Créer des étiquettes de publipostage dans Access

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Microsoft Access vous offre plusieurs options pour créer des étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. Le plus simple consiste à utiliser l’Assistant étiquette dans Access pour créer et imprimer un état qui est mis en forme pour l’ajuster à vos étiquettes. Les étiquettes peuvent contenir des données qui sont stockées dans des tables Access ou listes de contacts de données qui sont importées ou liées à partir d’autres sources telles que des classeurs Microsoft Excel ou Microsoft Outlook. Vous pouvez créer les étiquettes sous forme de rapport dans Access, ou vous pouvez « fusionner » les données avec un document Microsoft Word et puis imprimer les étiquettes à partir de Word. Cet article décrit les étapes à suivre.

Que voulez-vous faire ?

Utiliser Access pour créer et imprimer des étiquettes

Imprimer des données Access à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage dans Microsoft Word

Utiliser Access pour créer et imprimer des étiquettes

Dans Access, créer des étiquettes sous forme de rapport mis en forme avec une taille de page petite pour l’ajuster à l’étiquette souhaitée. Est le plus souvent utilisé des étiquettes de publipostage, mais les données Access peuvent être imprimées dans un format d’étiquette pour diverses raisons. Dans le cas d’étiquettes de publipostage, l’état Obtient les données d’adresse dans les tables ou requêtes contenant les adresses. Imprimer le rapport vous offre une seule étiquette pour chaque adresse de la source d’enregistrement sous-jacente.

Pour plus d’informations sur la liaison ou importer des données provenant d’autres sources (par exemple, Microsoft Excel ou Microsoft Outlook) pour l’utiliser dans vos étiquettes, voir l’article Introduction à l’importation et exportation de données.

L’Assistant Étiquette vous pose une série de questions sur vos étiquettes et les données que vous souhaitez afficher sur les. L’Assistant crée le rapport, vous pouvez personnaliser, si nécessaire.

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant étiquette dans Access

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données que vous souhaitez afficher dans vos étiquettes. Il s’agit généralement une table, une table liée ou une requête, mais vous pouvez également sélectionner un formulaire ou un état.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.

    Access démarre l’Assistant étiquette.

    Première page de l'Assistant Étiquette

    1. Si vous connaissez le fabricant et produit le numéro des étiquettes :

      • Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.

      • Sélectionnez votre étiquette dans la quelle taille d’étiquettes souhaitez-vous ? zone.

        Dans le cas contraire, essayez de rechercher un produit dont les valeurs dans les colonnes Dimensions et nombre de front correspondent à vos étiquettes.

        Si vous ne trouvez pas une étiquette similaire :   

      • Cliquez sur Personnaliser, puis sur Nouveau.

        La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s’affiche.

        Page Nouvelle étiquette de l’Assistant Étiquette

      • Mesurez vos étiquettes et entrez les mesures dans les zones appropriées dans la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.

      • Entrez un nom pour les étiquettes personnalisées dans la zone de texte Nom de l’étiquette, choisissez le type d’étiquette et l’orientation que vous voulez, puis cliquez sur OK.

        Si vous avez déjà créé une étiquette personnalisée et que vous voulez sélectionner :   

      • Cliquez sur Afficher les tailles d’étiquettes personnalisées, puis cliquez sur l’étiquette personnalisée souhaitée.

    2. Sélectionnez la feuille ou continu sous Type d’étiquette, puis sur suivant.

    3. Sélectionnez le nom de la police, la taille, l’épaisseur et le texte de couleur souhaité sur votre étiquette, puis cliquez sur suivant.

    4. Dans la page que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage de l’Assistant, sélectionnez les champs souhaités dans vos étiquettes dans la liste champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone étiquette Prototype.

      Ajout de champs à une étiquette dans l’Assistant Étiquette

      • Pour ajouter d’espace entre les champs dans la zone étiquette Prototype, appuyez sur espace.

      • Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.

      • Pour vous déplacer entre les champs et les lignes, utilisez les touches de direction.

      • Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur retour arrière.

      • Pour ajouter du texte ou signes de ponctuation (par exemple, une virgule après le nom de la ville), cliquez sur pour placer le curseur à l’endroit où vous voulez le texte apparaisse, puis commencez à taper. Ce texte apparaîtra identique sur chaque étiquette.

        Remarque : Vous pouvez uniquement ajouter des champs de types de données suivants à l’aide de l’Assistant Étiquette : texte court (texte), texte Long (Mémo), nombre, Date/heure, monétaire, Oui/Non, ou une pièce jointe. Pour ajouter des champs d’autres types de données, ouvrez l’état d’étiquette en mode Création après avoir terminé l’Assistant étiquette et puis utilisez le volet Liste de champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste de champs lors de l’état est ouvert en mode Création, appuyez sur ALT + F8.

        Lorsque vous avez les disposition des champs sur votre étiquette comme vous le souhaitez, cliquez sur suivant.

    5. Dans la page suivante, vous pouvez choisir des champs pour trier vos étiquettes. Par exemple, vous souhaiterez peut-être trier par code postal pour un publipostage important. Choisir les champs que vous voulez trier par dans la liste champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour l’ajouter à la zone Trier par. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur suivant.

      Définition de l’ordre de tri dans l’Assistant Étiquette

    6. Dans la dernière page, entrez un nom pour vos étiquettes, puis cliquez sur Terminer.

      Dernière page de l’Assistant Étiquette

      Si vous choisissez Afficher les étiquettes telles qu’elles seront imprimées sur la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquez sur l’étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière, ou utilisez la commande zoom dans la barre d’état.

      Commande de zoom

      Si vous choisissez Modifier la structure des étiquettes dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche l’état d’étiquette en mode Création.

      Remarque : Aperçu avant impression est le seul affichage dans lequel vous pouvez voir les colonnes que vous avez leur mise en page. Si vous affichez le rapport en mode État ou page, Access affiche toutes les données dans une seule colonne.

Personnaliser l’apparence de l’étiquette

Si les étiquettes résultantes ne rechercher comme vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser la mise en page en ouvrant le rapport en mode Création et apporter vos modifications. Lorsque vous travaillez avec des étiquettes, il est généralement plus facile d’utiliser le mode Création dans lequel vous avez un contrôle plus précis sur la mise en page. Pour afficher les résultats des modifications que vous apportez en mode Création, basculez vers l’aperçu avant impression.

Si Access affiche un message concernant n’ayant ne pas de suffisamment d’espace horizontal pour afficher les données

Ce message, qui s’affichent, est un effet secondaire des mesures du certaines étiquettes. En règle générale, il se produit lorsque les étiquettes sont très près les côtés gauche et droite de la feuille d’étiquettes. Cela peut entraîner l’Assistant pour spécifier certaines mesures qui se trouvent en dehors de la plage d’impression normale, qui à son tour causes le message s’affiche lorsque vous consultez ou imprimez les étiquettes.

Si vous êtes satisfait de l’alignement du texte sur les étiquettes, et vous ne recevez une page vierge toutes les autres pages, vous voudrez laisser la conception du rapport en l’état et cliquez simplement sur OK dans le message de chaque fois qu’elle apparaît. Dans le cas contraire, vous pouvez essayer d’ajuster certaines de ces options de mise en page, comme décrit dans la section suivante.

Si vos données sont alignent pas les étiquettes correctement

Dans de nombreux cas, vous pouvez résoudre les problèmes secondaires avec la disposition de votre étiquette en effectuant des ajustements en mode Création. Vous pouvez déplacer les contrôles et vous pouvez ajuster la taille d’étiquette en modifiant la largeur ou la hauteur de la section détail.

Pour passer en mode Création, avec le bouton droit de l’état dans le volet de Navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

Si vous devez modifier les marges ou l’espacement entre les étiquettes, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en Page en mode création :

  • Sous l’onglet Mise en Page, dans le groupe Mise en Page, cliquez sur colonnes.

    La boîte de dialogue Mise en Page s’affiche avec l’onglet colonnes sélectionné.

Onglet Colonnes de la boîte de dialogue Mise en page

Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte de dialogue Mise en Page:

Section

Option

Description

Paramètres de la grille

Nombre de colonnes

Cela doit être égal le nombre d’étiquettes sur la page.

Espacement de lignes

Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espacement vertical entre les lignes d’étiquettes.

Espacement des colonnes

Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espacement horizontal entre les colonnes d’étiquettes.

Taille des colonnes

Largeur

N’oubliez pas les paramètres des marges et l’espacement des colonnes lorsque vous définissez cette valeur.

Vous pouvez vérifier et ajuster les marges en cliquant sur Options d’impression dans la boîte de dialogue Mise en Page.

Hauteur

Ajuster la hauteur de chaque étiquette, selon vos besoins.

Comme section Détail

Une fois sélectionné, définit la largeur de colonne et la hauteur égale à la largeur et la hauteur de la section détail en mode Création.

Format des colonnes

Vers le bas, ensuite vers la droite

Une fois sélectionné, données de vos étiquettes s’impriment vers le bas de la première colonne, puis vers le bas de la deuxième colonne et ainsi de suite.

Vers la droite, puis vers le bas

Lorsque sélectionné, données de vos étiquettes s’imprime sur la première ligne, puis sur la deuxième ligne et ainsi de suite.

Remarque : Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Mise en Page en mode Aperçu avant impression en cliquant sur colonnes sous l’onglet Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, vos modifications sont répercutées immédiatement dans l’aperçu avant impression.

Imprimer les étiquettes

  1. Ouvrir le rapport dans n’importe quel affichage (ou sélectionnez l’état dans le volet de Navigation).

  2. Sous l’onglet fichier, cliquez sur Imprimer, puis cliquez sur Imprimer.

    Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.

  3. Entrez vos choix pour les options telles que l’imprimante, l’étendue d’impression et le nombre de copies.

  4. Cliquez sur OK.

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Imprimer des données Access à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage dans Microsoft Word

Si vos adresses sont stockées dans Access, mais que vous voulez exporter dans Word afin que vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fusion et publipostage pour mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l’Assistant Fusion et publipostage dans Word.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez la table ou la requête qui contient les données que vous voulez imprimer.

  2. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Fusion avec Word.

  3. Dans la boîte de dialogue Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word, si vous avez déjà créé un document et que vous souhaitez lier vos données, cliquez sur Attacher vos données à un document Microsoft Word existant. Dans le cas contraire, cliquez sur créer un document et puis lier les données à celle-ci.

  4. Cliquez sur OK.

    Si vous choisissez Attacher vos données à un document Microsoft Word existant, la boîte de dialogue Sélectionner le Document Microsoft Word s’ouvre. Sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. Le document doit être ouvert dans Word.

    Si vous choisissez de créer un nouveau document, Word s’ouvre avec un document vierge.

  5. Dans Word, suivez les instructions dans le volet fusion et publipostage. Lorsque vous arrivez à l’étape 3 sur le processus de fusion et publipostage Word (sélection des destinataires), la source de données que vous avez choisi à l’étape 1 de cette procédure sera déjà être sélectionnée.

    Pour plus d’informations sur l’Assistant Fusion et publipostage Word, consultez l’aide de Word.

Remarque : Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que soit l’endroit où les adresses sont stockées. À partir de Word, vous pouvez vous connecter aux listes d’adresses stockées dans divers programmes, tels que Access, Excel et Outlook. Ou, si vous n’avez pas une liste d’adresses, vous pouvez créer une dans Word et imprimer des étiquettes. Pour plus d’informations, voir l’aide de Word.

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