurs d’ajouter une étiquette à un document, sélectionnez la zone Inviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant d’enregistrer ou d’imprimer case activée. Remarque : Si vous voulez que les étiquettes soient facultatives, n’activez pas cette case à cocher.
    					2.	Pour verrouiller une étiquette afin qu’elle ne puisse pas être modifiée après son insertion, sélectionnez la zone Empêcher les modifications apportées aux étiquettes après leur ajout case activée. Ce paramètre empêche la mise à jour du texte de l’étiquette une fois celle-ci insérée dans un élément au sein d’une application cliente telle que Word, Excel ou PowerPoint. Si vous voulez que l’étiquette soit mise à jour lorsque les propriétés de ce document ou élément sont mises à jour, n’activez pas cette case à cocher.
    					3.	Dans la zone Format de l’étiquette, tapez le texte de l’étiquette telle que vous souhaitez l’afficher. Les étiquettes peuvent contenir jusqu’à 10 références de colonnes, chacune d’entre elles pouvant inclure jusqu’à 255 caractères. Pour créer le format de votre étiquette, procédez comme suit : Tapez les noms des colonnes que vous voulez inclure dans l’étiquette dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’elles apparaissent. Placez le nom des colonnes entre accolades ({}), comme montré dans l’exemple sur la page Modifier une stratégie. Tapez des mots pour identifier les colonnes en dehors des accolades, comme montré dans l’exemple sur la page Modifier une stratégie.
    					4.	Pour ajouter un saut de ligne, tapez \n où vous souhaitez que le saut de ligne apparaisse.
    					5.	Sélectionnez la taille de police et le style souhaités, puis spécifiez le positionnement de l’étiquette (à gauche, au centre ou à droite) dans le document. Conseil : Sélectionnez une police et un style disponibles sur les ordinateurs des utilisateurs. La taille de la police affecte la quantité de texte qui peut apparaître sur l’étiquette.
    					6.	Tapez la hauteur et la largeur de l’étiquette. La hauteur des étiquettes varie entre 0,5 et 50 cm, de même que leur hauteur. Le texte des étiquettes est toujours centré verticalement dans l’image d’étiquette.
    					7.	Cliquez sur Actualiser pour afficher un aperçu du contenu de l’étiquette.

12. Cliquez sur OK.

Vous pouvez définir une stratégie de rétention qui s’applique uniquement à une liste, une bibliothèque ou un dossier spécifique. Toutefois, si vous créez une stratégie de rétention de cette façon, vous ne pouvez pas la réutiliser sur d’autres listes, bibliothèques, dossiers ou sites.

Si vous voulez appliquer une seule stratégie de rétention à tous les types de contenu dans un seul emplacement, vous opterez certainement pour la rétention basée sur l’emplacement. Dans les autres cas, vous devrez vérifier qu’une stratégie de rétention est spécifiée pour tous les types de contenu.

Si vous voulez définir une stratégie de gestion des informations autre que la rétention pour une liste ou une bibliothèque, vous devez définir une stratégie de gestion des informations pour chaque type de contenu de liste associé à cette liste ou cette bibliothèque. Pour plus d’informations, consultez Créer une stratégie pour un type de contenu de site dans cet article.

Vous devez disposer au moins de l’autorisation Gérer les listes pour modifier les paramètres de stratégie de gestion des informations pour une liste ou une bibliothèque.

1. Accédez à la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous voulez spécifier une stratégie de gestion des informations.

2. Pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres , Paramètres de la bibliothèque.

   Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, ou pour une liste, cliquez sur l’onglet Bibliothèque ou Liste dans le ruban, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de liste.

3. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de stratégie de gestion des informations.

4. Dans la page Paramètres de la stratégie de gestion des informations, vérifiez que la source de rétention pour la liste ou la bibliothèque est définie sur Bibliothèque et dossiers. Si le type de contenu apparaît comme source, procédez comme suit :

   • Cliquez sur Modifier la source.

   • Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Source de rétention , sélectionnez Bibliothèque et dossiers. Vous êtes informé que les stratégies de rétention basées sur le type de contenu seront ignorées.

   • Cliquez sur OK.

5. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Planification de rétention basée sur la bibliothèque , tapez une brève description de la stratégie que vous créez.

6. Sous Non-Enregistrements, cliquez sur Ajouter une étape de rétention...

   Important :  Sous Enregistrements, vous pouvez définir d’autres stratégies de rétention pour les enregistrements en sélectionnant l’option Définir différentes étapes de rétention pour les enregistrements.

7. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la phase, sélectionnez une option de période de rétention pour spécifier le moment où les documents ou les éléments sont définis pour expirer. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour définir la date d’expiration en fonction d’une propriété date, dans la section Événement , cliquez sur Cette étape est basée sur une propriété date de l’élément, puis sélectionnez le document ou l’action d’élément (par exemple, Créé ou Modifié) et l’incrément de temps après cette action (par exemple, le nombre de jours, de mois ou d’années) lorsque vous souhaitez que l’élément expire.

   • Pour utiliser une formule de rétention personnalisée afin de déterminer l’expiration, cliquez sur Définir par une formule de rétention personnalisée installée sur ce serveur.

     Remarque : Cette option est disponible uniquement si une formule personnalisée a été configurée par votre administrateur.

   • Sous Action, spécifiez l’action que vous voulez appliquer à l’expiration du document ou de l’élément. Pour activer l’application d’une action spécifique sur le document ou l’élément (par exemple, suppression), sélectionnez une action dans la liste.

8. L’option Démarrer un flux de travail est disponible uniquement si vous définissez une stratégie pour une liste, une bibliothèque ou un type de contenu auquel un flux de travail est déjà associé. Vous pouvez ensuite faire votre choix parmi plusieurs flux de travail.

9. Dans la section Périodicité, sélectionnez Répéter l’action de cette étape..., puis entrez la fréquence à laquelle vous voulez que l’action soit réeffectuée.

   Remarque : Cette option est disponible uniquement si l’action que vous avez sélectionnée peut être répétée. Par exemple, vous ne pouvez pas définir de périodicité pour l’action Supprimer définitivement.

10. Cliquez sur OK.

Si les stratégies de gestion des informations ont déjà été créées pour votre site en tant que stratégies de collection de sites, vous pouvez appliquer une des stratégies à un type de contenu. Ce faisant, vous pouvez appliquer la même stratégie à plusieurs types de contenu dans une collection de sites n’ayant pas le même type de contenu parent.

1. Accédez à la liste ou la bibliothèque qui contient le type de contenu auquel vous voulez appliquer une stratégie.

2. Pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres , Paramètres de la bibliothèque.

   Si vous ne voyez pas ces éléments de menu, ou pour une liste, cliquez sur l’onglet Bibliothèque ou Liste dans le ruban, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de liste.

3. Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de stratégie de gestion des informations.

4. Vérifiez que la source de la stratégie est définie sur Types de contenu, puis sous Stratégies de type de contenu, sélectionnez le type de contenu auquel vous voulez appliquer la stratégie.

5. Dans la section Spécifier la stratégie , cliquez sur Utiliser une stratégie de collection de sites, puis sélectionnez la stratégie que vous souhaitez appliquer dans la liste.

   Remarque : Si l’option Utiliser une stratégie de collection de sites n’est pas disponible, aucune stratégie de collection de sites n’a été définie pour la collection de sites.

6. Cliquez sur OK.

   Important : Si la liste ou la bibliothèque que vous utilisez prend en charge la gestion de plusieurs types de contenu, sous Types de contenu, vous pouvez cliquer sur le type de contenu pour lequel vous souhaitez spécifier une stratégie de gestion des informations. Ceci vous permettra d’accéder directement à l’étape 5 ci-dessus.

Partagez les types de contenu entre plusieurs collections de sites à l’aide d’une application de service de métadonnées gérées pour configurer la publication de type de contenu. La publication de type de contenu vous aide à gérer le contenu et les métadonnées de façon cohérente sur vos sites, car les types de contenu peuvent être créés et mis à jour de façon centralisée, et les mises à jour publiées auprès de plusieurs collections de sites ou applications web abonnées.

Vous pouvez définir une stratégie de gestion des informations, puis créer un modèle à partir de celle-ci pour l’utiliser selon vos besoins dans plusieurs collections de sites. Cette méthode peut être utilisée si vous souhaitez avoir une sauvegarde de vos stratégies d’informations, ou elle peut également être utilisée comme méthode alternative à l’utilisation de la publication de type de contenu pour appliquer une stratégie dans les collections de sites. Vous créez un modèle ou une sauvegarde de la stratégie en l’exportant à partir d’une collection de sites, puis en l’important dans un emplacement enregistré ou dans une autre collection de sites.

Exporter une stratégie

1. Dans la collection de sites où réside la stratégie, accédez à Paramètres , Paramètres du site.

2. Dans la page Paramètres du site, sous la section Administration de la collection de sites, cliquez sur Stratégies de collection de sites.

3. Cliquez sur la stratégie que vous souhaitez exporter, faites défiler vers le bas de la stratégie, puis cliquez sur Exporter.

4. À l’invite d’enregistrement ou d’ouverture du fichier, cliquez sur Enregistrer, puis sélectionnez un emplacement dans lequel enregistrer le fichier. Veillez à sélectionner un emplacement accessible aux collections de sites qui importent la stratégie.

5. Lorsque la boîte de dialogue Télécharger terminé s’affiche, cliquez sur Fermer.

Importer une stratégie dans une autre collection de sites

L’importation d’une stratégie de gestion des informations vous permet d’appliquer celle-ci à plusieurs types de contenu au niveau d’un site ou d’une liste au sein d’une collection de sites donnée. Cette méthode présente un double avantage : vous n’avez pas besoin de redéfinir et d’appliquer la stratégie sur chaque type de contenu, et vous pouvez gérer plus facilement les modifications de la stratégie en modifiant la stratégie au sein d’un seul emplacement.

1. Dans la page d’accueil de la collection de sites à laquelle vous souhaitez appliquer la stratégie, accédez à Paramètres , Paramètres du site.

2. Dans la section Administration de collection de sites, cliquez sur Stratégies de collection de sites.

3. Dans la page Stratégies de collection de sites, cliquez sur Importer, puis sur Parcourir pour rechercher le fichier XML de la stratégie.

4. Sélectionnez le fichier XML dans lequel la stratégie a été enregistrée, puis cliquez sur Ouvrir.

5. Dans la page Importer une stratégie de collection de sites, cliquez sur Importer pour ajouter la stratégie à la collection de sites.

Votre stratégie importée peut désormais être appliquée à un ou plusieurs types de contenu au niveau d’un site ou d’une liste. Consultez Appliquer une stratégie de collection de sites à un type de contenu plus haut dans cet article.