Créer une colonne de métadonnées gérées

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Une colonne de métadonnées gérées est un nouveau type de colonne qui peut être ajouté à des listes, des bibliothèques ou des types de contenu pour permettre aux utilisateurs de site de sélectionner des valeurs à partir d'un ensemble de termes spécifiques et d'appliquer ces valeurs au contenu. Vous pouvez créer et configurer une colonne de métadonnées gérées pour mapper un ensemble de termes ou un terme existant, ou vous pouvez créer un nouvel ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées gérées.

Contenu de cet article

Avantages liés à l'utilisation d'une colonne de métadonnées gérées

Type-à faire, lever l'ambiguïté, descriptions, synonymes

Sélecteur d'arborescence

Créer une colonne de métadonnées gérées mappée à un ensemble de termes ou un terme existant

Créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées avec un nouvel ensemble de termes

Créer et configurer un nouvel ensemble de termes

Tâches connexes

Avantages liés à l'utilisation d'une colonne de métadonnées gérées

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l'utilisation cohérente des métadonnées sur les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste des termes qu'ils peuvent appliquer au contenu. Ces termes proviennent d'un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l'outil de gestion du magasin de termes par un administrateur de magasin de termes ou d'autres personnes ayant des autorisations pour gérer les termes.

Étant donné que cet ensemble de termes est mis à jour et géré séparément de la colonne elle-même, il n'est pas nécessaire de mettre à jour la colonne (ou les types de contenu, les listes ou les bibliothèques qui lui sont associés) pour mettre les termes mis à jour à la disposition des utilisateurs. Chaque fois que l'ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées gérées est liée est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour les utilisateurs lorsque cette colonne de métadonnées gérées est disponible. Cela rend une colonne de métadonnées gérée très différente d'une colonne de choix, qui doit être mise à jour chaque fois que vous voulez modifier la liste de valeurs de choix qu'un utilisateur peut sélectionner.

Les colonnes de métadonnées gérées ont également plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui permettent aux utilisateurs de sélectionner et d'appliquer des termes au contenu, comme la prise en charge de «type-Ahead», ainsi que la prise en charge de la désambiguïsation de termes, de descriptions, de synonymes et de valeurs multilingues.

Type-à faire, lever l'ambiguïté, descriptions, synonymes

Lorsqu'un utilisateur commence à taper une valeur dans un champ de métadonnées géré, il affiche tous les termes de l'ensemble de termes associé qui commencent par les caractères tapés par l'utilisateur. Le nom de l'ensemble de termes et la position du terme dans la hiérarchie peuvent être indiqués ainsi que le terme lui-même, qui peut aider les utilisateurs à sélectionner le terme approprié.

Lorsque vous commencez à taper des caractères, des termes vous sont proposés.

Les utilisateurs peuvent déplacer leur pointeur sur les termes suggérés pour afficher un texte descriptif pour les aider à prendre les décisions appropriées.

Un texte explicatif permet aux utilisateurs de sélectionner le terme correct.

Si des synonymes ont été spécifiés pour un terme, les utilisateurs peuvent entrer ceux-ci et le terme correct sera attribué.

Sélecteur d'arborescence

Lorsque les utilisateurs mettent à jour une colonne de métadonnées gérées, ils peuvent taper la valeur souhaitée, ou cliquer sur l'icône de balises qui s'affiche en regard du champ de métadonnées gérées pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur de termes, qui leur permet de sélectionner une valeur à partir de la hiérarchie du terme s. Mendes. Cela s'avère utile pour les utilisateurs qui ne sont peut-être pas familiarisés avec les termes disponibles. Si l'ensemble de termes est configuré pour être ouvert et si la colonne de métadonnées gérées lui permet de remplir les valeurs, les utilisateurs peuvent avoir la possibilité d'ajouter un nouveau terme à l'ensemble de termes. Ils ont également la possibilité d'envoyer des commentaires au contact désigné pour l'ensemble de termes.

Vous pouvez sélectionner des termes gérés à partir d’un sélecteur de contrôles d’arborescence.

Créer une colonne de métadonnées gérées mappée à un ensemble de termes ou un terme existant

Vous pouvez mapper une colonne de métadonnées gérées à un ensemble de termes ou à un terme individuel qui représente un sous-ensemble de l'ensemble de termes (ce qui peut être utile pour les ensembles de termes hiérarchiques). Si vous mappez la colonne à un ensemble de termes, tous les termes disponibles dans cet ensemble de termes seront affichés. Si vous mappez la colonne à un terme individuel au sein d'un ensemble de termes, la colonne affichera ce terme et les termes qu'elle contient sous-jacents dans la hiérarchie.

Vous pouvez créer une colonne de métadonnées gérées qui correspond à un ensemble de termes ou un terme existant à n'importe quel niveau sur un site (par exemple, une colonne de site ou une colonne locale à une liste ou une bibliothèque spécifique). Toutefois, si vous souhaitez qu'une colonne de métadonnées gérées soit réutilisable et à grande échelle pour les personnes qui peuvent créer de nouveaux types de contenu de site ou configurer des listes et des bibliothèques, il peut être préférable de la créer en tant que colonne de site. Le mode et l'emplacement de création des colonnes de métadonnées gérées doivent être factorisés dans la planification à l'échelle de l'Organisation pour les métadonnées gérées, les types de contenus, la gestion des documents et la gouvernance du site.

Vous devez être administrateur de collection de sites pour créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez disposer du niveau d'autorisation gérer les listes pour créer des colonnes pour les listes ou les bibliothèques. Les propriétaires de sites disposent de cette autorisation par défaut.

Pour créer une colonne de site de métadonnées gérées qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit:

Pour créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées pour une liste ou une bibliothèque qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit:

  1. Dans la SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre paramètres ou dans le menu actions du site, cliquez sur paramètres du site.

  2. Sous galeries ou galeries du Concepteur Web, cliquez sur colonnes de site.

  3. Dans les colonnes de site, cliquez sur créer.

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, puis sur Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque.

  3. Dans la section Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

  1. Dans la page nouvelle colonne de site ou créer une colonne (selon le type de colonne que vous créez), dans la section nom et type, tapez le nom de la colonne.

  2. Sous le type d'informations figurant dans cette colonne est, cliquez sur métadonnées gérées.

  3. Dans la section groupe, sélectionnez ou créez le groupe dans lequel vous voulez organiser la colonne.

  4. Dans la section paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description et indiquez si vous voulez que les utilisateurs aient besoin de fournir une valeur pour cette colonne. Vous pouvez également spécifier si vous voulez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.

  5. Si vous ajoutez une colonne à une liste ou une bibliothèque, vous pourrez peut-être spécifier si vous voulez ajouter cette nouvelle colonne de métadonnées gérées à tous les types de contenu de la liste ou de la bibliothèque (si plusieurs types de contenu sont activés pour la bibliothèque). Vous pouvez également spécifier si vous voulez ajouter cette colonne à l'affichage par défaut pour la liste ou la bibliothèque.

  6. Dans la section champ à valeurs multiples, spécifiez si vous souhaitez autoriser les valeurs multiples dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne seront pas en mesure d'effectuer un tri sur cette colonne dans les affichages de liste.

  7. Dans la section format d'affichage, spécifiez si vous voulez que la colonne affiche uniquement l'étiquette du terme ou le terme et son chemin d'accès complet dans la hiérarchie de l'ensemble de termes.
    Il peut être utile d'afficher la totalité du chemin hiérarchique dans les situations où le contexte du terme lui-même risque d'être clair.

  8. Dans la section paramètres de l' ensemble de termes, sélectionnez utiliser un ensemble de termes géré, puis effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Pour rechercher un ensemble de termes contenant les termes que vous voulez utiliser, entrez le nom d'un terme, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Vous pouvez sélectionner l'ensemble de termes ou terme souhaité dans les résultats qui s'affichent dans la zone. Si vous voulez relancer la recherche, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

    • Pour Rechercher l'ensemble de termes ou le terme que vous voulez mapper à cette colonne, cliquez sur la flèche située à gauche de l'application de service de métadonnées gérées, qui s'affiche dans la zone pour la développer et recherchez l'ensemble de termes souhaité. Continuez à développer les nœuds jusqu'à ce que vous trouviez l'ensemble de termes ou le terme souhaité. Cliquez dessus pour sélectionner l'ensemble de termes ou terme.

  9. Dans la section autoriser les remplissages, indiquez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs à l'ensemble de termes. Si l'ensemble de termes que vous avez sélectionné est fermé, vous ne pourrez pas autoriser le remplissage.

  10. Dans la section valeur par défaut, vous pouvez éventuellement spécifier le terme que vous voulez utiliser comme valeur par défaut pour la colonne. Vous pouvez taper le terme ou cliquer sur l'icône balises pour rechercher le terme à l'aide du sélecteur de termes.

  11. Enfin, cliquez sur OK.

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Créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées avec un nouvel ensemble de termes

S'il n'existe pas d'ensemble de termes existant que vous voulez utiliser, vous pouvez également créer un nouvel ensemble de termes pour une nouvelle colonne de métadonnées gérées. L'ensemble de termes que vous créez sera un ensemble de termes «local» qui peut être utilisé uniquement au sein de la collection de sites dans laquelle vous le créez. Les termes que vous ajoutez à un ensemble de termes local ne seront pas présentés sous forme de suggestions dans les colonnes Mots clés d'entreprise (contrairement aux termes dans les ensembles de termes généraux).

Vous devez être administrateur de collection de sites pour créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez disposer du niveau d'autorisation gérer les listes pour créer des colonnes pour les listes ou les bibliothèques. Les propriétaires de sites disposent de cette autorisation par défaut.

Pour créer une colonne de site de métadonnées gérées qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit:

Pour créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées pour une liste ou une bibliothèque qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit:

  1. Dans la SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre paramètres ou dans le menu actions du site, cliquez sur paramètres du site.

  2. Sous galeries ou galeries du Concepteur Web, cliquez sur colonnes de site.

  3. Dans les colonnes de site, cliquez sur créer.

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste ou Bibliothèque, puis sur Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque.

  3. Dans la section Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.

  1. Dans la page nouvelle colonne de site ou créer une colonne (selon le type de colonne que vous créez), dans la section nom et type, tapez le nom de la colonne.

  2. Sous le type d'informations figurant dans cette colonne est, cliquez sur métadonnées gérées.

  3. Dans la section paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description de la colonne, puis indiquez si vous souhaitez que les utilisateurs entrent une valeur pour la colonne. Vous pouvez également spécifier si vous voulez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.

  4. Si vous ajoutez une colonne à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez également spécifier si vous voulez ajouter cette nouvelle colonne de métadonnées gérées à tous les types de contenu pour la liste ou la bibliothèque (si plusieurs types de contenu sont activés pour la bibliothèque). Vous pouvez également spécifier si vous voulez ajouter cette colonne à l'affichage par défaut pour la liste ou la bibliothèque.

  5. Dans la section champ à valeurs multiples, spécifiez si vous souhaitez autoriser les valeurs multiples dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne seront pas en mesure d'effectuer un tri sur cette colonne dans les affichages de liste.

  6. Dans la section format d'affichage, spécifiez si vous voulez que la colonne affiche uniquement l'étiquette du terme ou le terme et son chemin d'accès complet dans la hiérarchie de l'ensemble de termes.
    Il peut être utile d'afficher la totalité du chemin hiérarchique dans les situations où le contexte du terme lui-même risque d'être clair.

  7. Dans la section paramètres de l' ensemble de termes, sélectionnez personnaliser votre ensemble de termes, puis entrez une description pour l'ensemble de termes.

  8. Cliquez sur modifier à l'aide du gestionnaire de jeux de termes, puis cliquez sur OK lorsque vous êtes invité à enregistrer vos modifications.

  9. Suivez les étapes décrites dans la section créer et configurer un nouvel ensemble de termes pour configurer l'ensemble de termes.

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Créer et configurer un nouvel ensemble de termes

  1. Dans le volet Propriétés de l'outil de gestion du magasin de termes, spécifiez les informations suivantes sur le nouvel ensemble de termes:

Dans ce champ

Procédez comme suit :

Nom de l'ensemble de termes

Attribuez un nom à votre ensemble de termes. Ce champ doit déjà être rempli avec le nom de la colonne, mais vous pouvez le mettre à jour ou le modifier

Description

Tapez une description qui aidera les utilisateurs à utiliser ces termes.

Propriétaire

Si vous souhaitez que le propriétaire de l'ensemble de termes soit une personne autre que vous, vous pouvez remplacer le propriétaire par une autre personne ou un autre groupe. Vous ne pouvez entrer qu'un seul élément.

Contact

Tapez une adresse de messagerie si vous voulez que les utilisateurs du site puissent transmettre des commentaires sur l'ensemble de termes quand ils mettent à jour la valeur pour une colonne de métadonnées gérées.

Concernés

Ajoutez les noms des utilisateurs ou des groupes qui doivent être avertis avant toute modification majeure de l'ensemble de termes.

Stratégie de soumission

Indiquez si vous souhaitez que l'ensemble de termes soit fermé ou ouvert.

Si un ensemble de termes est fermé, les utilisateurs ne peuvent pas y ajouter de nouveaux termes quand ils mettent à jour la valeur pour une colonne de métadonnées gérées liée à cet ensemble de termes, et l'ensemble de termes peut être mis à jour uniquement par les utilisateurs autorisés à mettre à jour les métadonnées gérées. Si l'ensemble de termes est ouvert, les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes à l'ensemble de termes si la colonne est également configurée pour autoriser les choix de remplissage.

Disponible pour le marquage

Activez la case à cocher pour que les termes de l'ensemble de termes soient disponibles pour l'étiquetage. Si vous désactivez la case à cocher, l'ensemble de termes n'est pas visible pour la plupart des utilisateurs.

Si l'ensemble de termes est toujours en cours de développement ou n'est pas prêt à être utilisé, vous pouvez désactiver la case à cocher.

  1. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour des propriétés.

  2. Pour ajouter des termes à l'ensemble de termes, pointez sur l'ensemble de termes dans le contrôle d'arborescence à gauche, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur créer un terme, et tapez le nom souhaité pour votre terme.

  3. Dans le volet Propriétés, spécifiez les informations suivantes sur votre nouveau terme:

Dans ce champ:

Procédez comme suit :

Disponible pour le marquage

Activez la case à cocher pour que ce terme soit disponible pour le marquage. Si vous désactivez la case à cocher, ce terme est visible, mais il est désactivé dans les outils de balisage.

Langue

Sélectionnez la langue pour cette étiquette pour le terme.

Description

Tapez une description pour aider les utilisateurs à appliquer ce terme ou à le différencier des termes similaires.

Étiquette par défaut

Entrez le mot ou l'expression que vous souhaitez utiliser comme étiquette par défaut pour le terme dans cette langue.

Autres étiquettes

Spécifiez un synonyme pour ce terme. Procédez de la sorte si vous voulez que plusieurs mots ou expressions ayant la même signification soient traités comme une seule entité à des fins de gestion des métadonnées. Pour ajouter plusieurs synonymes, tapez un mot, puis appuyez sur entrée pour créer des lignes supplémentaires.

Par exemple, si vous créez un terme pour la couleur «bleu» et «bleu», l'étiquette par défaut du terme, vous pouvez ajouter «Azure», «saphir», «Indigo» et «cobalt» en tant que synonymes possibles.

Membre de

Décrit le nom de l'ensemble de termes parent, sa description, son propriétaire et d'autres informations.

  1. Cliquez sur Save (Enregistrer)

  2. Répétez les étapes 3 -5 pour ajouter de nouveaux termes.

  3. Pour créer des sous-termes sous des termes, pointez sur un terme particulier en dessous duquel vous voulez imbriquer un autre terme, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur créer un terme et tapez le nom souhaité pour votre terme.

  4. Répétez les étapes 4 et 5 pour spécifier les propriétés de vos sous-conditions (sélectionnez le terme que vous voulez mettre à jour en premier).

  5. Par défaut, les termes inclus dans des ensembles de termes sont affichés dans l'ordre de tri par défaut de la langue. Si vous souhaitez spécifier un ordre de tri personnalisé afin que les termes apparaissent dans un ordre cohérent, quelle que soit la langue ou les modifications apportées aux libellés des termes, vous pouvez le faire en sélectionnant l'ensemble de termes dans le contrôle d'arborescence, puis en cliquant sur l'onglet tri personnalisé à droite. Cliquez sur utiliser l'ordre de tri personnalisé, puis utilisez les zones listes pour réorganiser les termes dans l'ordre numérique souhaité.

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