Créer un organigramme hiérarchique Visio

Créer un organigramme hiérarchique Visio

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Un organigramme hiérarchique est un diagramme de hiérarchie de rapports qui est couramment utilisé pour afficher les relations entre employés, fonctions et groupes.

Les organigrammes peuvent être issus de diagrammes simples, comme dans l’illustration suivante, sur des diagrammes volumineux et complexes basés sur des informations issues d’une source de données externe. Les formes de votre organigramme peuvent afficher des informations de base, telles que le nom et le titre, ou des détails tels que le service et le centre de coûts. Vous pouvez même ajouter des images à des formes d’organigramme.

Organigramme hiérarchique

Créer un organigramme simple

Pour créer un organigramme avec des champs d’informations par défaut, procédez comme suit:

  1. Dans l' onglet fichier , pointez sur nouveau, cliquez sur organigramme, choisissez unités métriques ou unités américaines , puis cliquez sur créer.

  2. Cliquez sur Annuler lorsque la boîte de dialogue Assistant Organigramme hiérarchique s’affiche si vous souhaitez créer un simple organigramme simple en utilisant les champs d’informations par défaut.

  3. Les options sous l’onglet organigramme hiérarchique présentent différentes formes que vous pouvez utiliser pour les membres de votre organisation en fonction de leur position.

    Remarque : Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des données aux formes, voir Ajouter des données aux formes.

  4. Pour lier automatiquement les formes, faites glisser les formes subordonnées sur des formes supérieures en fonction de la hiérarchie de votre organisation, ou vous pouvez choisir de vous connecter manuellement à l’aide des formes de connecteur. Tapez un nom et une fonction pour chacun d’eux, puis ajoutez une image de membres le cas échéant.

  5. Vous pouvez organiser la disposition de l’organigramme, de l’espace entre les formes, de la hauteur et de la largeur des formes en utilisant les différentes commandes et options de l’onglet organigramme .

Créer automatiquement un organigramme à partir d’une nouvelle table de données

Vous pouvez utiliser cette méthode si vous souhaitez modifier ou ajouter des informations, puis des champs d’informations par défaut, et que vous n’avez pas encore de données dans un autre fichier de programme.

  1. Dans l' onglet fichier , pointez sur nouveau, cliquez sur organigramme, choisissez unités métriques ou unités américaines , puis cliquez sur créer.

  2. Dans la première page de l' Assistant Organigrammehiérarchique, sélectionnez informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou Texte délimité, tapez le nom du nouveau fichier, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s’ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez du texte délimité, une page du bloc-notes Microsoft s’ouvre avec un exemple de texte.

  4. Lorsqu’Excel ou le Bloc-notes s’ouvre, utilisez le texte proposé comme un exemple d’informations à inclure dans l’organigramme et remplacez-le par vos données.

    Important : Ne supprimez pas les colonnes Name et Reports_to , mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d’autres colonnes dont vous aurez besoin pour votre organigramme.

  5. Quittez le fichier Excel ou bloc-notes après avoir ajouté vos informations, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  6. Pour inclure des images dans votre organigramme, sélectionnez ne pas inclure d’image dans mon organigramme, sinon sélectionnez Rechercher le dossier contenant les images de votre organisation. Suivez les instructions restantes sur cette page, puis cliquez sur Next (suivant ) pour continuer.

  7. Dans la dernière page de l’Assistant, vous pouvez spécifier le nombre de votre organisation à afficher sur chaque page. Vous pouvez spécifier le nombre de fois que mon organisation doit s’afficher sur chaque page, ou vous pouvez laisser l’Assistant définir chaque page automatiquement en sélectionnant l’Assistant pour fractionner automatiquement mon organigramme sur les pages.

  8. Si vous souhaitez créer un lien hypertexte et synchroniser la forme d’employé sur les pages, sélectionnez la forme lien hypertexte de l’employé sur les pages et synchroniser la forme employé sur les pages.

  9. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Des informations d’aide spécifiques sont disponibles pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide .

Créer automatiquement un organigramme à l’aide d’une source de données existante

Cette méthode est recommandée si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouvent déjà dans un document tel qu’une feuille de calcul Microsoft Office Excel, un répertoire Microsoft Exchange Server, une source de données compatible ODBC ou un fichier texte org.

  1. Vérifiez que le tableau ou la feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, les ID uniques et les destinataires.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes selon vos besoins. Lorsque vous exécutez l’Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou noms de champs) qui contiennent le nom, l’ID et le rapport à.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n’est pas unique, incluez une colonne à l’aide d’un identificateur unique, tel qu’un numéro d’identification pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Dans l' onglet fichier , pointez sur nouveau, cliquez sur organigramme, choisissez unités métriques ou unités américaines , puis cliquez sur créer.

  3. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez les informations déjà stockées dans un fichier ou une base de données , puis cliquez sur suivant pour continuer.

  4. Choisissez le type de fichier dans lequel les informations de votre organisation sont stockées en cliquant sur Parcourir, puis naviguez jusqu’à l’emplacement de ce fichier. Sélectionnez la langue que vous voulez utiliser dans l’Assistant graphique, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, sélectionnez la colonne (champs) dans votre fichier de données qui contient les informations qui définissent votre organisation (par exemple, nom, rapports et prénom). Cliquez sur Suivant pour continuer.

  6. Dans la page suivante de l’Assistant, vous pouvez définir les champs spécifiques à afficher à l’aide des boutons Ajouter et supprimer et l’ordre d’affichage des champs en utilisant les boutons haut et bas . Cliquez sur Suivant pour continuer.

  7. Dans la page suivante de l’Assistant, vous pouvez choisir les champs de votre fichier de données que vous souhaitez ajouter à des formes d’organigramme en tant que champs de données de forme. Cliquez sur Suivant pour continuer.

  8. Pour inclure des images dans votre organigramme, sélectionnez ne pas inclure d’image dans mon organigramme, sinon sélectionnez Rechercher le dossier contenant les images de votre organisation. Suivez les instructions restantes sur cette page, puis cliquez sur Next (suivant ) pour continuer.

  9. Dans la dernière page de l’Assistant, vous pouvez spécifier le nombre de votre organisation à afficher sur chaque page. Vous pouvez spécifier le nombre de fois que mon organisation doit s’afficher sur chaque page, ou vous pouvez laisser l’Assistant définir chaque page automatiquement en sélectionnant l’Assistant pour fractionner automatiquement mon organigramme sur les pages.

  10. Si vous souhaitez créer un lien hypertexte et synchroniser la forme d’employé sur les pages, sélectionnez la forme lien hypertexte de l’employé sur les pages et synchroniser la forme employé sur les pages.

  11. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Des informations d’aide spécifiques sont disponibles pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour illustrer les relations de l’équipe virtuelle. Rapprochez les formes apparentées et ajoutez des liens en pointillé pour indiquer les structures hiérarchiques secondaires ou utilisez la forme Cadre d’équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport hiérarchique pointillé se comporte comme un lien ordinaire. Le cadre de l’équipe est fondamentalement une forme Rectangle modifiée que vous pouvez utiliser pour regrouper et nommer visuellement des équipes.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mise à jour des organigrammes générés

Pour refléter les changements dans la structure d’une organisation, vous devez mettre à jour l’organigramme hiérarchique manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, aucune personnalisation apportée au graphique antérieur n’est incluse dans le nouveau graphique. Si des thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, ils doivent de nouveau être ajoutés pour que les graphiques aient un aspect similaire.

Si les formes sont liées à des données, celles-ci sont mises à jour normalement lorsque vous exécutez l’outil actualiser les données, mais uniquement dans les formes existantes. L’actualisation des données n’ajoute ou ne supprime pas de formes.

Créer un organigramme simple

Cette méthode est idéale pour créer un organigramme avec des champs d’informations par défaut. Les champs par défaut sont les suivants:

  • Service

  • Téléphone

  • Nom

  • Titre

  • Courrier électronique

  • Dans l’onglet fichier , pointez sur nouveau, sur gestion, puis cliquez sur organigramme.

  • À partir du gabarit formes d’organigrammes dans la fenêtre formes , faites glisser la forme de niveau supérieur pour votre organisation (par exemple, direction) sur la page.

  • La forme étant sélectionnée, tapez le nom et le titre de la forme. Par exemple, supposons que votre entreprise compte un dirigeant du nom de Tosh Meston qui occupe la fonction de président.

    Remarque : Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des données aux formes, voir Ajouter des données aux formes.

  • À partir du gabarit formes d’organigrammes dans la fenêtre formes , faites glisser une forme pour la première personne subordonnée sur la forme supérieure. Ces deux formes sont automatiquement liées dans une hiérarchie.

    Conseil : Pour générer les liens, vous devez placer la forme subordonné sur le centre de la forme de niveau supérieur.

  • Pour compléter l’organigramme, continuez à faire glisser des formes subordonnées sur des formes supérieures et tapez un nom et une fonction pour chaque forme.

Créer automatiquement un organigramme à partir d’une nouvelle table de données

C’est préférable si les champs d’informations par défaut ne sont pas conformes à ce dont vous avez besoin et que vous n’avez pas encore de données dans un autre programme.

  1. Dans l’onglet fichier , pointez sur nouveau, sur gestion, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou Texte délimité, tapez le nom du nouveau fichier, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s’ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez du texte délimité, une page du bloc-notes Microsoft s’ouvre avec un exemple de texte.

  4. Lorsqu’Excel ou le Bloc-notes s’ouvre, utilisez le texte proposé comme un exemple d’informations à inclure dans l’organigramme et remplacez-le par vos données.

    Important : Vous devez conserver le nom et les rapports dans les colonnes, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d’autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

    Remarque : Des informations d’aide spécifiques sont disponibles pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide .

Créer automatiquement un organigramme à l’aide d’une source de données existante

Cette méthode est recommandée si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouvent déjà dans un document tel qu’une feuille de calcul Microsoft Office Excel ou un répertoire Microsoft Exchange Server.

  1. Vérifiez que le tableau ou la feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, les ID uniques et les destinataires.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes selon vos besoins. Lorsque vous exécutez l’Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou noms de champs) qui contiennent le nom, l’ID et le rapport à.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n’est pas unique, incluez une colonne à l’aide d’un identificateur unique, tel qu’un numéro d’identification pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Dans l’onglet fichier , pointez sur nouveau, sur gestion, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  3. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez les informations déjà stockées dans un fichier ou une base de données.

  4. Cliquez sur suivant, puis suivez les étapes restantes de l’Assistant.

    Remarque : Des informations d’aide spécifiques sont disponibles pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide .

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour illustrer les relations de l’équipe virtuelle. Rapprochez les formes apparentées et ajoutez des liens en pointillé pour indiquer les structures hiérarchiques secondaires ou utilisez la forme Cadre d’équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport hiérarchique pointillé se comporte comme un lien ordinaire. Le cadre de l’équipe est fondamentalement une forme Rectangle modifiée que vous pouvez utiliser pour regrouper et nommer visuellement des équipes.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mise à jour des organigrammes générés

Pour refléter les changements dans la structure d’une organisation, vous devez mettre à jour l’organigramme hiérarchique manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, aucune personnalisation apportée au graphique antérieur n’est incluse dans le nouveau graphique. Si des thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, ils doivent de nouveau être ajoutés pour que les graphiques aient un aspect similaire.

Si les formes sont liées à des données, celles-ci sont mises à jour normalement lorsque vous exécutez l’outil actualiser les données, mais uniquement dans les formes existantes. L’actualisation des données n’ajoute ou ne supprime pas de formes.

Créer un organigramme simple

Cette méthode est idéale pour créer un organigramme avec des champs d’informations par défaut. Les champs par défaut sont les suivants:

  • Service

  • Téléphone

  • Nom

  • Titre

  • Courrier électronique

  • Dans le menu fichier , pointez sur nouveau, sur gestion, puis cliquez sur organigramme.

  • À partir du gabarit formes d’organigrammes dans la fenêtre formes , faites glisser la forme de niveau supérieur pour votre organisation (par exemple, direction) sur la page.

  • La forme étant sélectionnée, tapez le nom et le titre de la forme. Par exemple, supposons que votre entreprise compte un dirigeant du nom de Tosh Meston qui occupe la fonction de président.

  • À partir du gabarit formes d’organigrammes dans la fenêtre formes , faites glisser une forme pour la première personne subordonnée sur la forme supérieure. Ces deux formes sont automatiquement liées dans une hiérarchie.

    Conseil : Pour générer les liens, vous devez placer la forme subordonné sur le centre de la forme de niveau supérieur.

  • Pour compléter l’organigramme, continuez à faire glisser des formes subordonnées sur des formes supérieures et tapez un nom et une fonction pour chaque forme.

Créer automatiquement un organigramme à partir d’une nouvelle table de données

C’est préférable si les champs d’informations par défaut ne sont pas conformes à ce dont vous avez besoin et que vous n’avez pas encore de données dans un autre programme.

  1. Dans le menu fichier , pointez sur nouveau, sur gestion, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou Texte délimité, tapez le nom du nouveau fichier, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s’ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez du texte délimité, une page du bloc-notes Microsoft s’ouvre avec un exemple de texte.

  4. Lorsqu’Excel ou le Bloc-notes s’ouvre, utilisez le texte proposé comme un exemple d’informations à inclure dans l’organigramme et remplacez-le par vos données.

    Important : Vous devez conserver le nom et les rapports dans les colonnes, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d’autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

    Remarque : Des informations d’aide spécifiques sont disponibles pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide .

Créer automatiquement un organigramme à l’aide d’une source de données existante

Cette méthode est recommandée si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouvent déjà dans un document tel qu’une feuille de calcul Microsoft Office Excel ou un répertoire Microsoft Exchange Server.

  1. Vérifiez que le tableau ou la feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, les ID uniques et les destinataires.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes selon vos besoins. Lorsque vous exécutez l’Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou noms de champs) qui contiennent le nom, l’ID et le rapport à.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n’est pas unique, incluez une colonne à l’aide d’un identificateur unique, tel qu’un numéro d’identification pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Dans le menu fichier , pointez sur nouveau, sur gestion, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  3. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez les informations déjà stockées dans un fichier ou une base de données.

  4. Cliquez sur suivant, puis suivez les étapes restantes de l’Assistant.

    Remarque : Des informations d’aide spécifiques sont disponibles pour la plupart des pages de l’Assistant. Pour accéder à l’aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide .

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Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations pour illustrer les relations de l’équipe virtuelle. Rapprochez les formes apparentées et ajoutez des liens en pointillé pour indiquer les structures hiérarchiques secondaires ou utilisez la forme Cadre d’équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport hiérarchique pointillé se comporte comme un lien ordinaire. Le cadre de l’équipe est fondamentalement une forme Rectangle modifiée que vous pouvez utiliser pour regrouper et nommer visuellement des équipes.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mise à jour des organigrammes générés

Pour refléter les changements dans la structure d’une organisation, vous devez mettre à jour l’organigramme hiérarchique manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, aucune personnalisation apportée au graphique antérieur n’est incluse dans le nouveau graphique. Si des thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, ils doivent de nouveau être ajoutés pour que les graphiques aient un aspect similaire.

Si les formes sont liées à des données, celles-ci sont mises à jour normalement lorsque vous exécutez l’outil actualiser les données, mais uniquement dans les formes existantes. L’actualisation des données n’ajoute ou ne supprime pas de formes.

Voir aussi

Vidéo : Créer un organigramme

Créer un organigramme hiérarchique automatiquement à partir des données des employés

Créer un organigramme sans données externes

Afficher ou masquer des informations dans un organigramme Visio

Disposer les formes dans l’organigramme hiérarchique

À propos de l’éclatement de votre organigramme sur plusieurs pages

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