Créer une boîte aux lettres partagée

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Dernière mise à jour : juillet, 2018 11

Vous pouvez facilement créer des boîtes aux lettres partagées de sorte qu’un groupe de personnes puisse surveiller et envoyer facilement du courrier électronique à partir d’une adresse de courrier commune, comme info@contoso.com. Quand une personne du groupe répond à un courrier envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de la boîte aux lettres partagée et non de la personne.

Les boîtes aux lettres partagées incluent un calendrier partagé ! Beaucoup de petites entreprises utilisent le calendrier partagé pour permettre à leurs employés d’y entrer leurs rendez-vous. Par exemple, si vous avez trois commerciaux qui effectuent des visites chez les clients, ces trois personnes peuvent utiliser le calendrier partagé pour saisir leurs rendez-vous. Tout le monde sait ainsi où elles se trouvent.

Créer une boîte aux lettres partagée et ajouter des membres

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Vidéo sur la création d’une boîte aux lettres partagée

Essayez !

  1. Dans le centre d’administration Office 365, accédez à des groupes > Cliquez ici pour accéder aux boîtes aux lettres partagées dans le centre d’administration. .

    Accéder au Centre d’administration Office 365.

    Accéder au Centre d’administration Office 365.

    Connectez-vous à l’aide d’un compte d’administrateur général Office 365 ou un compte d’administrateur Exchange. Si vous obtenez le message «vous n’êtes pas autorisé à accéder à cette page ou pour effectuer cette action » puis vous n’êtes pas administrateur Office 365. Rechercher l’administrateur dans votre entreprise.

  2. Dans la page Ajouter une boîte aux lettres, donnez un nom à la boîte aux lettres partagée. L’Assistant choisit ensuite l’adresse de courrier, que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.

    Donnez un nom à votre boîte aux lettres partagée.

  3. Cliquez sur Ajouter. Quelques minutes peuvent être nécessaires avant que vous ne puissiez ajouter des membres.

  4. Sous Étapes suivantes, sélectionnez Ajouter des membres à cette boîte aux lettres. Les membres représentent les personnes qui sont en mesure de consulter les courriers entrants dans cette boîte aux lettres partagée, ainsi que les réponses sortantes.

    Sélectionnez Ajouter des membres

  5. Sélectionnez le bouton +Ajouter des membres. Cochez la case en regard des personnes qui seront en mesure d’utiliser cette boîte aux lettres partagée, puis cliquez sur Enregistrer.

    Sélectionnez les membres à attribuer à la boîte aux lettres partagée.

  6. Sélectionnez Fermer.

Vous avez terminé ! Vous avez une boîte aux lettres partagée et il inclut un calendrier partagé. Rendez-vous à l’étape suivante : autoriser tout le monde afficher le message électronique envoyé.

Autoriser tout le monde à voir le courrier envoyé (les réponses)

Par défaut, les courriers envoyés à partir de la boîte aux lettres partagée ne sont pas enregistrés dans le dossier Éléments envoyés de la boîte aux lettres partagée. En revanche, ils sont enregistrés dans le dossier Éléments envoyés de la personne qui a envoyé le courrier.

Si vous souhaitez autoriser tout le monde à voir le courrier envoyé, dans le Centre d’administration Office 365, modifiez les paramètres de boîte aux lettres partagée et sélectionnez Éléments envoyés > Modifier.

Sélectionnez Éléments envoyés > Modifier.

Ajouter la boîte aux lettres partagée à Outlook

Si le mappage automatique est activé dans votre entreprise (par défaut, la plupart des personnes utilisent cette option), la boîte aux lettres partagée apparaîtra automatiquement dans l’application Outlook de vos utilisateurs, après qu’ils auront fermé et redémarré Outlook.

Pour en savoir plus, consultez :

Obtenez un message d’erreur sur les autorisations Envoyer n’ayant ne pas ?

Supposons que vous créez une boîte aux lettres partagée, puis essayez d’envoyer un message à partir de celui-ci. Mais vous obtenez ceci :

« Ce message n’a pas pu être envoyé. Il est inutile l’autorisation pour envoyer le message au nom de l’utilisateur spécifié. »

Ce message s’affiche lorsqu’Office 365 rencontre un problème de latence de réplication. Il doit disparaître en une heure ou, lorsque les informations relatives à votre nouvelle boîte aux lettres partagée (ou un utilisateur a été ajouté) sont répliquées sur l’ensemble de nos centres de données. Patientez une heure, puis réessayez d’envoyer un message.

Utiliser une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)

Pour accéder à une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile, ouvrez votre navigateur, connectez-vous à Office 365, puis allez Outlook sur le web. Pour obtenir des instructions, voir Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web. À partir d’Outlook sur le web, vous pourrez accéder à la boîte aux lettres partagée.

Vous ne pouvez pas accéder à la boîte aux lettres partagée à partir de l’application Outlook est installée sur l’appareil mobile. Voulez-vous cette fonctionnalité ? Indiquer l’équipe d’ingénierie Outlook. Voter ici !

Utiliser le calendrier partagé

Lorsque vous avez créé la boîte aux lettres partagée, vous avez créé automatiquement un calendrier partagé. Nous tels que le calendrier de boîte aux lettres partagée au lieu d’un calendrier SharePoint pour effectuer le suivi des rendez-vous et où se trouvent les personnes. Un calendrier partagé est intégré à Outlook et il est beaucoup plus facile à utiliser qu’un calendrier SharePoint.

  1. Dans l’application Outlook, accédez à l’affichage Calendrier, puis sélectionnez le calendrier partagé.

    Sélectionnez l’affichage Calendrier

  2. Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.

  3. Tout membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, comme s’il s’agissait leurs rendez-vous personnels. Toutes les personnes qui fait partie de la boîte aux lettres partagée peuvent voir leurs modifications au calendrier partagé.

Transférer des courriers qui sont envoyés à une boîte aux lettres partagée

Vous n’avez pas besoin attribuer une licence à la boîte aux lettres partagée afin de transférer du courrier électronique qui lui est envoyé. Vous pouvez transférer les messages à une liste de distribution ou adresse de messagerie valide.

  1. Dans la page Cliquez ici pour accéder aux boîtes aux lettres partagées dans le centre d’administration. sélectionnez la boîte aux lettres partagée à modifier.

  2. Choisissez le transfert du courrier électronique > Modifier.

  3. Positionnez le bouton bascule sur activé, puis entrez 1 adresse de messagerie pour transférer les messages. Il peut être n’importe quelle adresse de messagerie valide. Pour transférer à plusieurs adresses, vous devez créer une liste de distribution des adresses, puis entrez le nom de la liste de distribution.

  4. Sélectionnez Enregistrer.

Envoyer des réponses automatiques à partir d’une boîte aux lettres partagée

  1. Dans la page Cliquez ici pour accéder aux boîtes aux lettres partagées dans le centre d’administration. sélectionnez la boîte aux lettres partagée à modifier.

  2. Sélectionnez Réponses automatiques > Modifier.

  3. Positionnez le bouton bascule sur activé, puis indiquez si vous souhaitez envoyer la réponse aux personnes au sein de votre organisation ou à l’extérieur de votre organisation.

  4. Entrez la réponse que vous voulez envoyer aux personnes internes à votre organisation. Vous ne pouvez pas ajouter d’images, seulement du texte.

  5. Si vous souhaitez également envoyer une réponse aux personnes externes à votre organisation, cochez la case correspondante, sélectionnez les personnes auxquelles vous voulez envoyer la réponse, puis entrez le texte. Vous ne pouvez pas envoyer la réponse uniquement à des personnes externes à votre organisation sans l’envoyer à des personnes internes à votre organisation.

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Limite de la boîte aux lettres partagée : 50 Go

Votre boîte aux lettres partagée peut stocker jusqu'à 50 Go de données sans vous attribuez une licence à celui-ci. Après cela, vous devez attribuer une licence à la boîte aux lettres pour stocker les données supplémentaires. Pour plus d’informations sur les licences de boîte aux lettres partagée, voir Limites de Exchange Online.

Lorsqu’une boîte aux lettres partagée atteint sa limite de stockage, vous serez en mesure de recevoir des courriers électroniques pendant un certain temps, mais vous ne pourrez pas envoyer de nouveaux messages électroniques. Puis, après cela, vous ne pourrez plus recevoir de message. Les expéditeurs des courriers vers votre boîte aux lettres recevront un accusé de réception négatif.

Empêcher les membres de supprimer des courriers dans une boîte aux lettres partagée

Pour le moment, vous ne pouvez pas empêcher des utilisateurs de supprimer des courriers dans une boîte aux lettres partagée. Par exemple, si cinq personnes utilisent une boîte aux lettres partagée et que l’une d’elles supprime un courrier après l’avoir lu, celui-ci est supprimé pour tous les utilisateurs, même s’ils ne l’ont pas lu. La seule façon de contourner ce problème consiste à créer un groupe Office 365 au lieu d’une boîte aux lettres partagée.

Dans Outlook, un groupe est semblable à une boîte aux lettres partagée. Pour consulter une comparaison des deux, reportez-vous à Comparer les groupes, notamment à la section Fonctionnement de l’abonnement au courrier de groupe. Cela vous permettra d’éviter toute suppression accidentelle. Pour plus d’informations sur les groupes, voir En savoir plus sur les groupes

Autres éléments que vous devez savoir sur les boîtes aux lettres partagées

  • Vous n’avez pas besoin d’attribuer de licences aux boîtes aux lettres partagées dont la taille est inférieure à 50 Go.

  • Vous devez attribuer des autorisations aux utilisateurs (appartenance) de sorte qu’il puissent utiliser la boîte aux lettres partagée. Seules les personnes internes à votre organisation peuvent utiliser une boîte aux lettres partagée.

  • Vous ne pouvez pas donner à des personnes externes à votre entreprise (par exemple, les personnes avec un compte Gmail) accès à votre boîte aux lettres partagée. Si vous voulez effectuer cette action, envisagez plutôt de créer un groupe pour Outlook. Pour en savoir plus, voir Créer un groupe Office 365 dans le Centre d’administration.

  • Vous ne pouvez pas accéder à une boîte aux lettres partagée à partir d’Outlook pour iPhone ou Android. L’application mobile Outlook n’inclut pas la fonctionnalité pour accéder aux boîtes aux lettres partagées, et elle ne va pas être ajoutée.  Si vous voulez accéder à une boîte aux lettres partagée à partir d’un de ces périphériques, utilisez votre navigateur pour ouvrir Outlook sur le web et accéder à la boîte aux lettres partagée de cette façon. Ou, créez un groupe Office 365 à la place de votre boîte aux lettres partagée. Pour plus d’informations, voir Comparer des groupes.

  • Vous ne pouvez pas chiffrer les messages envoyés à partir d’une boîte aux lettres partagée.  Il s’agit d’une boîte aux lettres partagée n’ayant pas son propre contexte de sécurité (nom d’utilisateur et mot de passe) ne peut pas être associé à une clé.  Si plusieurs personnes est membre, ils envoyer/recevoir des messages électroniques ils chiffrées avec leurs propres clés, d’autres membres peuvent être en mesure de lire le message électronique et d’autres personnes ne peuvent pas, en fonction de la clé publique le message a été chiffré avec.

  • Vous pouvez convertir des boîtes aux lettres utilisateur en boîtes aux lettres partagées. Voir Convertir une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée.

  • Les utilisateurs dotés du rôle Administrateur général ou Administrateur Exchange peuvent créer des boîtes aux lettres partagées.

  • Pour créer une boîte aux lettres partagée, vous devez vous abonner à un Office 365 offre incluant la messagerie électronique (le service Exchange Online). L’abonnement Office 365 entreprise n’inclut pas messagerie ; Office 365 Business Premium effectue.

  • Une boîte aux lettres partagée n’est pas destiné à être journal direct sur. Le compte d’utilisateur pour la boîte aux lettres partagée elle-même doit rester dans l’état désactivé.

Résoudre les problèmes liés à la création de boîtes aux lettres partagées

  • Message d’erreur : L’adresse proxy « smtp:<nom de la boîte aux lettres partagée> » est déjà utilisée par les adresses proxy ou le LegacyExchangeDN « <nom> ». Choisissez une autre adresse proxy.

    Vous rencontrez ce problème lorsque vous tentez de donner un nom à la boîte aux lettres partagée, mais ce nom est déjà utilisé. Par exemple, imaginons que vous vouliez donner les noms info@domaine1 et info@domaine2 à des boîtes aux lettres partagées. Vous pouvez procéder de deux manières :

Fonctionnement du mappage automatique avec les boîtes aux lettres partagées

Le mappage automatique est défini sur les boîtes aux lettres des utilisateurs, et non sur la boîte aux lettres partagée.

Par conséquent, si vous essayez d’utiliser un groupe de sécurité pour gérer les personnes autorisées à accéder à la boîte aux lettres partagée, le mappage automatique ne fonctionnera pas. Pour utiliser le mappage automatique, vous devrez attribuer des autorisations de manière explicite.

Comment créer une boîte aux lettres partagée dans le Centre d’administration Exchange

Certains clients effectuent toutes leurs tâches de gestion des boîtes aux lettres dans le Centre d’administration Exchange. Voici quelques instructions vous expliquant comment créer des boîtes aux lettres partagées via cette interface.

Pour connaître les autorisations requises pour ces étapes, reportez-vous à l’entrée « Boîtes aux lettres utilisateur » de la section Autorisations des destinataires.

  1. Dans le Exchange admin center, accédez à destinataires > partagé > Ajouter.

  2. Renseignez les champs obligatoires :

    • Nom d’affichage

    • Adresse de courrier

  3. Pour accorder les autorisations « Accès total » ou « Envoyer en tant que », cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous voulez accorder les autorisations. Vous pouvez utiliser la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs utilisateurs. Vous ne savez pas quelle autorisation utiliser ? Pour plus d’informations, voir Quelles autorisations utiliser ?

    Remarque : l’autorisation « Accès total » permet à un utilisateur d’ouvrir la boîte aux lettres, et de créer et modifier les éléments qu’elle contient. L’autorisation « Envoyer en tant que » permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d’envoyer du courrier à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour le fonctionnement de la boîte aux lettres partagée.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et créer la boîte aux lettres partagée.

  1. Accédez à Destinataires > Partagé > Modifier.

  2. Cliquez sur Délégation de boîte aux lettres

  3. Pour accorder ou supprimer les autorisations Accès total et Envoyer en tant que, cliquez sur Ajouter ou sur Supprimer, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder ou retirer les autorisations.

    Remarque : l’autorisation « Accès total » permet à un utilisateur d’ouvrir la boîte aux lettres, et de créer et modifier les éléments qu’elle contient. L’autorisation « Envoyer en tant que » permet à toute personne autre que le propriétaire de la boîte aux lettres d’envoyer du courrier à partir de cette boîte aux lettres partagée. Les deux autorisations sont requises pour le fonctionnement de la boîte aux lettres partagée.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

  • Accès complet L’autorisation d’accès complet permet à un utilisateur se connecter à la boîte aux lettres partagée et agir en tant que le propriétaire de cette boîte aux lettres. Lors d’une connexion, l’utilisateur peut créer des éléments de calendrier ; lire, afficher, supprimer et modifier des messages électroniques ; créer des tâches et des contacts de calendrier. Toutefois, un utilisateur ayant l’autorisation d’accès complet ne peut pas envoyer du courrier à partir de la boîte aux lettres partagée, sauf si elles ont envoyer en tant qu’également ou envoyer délégation de.

  • Envoyer en tant que L’autorisation Envoyer en tant que permet à un utilisateur imiter la boîte aux lettres partagée lors de l’envoi de courrier. Par exemple, si Joséphine puis réintégré la réunion dans la boîte aux lettres partagée département Marketing et envoie un message électronique, il ressemblera au service Marketing envoyé le message électronique.

    Toutefois, elle ne pourrez voyez apparaître un du courrier électronique envoyé vers ou à partir de l’adresse partagé.

  • Envoyer de la part de L’autorisation Envoyer de la part de permet à un utilisateur d’envoyer un e-mail de la part de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, si Alain se connecte à la boîte aux lettres partagée Réception du bâtiment 32 et envoie un e-mail, ce dernier sera envoyé par « Alain de la part de Réception du bâtiment 32 ». Vous ne pouvez pas utiliser le Centre d’administration Exchange pour accorder l’autorisation Envoyer de la part de. Pour ce faire, vous devez utiliser l’applet de commande Set-Mailbox avec le paramètre GrantSendonBehalf.

Utilisez l’applet de commande PowerShell New-Mailbox pour créer des boîtes aux lettres partagées. Pour utiliser cette applet de commande, vous devez vous connecter à Exchange Online PowerShell.

L’exemple suivant vous explique comment créer la boîte aux lettres partagée Sales Department et comment accorder les autorisations « Accès total » et « Envoyer de la part de » aux membres du groupe de sécurité MarketingSG. Ces derniers recevront les autorisations d’accès à la boîte aux lettres.

  1. Créer un groupe de sécurité à extension messagerie appelé MarketingSG. Pour obtenir des instructions sur PowerShell, voir Gérer les groupes de sécurité à extension messagerie.

  2. Connectez-vous à Exchange Online PowerShell.

  3. Exécutez la commande suivante :

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Dois-je créer une boîte aux lettres partagée ou un groupe Office 365 pour Outlook ?

Voir Comparer les groupes pour plus de conseils.

IMPORTANT: il n’est actuellement pas possible de migrer une boîte aux lettres partagée à un groupe Office 365.  Est-ce que vous voulez ?  Dites-nous. Vote ici!

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