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Créer des documents Office accessibles

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Lors de la création de contenu avec Office, vous pouvez le rendre accessible aux personnes souffrant de handicaps grâce à quelques ajustements simples. Vous pouvez utiliser plusieurs fonctionnalités Office intégrées pour vous assurer que tout le monde peut lire et comprendre vos documents. En renforçant l'accessibilité dans vos documents, vous pouvez répondre à l'ensemble de votre audience, et pas seulement à une partie de celle-ci.

Vous pouvez utiliser le vérificateur d'accessibilité pour vous assurer que votre contenu est réellement accessible. L'outil gratuit est disponible dans Word, Excel, Outlook, OneNote et PowerPoint sur Windows ou Mac, et Visio sous Windows. Le vérificateur d'accessibilité détecte les problèmes d'accessibilité dans votre document et explique pourquoi chacun d'entre eux peut être un problème potentiel pour une personne présentant un handicap. Il propose également des suggestions sur la façon de résoudre chaque problème.

Le tableau suivant contient des recommandations permettant de créer des documents Office accessibles aux personnes souffrant de handicaps. Pour plus d'informations sur la façon de rechercher et de résoudre le problème dans une application Office spécifique, reportez-vous aux instructions applicables:

Que corriger

Pourquoi le corriger

Utilisation des couleurs

Ne vous fiez jamais uniquement à la couleur pour transmettre des informations, en cas de non-affichage correct du public. S'il est important de connaître la couleur exacte, mentionnez la couleur, par exemple, dans l'étiquette de l'image.

Évitez d'utiliser de la couleur bleu clair, car il s'agit de la première couleur qui a pour effet d'vieillir les yeux et de perdre leur sensibilité.

Utilisation du son

Si vous utilisez le son dans un document, assurez-vous que les informations sont accessibles même si vous ne pouvez pas les entendre.

Pour rendre les vidéos et les fichiers audio accessibles, vous pouvez ajouter des sous-titres ou des sous-titres à votre document. Ils font de votre document une protection adaptée à un grand nombre d'utilisateurs, notamment les personnes souffrant de troubles de l'audition et celles qui parlent des langues autres que celles de votre clip multimédia.

Texte de remplacement manquant dans les éléments visuels

Si vous utilisez un lecteur d'écran, le texte de remplacement décrit un élément visuel pour ceux qui ne peuvent pas le voir. Appliquez toujours des textes de remplacement efficaces à toutes les formes, images, graphiques, tableaux et graphiques SmartArt pour rendre votre document plus accessible. Pour plus d'informations sur l'utilisation appropriée de texte de remplacement, voir textes de remplacement.

Styles de rédaction complexes

Si votre public ne peut pas vous comprendre, votre document ne fonctionne pas automatiquement.

Utilisez des phrases courtes et une grammaire simple. Si le contenu se prête à une liste à puces, présentez-le de cette manière. Une liste à puces est un moyen très simple d'appliquer des phrases courtes.

Lorsque vous êtes confronté à une option, sélectionnez toujours le mot le plus simple disponible au lieu d'appuyer sur votre vocabulaire.

Tableaux dans des documents

Évitez d'utiliser des tableaux dans vos documents, le cas échéant, dans la mesure où il peut être difficile de suivre le contenu de la table à l'aide d'un lecteur d'écran. Si vous devez utiliser un tableau, concevez-le soigneusement pour le simplifier. Utilisez toujours un titre pour présenter le tableau.

Si vous créez une table avec le code HTML d'une page Web, utilisez l'étiquetage approprié pour permettre au lecteur d'écran ou à l'affichage braille de fournir les informations et les données d'en-tête de tableau en contexte. Utilisez les balises <TH> pour les en-têtes et les balises <TD> pour les cellules de données. N'oubliez pas d'inclure un résumé de tableau dans la balise <table> pour expliquer l'objet du tableau.

Dispositions de document basées sur une table

Les dispositions basées sur une table sont populaires en particulier dans les bulletins d'information créés avec Word et Outlook. Lorsque vous créez un tableau avec des bordures invisibles et que vous placez les différents articles sur les bulletins dans des cellules individuelles, vous pouvez facilement créer un document d'aspect impressionnant. En revanche, vos lecteurs disposant de problèmes d'accessibilité ne vous remercieront pas. Ne jamais utiliser de tableaux comme outil de disposition.

Lorsque vous naviguez dans un document à l'aide d'une mise en page de tableau, les lecteurs d'écran et le braille affichent des tables ligne par ligne sur les colonnes: Si votre bulletin a été conçu pour être lu de haut en bas dans la colonne, votre lecteur sera perdu.

Efforcez-vous de disposer votre document sans utiliser de tableaux. Pour obtenir des idées et une collection de modèles accessibles que vous pouvez utiliser avec différentes applications Office, voir rendre vos modèles plus accessibles et accéder à des modèles accessibles pour Office. Si vous devez utiliser une disposition de tableau, assurez-vous qu'il est conçu pour être lu ligne par ligne sur les colonnes et que vous essayez de réduire le nombre d'enfoncements ou de balayages de touche Tab requis pour atteindre la fin.

Navigation et ordre du focus

Les utilisateurs de lecteur d'écran dépendent de la touche de tabulation ou effectue un balayage pour naviguer dans votre document. Chaque pression sur la touche Tab permet de déplacer le focus du document vers la partie suivante, et permet au lecteur d'écran de lire le contenu de cette partie.

Pour implémenter la navigation accessible, assurez-vous que les parties du contenu du document ont été triées de manière logique. Cela est particulièrement important si le contenu d'un document se compose de portions de texte séparées et de pièces d'image placées en regard ou en premier, par exemple sur une diapositive PowerPoint. Si les parties ne sont pas organisées logiquement, le lecteur d'écran les lira dans un ordre incorrect, ce qui permet à l'utilisateur d'en comprendre le contenu. Pour tester la navigation, activez le lecteur d'écran et parcourez le document en appuyant sur la touche Tab ou en effectuant un mouvement de balayage vers la gauche ou la droite sur l'écran. Assurez-vous que le focus se déplace sur le document comme prévu.

Voir aussi

Vidéo : Créer des documents accessibles

Vidéo : Créer des tableaux plus accessibles dans Excel

Vidéo : Créer des graphiques plus accessibles dans Excel

Vidéo: créer des diapositives plus accessibles dans PowerPoint

Créer des fichiers PDF accessibles

Support technique pour les clients souffrant d’un handicap

L’objectif de Microsoft est d’offrir la meilleure expérience possible à tous ses clients. Si vous souffrez d’un handicap ou si vous avez des questions liées à l’accessibilité, veuillez contacter Microsoft Answer Desk Accessibilité pour obtenir une assistance technique. Les membres de l’équipe du support Answer Desk Accessibilité sont formés à l’utilisation des technologies d’assistance les plus répandues et peuvent vous offrir une aide en anglais, en espagnol, en français et en langue des signes américaine. Accédez au site Microsoft Answer Desk Accessibilité pour connaître les informations de contact pour votre pays ou région.

Si vous êtes un utilisateur au sein d’un organisme gouvernemental, d’une PME ou d’une grande entreprise, veuillez contacter Answer Desk Accessibilité pour les entreprises.

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