Conseils pour vos listes de publipostage

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Quel que soit le degré de génie de votre publipostage, ce dernier aura peu d'impact si vous l'envoyez à des personnes incorrectes. Vous pouvez limiter votre liste de diffusion à des noms et des adresses, ou vous pouvez inclure des détails supplémentaires sur chaque client afin de classer les clients dans des segments pertinents pour votre entreprise.

Plus vous ciblez votre publipostage au sein d'un segment de clientèle susceptible d'être intéressé par une offre spécifique, plus le taux de succès de votre publipostage est élevé. Prévoyez d'effectuer le vote entre un tiers et la moitié du temps et du budget de votre campagne de publipostage pour affiner votre liste de diffusion et cibler les segments de clientèle appropriés.

Utiliser les données client

Après avoir obtenu les informations relatives à vos clients et clients potentiels, il peut être utile de suivre les attributs qu'ils ont en commun. Plus les détails que vous capturez dans votre liste de diffusion, plus vous disposez d'options pour cibler vos publipostages.

Toutefois, assurez-vous que les données détaillées que vous suivez sont les données que vous utiliserez. Plus la complexité que vous ajoutez à votre liste de diffusion est grande, plus vous devez travailler pour gérer votre liste.

Par exemple, vous pouvez utiliser les données des clients de l'une des manières suivantes:

  • Imprimer des étiquettes de publipostage     Créez des étiquettes de publipostage pour lesquelles vous n'avez besoin que d'informations relatives au nom et à l'adresse.

  • Envoyez un courrier électronique à des clients d'un paramètre régional spécifique    .  Filtrez votre liste de diffusion à l'aide d'un code postal, afin d'annoncer la promotion uniquement aux clients qui vivent dans un emplacement donné.

  • Ajouter une formule de salutation personnalisée     Personnalisez un publipostage en incluant le prénom ou le nom des destinataires dans une formule d'appel en séparant le nom en champ de données titre, prénomet nom .

  • ConCentrez-vous sur les destinataires d'un certain âge     InFormez les clients des produits ou services adaptés à l'étape de vie de ces clients (par exemple, planification de la mise en retraite dans leur twenties et planification de la retraite dans leur Fifties) en collectant les dates de naissance de vos clients en tant qu' année de naissance. (par exemple, «1945»).

    Si vous souhaitez proposer un cadeau promotionnel à tous les clients dont l'anniversaire tombe dans le mois en cours, vous pouvez recueillir les dates de naissance sous la forme mois, jour, année (par exemple, «1er janvier 2000»).

  • Personnaliser des publipostages séparés par sexe     Annoncez une nouvelle ligne de produits pour les hommes ou uniquement pour les femmes en incluant le sexe de chaque client («mâle» ou «femelle») dans votre liste de diffusion.

  • Utiliser l'historique des achats     Envoyez des annonces spéciales aux personnes qui ont effectué récemment des achats importants ou informez les clients lorsque vous avez de nouveaux modèles de leurs marques préférées. Pour ce faire, vous devez suivre l'historique des achats des clients. Vous pouvez également informer les clients sur les produits similaires («les clients ayant acheté ce que vous avez acheté ont également acheté ce»).

  • Envoyer un courrier électronique pour enregistrer en Postage     Économisez sur les frais de publipostage pour un événement d'invitation uniquement en envoyant des invitations électroniques aux clients qui fournissent leurs adresses de messagerie. Vous pouvez commencer par traiter vos invitations d'impression en effectuant un processus de fusion et publipostage sur des clients n'ayant pas d'adresse de messagerie. Vous pouvez ensuite créer une invitation électronique en effectuant un publipostage électronique et en filtrant les clients disposant d'adresses de messagerie.

Créer une liste de diffusion

Au niveau le plus simple, une liste de diffusion est un fichier texte qui sépare les enregistrements des destinataires en champs communs. Ces listes se présentent généralement sous la forme de feuilles de calcul ou de tables, chaque enregistrement figurant sur sa propre ligne, en colonnes qui contiennent les champs de données individuels, comme la liste de diffusion de base que vous avez illustrée ici.

Liste de publipostage simple dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires.

Une liste complexe peut inclure des champs de données supplémentaires, tels que la taille du produit et les préférences de couleur, l'historique des achats, la date de naissance et le sexe.

Si vous créez une liste de diffusion pour la première fois, vous pouvez la faire sans quitter Publisher. Pour plus d'informations, voir créer une liste d'adresses pour le publipostage.

Combiner des listes à partir de plusieurs sources

Que vous ayez des listes de diffusion ou que vous les ayez achetées, Publisher facilite l'Association et la modification des listes de clients à partir de plusieurs sources dans Publisher. Vous pouvez choisir celui qui vous convient le mieux en rassemblant votre liste de diffusion Publisher à partir de n'importe quelle combinaison d'autres listes créées dans Excel, Outlook et Access.

Spécifier la liste à ajouter

  1. Sous l'onglet publipostage, cliquez sur étape de publipostage > étape par étape-Assistant Fusion et publipostage.

    Si la composition est connectée à une liste de destinataires, vérifiez la connexion, puis sous l'onglet publipostage, cliquez sur modifier la liste de destinataires. Si la composition n'est pas liée à une liste de destinataires existante, dans le volet fusion et publipostage, cliquez sur suivante: créer ou se connecter à une liste de destinataires, puis sélectionnez la liste de votre choix.

  2. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, sous Ajouter à la liste de destinataires, effectuez l'une des opérations suivantes:

    • Cliquez sur taper une nouvelle liste, ajoutez les entrées souhaitées dans la boîte de dialogue nouvelle liste d'adresses, puis cliquez sur OK.

    • Cliquez sur utiliser une liste existante, sélectionnez une source de données dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, puis cliquez sur ouvrir.

    • Cliquez sur choisir dans les contacts Outlook (si vous êtes vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil de votre choix, puis cliquez sur OK. Sélectionnez un dossier ou une liste de distribution dans la boîte de dialogue Sélectionner des contacts, puis cliquez sur OK.

Résoudre les différences lors de la combinaison de listes

Lorsque vous ajoutez une liste de diffusion à une autre, un ou plusieurs champs de la liste ajoutée peuvent ne pas avoir de concordance dans la liste existante. Par exemple, la liste d'adresses que vous ajoutez peut inclure le champ nom de la société , mais la liste d'origine ne l'est peut-être pas.

Publisher vous invite à corriger les incompatibilités entre les champs des différentes listes sources en ouvrant la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires.

  1. Dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires, sélectionnez un champ qui n'est pas coché dans la colonne correspondante, sélectionnez le champ auquel vous souhaitez qu'il corresponde dans les champs de la liste de destinataires avec les champs correspondants, puis cliquez sur faire correspondre.

  2. Dans la boîte de dialogue faire figurer un champ, vérifiez que le champ sélectionné apparaît sous correspond au champ de la liste de destinataires ou sélectionnez-en un autre, puis cliquez sur OK.

  3. Si vous devez ajouter un nouveau champ à votre liste de destinataires pour établir une concordance, sélectionnez le champ que vous voulez ajouter à la nouvelle liste (la liste de gauche dans la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires), cliquez sur Ajouter, puis sur OK. Les champs ajoutés apparaissent sous nouveaux champs à ajouter à la liste de destinataires.

    Conseil : Supprimez un champ ajouté en le sélectionnant dans la zone nouveau champ à ajouter à la liste de destinataires, puis cliquez sur supprimer.

Image de la boîte de dialogue Ajouter à la liste de destinataires

Comment faire pour faire suivre des champs quand Publisher ne me demande pas?

  • Dans le volet Office fusion et publipostage, sous autres éléments, cliquez sur champs d'adresse, puis sur faire coïncider les champs.

Enregistrer un raccourci dans une liste combinée

Vous pouvez créer un raccourci vers la liste combinée pour l'utiliser dans d'autres publipostages. Lorsque vous modifiez une entrée individuelle dans la liste combinée, l'entrée modifiée est également mise à jour dans le fichier source d'origine si ce fichier est disponible pour modification. Si vous ne voulez pas mettre à jour le fichier source d'origine, exportez la liste des destinataires vers un nouveau fichier.

  1. Dans le volet Office fusion et publipostage (étape 3: créer des compositions fusionnées), sous préparer le suivi de ce publipostage, cliquez sur enregistrer un raccourci dans la liste de destinataires.

  2. Dans la boîte de dialogue enregistrer un fichier, tapez un nom pour votre liste d'adresses combinée dans la zone nom de fichier.

    Par défaut, la liste d'adresses est enregistrée dans le dossier mes sources de données. Il est préférable de conserver la liste d'adresses ici, car il s'agit du dossier par défaut dans lequel Publisher recherche les sources de données.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Amélioration d'une liste de destinataires

Lorsque les champs des différentes listes sources correspondent, tous les enregistrements s'affichent dans la liste existante dans la boîte de dialogue fusion et publipostage destinataires, où vous pouvez filtrer, trier et sélectionner les destinataires à inclure dans le publipostage électronique. Activez la case à cocher en regard de chaque destinataire à inclure, puis désactivez la case à cocher en regard de chaque destinataire que vous voulez exclure.

Sélectionner ou déSélectionner tous les éléments

  • Activez ou désactivez la case à cocher dans la ligne d'en-tête.

Filtrer les éléments de la liste

Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer la liste sur la base d'un champ ou d'un critère spécifique. Une fois que vous avez filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous voulez filtrer.

  2. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Cliquez sur (vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

    • Cliquez sur (non vides) pour afficher tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

    • Cliquez sur (avancé) pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier, que vous pouvez utiliser pour filtrer plusieurs critères.

      Remarque : Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier en cliquant sur Filtrer sous optimiser la liste de destinataires dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires.

  3. Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et qu'il y a 10 valeurs uniques au maximum dans la colonne, vous pouvez filtrer sur la base d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses répertorient l'Australie comme pays ou région, vous pouvez filtrer sur Australie.

  4. La boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires n'affiche que les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

Trier les éléments de la liste

Si vous souhaitez afficher les éléments par ordre alphabétique, vous pouvez trier les éléments de votre liste.

  • Dans le volet fusion et publipostage: destinataires, cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément à utiliser comme critère de tri.

    Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

  • Pour trier à l'aide de plusieurs critères, sous préciser la liste des destinataires, cliquez sur Trier. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez les critères par lesquels vous voulez effectuer le tri.

Trouver des doublons

Pour éviter le double publipostage, vous pouvez rechercher et supprimer les enregistrements de votre liste combinée pour lesquels la plupart des champs (mais pas nécessairement tous) correspondent.

  1. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, sous optimiser la liste de destinataires, cliquez sur Rechercher les doublons.

  2. Dans la boîte de dialogue Rechercher les doublons, laissez sélectionné uniquement les entrées que vous voulez inclure, puis cliquez sur OK.

Rechercher un destinataire spécifique ou un groupe de destinataires partageant un attribut commun

Pour identifier une personne ou un groupe de personnes partageant des attributs courants (par exemple, nom de famille, code postal ou mois de naissance), vous pouvez effectuer une recherche dans la liste.

  1. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, sous restreindre la liste de destinataires, cliquez sur Rechercher un destinataire.

  2. Dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée , entrez l'attribut que vous voulez rechercher dans la zone de texte Rechercher, spécifiez le ou les champs sur lesquels vous voulez effectuer la recherche, puis cliquez sur Rechercher suivant.

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