Créer une base de données

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Cet article décrit le processus de base de démarrage de Access et de création d'une base de données qui sera utilisée sur les ordinateurs de bureau, et non sur le Web. Il explique comment créer une base de données de bureau à l'aide d'un modèle et comment créer de toutes pièces une base de données en créant vos propres tables, formulaires, États et autres objets de base de données. Il explique également certaines techniques que vous pouvez utiliser pour obtenir des données existantes dans votre nouvelle base de données.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Créer une base de données à l’aide d’un modèle

Créer une base de données sans utiliser de modèle

Copier des données à partir d'une autre source dans une table Access

Importer, ajouter ou lier des données d'une autre source

Ajouter un composant d'application

Ouvrir une base de données Access existante

Vous utilisez Access 2007?

Vue d’ensemble

La première fois que vous démarrez Access ou si vous fermez une base de données sans fermer Access, le mode Microsoft Office Backstage s'affiche.

Le mode Backstage est un point de départ à partir duquel vous pouvez créer une nouvelle base de données, ouvrir une base de données existante, afficher le contenu proposé à partir de Office.com: tout ce que vous pouvez faire à faire dans un fichier de base de données ou à l'extérieur d'une base de données, par opposition aux au sein d'une base de données.

Création d'une base de données

Lorsque vous ouvrez Access, le mode Backstage affiche le nouvel onglet. L'onglet nouveau propose plusieurs manières de créer une nouvelle base de données:

  • Base de données vide    Vous pouvez commencer à partir de rien si vous le souhaitez. Cette option est utile si vous avez des exigences de conception très spécifiques ou si vous avez des données que vous devez inclure ou inclure.

  • Modèle installé avec Access    EnVisagez d'utiliser un modèle si vous démarrez un nouveau projet et aimeriez qu'il démarre en tête. Access inclut plusieurs modèles installés par défaut.

  • Modèle de Office.com    Outre les modèles fournis avec Access, vous pouvez trouver un grand nombre de modèles sur Office.com. Vous n'avez même pas besoin d'ouvrir un navigateur, mais les modèles sont disponibles dans l'onglet nouveau .

Ajout à une base de données

Une fois que vous travaillez dans une base de données, vous pouvez ajouter des champs, des tables ou des parties d'application.

Les composants d'application sont une fonctionnalité qui vous permet d'utiliser ensemble plusieurs objets de base de données associés comme s'il s'agissait d'un seul. Par exemple, un composant d'application peut être constitué d'une table et d'un formulaire basé sur la table. Vous pouvez ajouter la table et le formulaire en même temps à l'aide du composant d'application.

Vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires, des États, des macros, tous les objets de la base de données avec lesquels vous avez l'habitude d'utiliser.

Créer une base de données à l’aide d’un modèle

Access est fourni avec un large éventail de modèles que vous pouvez utiliser tels quels ou comme point de départ. Un modèle est une base de données prête à l'emploi qui contient toutes les tables, requêtes, formulaires, macros et rapports nécessaires à l'exécution d'une tâche spécifique. Par exemple, il existe des modèles que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi des problèmes, gérer les contacts ou conserver un enregistrement des dépenses. Certains modèles contiennent quelques exemples d'enregistrements pour vous aider à démontrer leur utilisation.

Si l'un de ces modèles correspond à vos besoins, il est généralement le moyen le plus rapide de démarrer une base de données. Toutefois, si vous souhaitez importer des données dans un autre programme dans Access, il peut être préférable de créer une base de données sans utiliser de modèle. Les modèles ont une structure de données déjà définie, et il peut s'avérer nécessaire de faire en sorte qu'il soit nécessaire d'adapter les données existantes à la structure du modèle.

  1. Si vous avez une base de données ouverte, sous l'onglet fichier , cliquez sur Fermer. Le mode Backstage affiche le nouvel onglet.

  2. Plusieurs jeux de modèles sont disponibles dans l'onglet nouveau , dont certains sont intégrés à Access. Vous pouvez télécharger des modèles supplémentaires à partir de Office.com. Pour plus d'informations, voir la section suivante dans cet article.

  3. Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser.

  4. Access suggère un nom de fichier pour votre base de données dans la zone nom de fichier : vous pouvez modifier le nom du fichier si vous le souhaitez. Pour enregistrer la base de données dans un autre dossier que celui affiché sous la zone nom de fichier, cliquez sur image du bouton , accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également créer et lier votre base de données à un site SharePoint.

    Remarque : Bien qu'ils utilisent tous deux SharePoint, une base de données de bureau liée à un site SharePoint est différente d'une base de données Web utilisant Access services. Pour utiliser une base de données de bureau, Access doit être installé. Une base de données Web peut être utilisée avec un navigateur Web.

  5. Cliquez sur Créer.

    Access crée une base de données à partir du modèle que vous avez choisi, puis ouvre la base de données. Pour de nombreux modèles, un formulaire s'affiche dans lequel vous pouvez commencer à entrer des données. Si votre modèle contient des exemples de données, vous pouvez supprimer chaque enregistrement en cliquant sur le sélecteur d'enregistrement (la zone ou la barre ombrée juste à gauche de l'enregistrement), puis en effectuant les opérations suivantes:

    Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer. Callout 4

  6. Pour commencer à entrer des données, cliquez dans la première cellule vide du formulaire et commencez à taper. Utilisez le Volet de navigation pour rechercher d'autres formulaires ou États que vous souhaiterez peut-être utiliser. Certains modèles incluent un formulaire de navigation qui vous permet de parcourir les différents objets de base de données.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des modèles, voir utiliser un modèle pour créer une base de données de bureau Access.

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Créer une base de données sans utiliser de modèle

Si vous n'êtes pas intéressé par l'utilisation d'un modèle, vous pouvez créer une base de données en créant vos propres tables, formulaires, États et autres objets de base de données. Dans la plupart des cas, cela implique l'une des opérations suivantes ou les deux:

  • Entrer, coller ou importer des données dans la table créée lorsque vous créez une nouvelle base de données, puis répéter la procédure avec les nouvelles tables que vous créez à l'aide de la commande tableau sous l'onglet créer .

  • Importer des données à partir d'autres sources et créer des tables dans le processus.

Créer une base de données vide

  1. Sous l'onglet fichier , cliquez sur nouveau, puis sur base de données vide.

  2. Tapez un nom de fichier dans la zone nom de fichier . Pour modifier l'emplacement du fichier par défaut, cliquez sur Rechercher un emplacement où placer votre base de données image du bouton (en regard de la zone nom de fichier ), naviguez jusqu'au nouvel emplacement, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Créer.

    Access crée la base de données avec une table vide nommée Table1, puis ouvre table1 en mode feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter .

  4. Commencez à taper pour ajouter des données, ou vous pouvez coller des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données d'une autre source dans une table Access.

La saisie de données en mode feuille de données est très similaire à l'utilisation d'une feuille de calcul Excel. La structure du tableau est créée lorsque vous entrez des données. Lorsque vous ajoutez une nouvelle colonne à la feuille de données, un nouveau champ est défini dans la table. Access définit automatiquement le type de données de chaque champ, sur la base des données que vous entrez.

Si vous ne voulez pas entrer des données dans la table1, cliquez sur Fermer Callout 4 . Si vous avez apporté des modifications à la table, Access vous invite à enregistrer les modifications. Cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications, sur non pour les ignorer ou sur Annuler pour laisser la table ouverte.

Conseil :  Access recherche un fichier nommé Blank. accdb dans le dossier situé dans [lecteur d'installation]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. S'il existe, Blank. accdb est le modèle pour toutes les nouvelles bases de données vides, à l'exception des bases de données Web. Tout contenu qu'il contient est hérité par toutes les nouvelles bases de données vides. Il s'agit d'un bon mode de distribution de contenu par défaut, tel que des numéros de référence ou des exclusions de responsabilité et stratégies de l'entreprise. N'oubliez pas que Blank. accdb n'a aucun effet sur la création de nouvelles bases de données Web vides.

Important : Si vous fermez table1 sans l'enregistrer au moins une fois, Access supprime toute la table, même si vous y avez entré des données.

Ajouter un tableau

Vous pouvez ajouter de nouvelles tables à une base de données existante à l'aide des commandes du groupe tables sous l'onglet créer .

Image du ruban Access

Créer une table, en commençant en mode feuille de données    En mode feuille de données, vous pouvez entrer des données immédiatement et permettre à Access de créer la structure de tableau en arrière-plan. Les noms de champs sont attribués par ordre numérique (champ1, champ2, etc.) et Access définit automatiquement le type de données de chaque champ, en fonction des données que vous entrez.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table. Callout 4

    Access crée le tableau et sélectionne la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter .

  2. Sous l'onglet champs , dans le groupe Ajouter & supprimer , cliquez sur le type de champ que vous voulez ajouter. Si vous ne voyez pas le type souhaité, cliquez sur plus de champs image du bouton .

  3. Access affiche la liste des types de champs couramment utilisés. Cliquez sur le type de champ souhaité et Access ajoute le nouveau champ à la feuille de données au niveau du point d'insertion.

    Vous pouvez déplacer le champ en le faisant glisser. Lorsque vous faites glisser un champ dans une feuille de données, une barre d'insertion verticale apparaît à l'endroit où le champ sera placé.

  4. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ou collez des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données à partir d'une autre source dans une table Access.

  5. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l'en-tête de colonne, puis tapez le nouveau nom.

    Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir déterminer ce qu'il contient quand vous le voyez dans le volet liste de champs .

  6. Pour déplacer une colonne, cliquez sur son titre pour sélectionner la colonne, puis faites glisser la colonne vers l'emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës, puis les faire glisser vers un nouvel emplacement en une seule fois. Pour sélectionner plusieurs colonnes contiguës, cliquez sur l'en-tête de la première colonne, puis, tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur l'en-tête de colonne de la dernière colonne.

Créer une table à partir du mode création    En mode création, vous devez d'abord créer la structure du tableau. Vous passez ensuite en mode feuille de données pour entrer des données ou entrer des données à l'aide d'une autre méthode, telle que le collage ou l'importation.

  1. Sous l'onglet créer , dans le groupe tableaux , cliquez sur création de table. Image du bouton

  2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne nom du champ , puis sélectionnez un type de données dans la liste type de données .

  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez taper une description pour chaque champ dans la colonne Description . La description est ensuite affichée dans la barre d'État lorsque le curseur est placé dans ce champ en mode feuille de données. La description est également utilisée comme texte de la barre d'État pour les contrôles d'un formulaire ou d'un État que vous créez en faisant glisser le champ à partir du volet liste de champs , et pour les contrôles créés pour ce champ lorsque vous utilisez l'Assistant formulaire ou l'Assistant État.

  4. Une fois que vous avez ajouté tous vos champs, enregistrez la table:

    • Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.

  5. Vous pouvez commencer à taper des données dans le tableau à tout moment en basculant en mode feuille de données et en cliquant sur la première cellule vide. Vous pouvez également coller des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données à partir d'une autre source dans une table Access.

Définir des propriétés de champ en mode Création    Quelle que soit la façon dont vous avez créé votre tableau, il peut s'avérer utile d'examiner et de spécifier les propriétés des champs. Certaines propriétés sont disponibles en mode feuille de données, mais certaines ne peuvent être définies qu'en mode création. Pour basculer en mode création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur mode création. Pour afficher les propriétés d'un champ, cliquez sur le champ dans la grille de création. Les propriétés s'affichent sous la grille de création, sous Propriétés du champ.

Pour afficher une description de chaque propriété de champ, cliquez sur la propriété et lisez la description figurant dans la zone en regard de la liste de propriétés sous Propriétés du champ. Vous pouvez obtenir des informations plus détaillées en cliquant sur le bouton aide.

Le tableau suivant décrit certaines des propriétés de champ généralement ajustées.

Propriété

Description

Taille du champ

Pour les champs de texte, cette propriété définit le nombre maximal de caractères pouvant être stockés dans le champ. La valeur maximale est 255. Pour les champs numériques, cette propriété définit le type de nombre qui sera stocké (entier long, double, etc.). Pour une efficacité optimale du stockage des données, il est recommandé d'allouer le moins d'espace dont vous avez besoin pour les données. Si vos besoins changent, vous pouvez ajuster la valeur vers le haut ultérieurement.

Mettre en forme

Cette propriété définit la façon dont les données sont affichées. Il n'affecte pas les données réelles telles qu'elles sont stockées dans le champ. Vous pouvez sélectionner un format prédéfini ou entrer un format personnalisé.

Masque de saisie

Utilisez cette propriété pour spécifier un modèle pour toutes les données qui seront entrées dans ce champ. Cela permet de garantir que toutes les données sont entrées correctement et qu'elles contiennent le nombre de caractères requis. Pour obtenir de l'aide sur la création d'un masque de saisie, cliquez sur Bouton Générateur sur le côté droit de la zone de propriété.

Valeur par défaut

Utilisez cette propriété pour spécifier la valeur par défaut qui s'affichera dans ce champ chaque fois qu'un nouvel enregistrement sera ajouté. Par exemple, si vous avez un champ date/heure dans lequel vous voulez toujours enregistrer la date à laquelle l'enregistrement a été ajouté, vous pouvez entrer «Date ()» (sans guillemets) comme valeur par défaut.

Obligatoire

Cette propriété détermine si une valeur est requise dans ce champ. Si vous attribuez la valeur Ouià cette propriété, Access ne vous permet pas d'ajouter un nouvel enregistrement, sauf si vous entrez une valeur pour ce champ.

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Copier des données à partir d'une autre source dans une table Access

Si vos données sont actuellement stockées dans un autre programme tel que Excel, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En règle générale, cela fonctionne mieux si vos données sont déjà divisées en colonnes, comme dans une feuille de calcul Excel. Si vos données se trouvent dans un programme de traitement de texte, il est préférable de séparer les colonnes de données à l'aide d'onglets ou de convertir les données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de copier les données. Si vos données ont besoin d'être modifiées ou manipulées (par exemple, séparation des noms complets en prénom et nom), vous souhaiterez peut-être procéder ainsi avant de copier les données, surtout si vous n'êtes pas familiarisé avec Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, Access définit le type de données de chaque champ en fonction du type de données qu'il trouve. Par exemple, si un champ collé ne contient que des valeurs de date, Access applique le type de données date/heure à ce champ. Si le champ collé contient uniquement les mots «Oui» et «non», Access applique le type de données oui/non au champ.

Access nomme les champs en fonction de ce qu'il trouve dans la première ligne de données collées. Si la première ligne de données collées présente un type similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue les noms génériques des champs (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n'est pas similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne contient les noms de champs. Access nomme les champs en conséquence et n'inclut pas la première ligne dans les données.

Si Access attribue des noms de champs génériques, vous devez renommer les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Procédez comme suit :

  1. Appuyez sur CTRL + S pour enregistrer la table.

  2. En mode feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom de champ descriptif pour chaque colonne.

  3. Enregistrez de nouvelle la table.

Remarque : Vous pouvez également renommer les champs en basculant en mode création et en modifiant les noms des champs à cet emplacement. Pour basculer en mode création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur mode création. Pour revenir en mode feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation.

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Importer, ajouter ou lier des données d'une autre source

Vous avez peut-être des données qui sont stockées dans un autre programme, et vous voulez importer ces données dans une nouvelle table ou l'ajouter à une table existante dans Access. Ou bien, vous pouvez travailler avec des personnes qui conservent leurs données dans d'autres programmes, et que vous voulez utiliser dans Access en créant un lien vers celle-ci. Dans les deux cas, Access facilite l'utilisation de données à partir d'autres sources. Vous pouvez importer des données à partir d'une feuille de calcul Excel, d'une table d'une autre base de données Access, d'une liste SharePoint ou de diverses autres sources. Le processus utilisé diffère légèrement en fonction de votre source, mais la procédure suivante vous permettra de commencer.

  1. Dans Access, sous l'onglet données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur la commande correspondant au type de fichier que vous importez.

    Groupe importer et lier sous l'onglet données externes

    Par exemple, si vous importez des données à partir d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne voyez pas le type de programme dont vous avez besoin, cliquez sur plus.

    Remarque : Si vous ne trouvez pas le type de format approprié dans le groupe Importer _AMP_ Link , vous devrez peut-être démarrer le programme dans lequel vous avez créé les données, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier commun (par exemple, un fichier texte délimité ) avant de pouvoir impor t ces données dans Access.

  2. Dans la boîte de dialogue données externes , cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source, ou tapez le chemin d'accès complet du fichier de données source dans la zone nom de fichier .

  3. Cliquez sur l'option de votre choix (tous les programmes vous permettent d'importer, et certains vous permettent d'ajouter ou lier des liens) sous Spécifiez comment et où vous voulez stocker les données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table qui utilise les données importées ou (avec certains programmes) vous pouvez ajouter les données à une table existante ou créer une table liée qui conserve un lien vers les données dans le programme source.

  4. Si un Assistant démarre, suivez les instructions affichées dans les pages suivantes de l'Assistant. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

    Si vous importez des objets ou attachez des tables à partir d'une base de données Access, la boîte de dialogue importer des objets ou attacher les tables s'affiche. Choisissez les éléments souhaités, puis cliquez sur OK.

    Le processus exact varie selon que vous choisissez d'importer, d'ajouter ou de lier des données.

  5. Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les détails de l'opération d'importation que vous venez d'effectuer. Si vous pensez que vous effectuerez de nouveau cette même opération d'importation ultérieurement, cliquez sur enregistrer les étapes d'importation, puis entrez les détails. Vous pouvez ensuite répéter facilement l'opération en cliquant sur importations enregistrées image du bouton dans le groupe importer le lien _AMP_ sous l'onglet données externes . Si vous ne voulez pas enregistrer les détails de l'opération, cliquez sur Fermer.

Si vous choisissez d'importer une table, Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche le tableau sous le groupe tables dans le volet de navigation. Si vous choisissez d'ajouter des données à une table existante, les données sont ajoutées à cette table. Si vous choisissez de lier les données, Access crée une table liée sous le groupe tables dans le volet de navigation.

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Ajouter un composant d'application

Vous pouvez utiliser un composant d'application pour ajouter des fonctionnalités à une base de données existante. Un composant d'application peut être une simple table, ou peut comprendre plusieurs objets connexes, tels qu'une table et une forme liée.

Par exemple, le composant application commentaires est constitué d'une table avec un champ ID de NuméroAuto, un champ de date et un champ Mémo. Vous pouvez l'ajouter à n'importe quelle base de données et l'utiliser en l'État ou avec une personnalisation minimale.

  1. Ouvrez la base de données à laquelle vous souhaitez ajouter un composant d'application.

  2. Cliquez sur l'onglet créer .

  3. Dans le groupe modèles , cliquez sur composants de l' application. Une liste des composants disponibles s'ouvre.

  4. Cliquez sur le composant d'application que vous voulez ajouter.

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Ouvrir une base de données Access existante

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue ouvrir , accédez à la base de données que vous souhaitez ouvrir.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Double-cliquez sur la base de données pour l'ouvrir dans le mode par défaut spécifié dans la boîte de dialogue Options Access ou dans le mode défini par une stratégie d'administration.

    • Cliquez sur ouvrir pour ouvrir la base de données pour l'accès partagé dans un environnement multi-utilisateur afin que vous et d'autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données.

    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir l'afficher, mais pas la modifier. Les autres utilisateurs peuvent toujours lire et écrire dans la base de données.

    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en exclusif pour ouvrir la base de données à l'aide de l'accès exclusif. Lorsque vous avez une base de données ouverte avec un accès exclusif, toute autre personne tentant d'ouvrir la base de données reçoit un message «fichier déjà utilisé».

    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en mode lecture seule exclusif pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule. Les autres utilisateurs peuvent toujours ouvrir la base de données, mais ils sont limités au mode lecture seule.

Remarque : Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe, tel que dBASE, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez également ouvrir directement n'importe quel source de données ODBC tel que Microsoft SQL Server. Access crée automatiquement une nouvelle base de données Access dans le même dossier que le fichier de données et ajoute des liens vers chaque table dans la base de données externe.

Conseils

  • Pour ouvrir l'une des bases de données récemment ouvertes, sous l'onglet fichier , cliquez sur récent, puis sur le nom de fichier de cette base de données. Access ouvre la base de données à l'aide des paramètres d'options que vous avez ouverts pour la dernière fois. Si la liste des derniers fichiers utilisés n'est pas affichée, sous l'onglet fichier , cliquez sur options. Dans la boîte de dialogue Options Access , cliquez sur paramètres du client. Sous affichage, entrez le nombre de documents à afficher dans la liste documents récents, jusqu'à un maximum de 50.

    Vous pouvez également afficher les bases de données récentes dans la barre de navigation du mode Backstage, pour un accès deux fois: 1) sous l'onglet fichier , 2) la base de données récente que vous souhaitez ouvrir. Dans la partie inférieure de l'onglet récent , activez la case à cocher accéder rapidement à ce nombre de bases de données récentes , puis ajustez le nombre de bases de données à afficher.

  • Si vous ouvrez une base de données en cliquant sur la commande ouvrir dans l'onglet fichier , vous pouvez afficher la liste des raccourcis vers les bases de données que vous avez déjà ouvertes en cliquant sur Mes documents récents dans la boîte de dialogue ouvrir .

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Vous utilisez Access 2007?

La première fois que vous démarrez Access ou si vous fermez une base de données sans fermer Access, la page mise en route de Microsoft Office Access s'affiche.

Page mise en route de Microsoft Office Access

Cette page constitue un point de départ à partir duquel vous pouvez créer une nouvelle base de données, ouvrir une base de données existante ou afficher le contenu proposé à partir de Microsoft Office Online.

Access fournit un large éventail de modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer le processus de création d'une base de données. Un modèle est une base de données prête à l'emploi contenant toutes les tables, requêtes, formulaires et rapports nécessaires à l'exécution d'une tâche spécifique. Par exemple, il existe des modèles que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi des problèmes, gérer les contacts ou conserver un enregistrement des dépenses. Certains modèles contiennent quelques exemples d'enregistrements pour vous aider à démontrer leur utilisation. Les bases de données de modèles peuvent être utilisées comme elles le sont, ou vous pouvez les personnaliser pour l'adapter à vos besoins.

Si l'un de ces modèles correspond à vos besoins, il est généralement le moyen le plus rapide de démarrer une base de données. Toutefois, si vous souhaitez importer des données dans un autre programme dans Access, il peut être préférable de créer une base de données sans utiliser de modèle. Les modèles ont une structure de données déjà définie, et il peut s'avérer nécessaire de faire en sorte qu'il soit nécessaire d'adapter les données existantes à la structure du modèle.

  1. Si vous avez une base de données ouverte, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Fermer la base de données Image du bouton pour afficher la page mise en route de Microsoft Office Access .

  2. Plusieurs modèles proposés sont affichés au milieu de la page mise en route de Microsoft Office Access , et d'autres informations deviennent disponibles lorsque vous cliquez sur les liens dans le volet catégories de modèles . Vous pouvez télécharger des modèles supplémentaires à partir du site Web Office Online. Pour plus d'informations, voir la section suivante dans cet article.

  3. Cliquez sur le modèle que vous voulez utiliser.

  4. Access suggère un nom de fichier pour votre base de données dans la zone nom de fichier : vous pouvez modifier le nom du fichier si vous le souhaitez. Pour enregistrer la base de données dans un autre dossier que celui affiché sous la zone nom de fichier, cliquez sur image du bouton , accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez sur OK. Vous pouvez également créer et lier votre base de données à un site SharePoint.

  5. Cliquez sur créer (ou Télécharger) pour un modèle Office Online.

    Access crée ou télécharge la base de données, puis l'ouvre. Un formulaire s'affiche dans lequel vous pouvez commencer à entrer des données. Si votre modèle contient des exemples de données, vous pouvez supprimer chaque enregistrement en cliquant sur le sélecteur d'enregistrement (la zone ou la barre ombrée juste à gauche de l'enregistrement), puis en effectuant les opérations suivantes:

    Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer. Callout 4

  6. Pour commencer à entrer des données, cliquez dans la première cellule vide du formulaire et commencez à taper. Utilisez le volet de navigation pour rechercher d'autres formulaires ou États que vous souhaiterez peut-être utiliser.

Si vous ne trouvez pas de modèle qui réponde à vos besoins sur la page mise en route de Microsoft Office Access et que vous êtes connecté à Internet, vous pouvez explorer le site Web Office Online pour obtenir une sélection plus large.

  1. Sur la page mise en route de Microsoft Office Access , sous plus d'informations sur Office Online, cliquez sur modèles.

    La page d'accueil modèles sur Office Online s'affiche dans la fenêtre de votre navigateur.

  2. Utilisez les outils de navigation et de recherche Office Online pour trouver le modèle Access que vous souhaitez utiliser, puis suivez les instructions pour le télécharger. Lorsque vous téléchargez un modèle, un fichier de base de données est téléchargé sur votre ordinateur et ouvert dans une nouvelle instance d'Access. Dans la plupart des cas, le modèle est conçu pour ouvrir un formulaire d'entrée de données afin que vous puissiez commencer à entrer des données immédiatement.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des modèles, voir utiliser un modèle pour créer une base de données de bureau Access.

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Si vous n'êtes pas intéressé par l'utilisation d'un modèle, vous pouvez créer une base de données en créant vos propres tables, formulaires, États et autres objets de base de données. Dans la plupart des cas, cela implique généralement l'une des opérations suivantes ou les deux:

  • Entrer, coller ou importer des données dans la table créée lorsque vous créez une nouvelle base de données, puis répéter la procédure avec les nouvelles tables que vous créez à l'aide de la commande tableau sous l'onglet créer .

  • Importer des données à partir d'autres sources et créer des tables dans le processus.

  1. Dans la page mise en route de Microsoft Office Access , sous nouvelle base de données vide, cliquez sur base de données vide.

    Bouton base de données vide

  2. Dans le volet base de données vide , tapez un nom de fichier dans la zone nom de fichier . Si vous ne fournissez pas une extension de nom de fichier, Access l'ajoute à votre place. Pour modifier l'emplacement du fichier par défaut, cliquez sur Rechercher un emplacement où placer votre base de données image du bouton (en regard de la zone nom de fichier ), naviguez jusqu'au nouvel emplacement, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Créer.

    Access crée la base de données avec une table vide nommée Table1, puis ouvre table1 en mode feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau champ .

  4. Commencez à taper pour ajouter des données, ou vous pouvez coller des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données d'une autre source dans une table Access.

La saisie d'informations en mode feuille de données est très similaire à l'utilisation d'une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007. La structure du tableau est créée lorsque vous entrez des données (chaque fois que vous ajoutez une nouvelle colonne à la table), un nouveau champ est défini. Access définit automatiquement le type de données de chaque champ en fonction des données que vous entrez.

Si vous ne voulez pas entrer des informations dans la table1, cliquez sur Fermer Callout 4 . Si vous avez apporté des modifications à la table, Access vous invite à enregistrer les modifications apportées à la table. Cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications, sur non pour les ignorer ou sur Annuler pour laisser la table ouverte.

Important : Si vous fermez table1 sans l'enregistrer au moins une fois, Access supprime toute la table, même si vous y avez entré des données.

Vous pouvez ajouter de nouvelles tables à une base de données existante à l'aide des commandes du groupe tables sous l'onglet créer .

Image du ruban Access

Créer une table, en commençant en mode feuille de données    En mode feuille de données, vous pouvez entrer des données immédiatement et permettre à Access de créer la structure de tableau en arrière-plan. Les noms de champs sont attribués par ordre numérique (champ1, champ2, etc.) et Access définit automatiquement le type de données de chaque champ, en fonction des données que vous entrez.

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table. Callout 4

    Access crée le tableau et sélectionne la première cellule vide dans la colonne Ajouter un nouveau champ .

    Remarque : Si vous ne voyez pas la colonne Ajouter un nouveau champ , il est possible que vous soyez en mode création plutôt qu'en mode feuille de données. Pour basculer en mode feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation. Access vous invite à enregistrer la nouvelle table, puis passe en mode feuille de données.

  2. Sous l’onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ. image du bouton

    Access affiche le volet modèles de champ , qui contient la liste des types de champs couramment utilisés. Si vous double-cliquez sur l'un de ces champs ou faites-le glisser dans votre feuille de données, Access ajoute un champ sous ce nom et définit ses propriétés sur les valeurs appropriées pour ce type de champ. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les propriétés ultérieurement. Si vous faites glisser le champ, vous devez le faire glisser sur une zone de la feuille de données qui contient les données. Une barre d'insertion verticale s'affiche et indique où le champ sera placé.

  3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ou collez des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données à partir d'une autre source dans une table Access.

  4. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l'en-tête de colonne, puis tapez le nouveau nom.

    Il est conseillé de donner un nom significatif à chaque champ afin que vous puissiez déterminer ce qu'il contient quand vous le voyez dans le volet liste de champs .

  5. Pour déplacer une colonne, cliquez sur son titre pour sélectionner la colonne, puis faites glisser la colonne vers l'emplacement souhaité.

    Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës, puis les faire glisser vers un nouvel emplacement en une seule fois. Pour sélectionner plusieurs colonnes contiguës, cliquez sur l'en-tête de la première colonne, puis, tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur l'en-tête de colonne de la dernière colonne.

Créer une table à partir du mode création    En mode création, vous devez d'abord créer la structure de la nouvelle table. Vous passez ensuite en mode feuille de données pour entrer des données ou entrer des données à l'aide d'une autre méthode, telle que le collage ou l'importation.

  1. Sous l'onglet créer , dans le groupe tableaux , cliquez sur création de table. Image du bouton

  2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne nom du champ , puis sélectionnez un type de données dans la liste type de données .

    Remarque : Si vous ne voyez pas les colonnes nom de champ et type de données, il se peut que vous soyez en mode feuille de données plutôt qu'en mode création. Pour basculer en mode création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur mode création Callout 4 . Access vous invite à entrer un nom pour la nouvelle table, puis passe en mode création.

  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez taper une description pour chaque champ dans la colonne Description . La description est ensuite affichée dans la barre d'État lorsque le curseur est placé dans ce champ en mode feuille de données. La description est également utilisée comme texte de la barre d'État pour les contrôles d'un formulaire ou d'un État que vous créez en faisant glisser le champ à partir du volet liste de champs , et pour les contrôles créés pour ce champ lorsque vous utilisez l'Assistant formulaire ou l'Assistant État.

  4. Une fois que vous avez ajouté tous vos champs, enregistrez la table:

    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer, ou appuyez sur CTRL + S Callout 4 .

  5. Vous pouvez commencer à taper des données dans le tableau à tout moment en basculant en mode feuille de données et en cliquant sur la première cellule vide. Vous pouvez également coller des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données à partir d'une autre source dans une table Access.

Créer un tableau à l'aide d'un modèle    Access fournit des modèles pour les types de tables couramment utilisés. En un seul clic de souris, vous pouvez créer une structure de tableau complète avec des champs déjà configurés et prêts à l'emploi. Si nécessaire, vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer des champs afin que le tableau réponde à vos besoins.

  1. Sous l'onglet créer , dans le groupe tableaux , cliquez sur modèles de tables , puis sélectionnez l'un des modèles disponibles dans la liste.

  2. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ou collez des données à partir d'une autre source, comme décrit dans la section copier des données à partir d'une autre source dans une table Access.

    • Pour supprimer une colonne    

      1. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne, puis cliquez sur Supprimer la colonne Image du bouton .

    • Pour ajouter une nouvelle colonne    

      1. Sous l’onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ. image du bouton

      2. Access affiche le volet modèles de champ , qui contient la liste des types de champs couramment utilisés. Si vous double-cliquez sur l'un de ces champs ou faites-le glisser dans votre feuille de données, Access ajoute un champ sous ce nom et définit ses propriétés sur les valeurs appropriées pour ce type de champ. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les propriétés ultérieurement. Si vous faites glisser le champ, vous devez le faire glisser sur une zone de la feuille de données qui contient les données. Une barre d'insertion verticale s'affiche et indique où le champ sera placé.

  3. Enregistrez la table:

    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer, ou appuyez sur CTRL + S Callout 4 .

Définir des propriétés de champ en mode Création    Quelle que soit la façon dont vous avez créé votre tableau, il peut s'avérer utile d'examiner et de spécifier les propriétés des champs. Cette opération peut être effectuée uniquement en mode création. Pour basculer en mode création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur mode création. Pour afficher les propriétés d'un champ, cliquez sur le champ dans la grille de création. Les propriétés s'affichent sous la grille de création, sous Propriétés du champ.

Pour afficher une description de chaque propriété de champ, cliquez sur la propriété et lisez la description figurant dans la zone en regard de la liste de propriétés sous Propriétés du champ. Vous pouvez obtenir des informations plus détaillées en appuyant sur F1.

Le tableau suivant décrit certaines des propriétés de champ généralement ajustées.

Propriété

Description

Taille du champ

Pour les champs de texte, cette propriété définit le nombre maximal de caractères pouvant être stockés dans le champ. La valeur maximale est 255. Pour les champs numériques, cette propriété définit le type de nombre qui sera stocké (entier long, double, etc.). Pour une efficacité optimale du stockage des données, il est recommandé d'allouer le moins d'espace dont vous avez besoin pour les données. Si vos besoins changent, vous pouvez ajuster la valeur vers le haut ultérieurement.

Mettre en forme

Cette propriété définit la façon dont les données sont affichées. Il n'affecte pas les données réelles telles qu'elles sont stockées dans le champ. Vous pouvez sélectionner un format prédéfini ou entrer un format personnalisé.

Masque de saisie

Utilisez cette propriété pour spécifier un modèle pour toutes les données qui seront entrées dans ce champ. Cela permet de garantir que toutes les données sont entrées correctement et qu'elles contiennent le nombre de caractères requis. Pour obtenir de l'aide sur la création d'un masque de saisie, cliquez sur Bouton Générateur sur le côté droit de la zone de propriété.

Valeur par défaut

Utilisez cette propriété pour spécifier la valeur par défaut qui s'affichera dans ce champ chaque fois qu'un nouvel enregistrement sera ajouté. Par exemple, si vous avez un champ date/heure dans lequel vous voulez toujours enregistrer la date à laquelle l'enregistrement a été ajouté, vous pouvez entrer «Date ()» (sans guillemets) comme valeur par défaut.

Obligatoire

Cette propriété détermine si une valeur est requise dans ce champ. Si vous attribuez la valeur Ouià cette propriété, Access ne vous permet pas d'ajouter un nouvel enregistrement, sauf si vous entrez une valeur pour ce champ.

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Si vos données sont actuellement stockées dans un autre programme, tel que Office Excel 2007, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En règle générale, cela fonctionne mieux si vos données sont déjà divisées en colonnes, comme dans une feuille de calcul Excel. Si vos données se trouvent dans un programme de traitement de texte, il est préférable de séparer les colonnes de données à l'aide d'onglets ou de convertir les données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de copier les données. Si vos données ont besoin d'être modifiées ou manipulées (par exemple, séparation des noms complets en prénom et nom), vous souhaiterez peut-être procéder ainsi avant de copier les données, surtout si vous ne connaissez pas Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, Access définit le type de données de chaque champ en fonction du type de données qu'il trouve. Par exemple, si un champ collé ne contient que des valeurs de date, Access applique le type de données date/heure à ce champ. Si le champ collé contient uniquement les mots «Oui» et «non», Access applique le type de données oui/non au champ.

Access nomme les champs en fonction de ce qu'il trouve dans la première ligne de données collées. Si la première ligne de données collées présente un type similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue les noms génériques des champs (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n'est pas similaire aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne contient les noms de champs. Access nomme les champs en conséquence et n'inclut pas la première ligne dans les données.

Si Access attribue des noms de champs génériques, vous devez renommer les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Procédez comme suit :

  1. Enregistrez la table.

    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Enregistrer, ou appuyez sur CTRL + S Callout 4 .

  2. En mode feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom de champ valide pour chaque colonne. Cela peut ressembler à la saisie de données, mais la ligne d'en-tête de colonne contient des noms de champs, pas des données.

  3. Enregistrez de nouvelle la table.

Remarque : Vous pouvez également renommer les champs en basculant en mode création et en modifiant les noms des champs à cet emplacement. Pour basculer en mode création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur mode création. Pour revenir en mode feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation.

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Il est possible que vous disposiez de données stockées dans un autre programme et que vous souhaitiez importer ces données dans une nouvelle table ou les ajouter à une table existante dans Access. Ou bien, vous pouvez travailler avec des personnes qui conservent leurs données dans d'autres programmes, et que vous voulez utiliser dans Access en créant un lien vers celle-ci. Dans les deux cas, Access facilite l'utilisation de données à partir d'autres sources. Vous pouvez importer des données à partir d'une feuille de calcul Excel, d'une table d'une autre base de données Access, d'une liste SharePoint ou de diverses autres sources. Le processus utilisé diffère légèrement en fonction de votre source, mais la procédure suivante vous permettra de commencer.

  1. Dans Access, sous l'onglet données externes , dans le groupe Importer , cliquez sur la commande correspondant au type de fichier que vous importez.

    Image du ruban Access

    Par exemple, si vous importez des données à partir d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne voyez pas le type de programme dont vous avez besoin, cliquez sur plus.

    Remarque : Si vous ne trouvez pas le type de format correct dans le groupe Importer , vous devrez peut-être démarrer le programme dans lequel vous avez créé les données, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier commun (par exemple, un fichier texte délimité ) avant de pouvoir importer ces données. dans Access.

  2. Dans la boîte de dialogue données externes , cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source, ou tapez le chemin d'accès complet du fichier de données source dans la zone nom de fichier .

  3. Cliquez sur l'option de votre choix (tous les programmes vous permettent d'importer, et certains permettent d'ajouter ou lier) sous Spécifiez comment et où vous voulez stocker les données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table qui utilise les données importées ou (avec certains programmes) vous pouvez ajouter les données à une table existante ou créer une table liée qui conserve un lien vers les données dans le programme source.

  4. Si un Assistant démarre, suivez les instructions affichées dans les pages suivantes de l'Assistant. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

    Si vous importez des objets ou attachez des tables à partir d'une base de données Access, la boîte de dialogue importer des objets ou attacher les tables s'affiche. Choisissez les éléments souhaités, puis cliquez sur OK.

    Le processus exact varie selon que vous choisissez d'importer, d'ajouter ou de lier des données.

  5. Access vous demande si vous souhaitez enregistrer les détails de l'opération d'importation que vous venez d'effectuer. Si vous pensez que vous effectuerez de nouveau cette même opération d'importation ultérieurement, cliquez sur enregistrer les étapes d'importation, puis entrez les détails. Vous pouvez ensuite répéter facilement l'opération ultérieurement en cliquant sur importations enregistrées image du bouton dans le groupe Importer de l'onglet données externes . Si vous ne voulez pas enregistrer les détails de l'opération, cliquez sur Fermer.

Si vous choisissez d'importer une table, Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche le tableau sous le groupe tables dans le volet de navigation. Si vous choisissez d'ajouter des données à une table existante, les données sont ajoutées à cette table. Si vous choisissez de lier les données, Access crée une table liée sous le groupe tables dans le volet de navigation.

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  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue ouvrir , accédez à la base de données que vous souhaitez ouvrir.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Double-cliquez sur la base de données pour l'ouvrir dans le mode par défaut spécifié dans la boîte de dialogue Options Access ou dans le mode défini par une stratégie d'administration.

    • Cliquez sur ouvrir pour ouvrir la base de données pour l'accès partagé dans un environnement multi-utilisateur afin que vous et d'autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données.

    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir l'afficher, mais pas la modifier. Les autres utilisateurs peuvent toujours lire et écrire dans la base de données.

    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en exclusif pour ouvrir la base de données avec l'accès exclusif. Lorsque vous avez une base de données ouverte avec un accès exclusif, toute autre personne tentant d'ouvrir la base de données reçoit un message «fichier déjà utilisé».

    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton ouvrir , puis cliquez sur ouvrir en mode lecture seule exclusif pour ouvrir la base de données pour un accès en lecture seule. Les autres utilisateurs peuvent toujours ouvrir la base de données, mais ils sont limités au mode lecture seule.

Si vous ne trouvez pas la base de données que vous voulez ouvrir    

  1. Dans la boîte de dialogue ouvrir , cliquez sur mon ordinateur ou cliquez sur mon ordinateur dans la liste déroulante regarder dans .

  2. Dans la liste des lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur qui pourrait contenir la base de données, puis cliquez sur Rechercher.

  3. Tapez vos critères de recherche dans la boîte de dialogue résultats de la recherche , puis cliquez sur Rechercher pour rechercher la base de données.

  4. Si la base de données est trouvée, double-cliquez dessus pour l'ouvrir.

  5. Vous devez cliquer sur Annuler dans la boîte de dialogue ouvrir pour ouvrir la base de données. Fermez ensuite la boîte de dialogue résultats de la recherche .

Remarque : Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe, tel que dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez également ouvrir directement n'importe quel source de données ODBC, tel que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une nouvelle base de données Access dans le même dossier que le fichier de données et ajoute des liens vers chaque table dans la base de données externe.

  • Pour ouvrir l'une des bases de données récemment ouvertes, cliquez sur le nom du fichier de cette base de données dans la liste ouvrir une base de données récente de la page mise en route de Microsoft Office Access . Access ouvre la base de données avec les mêmes paramètres d'option qu'elle pour la dernière fois que vous l'avez ouverte. Si la liste des derniers fichiers utilisés n'est pas affichée, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access. Dans la boîte de dialogue Options Access , cliquez sur avancé. Sous affichage, entrez le nombre de documents à afficher dans la liste documents récents, jusqu'à un maximum de neuf.

  • Si vous ouvrez une base de données en cliquant sur le bouton Microsoft Office , puis en utilisant la commande ouvrir , vous pouvez afficher la liste des raccourcis vers les bases de données que vous avez déjà ouvertes en cliquant sur Mes documents récents dans la liste ouvrir . boîte de dialogue.

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Lorsque vous créez une nouvelle base de données vide, Access ouvre une nouvelle table dans laquelle vous pouvez entrer des données, mais ne crée pas d'autres objets dans la base de données. Si vous souhaitez que d'autres objets, tels que des formulaires, des États, des macros ou des tables supplémentaires, figurent dans toutes les nouvelles bases de données que vous créez, vous pouvez créer un modèle vide personnalisé qui contient ces objets. La prochaine fois que vous créerez une nouvelle base de données, elle contiendra déjà ces objets dans votre modèle. En plus de ces objets, le modèle peut inclure des tableaux préremplis de données, ainsi que les paramètres de configuration, les propriétés de base de données, les références ou le code que vous souhaitez inclure dans toutes les nouvelles bases de données.

Par exemple, supposons que vous disposiez d'une collection de macros que vous souhaitez utiliser dans tous vos projets. Si vous créez un modèle vide contenant ces macros, Access les inclut dans toutes les nouvelles bases de données que vous créez.

Vous pouvez créer des modèles vides dans le format de fichier Office Access 2007, le format de fichier Access 2002-2003 ou le format de fichier Access 2000. Le modèle doit être nommé Blank. accdb pour le format de fichier Office Access 2007 et Blank. mdb pour les formats de fichier antérieurs.

  • Si le format de fichier par défaut est défini sur Access 2000 ou Access 2002-2003, Access utilise le nom de fichier vide. mdb. La nouvelle base de données est créée dans le même format de fichier que Blank. mdb. Par exemple, même si votre format de fichier par défaut est Access 2000, si le modèle nommé Blank. mdb est au format de fichier Access 2002-2003, toutes les nouvelles bases de données que vous créez seront au format Access 2002-2003.

  • Si votre format de fichier par défaut est défini sur Access 2007, Access utilise le nom de fichier Blank. accdb pour le modèle vide.

Comment modifier le format de fichier par défaut?

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Options Access.

  2. Dans la boîte de dialogue Options Access , cliquez sur populaire.

  3. Sous création de bases de données, sélectionnez le format souhaité dans la liste déroulante format de fichier par défaut .

Pour créer un modèle vide, effectuez l'une des opérations suivantes:

  • Créez une nouvelle base de données (vous pouvez la nommer vide ou lui attribuer un nom temporaire), puis importez ou créez les objets que vous voulez inclure dans le modèle.

  • Effectuez une copie d'une base de données existante qui contient déjà les objets souhaités dans le modèle, puis supprimez les objets dont vous ne voulez pas.

Une fois que vous avez les objets souhaités dans le modèle, vous devez l'enregistrer dans un emplacement spécifique.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis pointEz sur Enregistrer sous.

  2. Sous enregistrer la base de données dans un autre format, cliquez sur le format de fichier souhaité pour le modèle.

  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , accédez à l'un des deux dossiers de modèles suivants:

    • Dossier de modèles système    Par exemple, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

    • Dossier de modèle utilisateur    Par exemple :

      • Dans Windows Vista    c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • Dans Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\nom Utilisateur\application Data\Microsoft\Templates

        Remarque : Un modèle vide dans le dossier de modèle système remplace les modèles vides dans tous les dossiers de modèles d'utilisateur.

  4. Dans la zone nom de fichier , tapez Blank. accdb (ou Blank. mdb, si vous créez un modèle de version antérieure), puis cliquez sur Enregistrer.

À présent que le nouveau modèle est en place, lorsque vous créez une nouvelle base de données vide, les objets du modèle sont inclus dans toute nouvelle base de données que vous créez par défaut. Access ouvre une nouvelle table en mode feuille de données, comme lors de la création de nouvelles bases de données vides sans utiliser de modèle.

Pour arrêter d'utiliser le modèle vide, supprimez ou renommez le fichier Blank. accdb (ou Blank. mdb, pour les versions antérieures d'Access).

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