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Créer des sondages dans des messages électroniques et consulter les résultats

Créer des sondages dans des messages électroniques et consulter les résultats

Outlook pour Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Dans Microsoft Outlook, vous pouvez aisément effectuer un sondage en incluant des boutons de vote dans un message électronique. Lorsque les destinataires répondent au sondage, vous pouvez soit automatiquement classer les résultats du vote dans Outlook, soit exporter les réponses dans une feuille de calcul Excel.

Remarque :  Un compte Microsoft Exchange Server est nécessaire.

  1. Créez un message électronique ou répondez à un message que vous avez reçu ou transférez-le.

  2. Dans l’onglet options , dans le groupe suivi , cliquez sur utiliser les boutons de vote.

  3. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Réceptionne Refuser    
      À utiliser lorsque vous avez besoin d’une autorisation pour une action. Par exemple, vous pouvez envoyer une demande par courrier électronique à plusieurs destinataires demandant leur approbation d’une proposition de projet.

    • Positive Non    
      Utilisez cette option si vous avez besoin d’une valeur Oui ou non. C’est un bon moyen d’effectuer un sondage rapide.

    • Positive Aucun Peut-être    
      À utiliser si vous ne souhaitez pas limiter les choix à Oui et non. Cette option de vote offre une autre réponse.

    • Personnalisé    
      Utiliser pour créer vos propres noms de boutons de vote personnalisés. Vous pouvez, par exemple, demander à vos collègues de choisir entre trois jours de la semaine pour organiser une réunion de personnel hebdomadaire.

Bouton de vote personnalisé

Si vous avez choisi un bouton de vote personnalisé , procédez comme suit :

  1. Dans la boîte de dialogue Propriétés , sous options de vote et de suivi, activez la case à cocher utiliser les boutons de vote .

  2. Utilisez les options de boutons par défaut ou supprimez les options par défaut, puis tapez le texte de votre choix et utilisez des points-virgules pour séparer les noms des boutons.

  3. Cliquez sur Fermer.

Important : Si vous appliquez des autorisations de gestion des droits relatifs à l’information (IRM) (ongletOptions > commande d' autorisation ) à un message, le destinataire ne verra pas les options de vote.

  • Les destinataires peuvent voter dans le volet de lecture ou dans un message ouvert. Dans le volet de lecture, cliquez sur la ligne cliquez ici pour voter dans l’en-tête du message, puis cliquez sur l’option de votre choix. Dans un message ouvert, sous l’onglet message , dans le groupe répondre , cliquez sur vote, puis cliquez sur l’option de votre choix.

  • L’expéditeur peut voir toutes les réponses d’une table. Dans l’un des messages de réponse, cliquez sur la ligne expéditeur répondu dans l’en-tête de message, puis cliquez sur afficher les réponses au vote.

  1. Ouvrez le message d’origine avec les boutons de vote que vous avez envoyés. Ce message se trouve généralement dans le dossier Éléments envoyés.

  2. Dans l’onglet Message du groupe Afficher, cliquez sur Suivi.

    Remarque : Le suivi n’apparaît pas tant qu’aucun destinataire du message n’a répondu avec son vote.

Suivre et imprimer les résultats d’un sondage

Lorsque vous créez et envoyez un sondage par courrier électronique à d’autres personnes, il peut s’avérer utile de suivre et d’imprimer les résultats. Vous pouvez soit copier rapidement les résultats de vote dans un document Word vierge ou un nouveau message électronique, soit les copier dans Excel afin d’exploiter ces données plus tard.

  1. Dans Outlook, dans le dossier Éléments envoyés, ouvrez le message électronique que vous avez envoyé contenant le sondage.

  2. Cliquez sur Message > Suivi.

    Conseil :  Le bouton Suivi n’apparaît pas tant qu’aucun vote n’a été renvoyé.

    Suivre les votes d’un sondage

  3. Pour imprimer les résultats du sondage, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour une impression rapide, appuyez sur Alt + Impr. écran sur le clavier, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Dans Word, cliquez sur Document vierge, puis sur Coller.

      • Dans Outlook, cliquez sur Accueil >Nouveau message électronique, puis Coller.

        Cliquez sur Fichier > Imprimer, spécifiez une imprimante, puis cliquez sur Imprimer.

    • Pour trier et utiliser les données des résultats dans Excel, procédez d’abord comme suit :

      1. Cliquez sur Message > Suivi.

      2. Sur le clavier, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, puis cliquez et déplacez le curseur afin de sélectionner tous les noms et réponses de la liste.

      3. Sur le clavier, appuyez sur Ctrl+C.

      4. Ouvrez Excel et choisissez Nouveau classeur.

      5. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule en haut à gauche, puis cliquez sur Coller.

        Cliquer avec le bouton droit et choisir Coller

    • Pour ajuster les colonnes à la taille du texte, placez le curseur entre les en-têtes de colonne et double-cliquez.

      Cliquer entre les colonnes A et B, puis double-cliquer

      Cliquez sur fichier > Imprimer, spécifiez une imprimante, puis cliquez sur Imprimer.

Remarque : Un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007 est requis. La plupart des comptes personnels et personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange.

  1. Créez un message électronique ou répondez à un message que vous avez reçu ou transférez-le.

  2. Dans l’onglet options , dans le groupe suivi , cliquez sur utiliser les boutons de vote.

  3. Choisissez l’une des options suivantes :

    • Réceptionne Refuser    
      Cette option est recommandée lorsque vous avez besoin d’une autorisation pour une action. Par exemple, vous pouvez envoyer une demande par courrier électronique à plusieurs destinataires demandant leur approbation d’une proposition de projet.

    • Positive Non    
      Lorsque vous avez simplement besoin d’un oui ou d’un non, il s’agit d’un bon moyen de procéder à un sondage rapide.

    • Positive Aucun Peut-être    
      Si vous ne souhaitez pas limiter les choix à Oui et non, cette option de vote offre une autre réponse.

    • Personnalisé    
      Créez vos propres noms de boutons de vote personnalisés. Vous pouvez, par exemple, demander à vos collègues de choisir entre trois jours de la semaine pour organiser une réunion de personnel hebdomadaire.

      • Dans la boîte de dialogue Options des messages , sous options de vote et de suivi, activez la case à cocher utiliser les boutons de vote .

      • Sélectionnez les noms de bouton par défaut, supprimez-les, puis tapez le texte souhaité. Séparez les noms de boutons par des points-virgules.

        Boîte de dialogue Options des messages

      • Cliquez sur Fermer.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur Options de la messagerie, puis sur Options de suivi.

  3. Pour sélectionner les options de traitement, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Enregistrer automatiquement les réponses dans l’élément   
      d’origine Activez la case à cocher traiter les demandes et les réponses à la réception .

    • Supprimer les réponses vides   
      Une réponse vide est un message qui ne contient aucun commentaire de l’expéditeur autre qu’un vote.

Remarque : Pour passer en revue les réponses dans votre boîte de réception avant qu’elles soient enregistrées, décochez la case traiter les demandes et les réponses à la réception.

  1. Ouvrez le message d’origine avec les boutons de vote que vous avez envoyés. Ce message se trouve généralement dans le dossier Éléments envoyés.

  2. Dans l’onglet Message du groupe Afficher, cliquez sur Suivi.

    Remarque : Le suivi n’apparaît pas tant qu’il n’y a pas eu de réponse à un destinataire du message électronique.

  3. Sélectionnez les réponses que vous voulez copier. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Toutes les lignes    

      • Cliquez sur la première ligne, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur la dernière ligne.

    • Des lignes non adjacentes    

      • Cliquez sur la première ligne, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur lignes supplémentaires.

  4. Appuyez sur Ctrl+C.

  5. Démarrez Excel.

  6. Sélectionnez une cellule, puis appuyez sur CTRL + V.

  1. Ouvrez le message d’origine avec les boutons de vote que vous avez envoyés. Ce message se trouve généralement dans le dossier Éléments envoyés.

  2. Dans l’onglet Message du groupe Afficher, cliquez sur Suivi.

    Remarque : Le suivi n’apparaît pas tant qu’aucun destinataire du message n’a répondu avec son vote.

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