Créer et lier des tâches avec Project 2007

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En Carl Chatfield et Grégory Johnson

Carl Chatfield est un professionnel de gestion de projet certifiée (PMP) avec une connaissance approfondie de Microsoft Office Project, ainsi que des problèmes d’utilisation spécifique.

Johnson Grégory a travaillé comme un professionnel du support technique Office Project pour plusieurs années. Tim possède des connaissance techniques approfondies sur le logiciel.

Carl et Grégory sont les auteurs de Microsoft Project 2000 Step by Step, Microsoft Project Version 2002 Step by Step, Microsoft Office Project 2003 Step by Step et Microsoft Office Project 2007 Step by Steptout à partir de Microsoft Press.

Contenu de cet article

Entrez des tâches

Estimer les durées

Organiser les tâches en phases

Lier les tâches

Les tâches sont les plus simple des blocs de construction d’un projet : tâches représentent le travail à effectuer pour accomplir les objectifs du projet. Tâches décrivent travail d’un projet en termes de séquence, durée et besoins en ressources. Il existe deux niveaux de tâches, les tâches récapitulatives, qui synthétiser ou « reporter » les durées et les coûts des tâches et des tâches subordonnées — qui composent ensemble les événements importants dans la durée de vie d’un projet. Cet article fournit une introduction à quelques concepts clés sur les tâches qui vous aidera à utiliser Microsoft Office Project 2007.

Entrez des tâches

Project 2007 peut servir à effectuer le suivi des tâches liées à un projet que vous gérez. Pour entrer des tâches pour un projet, commencez par en commençant Project 2007 si elle n’est pas déjà en cours d’exécution. Après avoir ouvert le projet sur laquelle vous travaillez, tapez votre première tâche dans la cellule directement en dessous de l’en-tête de colonne Nom de la tâche, puis appuyez sur ENTRÉE.

Saisie de tâches dans un projet

Par exemple, si vous utilisez Project 2007 pour effectuer le suivi des tâches requises pour un projet vidéo, vous pouvez commencer par saisie Production avant la première cellule. Ensuite, entrez le reste des tâches sous le nom de la tâche, en appuyant sur ENTRÉE après chaque nom de la tâche :

Développement d’un script

Développer des tableaux de production

Sélectionnez les emplacements

Maintenez la touche auditions

Production

Visionner

Filmer

Partie de journal

Project 2007 affecte une durée d’un jour à la nouvelle tâche, et le point d’interrogation indique qu’il s’agit d’une durée estimée. Une barre des tâches correspondant la longueur d’une journée s’affiche dans le diagramme de Gantt. Par défaut, la date de début est identique à la date de début du projet.

Barre des tâches dans un diagramme de Gantt

Conseil : Outre la saisie d’informations sur la tâche directement dans Project 2007, vous pouvez développer des listes des tâches dans d’autres applications et puis importez-les dans Project 2007. Par exemple, Project 2007 installe un modèle Excel nommé Microsoft Project tâche liste Importer du modèle, qui vous ou autres personnes peuvent effectuer, puis importer dans Project 2007 avec la structure appropriée. Dans Excel, ce modèle s’affiche sous l’onglet Solutions de feuille de calcul de la boîte de dialogue modèles. Vous pouvez également importer votre liste des tâches Outlook dans un plan de projet. Dans Project 2007, dans le menu Outils, cliquez sur Importer des tâches d’Outlook.

Définir les tâches droite de la droite du livrable

Chaque projet possède un objectif final ou l’intention : la raison pour laquelle que le projet a été démarré. Il s’agit du projet du livrable. Ce livrable est généralement un produit, par exemple une publicité TV, ou un service ou un événement, par exemple, une session de formation logicielle. Définir les tâches droite pour créer la droite du livrable est une compétence essentielle pour un responsable de projet. Les listes de tâches que vous créez dans Project 2007 doivent décrire toutes les tâches requises et uniquement le travail nécessaire pour terminer le projet avec succès.

Dans le développement de vos listes de tâches, il peut s’avérer utile pour distinguer étendue de produit à partir de l’étendue du projet. Portée du produit décrit la qualité, les fonctionnalités et les fonctions du livrable du projet. Par exemple, si le livrable est une télévision commerciale, l’étendue de produit peut-être inclure sa durée, l’objet et l’audience. Étendue du projet, décrit quant à eux, le travail nécessaire pour effectuer un tel produit ou service. Dans notre scénario, l’étendue du projet comprend des tâches détaillées relatives à la création d’une télévision commerciale comme maintenant auditions, filmer la vidéo, modification et ainsi de suite.

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Estimer les durées

D’une tâche durée est la durée pendant laquelle que vous attendez que faut-il pour effectuer cette tâche. Project 2007 pouvez travailler avec les durées des tâches comprises entre minutes et les mois. Selon la portée de votre projet, vous souhaiterez probablement travailler avec les durées des tâches sur l’échelle de semaines, jours et heures.

Par exemple, un projet peut avoir un calendrier du projet avec définie comme 08 : 00 à 17 h avec une pause déjeuner une heure du lundi au vendredi, en laissant chômées définie comme soir et les week-ends le temps de travail. Si vous estimez qu’une tâche prendra 16 heures de travail, vous pouvez entrer sa durée comme 2d pour planifier le travail sur deux jours ouvrés huit heures. En démarrant la tâche à 8 : 00 vendredi, puis attendez-vous qu’elle ne soit terminée jusqu'à 17 h sur les points suivants lundi. Aucun travail serait prévu le week-end car samedi et dimanche ont été définies comme période chômée.

Conseil : Vous déterminez la durée globale d’un projet en calculer la différence entre la date de début au plus tôt et la dernière date de fin des tâches qui le composent. La durée du projet est également affectée par d’autres facteurs, tels que des relations entre les tâches. Car Project 2007 fait la distinction entre le travail et les périodes chômées, durée d’une tâche ne correspond pas nécessairement à temps écoulé.

Conseil : Vous pouvez planifier des tâches au cours de travail et les périodes chômées. Pour ce faire, affecter une durée écoulée à une tâche. Vous entrez la durée écoulée en faisant précéder l’abréviation de durée par un e. Par exemple, tapez 3ej pour indiquer les trois jours écoulés. Vous pouvez utiliser une durée écoulée pour une tâche que vous ne directement contrôler sans toutefois que cela néanmoins critique à votre projet. Par exemple, vous devrez les tâches Couler le béton foundation et Supprimer des formulaires de base dans un projet de construction. Si Oui, vous souhaiterez également une tâche appelée attendre béton éliminer contenu , car vous ne voulez pas supprimer les formulaires jusqu'à ce que le béton a corrigé. La tâche attendre béton éliminer contenu doit avoir une durée écoulée, car le béton sera remédier sur une plage contiguë de jours, si elles travaillent ou des jours chômés. Si le béton prend 48 heures éliminer contenu, vous pouvez entrer la durée de cette tâche en tant que 2j, planifier la tâche pour démarrer sur vendredi à 9 et il doit être terminée par dimanche à 9 Toutefois, dans la plupart des cas, vous allez travailler avec les durées nonelapsed dans Project 2007.

Project 2007 utilise des valeurs standards pour les minutes et les heures des durées : une minute est égale à 60 secondes, et une heure est égal à 60 minutes. Toutefois, vous pouvez définir des durées non standard pour les jours, semaines et mois pour votre projet. Pour ce faire, dans le menu Outils, cliquez sur la commande Options, puis dans la boîte de dialogue Options, cliquez sur l’onglet calendrier, illustré ici.

Boîte de dialogue Options

Comment vous parvenir aux durées des tâches précises ?

Vous devez tenir compte deux règles générales estimer les durées des tâches.

  • Global projet durée fréquence correspond à la durée de la tâche ; projets longs ont tendance à avoir des tâches dont la durée est supérieure à les tâches en bref projets.

  • Si vous effectuez le suivi de l’avancement par rapport à votre plan de projet, vous devez prendre en compte le niveau de détail que vous souhaitez appliquer aux tâches de votre projet. Si vous avez un projet de plusieurs année, par exemple, il ne peut pas être pratique ou même possible de suivre les tâches qui sont mesurées en quelques heures ou minutes. En règle générale, vous devez mesurer les durées des tâches au niveau inférieur de détail ou un contrôle qui est important pour vous, mais n’inférieur.

Pour vos projets réels, vous souvent évalue les durées des tâches. Bonnes sources d’estimations de durée de tâche sont les suivantes :

  • Informations historiques de projets antérieurs similaires.

  • Estimations des personnes qui doivent effectuer les tâches.

  • Décision experte de ceux qui ont réussi projets similaires.

  • Normes de professionnelles ou industrielles organisations et entreprennent des projets semblables au vôtre.

Pour les projets complexes, vous devez probablement combiner ces et autres sources pour estimer les durées des tâches. Étant donné que vos estimations de durée de tâche inexactes constituent une source majeure de risque dans n’importe quel projet, passage bonnes estimations est bien peine fiche.

Une règle générale à prendre en considération est appelée la règle 8/80. Cette règle suggère cette tâche durées entre huit heures (ou un jour) et 80 heures (10 jours ouvrés ou deux semaines) sont généralement ajustées à une durée gérable. Inférieure à un jour de tâches peuvent être trop granulaires, et les tâches plus de deux semaines peuvent être trop longs pour gérer correctement. Il existe de nombreuses raisons légitimes saut cette règle, mais ses directives sont préférable d’aborder pour la plupart des tâches dans vos projets.

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Organiser les tâches en phases

Il est utile organiser des groupes de tâches étroitement liées qui représentent une part importante de travail du projet en plusieurs phases. Lorsque vous examinez un plan de projet, en observant phases de tâches vous aide à vous et autres personnes à penser en termes d’éléments de travail principal et éléments de travail détaillées. Par exemple, il est courant diviser un projet film ou une vidéo en phases principales de travail tels que production pre et post production production. Créer des phases en abaissant et en haussant des tâches. Vous pouvez également réduire une liste de tâches en phases, même façon que vous pouvez travailler avec un plan dans Word. Dans Project 2007, phases sont représentés par des tâches récapitulatives.

Une tâche récapitulative se comporte différemment à partir d’autres tâches. Vous ne pouvez pas modifier sa durée, date de début ou autres valeurs calculées directement, car ces informations sont dérivées ou « reportées » à partir des tâches détaillées, appelés tâches subordonnées (ils s’affichent en retrait sous les tâches récapitulatives). Project 2007 calcule la durée d’une tâche récapitulative comme intervalle de temps à partir de la date de début au plus tôt à la dernière date de fin de ses tâches subordonnées.

Planification descendante et ascendante

Les deux approches les plus courantes pour développer les phases et les tâches sont de planification descendante et ascendante.

  • Planification de haut en bas.     Identifie les phases principales ou produits du projet avant de renseigner les tâches requises pour exécuter ces étapes. Projets complexes peuvent avoir plusieurs couches de phases. Cette approche fonctionne de standard à spécifique.

  • Planification ascendante.     Identifie en tant que nombre bas au niveau des tâches détaillées que possible avant de les organiser en groupes logiques, appelées des phases ou les tâches récapitulatives. Cette approche fonctionne de spécifique à général.

Création de tâches avec une précision et phases pour les projets plus complexes nécessite une combinaison de la planification de haut en bas et de bas en haut. Cette pratique est courante pour le responsable de projet dans un premier temps établi, phases large pour un projet (haut en bas) et pour les ressources qui seront exécute le projet pour fournir que les tâches détaillées remplissent chaque phase (bas en haut).

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Lier les tâches

Projets nécessitent des tâches à effectuer dans un ordre spécifique. Par exemple, la tâche de filmer une scène doit se terminer avant que la tâche de modification de la scène filmed peut se produire. Ces deux tâches ont une fin à début relation (également appelé un lien ou une dépendance) qui comporte deux aspects :

  • La deuxième tâche doit avoir lieu au-delà de la première tâche ; Il s’agit d’une séquence.

  • La deuxième tâche peut se produire uniquement si la première tâche est terminée ; Il s’agit d’une dépendance.

Dans Project 2007, la première tâche (« film la scène ») est appelée le prédécesseur car elle précède tâches qui en dépendent. La deuxième tâche (« modifier la scène filmed ») est appelée le successeur car il a réussi tâches dont elle dépend. N’importe quelle tâche peut être un prédécesseur pour un ou plusieurs successeurs soient retardés. De même, n’importe quelle tâche peut être un successeur à une ou plusieurs des prédécesseurs.

Représentant des relations entre les tâches et la gestion des modifications apportées aux dates de fin et de début prévu sont une zone dans laquelle l’utilisation d’un moteur de planification, par exemple Project 2007, rapporte vraiment désactiver. Par exemple, vous pouvez modifier les durées des tâches ou ajouter ou supprimer des tâches à partir d’une chaîne de deux tâches liées et Project 2007 replanifie les tâches en conséquence.

Relations entre les tâches s’affichent de différentes manières dans Project 2007:

  • Dans l’affichage Diagramme de Gantt et réseau de tâches, les relations entre les tâches s’affichent sous forme des lignes qui connectent des tâches.

  • Dans les tables, telles que la table entrée, numéros de tâche des prédécesseurs apparaissent dans les champs prédécesseur des successeurs.

Vous créez des relations entre les tâches en créant des liens entre les tâches. Lorsque les tâches sont d’abord entrées, par défaut qu’ils sont tous doit commencer le jour même : date de début du projet. Toutefois, vous pouvez utiliser différentes méthodes pour créer des liens entre plusieurs tâches. Par exemple, vous pouvez créer une dépendance fin à début entre deux tâches en cliquant sur Lier les tâches dans le menu Edition.

Conseil : Pour créer une relation de fin à début, vous pouvez cliquer sur le bouton Lier les tâches dans la barre d’outils Standard.

L’illustration suivante montre que lorsque les tâches 2 et 3 sont liées par une relation de fin à début, Project 2007 changé la date de début de la tâche 3 au jour ouvré suivant après la fin de la tâche 2 (en ignorant le week-end). La durée de la tâche récapitulative de Production préliminaire ont connu une hausse en conséquence.

Tâches reliées par une relation de fin à début

Conseil : Pour dissocier les tâches, sélectionnez les tâches que vous souhaitez supprimer le lien, puis cliquez sur le bouton Dissocier les tâches dans la barre d’outils Standard. Vous pouvez également cliquer sur Dissocier les tâches dans le menu Edition. Si vous supprimez le lien d’une seule tâche qui se trouve dans une chaîne de deux tâches liées des relations de fin à début, Project 2007 rétablit les liens entre les tâches restantes.

Vous pouvez lier les tâches de plusieurs autres manières, notamment :

  • Lier plusieurs tâches simultanément

  • Liez deux tâches dans laquelle une tâche est le prédécesseur de l’autre tâche

  • Lier un groupe de tâches restantes, puis liez deux tâches récapitulatives

Conseil : Lorsque vous travaillez avec des tâches récapitulatives, vous pouvez lier des tâches récapitulatives directement (comme vous l’avez fait ci-dessus) ou créer un lien de la dernière tâche dans la première phase avec la première tâche dans la deuxième phase. Le résultat final planification est la même dans les deux cas. Aucun cas, cependant, pouvez vous lier une tâche récapitulative à un de ses propres tâches subordonnées. Cela serait créer un problème de planification circulaire et par conséquent Project 2007 ne permet pas de celui-ci.

Conseil : Vous pouvez également créer une relation de fin à début entre directement des tâches dans le diagramme de Gantt. Pointez sur la barre des tâches du prédécesseur jusqu'à ce que le pointeur se transforme en une étoile à quatre pointes. Ensuite, faites glisser le pointeur de la souris vers le haut ou vers le bas jusqu'à la barre des tâches du successeur. Pendant que vous faites glisser le pointeur de la souris pour créer une relation de tâche, l’image du pointeur se transforme en un lien de chaîne.

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