Considérations en matière de conception pour la mise à jour des données

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Une base de données bien conçue permet non seulement de garantir l'intégrité des données, mais qu'il est plus facile de gérer et de mettre à jour. Une base de données Access ne correspond pas à un fichier de la même manière qu'un document Microsoft Word ou une présentation Microsoft PowerPoint. Au lieu de cela, il s'agit d'une collection d'objets (tables, formulaires, États, requêtes, etc.) qui doivent fonctionner ensemble pour fonctionner correctement.

Les utilisateurs entrent des données principalement par le biais de contrôles. Ce que vous pouvez faire avec un contrôle donné dépend du type de données défini pour le champ de table sous-jacent, des propriétés définies pour ce champ et des propriétés définies pour le contrôle. Enfin, envisagez d'utiliser d'autres techniques de base de données telles que la validation, les valeurs par défaut, les listes et les recherches, et les mises à jour en cascade. 

Pour plus d'informations sur la mise à jour des données à partir d'un point de vue utilisateur, voir comment ajouter, modifier et supprimer des enregistrements.

Contenu de cet article

Impact de la structure de la base de données sur la saisie de données

Les informations stockées dans une base de données sont stockées dans des tablesqui contiennent des données sur un sujet particulier (par exemple, ressources ou contacts). Chaque enregistrement d'une table contient des informations sur un élément, tel qu'un contact particulier. Un enregistrement est constitué de champstels que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone. Un enregistrement est souvent appelé ligne et un champ est couramment appelé colonne. Ces objets doivent respecter un ensemble de principes de conception; ou la base de données fonctionnera de façon inadéquate ou incorrecte. Les principes de conception concernés affectent la manière dont vous entrez les données. Prenez en compte les éléments suivants :

  • Tableaux    Access stocke toutes les données dans une ou plusieurs tables. Le nombre de tables utilisées dépend de la conception et de la complexité de la base de données. Même si vous pouvez afficher des données dans un formulaire, un État ou dans les résultats renvoyés par une requête, Access stocke les données uniquement dans les tables et les autres objets de la base de données sont basés sur ces tables. Chaque table doit être basée sur un sujet. Par exemple, une table des informations de contact professionnel ne doit contenir aucune information commerciale. Si tel est le cas, la recherche et la modification des informations appropriées peuvent être difficiles, voire impossibles.

  • Types de données    En règle générale, chacun des champs d'une table accepte un seul type de données. Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de notes dans un champ défini pour accepter des nombres. Si vous essayez d'entrer du texte dans un tel champ, Access affiche un message d'erreur. Toutefois, il ne s'agit pas d'une règle matérielle et rapide. Par exemple, vous pouvez stocker des nombres (par exemple, des codes postaux) dans un champ défini pour le type de données texte court, mais vous ne pouvez pas effectuer de calculs sur ces données car Access les considère comme une portion de texte.

    Dans d'autres cas, les champs d'un enregistrement n'acceptent qu'une seule valeur. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer plusieurs adresses dans un champ d'adresse. Ce n'est pas le cas pour Microsoft Excel, qui vous permet d'entrer un nombre quelconque de noms ou d'images dans une seule cellule, sauf si vous définissez cette cellule pour accepter des types de données limités. 

  • Champs à plusieurs valeurs    Access fournit une fonctionnalité appelée champ à plusieurs valeurs pour joindre plusieurs éléments de données à un seul enregistrement, et créer des listes qui acceptent plusieurs valeurs. Vous pouvez toujours identifier une liste à plusieurs valeurs, car Access affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste. Par exemple, vous pouvez joindre une présentation Microsoft PowerPoint et n'importe quel nombre d'images à un enregistrement dans votre base de données. Vous pouvez également créer une liste de noms et sélectionner autant de noms que vous le souhaitez. L'utilisation de champs à plusieurs valeurs peut sembler rompre les règles de conception de base de données, car vous pouvez stocker plusieurs enregistrements par champ de table. Toutefois, Access applique les règles «en coulisses» en stockant les données dans des tables spéciales et masquées.

  • Utilisation de formulaires    En règle générale, vous créez des formulaires lorsque vous souhaitez rendre une base de données plus facile à utiliser et pour garantir que les utilisateurs entrent des données de manière précise. La façon dont vous utilisez un formulaire pour modifier des données varie en fonction de la conception du formulaire. Les formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles, tels que des listes, des zones de texte, des boutons et même des feuilles de données. Par ailleurs, chacun des contrôles figurant sur le formulaire lit des données à partir d’un champ de table sous-jacent ou écrit des données dans un tel champ.

Pour plus d'informations, voir notions de base sur la conception d'une base de données et créer un tableau et ajouter des champs.

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Définir une valeur par défaut pour un champ ou un contrôle

Si un grand nombre d'enregistrements partagent la même valeur pour un champ donné, tel qu'une ville ou un pays ou une région, vous pouvez gagner du temps en définissant une valeur par défaut pour le contrôle lié à ce champ ou au champ lui-même. Lorsque vous ouvrez le formulaire ou la table pour créer un nouvel enregistrement, votre valeur par défaut s'affiche dans ce contrôle ou champ.

Dans un tableau

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. En haut de la vue, sélectionnez le champ.

  3. Dans la partie inférieure de l'affichage, sélectionnez l'onglet général .

  4. Définissez la propriété valeur par défaut sur la valeur souhaitée.

Dans un formulaire

  1. Ouvrez le formulaire en mode page ou création.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Dans l'onglet données , définissez la propriété valeur par défaut sur la valeur souhaitée.

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Utiliser des règles de validation pour limiter les données

Vous pouvez valider des données dans des bases de données de bureau Access lorsque vous les entrez à l'aide de règles de validation. Les règles de validation peuvent être définies en mode Création de table ou Feuille de données de table. Il existe trois types de règles de validation dans Access :

  • Règle de validation de champ    Vous pouvez utiliser une règle de validation de champ pour spécifier un critère que toutes les valeurs de champs valides doivent respecter. Vous ne devez pas spécifier le champ actif comme faisant partie de la règle, sauf si vous l’utilisez dans une fonction. Il peut être plus facile d’appliquer les restrictions relatives aux types de caractères pouvant être entrés dans un champ avec un Masque de saisie. Par exemple, un champ de date peut avoir une règle de validation interdisant des valeurs passées.

  • Règle de validation d'enregistrement    Vous pouvez utiliser une règle de validation d'enregistrement pour spécifier une condition que tous les enregistrements valides doivent remplir. Vous pouvez comparer des valeurs de différents champs à l’aide d’une règle de validation d’enregistrement. Par exemple, un enregistrement avec deux champs de date peut nécessiter que les valeurs d'un champ précèdent toujours les valeurs de l'autre champ (par exemple, StartDate est antérieur à date_fin).

  • Validation sur un formulaire    Vous pouvez utiliser la propriété valide si d'un contrôle sur un formulaire pour spécifier un critère qui correspond à l'entrée de valeurs de ce contrôle. La propriété de contrôle Valide si fonctionne comme une règle de validation de champ. En général, vous utilisez une règle de validation de formulaire au lieu d’une règle de validation de champ si la règle est spécifique du formulaire et non de la table, quel que soit l’endroit où elle est utilisée.

Pour plus d'informations, voir restreindre l'entrée de données à l'aide de règles de validation.

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Utilisation de listes de valeurs et de champs de recherche

Il existe deux types de données de liste dans Access:

  • Listes de valeurs    Il s'agit d'un ensemble de valeurs codées en dur que vous entrez manuellement. Les valeurs résident dans la propriété contenu du champ.

  • Champs Liste de choix    Celles-ci utilisent une requête pour extraire les valeurs d'une autre table. La propriété contenu du champ contient une requête plutôt qu'une liste de valeurs codées en dur. La requête récupère les valeurs d'une ou plusieurs tables d'une base de données. Par défaut, le champ liste de choix affiche ces valeurs sous la forme d'une liste. En fonction de la manière dont vous définissez le champ liste de choix, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments dans cette liste.

    Remarque    Les champs Liste de choix peuvent infuser les nouveaux utilisateurs d'Access, car une liste d'éléments apparaît à un emplacement (la liste créée par Access à partir des données dans le champ liste de choix), mais les données peuvent se trouver dans un autre emplacement (table qui contient les données).

Par défaut, Access affiche des données de liste dans un contrôle de zone de liste déroulante, même si vous pouvez spécifier un contrôle de zone de liste. Une zone de liste modifiable s'ouvre pour présenter la liste, puis se ferme une fois que vous avez effectué une sélection. En revanche, une zone de liste reste ouverte à tout moment.

Pour modifier des listes, vous pouvez également exécuter la commande modifier les éléments de liste ou modifier les données directement dans la propriété contenu de la table source. Lorsque vous mettez à jour les données d'un champ de recherche, vous devez mettre à jour la table source.

Si la propriété Origine source de la zone de liste ou de la zone de liste déroulante est définie sur Liste valeurs, vous pouvez modifier la liste de valeurs lorsque le formulaire est ouvert en mode Formulaire. Vous évitez ainsi d’avoir à basculer en mode Création ou en mode Page, à ouvrir la feuille de propriétés et à modifier la propriété Origine source associée au contrôle chaque fois que vous devez apporter des modifications à la liste. Pour modifier la liste des valeurs, la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs associée à la zone de liste ou à la zone de liste déroulante doit être définie sur Oui.

Pour plus d'informations, voir créer une liste de choix à l'aide d'une zone de liste ou d'une zone deliste modifiable.

Empêcher la modification de la liste de valeurs en mode Formulaire

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Création ou sur Mode Page.

  2. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.

  3. Sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, définissez la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs sur Non.

  4. Cliquez sur fichier , puis sur Enregistrer, ou appuyez sur CTRL + S Image du bouton .

Spécifier un autre formulaire pour modifier la liste de valeurs

Par défaut, Access fournit un formulaire intégré à des fins d’édition de la liste de valeurs. Si vous disposez d’un autre formulaire que vous préférez utiliser à cette fin, vous pouvez entrer le nom du formulaire dans la propriété Formulaire Modifier les éléments de liste, comme suit :

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Création ou sur Mode Page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.

  3. Sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, cliquez sur la flèche de déroulement dans la zone de propriété Formulaire Modifier les éléments de liste.

  4. Cliquez sur le formulaire à utiliser pour modifier la liste de valeurs

  5. Cliquez sur le fichier , puis sur Enregistrer, ou appuyez sur CTRL + S Image du bouton .

Examiner un champ de recherche dans un formulaire

  1. Ouvrez le formulaire en mode page ou création.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur la zone de liste ou le contrôle de zone de liste déroulante, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet toutes , puis recherchez les propriétés originesource et contenu. La propriété source de ligne doit contenir une liste de valeurs ou une Table/requêteet la propriété contenu doit contenir soit une liste d'éléments séparés par des points-virgules, soit une requête. Pour plus d'espace, cliquez avec le bouton droit sur la propriété, puis sélectionnez Zoom ou appuyez sur MAJ + F2.

    En règle générale, les listes de valeurs utilisent cette syntaxe de base: "Item"; " Item";" Item"

    Dans ce cas, la liste est un ensemble d'éléments entourés de guillemets et séparés par des points-virgules.

    Les requêtes Sélection utilisent cette syntaxe de base: Select [table_or_query_name]. [ nom_champ] from [table_or_query_name].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou une requête, et à un champ dans la table ou la requête. La deuxième clause désigne uniquement la table ou la requête. Voici un point clé à retenir: les clauses SELECT ne doivent pas contenir le nom d'une table ou d'une requête, bien qu'elle soit recommandée, et qu'elles doivent contenir au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête. Ainsi, vous pouvez toujours rechercher la table source ou la requête source d'un champ de recherche en lisant la clause FROM.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes.

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments de la liste. Veillez à entourer chaque élément de guillemets doubles et séparez chaque élément par un point-virgule.

    • Si la requête de la liste de choix fait référence à une autre requête, ouvrez cette deuxième requête en mode création (cliquez avec le bouton droit sur la requête dans le volet de navigation, puis cliquez sur mode création). Notez le nom de la table qui s'affiche dans la partie supérieure du concepteur de requêtes, puis passez à l'étape suivante.

      Dans le cas contraire, si la requête dans le champ liste de choix fait référence à une table, notez le nom de la table, puis passez à l'étape suivante.

  5. Ouvrez la table en mode feuillede données, puis modifiez les éléments de liste selon vos besoins.

Examiner un champ de recherche dans une table

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création de requête, dans la colonne type de données , cliquez ou placez le focus sur un champ texte, numérique ou oui/non.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création de la table, cliquez sur l'onglet liste de choix , puis examinez les propriétés origine source et contenu .

    La propriété source de ligne doit lire la liste des valeurs ou la Table/requête. La propriété contenu doit contenir une liste de valeurs ou une requête.

    Les listes de valeurs utilisent cette syntaxe de base: "élément"; " Item";" Item"

    Dans ce cas, la liste est un ensemble d'éléments entourés de guillemets et séparés par des points-virgules.

    En général, les requêtes Sélection utilisent cette syntaxe de base: Select [table_or_query_name]. [ nom_champ] from [table_or_query_name].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou une requête, et à un champ dans la table ou la requête. La deuxième clause désigne uniquement la table ou la requête. Voici un point clé à retenir: les clauses SELECT ne doivent pas contenir le nom d'une table ou d'une requête, bien qu'elle soit recommandée, et qu'elles doivent contenir au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête. Ainsi, vous pouvez toujours rechercher la table source ou la requête source d'un champ de recherche en lisant la clause FROM.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes.

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments de la liste. Veillez à entourer chaque élément de guillemets doubles et séparez chaque élément par un point-virgule.

    • Si la requête dans le champ liste de choix fait référence à une autre requête, dans le volet de navigation, ouvrez la deuxième requête en mode création (cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis cliquez sur mode création). Notez le nom de la table qui s'affiche dans la partie supérieure du concepteur de requêtes, puis passez à l'étape suivante.

      Dans le cas contraire, si la requête dans le champ liste de choix fait référence à une table, notez le nom de la table, puis passez à l'étape suivante.

  5. Ouvrez la table en mode feuillede données, puis modifiez les éléments de liste selon vos besoins.

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Supprimer les données d'une liste de valeurs ou d'un champ de recherche

Les éléments composant une liste de valeurs résident dans la même table que les autres valeurs d’un enregistrement. En revanche, les données d'un champ de recherche résident dans une ou plusieurs autres tables. Pour supprimer des données d'une liste de valeurs, ouvrez la table et modifiez les éléments.

La suppression des données d’une liste de recherche nécessite des étapes supplémentaires, lesquelles diffèrent si la requête associée aux listes de recherche récupère ses données dans une table ou une autre requête. Si la requête associée à la liste de recherche est basée sur une table, vous devez identifier cette table ainsi que le champ qui contient les données qui s’affichent dans la liste. Vous devez ensuite ouvrir la table source et modifier les données dans ce champ. Si la requête associée à la liste de recherche est basée sur une autre requête, vous devez ouvrir cette deuxième requête, rechercher la table source et le champ à partir desquels la deuxième requête récupère ses données, puis modifier les valeurs dans cette table.

Supprimer des données dans une liste de valeurs

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ de table qui contient la liste de valeurs.

  3. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l’onglet Rechercher, puis recherchez la propriété Contenu.

    Par défaut, les guillemets doubles entourent les éléments d’une liste de valeurs et les points-virgules séparent chaque élément : "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Le cas échéant, supprimez les éléments de la liste. N'oubliez pas de supprimer les guillemets entourant chacun des éléments supprimés. Par ailleurs, ne laissez pas de point-virgule au début, ne laissez pas de paires de points-virgules conjointement (;;) et si vous supprimez le dernier élément de la liste, supprimez le point-virgule final.

    Important    Si vous supprimez un élément d’une liste de valeurs, et que des enregistrements dans la table utilisent cet élément supprimé, l’élément supprimé fera toujours partie de l’enregistrement tant que vous n’aurez pas modifié ce dernier. Par exemple, supposons que votre entreprise dispose d’un entrepôt dans une ville A et qu’elle vend ce bâtiment. Si vous supprimez « Ville A » de la liste des entrepôts, « Ville A » restera dans votre table tant que vous n’aurez pas modifié ces valeurs.

Supprimer des données d'un champ de recherche

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création, sélectionnez le champ de recherche.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création, cliquez sur l’onglet Rechercher, puis recherchez les propriétés Origine source et Contenu.

    La propriété Origine source devrait afficher Table/Requête et la propriété Contenu doit contenir une requête qui fait référence à une table ou à une autre requête. Les requêtes de champs de recherche commencent toujours par le mot Select.

    En règle générale (mais pas toujours), une requête Sélection utilise cette syntaxe de base : SELECT [nom_table_ou_requête].[nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table et à un champ dans cette table ; inversement, la deuxième clause fait uniquement référence à la table. N’oubliez pas le point suivant : La clause FROM indique toujours le nom de la table ou requête source. Les clauses SELECT ne contiennent pas toujours le nom d’une table ou d’une requête, bien qu’elles contiennent toujours le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou à une requête.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si la requête dans le champ liste de choix fait référence à une autre requête, cliquez sur le bouton créer (sous l'onglet données de la feuille de propriétés, cliquez sur Bouton Générateur suivant) pour ouvrir la requête en mode création. Notez le nom de la table qui s’affiche dans la section supérieure du générateur de requêtes, puis passez à l’étape 5.

    • Si la requête dans le champ Liste de choix fait référence à une table, notez le nom de la table, puis passez à l’étape 5.

  5. Ouvrez la table source en mode feuillede données.

  6. Recherchez le champ qui contient les données utilisées dans la liste de recherche, puis modifiez les données au besoin.

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Impact des types de données sur la manière dont vous entrez les données

Lorsque vous concevez une table de base de données, vous sélectionnez un type de données pour chaque champ de la table, qui permet de garantir une entrée de données plus précise.

Afficher les types de données

Effectuez l’une des opérations suivantes :

Utiliser le mode feuille de données

  1. Ouvrez le tableau en modeAffichage Feuille de données.

  2. Dans l'onglet champs , dans le groupe mise en forme , observez la valeur dans la liste type de données. La valeur change au fur et à mesure que vous placez le curseur dans les différents champs de votre tableau:

    Liste Type de données

Utiliser le mode création

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Regardez dans la grille de création. La partie supérieure de la grille affiche le nom et le type de données de chaque champ de la table.

    Champs en mode Création

Impact des types de données sur la saisie de données

Le type de données que vous définissez pour chaque champ de la table indique le premier niveau de contrôle du type de données autorisé dans un champ. Dans certains cas, par exemple, un champ de texte long, vous pouvez entrer les données souhaitées. Dans d'autres cas, tels qu'un champ de type NuméroAuto, le paramètre type de données pour le champ vous empêche d'entrer des informations. Le tableau suivant répertorie les types de données fournis par Access et explique leur impact sur la saisie de données.

Pour plus d'informations, voir types de données pour les bases de données de bureau Access et modifier ou modifier le paramètre de type de données d'un champ.

Type de données

Effet sur la saisie de données

Texte court

Notez que, depuis Access 2013, les types de données Texte ont été renommés Texte court.

Les champs de texte court acceptent des caractères texte ou numériques, y compris des listes séparées d'éléments. Un champ de texte accepte un nombre plus petit de caractères que le champ de texte long (0 à 255 caractères). Dans certains cas, vous pouvez utiliser des fonctions de conversion pour effectuer des calculs sur les données dans un champ de texte court.

Texte long

Remarque en commençant dans Access 2013, les types de données Mémo ont été renommées texte long.

Vous pouvez entrer de grandes quantités de texte et des données numériques dans ce type de champ jusqu'à 64 000 caractères. Par ailleurs, si vous définissez le champ sur la prise en charge de la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer le type de mise en forme que vous trouvez habituellement dans les programmes de traitement de texte, comme Word. Par exemple, vous pouvez appliquer des polices et des tailles de police différentes à des caractères spécifiques de votre texte, et les mettre en gras ou en italique. Vous pouvez également ajouter des balises HTML (Hypertext Markup Language) aux données. Pour plus d'informations, reportez-vous à Insérer ou ajouter un champ de texte enrichi.

De plus, les champs de texte long ont une propriété appelée Append uniquement. Lorsque vous activez cette propriété, vous pouvez ajouter de nouvelles données à un champ de texte long, mais vous ne pouvez pas modifier des données existantes. Cette fonctionnalité est conçue pour une utilisation dans des applications telles que des bases de données de suivi des problèmes, où il est possible que vous deviez conserver un enregistrement permanent qui reste inchangé. Lorsque vous placez le curseur dans un champ de texte long avec la propriété Ajouter uniquement activée, par défaut, le texte dans le champ disparaît. Vous ne pouvez pas appliquer de mise en forme ou d'autres modifications au texte.

Comme les champs de texte court, vous pouvez également exécuter des fonctions de conversion par rapport aux données dans un champ de texte long.

Nombre

Vous ne pouvez entrer que des nombres dans ce type de champ, et vous pouvez effectuer des calculs sur les valeurs d'un champ numérique.

Grand numéro

Remarque, les types de données grand nombre ne sont disponibles que dans la version abonnement Office 365 d'Access.

Vous ne pouvez entrer que des chiffres dans ce type de champ, et vous pouvez effectuer des calculs sur les valeurs d'un champ grand nombre.

Pour plus d’informations, voir Utilisation du type de données Grand numéro.

Date/Heure

Vous pouvez uniquement entrer des dates et des heures dans ce type de champ. 

Vous pouvez définir un masque de saisie pour le champ (une série de caractères littéraux et des espaces réservés qui s'affichent lorsque vous sélectionnez le champ), vous devez entrer des données dans les espaces et le format que le masque fournit. Par exemple, si vous voyez un masque tel que MMM_DD_YYYY, vous devez entrer Oct 11 2017 dans les espaces prévus à cet effet. Vous ne pouvez pas entrer un nom de mois complet ou une valeur d'année à deux chiffres. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section contrôler la saisie des données avec des masques de saisie

Si vous ne créez pas de masque de saisie, vous pouvez entrer la valeur à l'aide de n'importe quel format de date ou d'heure valide. Par exemple, vous pouvez taper 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11 octobre 2017, et ainsi de suite.

Vous pouvez également appliquer un format d'affichage au champ. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez entrer une valeur dans la plupart des formats, mais Access les affiche en fonction du format d'affichage. Par exemple, vous pouvez entrer 10/11/2017, mais le format d'affichage peut être défini de sorte qu'il affiche la valeur 11-Oct-2017.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section insérer la date du jour.

Devise

Vous pouvez uniquement entrer des valeurs de devises dans ce type de champ. De plus, vous n'avez pas besoin d'entrer manuellement un symbole monétaire. Par défaut, Access applique le symbole monétaire (¥, £, $, etc.) spécifié dans vos paramètres régionaux Windows. Le cas échéant, vous pouvez modifier ce symbole de devise pour refléter une autre devise.

NuméroAuto

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Access incrémente les valeurs d'un champ de type NuméroAuto chaque fois que vous ajoutez un nouvel enregistrement à une table.

Calculé

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Les résultats de ce champ sont déterminés par une expression que vous définissez. Access met à jour les valeurs dans un champ calculé chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un nouvel enregistrement dans une table.

Oui/Non

Lorsque vous cliquez sur un champ défini pour ce type de données, Access affiche une case à cocher ou une liste déroulante, selon la façon dont vous mettez en forme le champ. Si vous mettez en forme le champ pour afficher une liste, vous pouvez sélectionner Oui ou non, vrai ou fauxou activé ou désactivé dans la liste, de nouveau en fonction du format appliqué au champ. Vous ne pouvez pas entrer de valeurs dans la liste ou modifier directement les valeurs de la liste à partir d'un formulaire ou d'une table.

Objet OLE

Vous utilisez ce type de champ lorsque vous voulez afficher des données d'un fichier créé dans un autre programme. Par exemple, vous pouvez afficher un fichier texte, un graphique Excel ou un jeu de diapositives PowerPoint dans un champ objet OLE.

Les pièces jointes offrent un moyen plus rapide, plus facile et plus flexible d'afficher les données d'autres programmes.

Hyperlink

Vous pouvez entrer des données dans ce type de champ et Access les encapsule dans une adresse Web. Par exemple, si vous tapez une valeur dans le champ, Access entoure votre texte à l'aide de http://www.your_text. com. Si vous entrez une adresse Web valide, votre lien va fonctionner. Dans le cas contraire, votre lien génère un message d'erreur.

Par ailleurs, il peut être difficile de modifier des liens hypertexte existants, car le fait de cliquer sur un champ de lien hypertexte avec votre souris démarre votre navigateur et vous permet d'accéder au site spécifié dans le lien. Pour modifier un champ de lien hypertexte, sélectionnez un champ adjacent, utilisez la touche TAB ou les touches de direction pour positionner le focus sur le champ lien hypertexte, puis appuyez sur F2 pour activer la modification.

Pièce jointe

Vous pouvez attacher des données d'autres programmes à ce type de champ, mais vous ne pouvez pas entrer ou taper du texte ou des données numériques.

Pour plus d'informations, consultez joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Assistant Liste de choix

L'Assistant Liste de choix n'est pas un type de données. À la place, vous utilisez l'Assistant pour créer deux types de listes déroulantes: listes de valeurs et champs Liste de choix. Une liste de valeurs utilise une liste délimitée d'éléments que vous entrez manuellement lorsque vous utilisez l'Assistant Liste de choix. Ces valeurs peuvent être indépendantes des autres données ou objets de votre base de données.

En revanche, un champ de recherche utilise une requête pour extraire les données d'une ou plusieurs des autres tables d'une base de données. Le champ de recherche affiche ensuite les données dans une liste déroulante. Par défaut, l'Assistant Liste de choix définit le champ de table sur le type de données numérique.

Vous pouvez utiliser les champs de recherche directement dans les tables, ainsi que dans les formulaires et États. Par défaut, les valeurs d'un champ de recherche s'affichent dans un type de contrôle de liste appelé zone de liste déroulante, liste avec une flèche déroulante:

Liste de recherche vide

Vous pouvez également utiliser une zone de liste qui affiche plusieurs éléments à l'aide d'une barre de défilement pour afficher d'autres éléments:

Contrôle de zone de liste simple dans un formulaire

Selon la façon dont vous définissez le champ de recherche et la zone de liste déroulante, vous pouvez modifier les éléments de la liste et ajouter des éléments à la liste en désactivant la propriété limiter à la liste du champ liste de choix.

Si vous ne pouvez pas modifier directement les valeurs d'une liste, vous devez ajouter ou modifier les données de votre liste prédéfinie de valeurs ou dans la table qui sert de source pour le champ de recherche.

Enfin, lorsque vous créez un champ liste de choix, vous pouvez le configurer pour qu'il prenne en charge plusieurs valeurs. Dans ce cas, la liste résultante affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste, et vous pouvez activer ou désactiver autant d'éléments que nécessaire. Cette figure illustre une liste à valeurs multiples classique:

Liste Case à cocher

Pour plus d'informations sur la création de champs Liste de choix à plusieurs valeurs et sur l'utilisation des listes obtenues, voir stocker plusieurs valeurs dans un champ de recherche.

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Impact des propriétés de champs de table sur la façon dont vous entrez les données

Outre les principes de conception qui contrôlent la structure d'une base de données et les types de données qui contrôlent ce que vous pouvez entrer dans un champ donné, plusieurs propriétés de champ peuvent également influer sur la saisie de données dans une base de données Access.

Afficher les propriétés d'un champ de table

Access vous permet d'afficher les propriétés d'un champ de table de deux manières.

En mode feuille de données

  1. Ouvrez le tableau en modeAffichage Feuille de données.

  2. Cliquez sur l'onglet champs , puis utilisez les contrôles du groupe mise en forme pour afficher les propriétés de chaque champ de la table.

En mode création

  1. Ouvrez le tableau en mode Création.

  2. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l'onglet général , si ce n'est pas déjà fait.

  3. Pour afficher les propriétés d'un champ liste de choix, cliquez sur l'onglet liste de choix .

Impact des propriétés sur l'entrée de données

Le tableau suivant répertorie les propriétés qui ont le plus d'impact sur la saisie de données et explique leur impact sur la saisie de données.

Propriété

Emplacement dans la grille de création de table

Valeurs possibles

Comportement lors de l'entrée de données

Taille du champ

Onglet Général

0-255

La limite de caractères s'applique uniquement aux champs qui sont définis sur le type de données texte. Si vous tentez d'entrer un nombre de caractères supérieur au nombre spécifié, le champ les coupe.

Obligatoire

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque cette propriété est activée, elle vous force à entrer une valeur dans un champ, et Access ne vous permet pas d'enregistrer de nouvelles données tant que vous n'avez pas rempli un champ obligatoire. Lorsqu'il est désactivé, le champ accepte les valeurs NULL, ce qui signifie que le champ peut rester vide.

La valeur NULL n'est pas la même chose qu'une valeur zéro. Zéro est un chiffre, et «null» est une valeur manquante, non définie ou inconnue.

Autorisez des chaînes de longueur nulle

Onglet Général

Oui/Non

Quand elle est activée, vous pouvez entrer des chaînes vides, c'est-à-dire des chaînes ne contenant aucun caractère. Pour créer une chaîne nulle, vous devez entrer une paire de guillemets doubles dans le champ ("").

Indexé

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque vous indexez un champ de table, Access vous empêche d'ajouter des valeurs en double. Vous pouvez également créer un index dans plusieurs champs. Dans ce cas, vous pouvez dupliquer les valeurs dans un champ, mais pas dans les deux champs.

Masque de saisie

Onglet Général

Ensembles prédéfinis ou personnalisés de caractères littéraux et des espaces réservés

Un masque de saisie vous force à entrer des données dans un format prédéfini. Les masques apparaissent lorsque vous sélectionnez un champ dans un tableau ou un contrôle de formulaire. Par exemple, supposons que vous cliquiez sur un champ de date et que vous voyiez ce jeu de caractères: MMM-jj-aaaa. Il s'agit d'un masque de saisie. Elle vous force à entrer les valeurs de mois sous forme d'abréviations à trois lettres, telles que OCT, et la valeur de l'année sous la forme de quatre chiffres (par exemple, OCT-15-2017).

Les masques de saisie ne contrôlent la façon dont vous entrez les données, mais pas la façon dont Access stocke ou affiche ces données.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique mise en forme des données de contrôle dans les formats de saisie et de mise en forme

Limiter à liste

Onglet liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive la modification des éléments d'un champ de recherche. Les utilisateurs essaient parfois de modifier manuellement les éléments d'un champ de recherche. Lorsque Access vous empêche de modifier les éléments d'un champ, cette propriété est définie sur Oui. Si cette propriété est activée et que vous devez modifier les éléments d'une liste, vous devez ouvrir la liste (si vous voulez modifier une liste de valeurs) ou la table qui contient les données sources de la liste (si vous voulez modifier un champ liste de choix) et modifier les valeurs à cet emplacement.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Onglet liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive la commande modifier les éléments de liste pour les listes de valeurs, mais pas pour les champs Liste de choix. Pour activer cette commande pour les champs Liste de choix, entrez un nom de formulaire valide dans la propriété formulaire modifier les éléments de liste . La commande autoriser les modifications de la liste de valeurs apparaît dans un menu contextuel que vous ouvrez en cliquant avec le bouton droit sur un contrôle de zone de liste ou de zone de liste déroulante. Lorsque vous exécutez la commande, la boîte de dialogue modifier les éléments de liste s'affiche. Sinon, si vous spécifiez le nom d'un formulaire dans la propriété formulaire modifier les éléments de liste , Access démarre ce formulaire au lieu d'afficher la boîte de dialogue.

Vous pouvez exécuter la commande modifier les éléments de liste à partir de la zone de liste et des contrôles de zone de liste déroulante disponibles sur les formulaires, et à partir des contrôles de zone de liste déroulante situés dans les tables et les jeux Les formulaires doivent être ouverts en mode création ou en mode navigation. les tables et les jeux de résultats de requête doivent être ouverts en mode feuille de données.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Onglet liste de choix

Nom d'un formulaire de saisie de données

Si vous entrez le nom d'un formulaire de saisie de données en tant que valeur de cette propriété de table, le formulaire s'ouvre lorsque l'utilisateur exécute la commande modifier les éléments de liste . Dans le cas contraire, la boîte de dialogue modifier les éléments de liste s'affiche lorsque les utilisateurs exécutent la commande.

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Utiliser des mises à jour en cascade pour modifier les valeurs des clés primaire et étrangère

Parfois, vous devez mettre à jour une valeur de clé primaire. Si vous utilisez cette clé primaire en tant que clé étrangère, vous pouvez mettre à jour automatiquement vos modifications par le biais de toutes les instances filles de la clé étrangère.

Pour rappel, une clé primaire est une valeur qui identifie de manière unique chaque ligne (enregistrement) dans une table de base de données. Une clé étrangère est une colonne qui correspond à la clé primaire. En général, les clés étrangères résident dans d'autres tables qui vous permettent de créer une relation (lien) entre les données des tables.

Imaginons, par exemple, que vous utilisiez un numéro d'ID de produit comme clé primaire. Un numéro IDENTIFIant de manière unique un produit. Vous utilisez également ce numéro d'ID comme clé étrangère dans une table de données de commande. Ainsi, vous pouvez rechercher toutes les commandes impliquant chaque produit, car chaque fois qu'une personne place une commande pour ce produit, l'ID devient partie intégrante de la commande.

Parfois, ces numéros d'identification (ou d'autres types de clé primaire) changent. Lorsque c'est le cas, vous pouvez modifier votre valeur de clé primaire et faire en sorte que ces modifications soient répercutées automatiquement dans les enregistrements enfants associés. Pour activer ce comportement, vous devez activer l'intégrité référentielle et les mises à jour en cascade entre les deux tables.

Notez les règles importantes suivantes:

  • Vous pouvez activer les mises à jour en cascade uniquement pour les champs de clé primaire définis sur les types de données texte ou nombre. Vous ne pouvez pas utiliser les mises à jour en cascade pour les champs définis sur le type de données NuméroAuto.

  • Vous pouvez activer les mises à jour en cascade uniquement entre les tables avec une relation un-à-plusieurs.

Pour plus d'informations sur la création de relations. Voir le Guide des relations entre les tables et créer, modifier ou supprimer une relation.

Les procédures suivantes vont de pair et expliquent comment créer d'abord une relation, puis activer des mises à jour en cascade pour cette relation.

Créer la relation

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

  2. Dans l'onglet création , dans le groupe relations , cliquez sur afficher la table.

  3. Dans la boîte de dialogue afficher la table , sélectionnez l'onglet tables , sélectionnez les tables que vous voulez modifier, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

    Vous pouvez appuyer sur MAJ pour sélectionner plusieurs tables, ou vous pouvez ajouter chaque tableau individuellement. Sélectionnez uniquement les tables sur les côtés «un» et «plusieurs» de la relation.

  4. Dans la fenêtre relations , faites glisser la clé primaire de la table du côté «un» de la relation et déposez-la sur le champ de clé étrangère de la table du côté «plusieurs» de la relation.

    La boîte de dialogue Modifier des relations apparaît. La figure suivante illustre la boîte de dialogue:

    Boîte de dialogue Modifier les relations avec une relation existante

  5. Activez la case à cocher appliquer l'intégrité référentielle , puis cliquez sur créer.

Activer les mises à jour en cascade dans les clés primaires

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

  2. La fenêtre relations s'affiche et affiche les jointures (affichées sous forme de lignes de connexion) entre les tables de la base de données. La figure suivante illustre une relation classique:

  3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne de jointure entre les tables parent et enfant, puis cliquez sur modifier une relation.

    Relation entre deux tables

    La boîte de dialogue Modifier des relations apparaît. La figure suivante illustre la boîte de dialogue:

    Boîte de dialogue Modifier les relations

  4. Sélectionnez mettre à jour en cascade les champs correspondants, assurez-vous que la case à cocher appliquer l'intégrité référentielle est activée, puis cliquez sur OK.

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Pourquoi les numéros d'ID semblent parfois ignorer un numéro

Lorsque vous créez un champ défini sur le type de données NuméroAuto, Access génère automatiquement une valeur pour ce champ dans chaque nouvel enregistrement. La valeur est incrémentée par défaut, de sorte que chaque nouvel enregistrement obtient le numéro séquentiel disponible suivant. Le type de données NuméroAuto a pour but de fournir une valeur adaptée à l'utilisation comme clé primaire. Pour plus d'informations, reportez-vous à Ajouter, définir, modifier ou supprimer la clé primaire.

Lorsque vous supprimez une ligne d'une table qui contient un champ défini sur le type de données NuméroAuto, la valeur du champ NuméroAuto pour cette ligne n'est pas toujours réutilisée automatiquement. C'est la raison pour laquelle le numéro généré par Access n'est peut-être pas le numéro attendu et des espaces peuvent apparaître dans la séquence des numéros d'identification, c'est par conception. Vous devez compter uniquement sur l'unicité des valeurs dans un champ de type NuméroAuto, et non sur leur ordre.

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Mise à jour des données en bloc à l'aide de requêtes

Les requêtes Ajout, mise à jour et suppression permettent d'ajouter, de modifier ou de supprimer des enregistrements en bloc de manière puissante. De plus, les mises à jour en bloc sont plus faciles et plus efficaces à exécuter lorsque vous utilisez des principes de conception de base de données bons. L'utilisation d'une requête Ajout, mise à jour ou suppression peut être un délai d'expiration, car vous pouvez également réutiliser la requête.

Important    Sauvegardez vos données avant d'utiliser ces requêtes. Le fait de disposer d'une sauvegarde à la main peut vous aider à résoudre rapidement toutes les erreurs que vous pourriez accidentellement apporter.

Ajouter des requêtes    Utiliser pour ajouter de nombreux enregistrements à une ou plusieurs tables. L'une des utilisations les plus fréquentes d'une requête Ajout consiste à ajouter un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables d'une base de données source à une ou plusieurs tables d'une base de données de destination. Par exemple, supposons que vous acquérant de nouveaux clients et une base de données contenant une table d'informations sur ces clients. Pour éviter d'entrer manuellement de nouvelles données, vous pouvez les ajouter à la table ou aux tables appropriées de votre base de données. Pour plus d'informations, voir Ajouter des enregistrements à une table à l'aide d'une requête Ajout.

Requêtes Mise à jour    Permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des composants de nombreux enregistrements existants. Les requêtes Mise à jour peuvent être considérées comme une forme plus puissante de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Entrez un critère de sélection (l'équivalent approximatif d'une chaîne de recherche) et un critère de mise à jour (l'équivalent d'une chaîne de remplacement). Contrairement à la boîte de dialogue, les requêtes mise à jour peuvent accepter plusieurs critères, vous permettre de mettre à jour un grand nombre d'enregistrements en une seule fois, et vous permettre de modifier des enregistrements dans plusieurs tables. Pour plus d'informations, consultez créer et exécuter une requête mise à jour.

Supprimer des requêtes    Pour supprimer rapidement un grand nombre de données ou supprimer un jeu de données de façon régulière, une suppression est utile, car les requêtes permettent de spécifier des critères pour retrouver et supprimer rapidement les données. Pour plus d'informations, voir comment ajouter, modifier et supprimer des enregistrements.

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