Créer un organigramme hiérarchique Visio

Créer un organigramme hiérarchique Visio

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Un organigramme hiérarchique est un diagramme d'une hiérarchie de rapports couramment utilisé pour représenter les relations entre les employés, les titres et les groupes.

Les organigrammes peuvent aller de simples diagrammes, comme dans l'illustration suivante, à des diagrammes volumineux et complexes basés sur des informations issues d'une source de données externe. Les formes de votre organigramme peuvent afficher des informations de base, telles que le nom et le titre, ou des informations telles que le département et le centre de coût. Vous pouvez même ajouter des images dans les formes d'organigramme.

Organigramme hiérarchique

Créer un organigramme hiérarchique simple

Lorsque vous voulez créer un petit organigramme avec les champs d'informations par défaut, procédez comme suit:

  1. Sous l'onglet fichier, pointez sur nouveau, cliquez sur organigramme, sélectionnez unités métriques ou unités américaines, puis cliquez sur créer.

  2. Lorsque vous voyez la boîte de dialogue Assistant Organigramme, cliquez sur Annuler si vous souhaitez créer un organigramme simple avec les champs d'informations par défaut.

  3. Les options de l'onglet organigramme hiérarchique affichent divers types de formes que vous pouvez utiliser pour les membres de votre organisation en fonction de leur position.

    Remarque : Pour plus d'informations sur l'ajout de données aux formes, voir Ajouter des données à des formes.

  4. Pour lier automatiquement les formes, faites glisser les formes subordonnées sur des formes supérieures en fonction de la hiérarchie de votre organisation, ou vous pouvez choisir de vous connecter manuellement à l'aide des formes de connecteur. Entrez un nom et un titre pour chacun d'eux, puis ajoutez une image de membres si vous le souhaitez.

  5. Vous pouvez organiser la disposition de l'organigramme, l'espace entre les formes, la hauteur et la largeur des formes à l'aide des différentes commandes et options de l'onglet organigramme.

Créer automatiquement un organigramme à partir d'une nouvelle table de données

Vous pouvez utiliser cette méthode si vous souhaitez modifier ou ajouter d'autres informations, des champs d'informations par défaut, et que vous ne disposez pas encore de données dans un autre fichier de programme.

  1. Sous l'onglet fichier, pointez sur nouveau, cliquez sur organigramme, sélectionnez unités métriques ou unités américaines, puis cliquez sur créer.

  2. Dans la première page de l' Assistant Organigramme, sélectionnez les informations saisies à l'aide de l'Assistant, puis cliquez sur suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou texte délimité, entrez un nom pour le nouveau fichier, puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s'ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez texte délimité, une page Microsoft Notepad s'ouvre avec un exemple de texte.

  4. Quand Excel ou le bloc-notes s'ouvrent, utilisez l'exemple de texte comme exemple du type d'informations à inclure, puis tapez vos informations.

    Important : Ne supprimez pas les colonnes Name et Reports_to, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d'autres colonnes dont vous aurez besoin pour votre organigramme.

  5. Quittez le fichier Excel ou le bloc-notes après avoir ajouté vos informations, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  6. Pour inclure des images dans votre organigramme, sélectionnez ne pas inclure les images dans mon organigramme, sinon sélectionnez localiser le dossier qui contient vos images d'organisation. Suivez les autres instructions de cette page, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  7. Dans la dernière page de l'Assistant, vous pouvez spécifier la partie de votre organisation à afficher sur chaque page. Vous pouvez choisir de définir la partie de mon organisation à afficher sur chaque page ou laisser l'Assistant définir automatiquement chaque page en sélectionnant l'Assistant répartir automatiquement mon organigramme sur toutes les pages.

  8. Si vous souhaitez créer un lien hypertexte et synchroniser la forme employé sur les pages, sélectionnez la forme lien hypertexte employé dans les pages et synchronisez la forme employé sur les pages.

  9. Une fois que vous avez effectué toutes vos sélections, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Une aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l'Assistant. Pour accéder à l'aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Créer automatiquement un organigramme à l'aide d'une source de données existante

Cette méthode est conseillée si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouvent déjà dans un document tel qu'une feuille de calcul Microsoft Office Excel, un annuaire Microsoft Exchange Server, une source de données compatible ODBC ou un fichier texte org plus.

  1. Vérifiez que votre table ou feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, les ID uniques et les personnes qui ont des rapports.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez. Lorsque vous exécutez l'Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou noms de champs) qui contiennent le nom, l'ID et le rapport.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n'est pas unique, incluez une colonne avec un identificateur unique, tel qu'un numéro d'identification d'employé, pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Sous l'onglet fichier, pointez sur nouveau, cliquez sur organigramme, sélectionnez unités métriques ou unités américaines, puis cliquez sur créer.

  3. Dans la première page de l'Assistant, sélectionnez les informations qui sont déjà stockées dans un fichier ou une base de données, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  4. Sélectionnez le type de fichier dans lequel les informations de votre organisation sont stockées en cliquant sur Parcourir, puis recherchez l'emplacement de ce fichier. Sélectionnez la langue que vous voulez utiliser dans l'Assistant graphique, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  5. Dans la page suivante de l'Assistant, sélectionnez la colonne (champs) dans votre fichier de données qui contient les informations qui définissent votre organisation, telles que le nom, les rapports vers et le prénom. Cliquez sur suivant pour continuer.

  6. Dans la page suivante de l'Assistant, vous pouvez définir les champs spécifiques à afficher à l'aide des boutons Ajouter et supprimer et l'ordre d'affichage des champs à l'aide des boutons haut et bas. Cliquez sur suivant pour continuer.

  7. Dans la page suivante de l'Assistant, vous pouvez choisir les champs de votre fichier de données que vous voulez ajouter aux formes d'organigramme en tant que champs de données de forme. Cliquez sur suivant pour continuer.

  8. Pour inclure des images dans votre organigramme, sélectionnez ne pas inclure les images dans mon organigramme, sinon sélectionnez localiser le dossier qui contient vos images d'organisation. Suivez les autres instructions de cette page, puis cliquez sur suivant pour continuer.

  9. Dans la dernière page de l'Assistant, vous pouvez spécifier la partie de votre organisation à afficher sur chaque page. Vous pouvez choisir de définir la partie de mon organisation à afficher sur chaque page ou laisser l'Assistant définir automatiquement chaque page en sélectionnant l'Assistant répartir automatiquement mon organigramme sur toutes les pages.

  10. Si vous souhaitez créer un lien hypertexte et synchroniser la forme employé sur les pages, sélectionnez la forme lien hypertexte employé dans les pages et synchronisez la forme employé sur les pages.

  11. Une fois que vous avez effectué toutes vos sélections, cliquez sur Terminer.

    Remarque : Une aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l'Assistant. Pour accéder à l'aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations de sorte qu'elles reflètent des relations d'équipe virtuelle. Déplacez les formes connexes les unes sur les autres, puis ajoutez des connecteurs en ligne pointillée pour afficher les structures de création de rapports secondaires, ou utilisez la forme cadre d'équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport pointillé se comporte comme un lien ordinaire. Le cadre d'équipe est fondamentalement une forme Rectangle modifiée que vous pouvez utiliser pour regrouper et nommer visuellement des équipes.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour refléter les modifications apportées à la structure d'une organisation, vous devez mettre à jour l'organigramme hiérarchique manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, les personnalisations apportées au graphique antérieur sont incluses dans le nouveau graphique. Si des thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, il convient de les rajouter pour que les tableaux soient similaires.

Si les formes sont liées aux données, les données sont mises à jour normalement lorsque vous exécutez l' actualisation des données, mais uniquement à l'intérieur des formes existantes. L'actualisation des données n'entraîne pas l'ajout ou la suppression de formes.

Créer un organigramme hiérarchique simple

Cette méthode est idéale pour créer un petit organigramme avec les champs d'informations par défaut. Les champs par défaut sont les suivants:

  • Service

  • Téléphone

  • Nom

  • Titre

  • Courrier électronique

  • Sous l'onglet fichier, pointez sur nouveau, sur professionnel, puis cliquez sur organigramme.

  • À partir du gabarit formes d'organigramme dans la fenêtre formes, faites glisser la forme de niveau supérieur pour votre organisation, telle que dirigeant, sur la page.

  • La forme étant sélectionnée, tapez un nom et un titre pour la forme. Par exemple, vous pouvez avoir un dirigeant nommé Tosh Meston qui détient le titre du Président.

    Remarque : Pour plus d'informations sur l'ajout de données aux formes, voir Ajouter des données à des formes.

  • À partir du gabarit formes d'organigrammes dans la fenêtre formes, faites glisser une forme pour la première personne subordonnée sur la forme supérieure. Cela lie automatiquement les deux dans une hiérarchie.

    Conseil : Pour générer les liens, vous devez placer la forme subordonnée sur le centre de la forme supérieure.

  • Pour compléter l’organigramme, continuez à faire glisser des formes subordonnées sur des formes supérieures et tapez un nom et une fonction pour chaque forme.

Créer automatiquement un organigramme à partir d'une nouvelle table de données

Cette méthode est recommandée si les champs d'informations par défaut ne correspondent pas à ce dont vous avez besoin et que vous ne disposez pas encore de vos données dans un autre programme.

  1. Sous l'onglet fichier, pointez sur nouveau, sur professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou texte délimité, entrez un nom pour le nouveau fichier, puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s'ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez texte délimité, une page Microsoft Notepad s'ouvre avec un exemple de texte.

  4. Quand Excel ou le bloc-notes s'ouvrent, utilisez l'exemple de texte comme exemple du type d'informations à inclure, puis tapez vos informations.

    Important : Vous devez conserver le nom et les rapports dans les colonnes, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d'autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

    Remarque : Une aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l'Assistant. Pour accéder à l'aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Créer automatiquement un organigramme à l'aide d'une source de données existante

Cette méthode est recommandée si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouvent déjà dans un document tel qu'une feuille de calcul Microsoft Office Excel ou un annuaire Microsoft Exchange Server.

  1. Vérifiez que votre table ou feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, les ID uniques et les personnes qui ont des rapports.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez. Lorsque vous exécutez l'Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou noms de champs) qui contiennent le nom, l'ID et le rapport.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n'est pas unique, incluez une colonne avec un identificateur unique, tel qu'un numéro d'identification d'employé, pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Sous l'onglet fichier, pointez sur nouveau, sur professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  3. Dans la première page de l'Assistant, sélectionnez les informations qui sont déjà stockées dans un fichier ou une base de données.

  4. Cliquez sur suivant, puis suivez les étapes restantes de l'Assistant.

    Remarque : Une aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l'Assistant. Pour accéder à l'aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations de sorte qu'elles reflètent des relations d'équipe virtuelle. Déplacez les formes connexes les unes sur les autres, puis ajoutez des connecteurs en ligne pointillée pour afficher les structures de création de rapports secondaires, ou utilisez la forme cadre d'équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport pointillé se comporte comme un lien ordinaire. Le cadre d'équipe est fondamentalement une forme Rectangle modifiée que vous pouvez utiliser pour regrouper et nommer visuellement des équipes.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour refléter les modifications apportées à la structure d'une organisation, vous devez mettre à jour l'organigramme hiérarchique manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, les personnalisations apportées au graphique antérieur sont incluses dans le nouveau graphique. Si des thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, il convient de les rajouter pour que les tableaux soient similaires.

Si les formes sont liées aux données, les données sont mises à jour normalement lorsque vous exécutez l' actualisation des données, mais uniquement à l'intérieur des formes existantes. L'actualisation des données n'entraîne pas l'ajout ou la suppression de formes.

Créer un organigramme hiérarchique simple

Cette méthode est idéale pour créer un petit organigramme avec les champs d'informations par défaut. Les champs par défaut sont les suivants:

  • Service

  • Téléphone

  • Nom

  • Titre

  • Courrier électronique

  • Dans le menu fichier, pointez sur nouveau, sur professionnel, puis cliquez sur organigramme.

  • À partir du gabarit formes d'organigramme dans la fenêtre formes, faites glisser la forme de niveau supérieur pour votre organisation, telle que dirigeant, sur la page.

  • La forme étant sélectionnée, tapez un nom et un titre pour la forme. Par exemple, vous pouvez avoir un dirigeant nommé Tosh Meston qui détient le titre du Président.

  • À partir du gabarit formes d'organigrammes dans la fenêtre formes, faites glisser une forme pour la première personne subordonnée sur la forme supérieure. Cela lie automatiquement les deux dans une hiérarchie.

    Conseil : Pour générer les liens, vous devez placer la forme subordonnée sur le centre de la forme supérieure.

  • Pour compléter l’organigramme, continuez à faire glisser des formes subordonnées sur des formes supérieures et tapez un nom et une fonction pour chaque forme.

Créer automatiquement un organigramme à partir d'une nouvelle table de données

Cette méthode est recommandée si les champs d'informations par défaut ne correspondent pas à ce dont vous avez besoin et que vous ne disposez pas encore de vos données dans un autre programme.

  1. Dans le menu fichier, pointez sur nouveau, sur professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  2. Dans la première page de l’Assistant, sélectionnez Informations saisies à l’aide de l’Assistant, puis cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez Excel ou texte délimité, entrez un nom pour le nouveau fichier, puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous sélectionnez Excel, une feuille de calcul Microsoft Office Excel s'ouvre avec un exemple de texte. Si vous sélectionnez texte délimité, une page Microsoft Notepad s'ouvre avec un exemple de texte.

  4. Quand Excel ou le bloc-notes s'ouvrent, utilisez l'exemple de texte comme exemple du type d'informations à inclure, puis tapez vos informations.

    Important : Vous devez conserver le nom et les rapports dans les colonnes, mais vous pouvez modifier, supprimer ou ajouter d'autres colonnes.

  5. Quittez Excel ou le Bloc-notes, puis complétez les étapes de l’Assistant.

    Remarque : Une aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l'Assistant. Pour accéder à l'aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Créer automatiquement un organigramme à l'aide d'une source de données existante

Cette méthode est recommandée si les informations que vous souhaitez inclure dans votre organigramme se trouvent déjà dans un document tel qu'une feuille de calcul Microsoft Office Excel ou un annuaire Microsoft Exchange Server.

  1. Vérifiez que votre table ou feuille de calcul contient des colonnes pour les noms des employés, les ID uniques et les personnes qui ont des rapports.

    Remarque : Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez. Lorsque vous exécutez l'Assistant Organigramme, vous pouvez identifier les colonnes (ou noms de champs) qui contiennent le nom, l'ID et le rapport.

    • Nom de l’employé    Le nom de l’employé apparaîtra dans les formes d’organigramme comme il apparaît dans ce champ.

    • Identificateur unique    Si chaque nom n'est pas unique, incluez une colonne avec un identificateur unique, tel qu'un numéro d'identification d'employé, pour chaque employé.

    • Nom du supérieur hiérarchique    Ce champ doit contenir l’identificateur unique de chaque responsable, que cet identificateur soit un nom ou un numéro d’identification. Pour la personne située au sommet de l’organigramme, laissez ce champ vide.

  2. Dans le menu fichier, pointez sur nouveau, sur professionnel, puis cliquez sur Assistant Organigramme.

  3. Dans la première page de l'Assistant, sélectionnez les informations qui sont déjà stockées dans un fichier ou une base de données.

  4. Cliquez sur suivant, puis suivez les étapes restantes de l'Assistant.

    Remarque : Une aide spécifique est disponible pour la plupart des pages de l'Assistant. Pour accéder à l'aide, appuyez sur F1 ou cliquez sur le bouton aide.

Haut de page

Afficher les équipes en utilisant le Cadre d’équipe ou les lignes pointillées

Après avoir créé un organigramme, vous pouvez réorganiser les informations de sorte qu'elles reflètent des relations d'équipe virtuelle. Déplacez les formes connexes les unes sur les autres, puis ajoutez des connecteurs en ligne pointillée pour afficher les structures de création de rapports secondaires, ou utilisez la forme cadre d'équipe pour mettre en évidence une équipe virtuelle. Le rapport pointillé se comporte comme un lien ordinaire. Le cadre d'équipe est fondamentalement une forme Rectangle modifiée que vous pouvez utiliser pour regrouper et nommer visuellement des équipes.

Organigramme avec Cadre d’équipe et relation en lignes pointillées

Mettre à jour des organigrammes hiérarchiques générés

Pour refléter les modifications apportées à la structure d'une organisation, vous devez mettre à jour l'organigramme hiérarchique manuellement ou générer un nouveau graphique. Si vous générez un nouveau graphique, les personnalisations apportées au graphique antérieur sont incluses dans le nouveau graphique. Si des thèmes ou des photos ont été ajoutés à des formes, il convient de les rajouter pour que les tableaux soient similaires.

Si les formes sont liées aux données, les données sont mises à jour normalement lorsque vous exécutez l' actualisation des données, mais uniquement à l'intérieur des formes existantes. L'actualisation des données n'entraîne pas l'ajout ou la suppression de formes.

Voir aussi

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