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Créez un annuaire de noms, d’adresses et d’autres informations

La fonctionnalité annuaire de Word fusionne les données dans un document unique, tel qu’un annuaire d’appartenance, un catalogue ou une liste de composants. Dans la mesure où vous pouvez fusionner plusieurs types de sources de données, vous pouvez créer des rapports à partir de bases de données telles qu’Access à l’aide de toutes les fonctionnalités de mise en forme de Word.

Exemple de fusion et publipostage dans l’annuaire

Commencer le document

  1. Ouvrez un document vierge.

  2. Accédez à publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Annuaire.

  1. Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  2. Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Si vous devez modifier votre liste de publipostage, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

À ce stade, n’incluez pas de texte que vous ne voulez imprimer qu’une seule fois dans le document de l’annuaire résultant.

  1. Tapez le texte que vous souhaitez répéter pour chaque élément de l’annuaire, tel que nom: ou adresse: pour les enregistrements individuels.

  2. Cliquez ou appuyez sur l’emplacement du document où vous voulez insérer un champ de fusion, puis insérez un champ de fusion. Pour plus d’informations, voir champs de fusion et publipostage .

    Conseils : 

    • Pour créer un tableau avec une étiquette ou une ligne de titre, créez un en-tête de document. Placez la ligne d’étiquette du tableau dans l’en-tête. Ensuite, placez les champs de fusion dans le corps du document.

    • Titre de tableau dans l’en-tête, tableau dans corps

    • Cette méthode fonctionne bien pour les répertoires longs qui s’étalent sur plusieurs pages, car elle crée un en-tête pour chaque page.

    Vous ne pouvez pas taper des caractères de champ de fusion («») manuellement. Vous devez utiliser le volet Office Fusion et publipostage.

    Menu Insérer un champ de fusion

    Si les champs de fusion apparaissent entre accolades, par exemple, {MERGEFIELD City}, Word affiche les codes de champ à la place des valeurs de champ. Cela n’affecte pas la fusion, mais il est difficile de procéder à la mise en forme. Cliquez avec le bouton droit sur le code de champ, puis sélectionnez basculer les codes de champs dans le menu contextuel.

    Faire basculer les codes de champ sélectionnés

    S’il manque une partie de votre adresse, voir Fusion et publipostage : Correspondance des champs à corriger.

  3. Répétez l’étape 2 si nécessaire.

  4. Une fois que vous avez terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion, accédez à fichier > Enregistrer sous.

  1. Accédez à > d' aperçu des résultats.

  2. Utilisez les boutons précédent et suivant pour faire défiler les données, ou utilisez Rechercher un destinataire pour rechercher des enregistrements spécifiques.

  3. Si vous avez besoin d’apporter des modifications, sélectionnez aperçu des résultats pour revenir à l’affichage champs de fusion.

  1. Sélectionnez publipostage > Terminer & fusionner , puis sélectionnez modifier des documents individuels. Vous verrez 2 autres options, mais vous ne pouvez pas les utiliser avec un annuaire.

  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Pour fusionner tous les enregistrements, sélectionnez tous.

    • Pour fusionner uniquement l’enregistrement que vous voyez dans la fenêtre de document, sélectionnez enregistrement actuel.

    • Pour fusionner une plage d’enregistrements, tapez les numéros des enregistrements dans les zones de et à .

    Sélectionnez OK.

  3. Dans le nouveau document, ajoutez un texte que vous souhaitez imprimer une seule fois, tel que des en-têtes, des pieds de page, des en-têtes de colonne ou tout autre texte.

  4. Enregistrez ou imprimez le répertoire comme vous le feriez pour n’importe quel document ordinaire.

Commencer le document

  1. Ouvrez un document vierge.

  2. Accédez à publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Annuaire.

  1. Accédez à Publipostage > Sélectionner les destinataires.

  2. Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.

  3. Sélectionnez Fichier > Enregistrer.

Si vous devez modifier votre liste de publipostage, voir Fusion et publipostage : Modifier les destinataires.

À ce stade, n’incluez pas de texte que vous ne voulez imprimer qu’une seule fois dans le document de l’annuaire résultant.

  1. Tapez le texte que vous souhaitez répéter pour chaque élément de l’annuaire, tel que nom: ou adresse: pour les enregistrements individuels.

  2. Cliquez ou appuyez sur l’emplacement du document où vous voulez insérer un champ de fusion, puis insérez un champ de fusion. Pour plus d’informations, voir champs de fusion et publipostage .

    Vous ne pouvez pas taper des caractères de champ de fusion («») manuellement. Vous devez utiliser le volet Office Fusion et publipostage.

    Si les champs de fusion apparaissent entre accolades, par exemple, {MERGEFIELD City}, Word affiche les codes de champ à la place des valeurs de champ. Cela n’affecte pas la fusion, mais il est difficile de procéder à la mise en forme. Maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur le code de champ, puis sélectionnez basculer les codes de champs dans le menu contextuel.

    Basculer les codes de champ dans le menu contextuel sélectionné

    S’il manque une partie de votre adresse, voir Fusion et publipostage : Correspondance des champs à corriger.

  3. Répétez l’étape 2 si nécessaire.

  4. Une fois que vous avez terminé le document principal et inséré tous les champs de fusion, accédez à fichier > Enregistrer sous.

  1. Accédez à > d' aperçu des résultats.

  2. Utilisez les boutons précédent et suivant pour faire défiler les données, ou utilisez Rechercher un destinataire pour rechercher des enregistrements spécifiques.

  3. Si vous avez besoin d’apporter des modifications, sélectionnez aperçu des résultats pour revenir à l’affichage champs de fusion.

  1. Sélectionnez publipostage > Terminer & fusionner , puis sélectionnez modifier des documents individuels.

  2. Dans le nouveau document, ajoutez un texte que vous souhaitez imprimer une seule fois, tel que des en-têtes, des pieds de page, des en-têtes de colonne ou tout autre texte.

  3. Enregistrez ou imprimez le répertoire comme vous le feriez pour n’importe quel document ordinaire.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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