Créer et imprimer des lettres à l’aide du publipostage dans Word 2016 pour Mac

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Si vous devez envoyer du courrier en nombre à des contacts de votre liste de diffusion, vous pouvez utiliser un publipostage pour créer un lot de lettres personnalisées. Chaque lettre produite possède une mise en page, une mise en forme, un texte et des graphismes identiques. Seules des sections spécifiques de la lettre sont différentes et peuvent être personnalisées.

Dans le cadre d’un publipostage, trois fichiers sont impliqués dans la création et l’impression de lettres :

  • Le document principal
    Ce document contient du texte et des graphismes (par exemple, un logo ou une image) qui sont identiques à chaque version du document de fusion. Le corps de la lettre en est un exemple type.

  • Votre liste de diffusion
    ce document contient les données qui sont utilisées pour renseigner les informations contenues dans la lettre. Votre liste de diffusion contient les noms, par exemple, et votre document principal est la lettre qui sera traitée aux noms dans votre liste.

  • Votre document fusionné
    ce document est une combinaison du document principal et la liste de diffusion. Fusion et publipostage extrait les informations à partir de la liste de diffusion et le place dans votre document principal, ce qui donne un personnalisé à chaque personne.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer et imprimer des lettres personnalisées à l’aide de fusion et publipostage.

Avant de commencer le publipostage, préparez votre lettre. Par exemple, si vous annoncez un événement à venir, incluez le nom, la date, l’heure et l’emplacement auxquels aura lieu l’événement, car ces détails seront communs à tous les destinataires de votre lettre.

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres.

    publipostages

  2. Dans Word, tapez le corps de la lettre que vous voulez envoyer à tout le monde.

La liste de diffusion constitue votre source de données. Il peut s’agir d’une feuille de calcul Excel, d’un annuaire de contacts Outlook, d’une base de données Access ou d’une liste d’adresses Office. Elle contient les enregistrements utilisés par Word pour récupérer les informations de manière à créer votre lettre.

Conseils

  • Si vous n’avez pas de liste de diffusion, vous pouvez en créer une lors du processus de publipostage. Avant de commencer ce processus, collectez tous vos enregistrements de données et ajoutez-les à votre source de données.

  • Si vous utilisez une feuille de calcul Excel, assurez-vous que la colonne des Codes postaux ou des codes postaux est mis en forme en tant que texteafin que vous ne perdez pas les zéros non significatifs.

  • Si vous voulez utiliser vos contacts Outlook, vérifiez que Outlook est votre programme de messagerie par défaut. Pour ce faire, ouvrez Apple Mail, puis dans le menu courrier, sélectionnez Préférences. Sous l’onglet Général, en regard de la valeur par défaut du lecteur de courrier électronique, sélectionnez Microsoft Outlook

  • Vous pouvez également utiliser vos contacts Apple, assurez-vous que Apple mail est votre programme de messagerie par défaut.

  • Base de données pro utiliser FileMake comme votre source de données pour le publipostage.

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis puis choisissez une option.

    Sous l’onglet publipostage, sélectionner des destinataires est mise en évidence avec une liste d’options

    Choisissez

    Pour

    Créer une nouvelle liste

    Commencer une nouvelle liste d’adresses lorsque vous configurez le publipostage

    Utiliser une liste existante

    Utiliser une feuille de calcul Excel ou un autre type de fichier de données, comme votre liste d’adresses

    Cliquez sur à partir des Contacts Outlook

    Sélectionner des noms directement à partir de vos contacts Outlook pour votre liste d’adresses

    Contacts Apple

    Sélectionner des noms directement à partir de votre carnet d’adresses Apple pour votre liste d’adresses

    FileMaker Pro

    Importer des données d’une base de données FileMaker Pro

  2. Si vous avez sélectionné créer une nouvelle liste, procédez comme suit :

    1. Dans la boîte de dialogue Modifier les champs listeWord crée automatiquement des champs pour des informations de base, telles que le prénom, nom et adresse. Si vous voulez ajouter un nouveau champ — par exemple, un champ de message, ajoutez-la à présent, afin que vous pouvez renseigner il lorsque vous tapez les entrées. Sous nouveau nom de champ, tapez le nom du champ que vous voulez ajouter, puis sélectionnez le signe plus (+).

      Conseil : Pour modifier l’ordre des champs, sélectionnez le champ que vous voulez déplacer, puis utilisez le haut ou bas pour déplacer le champ l’emplacement souhaité dans la liste.

    2. Lorsque tous les champs sont configurés comme vous le souhaitez, cliquez sur créer pour créer la liste.

  3. Si vous avez sélectionné utiliser une liste existante, procédez comme suit :

    1. Recherchez le fichier que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Ouvrir.

    2. Si vous avez choisi ouvrir une feuille de calcul Excel, dans la boîte de dialogue Ouvrir un classeur, sélectionnez la feuille que vous voulez utiliser et laissez La plage de cellules vide si vous souhaitez utiliser la feuille de calcul entière ou entrer une plage de cellules pour les données que vous voulez utiliser, puis choisissez OK.

  4. Si vous avez sélectionné Sélectionner dans les Contacts Outlook ou Apple Contacts, procédez comme suit :

    1. Choisissez Filtrer les destinataires pour sélectionner les destinataires à inclure.

    2. Pour les contacts Outlook, dans la boîte de dialogue Options de requête, en regard des destinataires de fusion et publipostage liste par, sélectionnez enregistrement complet. Dans la liste des contacts, sélectionnez les contacts que vous voulez envoyer un message électronique en bloc, puis OK.

    3. Pour les contacts de Apple, dans la boîte de dialogue Options de requête, sous Apple groupe de Contacts, sélectionnez le groupe que vous voulez envoyer un message électronique en bloc, puis cliquez sur OK.

    4. Pour la Base de données FileMaker Pro, choisissez le fichier de base de données dans la boîte de dialogueChoisir une base de données FileMaker Pro à utiliser comme Source de données et sélectionnez l’option Ouvrir

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis sélectionnez le champ que vous voulez ajouter.

    Sous l’onglet publipostage, insérer un champ de fusion est mise en évidence

    Continuez d’ajouter des champs jusqu'à ce que vous avez ajouté toutes les informations que vous voulez dans votre lettre.

  2. Mettre en forme les champs de la lettre afin qu’il ressemble à ce que vous voulez que le reste de vos enveloppes à rechercher. Par exemple, inclure un espace entre les premier et derniers champs nom et appuyez sur retour pour commencer une nouvelle ligne pour le champ adresse.

    Conseil : Pour trier la liste des destinataires ou supprimer des destinataires, sous l’onglet publipostage, sélectionnez Filtrer les destinataires, puis Trier les enregistrements ou Filtrer les enregistrements. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.

  1. Sous l’onglet publipostage, cliquez sur Aperçu des résultats pour voir à quoi votre lettre. Utilisez les flèches gauche et droite sous l’onglet publipostage, pour faire défiler chaque lettre.

    Sous l’onglet publipostage, aperçu des résultats est mise en évidence

  2. Pour apporter des modifications de mise en forme supplémentaires, cliquez à nouveau sur Aperçu des résultats, qui vous permet de vous ajouter ou supprimer des champs de fusion.

  3. Lorsque les lettres apparence recherchée à, sous l’onglet publipostage, cliquez sur Terminer et fusionner > Imprimer les Documents pour terminer la fusion et publipostage.

    Sous l’onglet publipostage, terminer et fusionner et l’option Imprimer les Documents sont mis en surbrillance

    Conseil : Si vous voulez consulter et mettre à jour de chaque lettre individuellement avant l’impression, sous l’onglet publipostage, cliquez sur Terminer et fusionner > Modifier des Documents individuels. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur fichier > Imprimer pour imprimer les enveloppes.

Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de diffusion. Vous pouvez ainsi le réutiliser pour votre prochain publipostage.

Réutiliser votre document de fusion et publipostage

  • Ouvrez le document de publipostage et sélectionnez Oui quand Word vous invite à conserver la liaison.

Pour modifier les adresses dans le document de fusion et publipostage

  • Ouvrez le document Publipostage, puis choisissez Modifier la liste de destinataires afin de trier, de filtrer et de sélectionner des adresses spécifiques.

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