Créer des formulaires et des états Access à partir d'une liste SharePoint

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Vous pouvez créer des formulaires et des États à partir d'une liste SharePoint et les utiliser en tant qu'affichages. Les utilisateurs du site SharePoint sur lequel Access 2007 est installé peuvent ouvrir ces formulaires et rapports à l'aide du menu affichage de la liste SharePoint. Vous pouvez définir l'affichage par défaut d'une liste dans Access.

Les vues créées à l'aide de Access 2007 sont stockées dans un fichier de base de données sur le serveur Windows SharePoint Services. Lorsque vous ouvrez un affichage Access d'une liste SharePoint, Access démarre et affiche le formulaire ou l'État. Dans la mesure où la base de données est stockée sur le site SharePoint, l'affichage peut être ouvert par d'autres utilisateurs du site. Un utilisateur n'a pas besoin de connaître l'emplacement, sur le site SharePoint, du fichier de base de données qui contient l'affichage Access pour pouvoir utiliser l'affichage. De plus, l'utilisateur ne doit pas nécessairement savoir comment démarrer Access, ce dernier est géré automatiquement par le site SharePoint.

Remarque : Un utilisateur a besoin d' Access 2007 installé sur son ordinateur pour créer, utiliser ou modifier un affichage Access sur un site SharePoint.

Que voulez-vous faire ?

Créer un affichage Access d'une liste SharePoint

Définir un affichage Access comme affichage par défaut pour une liste SharePoint

Utiliser un affichage Access d'une liste SharePoint

Modifier un affichage Access d'une liste SharePoint

Créer un affichage Access d'une liste SharePoint

Lorsque vous créez un affichage Access d'une liste SharePoint, Access démarre automatiquement. Dans Access, vous pouvez baser votre affichage sur de nombreux modèles de formulaires et d'États, puis personnaliser votre affichage. En publiant votre affichage sur le site SharePoint, vous pouvez facilement le mettre à la disposition d'autres utilisateurs.

Remarque : Pour créer un affichage d'une liste SharePoint, vous devez disposer de l'autorisation Windows SharePoint Services gérer les listes, qui, par défaut, est incluse dans le niveau d'autorisation création.

Utilisez la procédure suivante pour créer un affichage Access d'une liste SharePoint que vous êtes en train d'afficher dans votre navigateur.

  1. Sur le site SharePoint, dans le menu affichage Menu déroulant , cliquez sur créer un affichage.

  2. Dans la page créer un affichage , cliquez sur affichage Access.

    Access démarre, puis vous invite à enregistrer une copie locale de la base de données qui contient votre nouvelle vue.

  3. Dans la boîte de dialogue enregistrer une copie locale , accédez à l'emplacement sur votre ordinateur où vous voulez enregistrer la copie, tapez un nom pour la copie locale dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Enregistrer.

    Access enregistre et ouvre la copie locale, puis la boîte de dialogue créer un affichage Access s'affiche.

  4. Dans la boîte de dialogue créer un affichage Access , double-cliquez sur le type d'affichage que vous voulez créer.

    Access crée votre nouvelle vue et l'ouvre en mode page.

  5. Vous pouvez personnaliser votre nouvelle vue en mode page, ou vous pouvez basculer en mode création.

    En mode page, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles dans votre affichage (par exemple, étiquettes et champs), mais vous ne pouvez pas ajouter d'autres contrôles à votre affichage. Le mode page fournit un aperçu des données qui vous permet de voir plus facilement l'aspect de vos modifications dans l'affichage terminé.

    En mode création, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles, et peut ajouter des contrôles supplémentaires à votre affichage. Toutefois, le mode création ne fournit pas d'aperçu des données.

    Vous pouvez basculer entre le mode création et le mode page autant que vous le souhaitez. Si vous utilisez le mode création pour ajouter des contrôles à votre affichage, vous pouvez basculer en mode page et disposer ces contrôles sur la vue lors de l'aperçu des données.

  6. Après avoir effectué vos personnalisations, dans la barre des messages, cliquez sur publier sur le site SharePoint.

    barre d'outils

    La boîte de dialogue publier sur le serveur Web s'affiche.

    Si la barre des messages ne s'affiche pas, affichez-la en procédant comme suit:

    • Dans l'onglet outils de base de données , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur barre des messages.

  7. Par défaut, Access enregistre l'affichage dans un fichier de base de données situé dans la bibliothèque Documents partagés sur le site SharePoint, ce site contient la liste à partir de laquelle vous avez créé l'affichage. Dans la plupart des cas, c'est probablement ce que vous souhaitez, mais vous pouvez modifier la bibliothèque de documents dans laquelle stocker la base de données en choisissant une autre bibliothèque dans la zone enregistrer dans de la boîte de dialogue publier sur le serveur Web . Vous pouvez effectuer cette opération pour contrôler plus précisément les personnes autorisées à accéder à l'affichage et si les utilisateurs peuvent l'ouvrir en mode lecture seule ou en mode d'édition. Dans certains cas, il se peut également que des bibliothèques spécifiques soient configurées pour les vues d'accès de publication, auquel cas vous devrez peut-être modifier l'emplacement d'enregistrement pour sélectionner la bonne bibliothèque.

    L'administrateur du site SharePoint peut vous aider à sélectionner la bonne bibliothèque.

  8. Access fournit un nom pour la base de données dans la zone nom de fichier de la boîte de dialogue publier sur le serveur Web . Ce nom correspond au nom de la base de données que vous avez enregistrée en tant que copie locale. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le nom si vous le souhaitez, mais dans la plupart des cas, vous devez accepter le nom suggéré; cela vous permettra de mémoriser facilement la base de données locale correspondant à la base de données que vous publiez sur le site SharePoint.

  9. Cliquez sur publier pour enregistrer la base de données sur le site SharePoint.

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Définir un affichage Access comme affichage par défaut pour une liste SharePoint

Lorsque vous créez un affichage par défaut pour une liste SharePoint, le mode d'accès s'ouvre automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent la liste, si Access est installé sur leur ordinateur.

Important : Si vous effectuez l'affichage par défaut d'un affichage Access, la liste des visiteurs qui n'ont pas accès à 2007 ne sera pas en mesure d'utiliser la liste.

  1. Après avoir ouvert la liste SharePoint, dans le menu paramètres , cliquez sur paramètres de la liste.

  2. Dans la page Paramètres de la liste , sous affichages, cliquez sur le nom de l'affichage Access que vous souhaitez utiliser comme affichage par défaut.

  3. Dans la page modifier l'affichage , sélectionnez définir cet affichage par défaut , puis cliquez sur OK.

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Utiliser un affichage Access d'une liste SharePoint

Pour utiliser un affichage Access d'une liste SharePoint, vous pouvez choisir l'affichage Access dans le menu affichage de la liste.

  • Dans le menu affichage Menu déroulant , cliquez sur le nom de la vue Access. Access démarre, puis affiche la vue en mode lecture seule.

    En mode lecture seule, vous pouvez modifier les données dans l'affichage et imprimer l'affichage, mais vous ne pouvez pas modifier la conception de l'affichage. Si vous voulez modifier la conception de l'affichage, voir la section suivante de cet article modifier un affichage Access d'une liste SharePoint.

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Modifier un affichage Access d'une liste SharePoint

Pour modifier la conception d'une vue Access, vous enregistrez une copie locale de la base de données qui contient l'affichage Access, puis apportez les modifications. Vous pouvez alors utiliser votre copie locale de l'affichage ou, si vous disposez des autorisations appropriées sur le site SharePoint, vous pouvez publier la nouvelle vue.

Remarque : Vous pouvez modifier une copie locale d'un affichage Access indépendamment de votre Windows SharePoint Services niveau d'autorisation. Toutefois, pour publier votre affichage modifié sur le site SharePoint, vous devez disposer de l'autorisation Windows SharePoint Services gérer les listes, qui, par défaut, est incluse dans le niveau d'autorisation création. Si vous avez créé l'affichage Access, vous devez déjà disposer de l'autorisation gérer les listes. Si vous n'êtes pas sûr, contactez votre administrateur de site SharePoint pour déterminer si vous disposez des autorisations dont vous avez besoin.

  1. Ouvrez le mode accès, puis dans la barre des messages, cliquez sur Enregistrer sous.

    Le bouton Enregistrer sous de la Barre des messages

    Remarque : Si la barre des messages ne s'affiche pas, affichez-la en procédant comme suit:

    • Dans l'onglet outils de base de données , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur barre des messages.

  2. Cliquez sur Oui lorsque Access vous invite à fermer le mode et tous les autres objets ouverts.

    La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  3. Dans la zone enregistrer dans , spécifiez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la copie locale, tapez un nom pour la copie locale dans la zone nom de fichier , puis cliquez sur Enregistrer.

    Access enregistre la copie locale de la base de données, puis l'ouvre.

  4. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour modifier la disposition de l'affichage sans ajouter de nouveaux contrôles, dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'affichage, puis cliquez sur mode page dans le menu contextuel.

      En mode page, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles dans votre affichage (par exemple, étiquettes et champs), mais vous ne pouvez pas ajouter d'autres contrôles à votre affichage. Le mode page fournit un aperçu des données qui vous permet de voir plus facilement l'aspect de vos modifications dans l'affichage terminé.

    • Pour ajouter ou supprimer des contrôles dans l'affichage (comme des étiquettes ou des champs), dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'affichage, puis cliquez sur mode création dans le menu contextuel.

      En mode création, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles, et peut ajouter des contrôles supplémentaires à votre affichage. Toutefois, le mode création ne fournit pas d'aperçu des données.

      Remarque : Si vous décidez de modifier l'affichage en mode création et que vous envisagez de publier l'affichage révisé sur le site SharePoint, n'ajoutez pas de champs dans l'affichage qui ne fait pas partie de la liste SharePoint.

  5. Vous pouvez basculer entre le mode création et le mode page autant que vous le souhaitez. Si vous utilisez le mode création pour ajouter des contrôles à votre affichage, vous pouvez basculer en mode page et disposer ces contrôles sur la vue lors de l'aperçu des données.

Publier l'affichage accès modifié sur le site SharePoint

Après avoir modifié l'affichage, si vous disposez de l'autorisation gérer les listes sur le site SharePoint, vous pouvez publier l'affichage modifié à l'aide de la procédure suivante.

Pour obtenir l'autorisation gérer les listes, contactez l'administrateur du site SharePoint.

  1. Enregistrez l'affichage dans la copie locale de la base de données.

  2. Dans la barre des messages, cliquez sur publier sur un site SharePoint.

    barre d'outils

    Remarque : Si vous n'avez pas l'autorisation gérer les listes, la barre des messages n'affiche pas le bouton publier sur le site SharePoint . Si la barre des messages ne s'affiche pas, affichez-la en procédant comme suit:

    • Dans l'onglet outils de base de données , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur barre des messages.

  3. Dans la boîte de dialogue publier sur le serveur Web , cliquez sur publier.

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