Créer et partager un tableau de bord avec Excel et des groupes Microsoft

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Un tableau de bord est une représentation visuelle d'indicateurs clés qui vous permettent d'afficher et d'analyser rapidement vos données en un seul endroit. Les tableaux de bord fournissent non seulement des vues de données consolidées, mais une opportunité d'aide à la décision libre-service, dans laquelle les utilisateurs peuvent filtrer les données pour afficher uniquement les éléments qui les intéressent. Dans le passé, la création de rapports Excel nécessitait souvent la génération de plusieurs rapports pour différentes personnes ou services en fonction de leurs besoins.

Exemple de tableau de bord Excel avec des segments et une Timline

Vue d’ensemble

Dans cette rubrique, nous allons vous expliquer comment utiliser plusieurs tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques et outils de tableau croisé dynamique pour créer un tableau de bord dynamique. Nous allons ensuite permettre aux utilisateurs de filtrer rapidement les données comme ils le souhaitent avec des segments et une chronologie, ce qui permet aux tableaux et tableaux croisés dynamiques de s'étendre et de réduire automatiquement les informations que les utilisateurs souhaitent afficher. De plus, vous pouvez rapidement actualiser votre tableau de bord lors de l'ajout ou de la mise à jour des données. Cela est très pratique, car vous n'avez besoin de créer le rapport de tableau de bord qu'une seule fois.

Dans cet exemple, nous allons créer quatre tableaux croisés dynamiques et graphiques à partir d'une seule source de données.

Une fois que votre tableau de bord est créé, nous allons vous montrer comment le partager avec d'autres personnes en créant un groupe Microsoft. Nous disposons également d'un classeur Excel interactif que vous pouvez télécharger et suivez ces étapes par vous-même.

Téléchargez le classeur du didacticiel Excel Dashboard.

Obtenir vos données

  1. Vous pouvez copier et coller des données directement dans Excel, ou vous pouvez configurer une requête à partir d'une source de données. Pour cette rubrique, nous avons utilisé la requête analyse ventes du modèle Northwind Traders pour Microsoft Access. Si vous souhaitez l'utiliser, vous pouvez ouvrir Access et accéder à fichier > nouveau > Rechercher «Northwind» et créer la base de données de modèles. Une fois que vous avez terminé, vous pourrez accéder à n'importe quelle requête incluse dans le modèle. Nous avons déjà placé ces données dans le classeur Excel, vous n'avez donc pas besoin de vous inquiéter si vous n'avez pas accès.

  2. Vérifiez que vos données sont correctement structurées, sans lignes ni colonnes manquantes. Chaque ligne doit représenter un enregistrement ou un élément individuel. Pour obtenir de l'aide sur la configuration d'une requête, ou si vos données doivent être manipulées, voir obtenir des transFormations & dans Excel.

    Exemple de données dans un tableau Excel à utiliser comme source de données de tableau croisé dynamique
  3. Si ce n'est pas déjà le cas, mettez en forme vos données sous forme de tableau Excel. Lorsque vous importez à partir d'Access, les données sont automatiquement importées dans une table.

Créer un tableau croisé dynamique

  1. Sélectionnez n'importe quelle cellule dans votre plage de données, puis sélectionnez Insérer _GT_ tableau croisé dynamique _GT_ nouvelle feuille de calcul. Pour plus d'informations, voir créer un tableau croisé dynamique pour analyser des données de feuille de calcul .

  2. Ajoutez les champs de tableau croisé dynamique souhaités, puis mettez en forme selon vos besoins. Ce tableau croisé dynamique sera le fondement des autres, vous devez donc consacrer du temps à apporter les ajustements nécessaires au style, à la disposition des rapports et à la mise en forme générale, afin de ne pas avoir à le faire plusieurs fois. Pour plus d'informations, voir: concevoir la disposition et le format d'un tableau croisé dynamique.

    Dans ce cas, nous avons créé un résumé des ventes par catégorie de produit et trié par le champ ventes dans l'ordre décroissant.

    Exemple de tableau croisé dynamique par catégorie, ventes &% du total

    Pour plus d'informations, voir Trier des données dans un tableau croisé dynamique ou un graphique croisé dynamique.

  3. Une fois que vous avez créé votre tableau croisé dynamique, sélectionnez-le, puis copiez-collez-le autant de fois que nécessaire pour vider les zones de la feuille de calcul. Pour notre exemple, ces tableaux croisés dynamiques peuvent modifier des lignes, mais pas les colonnes, de sorte que nous les avons placées sur la même ligne avec une colonne vide dans l'espace entre chaque. Toutefois, il est possible que vous ayez besoin de placer les tableaux croisés dynamiques sous-jacents les uns aux autres s'ils peuvent développer des colonnes.

    Important : Les tableaux croisés dynamiques ne peuvent pas se chevaucher, vous devez donc vous assurer que votre conception accordera suffisamment d'espace entre eux pour leur permettre de les développer et de les contracter en tant que valeurs filtrées, ajoutées ou supprimées.

    À ce stade, il est possible que vous souhaitiez attribuer des noms évocateurs à vos tableaux croisés dynamiques afin de savoir ce qu'ils font. Dans le cas contraire, Excel nomme le tableau croisé dynamique PivotTable1, PivotTable2, etc. Vous pouvez sélectionner chacun d'eux, puis accéder aux outils de tableau croisé dynamique > analyser > entrer un nouveau nom dans la zone nom du tableau croisé dynamique. Cela est important quand il est temps de connecter vos tableaux croisés dynamiques à des segments et des contrôles de chronologie.

    Renommer un tableau croisé dynamique à partir des outils de tableau croisé dynamique > analyser > zone Nom du tableau croisé dynamique

Créer un graphique croisé dynamique

  1. Cliquez n'importe où dans le premier tableau croisé dynamique, puis accédez à outils de tableau croisé dynamique > analyser le graphique croisé dynamique > > sélectionner un type de graphique. Nous avons choisi un graphique combiné avec Sales en tant que graphique en histogramme groupé et% total sous forme de graphique en courbes sur l'axe secondaire.

    Boîte de dialogue seelction de graphique pour un graphique combiné avec un histogramme groupé et un graphique en courbes
  2. Sélectionnez le graphique, puis la taille et la mise en forme souhaitées dans l'onglet outils de graphique croisé dynamique. Pour plus d'informations, voir notre série sur la mise en forme de graphiques.

  3. Répétez l'opération pour chacun des tableaux croisés dynamiques restants.

  4. C'est le moment de renommer vos graphiques croisés dynamiques. Accéder aux outils de graphique croisé dynamique > analyser > entrez un nouveau nom dans la zone nom du graphique.

Ajouter des segments et une chronologie

Les segments et les chronologies vous permettent de filtrer rapidement vos tableaux croisés dynamiques et graphiques croisés dynamiques, afin que vous puissiez voir uniquement les informations pertinentes pour vous.

Vue éclatée des segments et contrôle de chronologie dans un tableau de bord
  1. Sélectionnez un tableau croisé dynamique et cliquez sur outils de tableau croisé dynamique > analyser la > Filtrer > Insérer un segment, puis cochez chaque élément que vous voulez utiliser pour un segment. Pour ce tableau de bord, nous avons sélectionné catégorie, nom du produit, employé et nom du client. Lorsque vous cliquez sur OK, les segments sont ajoutés au milieu de l'écran, empilés les uns sur les autres, vous devez donc les réorganiser et les redimensionner selon les besoins.

    Insérer une option de segment dans les outils de tableau croisé dynamique > analyser le filtre de >
  2. Options du segment : Si vous cliquez sur n'importe quel segment, vous pouvez accéder aux options > des segments et sélectionner diverses options, telles que le style et le nombre de colonnes affichées. Vous pouvez aligner plusieurs segments en les sélectionnant avec Ctrl + clic gauche, puis utiliser les outils d' alignement de l'onglet Outils de segment.

  3. Connexions de segment : les segments seront uniquement connectés au tableau croisé dynamique que vous avez utilisé pour les créer, et vous devez donc sélectionner chaque segment, puis accéder aux outils de segment > les options > les connexions de rapport et vérifier les tableaux croisés dynamiques de votre choix. connecté à chaque. Les segments et les chronologies peuvent contrôler les tableaux croisés dynamiques sur n'importe quelle feuille de calcul, même si la feuille de calcul est masquée.

    Connexions de rapport de segment à partir des outils de segment > options
  4. Ajouter une chronologie : sélectionnez un tableau croisé dynamique, puis cliquez sur outils de tableau croisé dynamique _GT_ analyser le > Filtrer > Insérer une chronologie, puis cochez chaque élément que vous voulez utiliser. Pour ce tableau de bord, nous avons sélectionné date de commande.

  5. Options de la barre de Planning: cliquez sur la chronologie, puis accédez aux options _GT_ des outils de chronologie, puis sélectionnez des options telles que style, en-tête et légende. Sélectionnez l'option rapports de connexion pour lier la chronologie aux tableaux croisés dynamiques de votre choix.

En savoir plus sur les segments et les contrôles de chronologie .

Étapes suivantes

Votre tableau de bord s'exécute maintenant de façon fonctionnelle, mais vous devrez probablement l'organiser comme vous le souhaitez et effectuer des ajustements finaux. Par exemple, vous voudrez peut-être ajouter un titre d'État ou un arrière-plan. Pour notre tableau de bord, nous avons ajouté des formes autour des tableaux croisés dynamiques et désactivé les titres et le quadrillage à partir de l'onglet Affichage.

Veillez à tester les segments et les chronologies pour vous assurer que vos tableaux croisés dynamiques et graphiques croisés dynamiques se comportent correctement. Certaines sélections peuvent entraîner des problèmes si l'un des tableaux croisés dynamiques souhaite ajuster et découper un autre, ce qu'il ne peut pas faire et affiche un message d'erreur. Ces problèmes doivent être résolus avant de distribuer le tableau de bord.

Une fois que vous avez terminé de configurer votre tableau de bord, vous pouvez cliquer sur l'onglet «partager un tableau de bord» en haut de cette rubrique pour découvrir comment le distribuer.

Félicitations pour la création de votre tableau de bord! Dans cette étape, nous allons vous montrer comment configurer un groupe Microsoft pour partager votre tableau de bord. Ce que nous allons faire est d'épingler votre tableau de bord au haut de la bibliothèque de documents de votre groupe dans SharePoint, afin que vos utilisateurs puissent y accéder facilement à tout moment.

Remarque : Si vous n'avez pas encore configuré le groupe , voir créer un groupe dans Outlook

Stocker votre tableau de bord dans le groupe

Si vous n'avez pas encore enregistré votre classeur de tableau de bord dans le groupe, vous souhaiterez le déplacer à cet emplacement. S'il se trouve déjà dans la bibliothèque de fichiers du groupe, vous pouvez ignorer cette étape.

  1. Accédez à votre groupe dans Outlook 2016 ou Outlook sur le web.

  2. Cliquez sur fichiers dans le ruban pour accéder à la bibliothèque de documents du groupe.

  3. Cliquez sur le bouton Télécharger dans le ruban et chargez votre classeur de tableau de bord dans la bibliothèque de documents.

L'ajouter au site d'équipe SharePoint Online de votre groupe

  1. Si vous avez accédé à la bibliothèque de documents à partir de Outlook 2016, cliquez sur Accueil dans le volet de navigation situé à gauche. Si vous avez accédé à la bibliothèque de documents à partir de Outlook sur le web, cliquez sur plus > site à partir de l'extrémité droite du ruban.

  2. Cliquez sur documents dans le volet de navigation situé à gauche.

  3. Recherchez le classeur de votre tableau de bord et cliquez sur le cercle de sélection situé à gauche de son nom.

  4. Lorsque le classeur tableau de bord est sélectionné, choisissez épingler en haut dans le ruban.

Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur épingler en haut pour le rendre facilement Acessible dans votre bibliothèque de documents.

À présent, chaque fois que vos utilisateurs accèdent à la page documents de votre site d'équipe SharePoint Online, votre feuille de calcul de tableau de bord s'y trouve directement dans la partie supérieure. Ils peuvent cliquer dessus et accéder facilement à la version actuelle du tableau de bord.

Conseil : Vos utilisateurs peuvent également accéder à votre bibliothèque de documents de groupe, y compris à votre classeur Dashboard, via l'application mobile Outlook groups. Pour plus d'informations, voir l' application mobile Outlook Groups.

Voir aussi

Vous avez des questions auxquelles nous n'avons pas répondu ici?

Consultez la communauté Microsoft Answers.

Nous sommes à votre écoute.

Cet article a été vérifié pour la dernière fois par Jean-Philippe le 16 mars, 2017 suite à vos commentaires. Si vous avez trouvé des conseils utiles, et surtout si ce n'est pas le cas, utilisez les contrôles de commentaires ci-dessous et laissez-nous des commentaires constructifs pour nous permettre de continuer à l'améliorer. Ceci!

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