Conseils pour personnaliser une composition

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La plupart des clients apprécient d'être mémorisés dans les magasins et les restaurants qu'ils fréquentent, et non seulement pour être appelés par leur nom, mais pour être connus de par leurs préférences. Par exemple, ils peuvent être accueillis par l'un des éléments suivants:

«N'hésitez pas à vous informer de la date d'arrivée des nouveaux exemples? Ils sont là, et nous les avons dans votre couleur préférée!

«J'ai enregistré votre table favorite pour vous, et le saumon que vous avez apprécié la dernière fois, il se trouve aujourd'hui dans le menu spécial».

Pourquoi personnaliser?

Les clients aiment généralement être prévenus et aidés: si pour une raison quelconque, ils ont la possibilité de les obtenir plus rapidement. Ce type d'attention personnelle crée une fidélisation pour les clients. Lorsque les magasins et les restaurants suivent le même suivi des intérêts des clients, les clients répondent généralement en retournant et en consacrant plus de temps et d'argent.

Les publipostages peuvent fonctionner de la même façon. Lorsque vous incluez du contenu dans un publipostage qui répond aux besoins spécifiques de ses clients, les clients sont plus enclins à attirer l'attention et à répondre.

Collecter les informations client dont vous avez besoin

Clairement, le suivi des intérêts et des caractéristiques des clients peut s'avérer une tâche complexe. Vous devez collecter les informations, les stocker sous une forme facile à récupérer, et filtrer celles-ci pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre activité professionnelle et vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement de publipostage. Plus précisément, vous pouvez identifier les clients qui partagent des intérêts courants, plus le retour de votre investissement est important.

Microsoft Office Publisher peut vous aider. Vous pouvez entrer les données du client dans une base de données que vous créez directement dans Microsoft Publisher ou dans d'autres programmes, tels qu'Excel, Outlook, Outlook avec le gestionnaire de contacts professionnels et Access. Vous pouvez également utiliser les listes que vous achetez, par exemple celles disponibles dans Microsoft List Builder.

Une fois que vous avez collecté les informations, vous pouvez les analyser pour identifier les clients les plus appropriés, regrouper les clients en fonction de leurs affinités et personnaliser vos publipostages pour attirer l'attention sur leurs intérêts spécifiques.

Configuration du fichier de données

Les adresses et les informations personnelles que vous ajoutez à une composition doivent provenir d'un emplacement quelconque. C'est pourquoi la première étape de la préparation d'un publipostage massif consiste à configurer un fichier de données qui contient des informations de contact sur vos clients. Pour votre fichier de données, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Microsoft Office Excel, un tableau Microsoft Office Word, une base de données Microsoft Office Access, voire un dossier de contacts Microsoft Office Outlook. Votre liste de diffusion sera créée à partir de ce fichier de données.

Lorsque vous configurez le fichier de données, gardez à l'esprit les points suivants (lorsque vous parcourez la liste, reportez-vous à l'image ci-dessous qui affiche les colonnes d'une feuille de calcul Excel et les champs de fusion des deux côtés d'une carte postale):

  • Types d'informations dans les colonnes     Chaque colonne du fichier de données correspond à un élément d'information que vous souhaitez ajouter à une composition. Si, par exemple, vous souhaitez ajouter l'adresse d'un client et une note personnelle à chaque copie d'une carte postale que vous imprimez, vous devez inclure dans le fichier de données des colonnes pour le nom, l'adresse postale, la ville, le code postal et une note personnelle.

  • Une entrée par ligne     Chaque ligne du fichier de données contient des informations qui sont placées sur une copie de la composition. Par exemple, toutes les informations de la ligne 2 de la feuille de calcul Excel sont placées sur la carte postale que vous envoyez au client 1, toutes les informations de la ligne 3 sont placées sur la carte postale que vous envoyez au client 2, et ainsi de suite.

  • Ajouter des champs dans votre composition     Pour utiliser les informations de votre fichier de données, vous devez placer des champs dans votre composition (un champ pour chaque information que vous souhaitez afficher). Par exemple, si vous voulez imprimer le nom, la rue, la ville, l'État, le code postal et une note personnelle sur chaque copie d'une carte postale, la composition de carte postale doit contenir un champ pour chacun de ces éléments d'information.

Les colonnes d'une feuille de calcul Excel correspondent aux champs d'une composition de carte postale

Conseil : Si vous voulez fusionner des images dans les compositions que vous souhaitez envoyer par courrier électronique, votre fichier de données doit inclure une colonne qui contient les données de nom de fichier image. Chaque ligne de cette colonne doit contenir le nom de fichier d'une image spécifique, par exemple: Firstphoto. jpg. Si les images ne sont pas situées dans le même dossier que la source de données, incluez le chemin d'accès à chaque image.

Ajout d'un bloc d'adresse et d'un message d'accueil

Un bloc d'adresse imprimé sur un bulletin d'informations (au lieu d'une étiquette de publipostage respectée) et un message d'accueil incluant le nom du client sont des techniques de personnalisation simples qui indiquent que votre publipostage est destiné spécifiquement à chaque destinataire.

Ajouter un bloc d'adresse comportant des noms, des adresses et d'autres informations

  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe champs d'écriture &, cliquez sur bloc d'adresse.

  2. Dans la boîte de dialogue insertion du bloc d'adresse, cliquez sur les éléments d'adresse que vous voulez inclure, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Si les noms des champs de données de votre source de données ne correspondent pas aux noms des champs que Publisher utilise pour le bloc d'adresse, vous devrez peut-être cliquer sur faire coïncider les champs dans la boîte de dialogue insertion du bloc d'adresse. Dans la boîte de dialogue faire correspondre les champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de votre source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Ajouter une formule d'appel

  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe champs d'écriture &, cliquez sur formule d'appel.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d'appel, sélectionnez le format de formule d'appel, qui inclut la formule de politesse, le format du nom et la ponctuation qui suit. Ou tapez une nouvelle entrée dans chaque zone de texte.

  3. Entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans les cas où Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire, par exemple quand la source de données ne contient pas le prénom ou le nom d'un destinataire, mais uniquement le nom d'une société.

  4. Cliquez sur OK.

    Remarque : Si les noms des champs de données de votre source de données ne correspondent pas aux noms des champs que Publisher utilise pour la formule d'appel, vous devrez peut-être cliquer sur faire coïncider les champs dans la boîte de dialogue formule d'appel. Dans la boîte de dialogue faire correspondre les champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de votre source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Ajouter une image à une adresse

Vous pouvez ajouter une image ou une photo à un bloc d'adresse, ainsi qu'à n'importe quelle zone de votre composition. Quelle image est affichée peut être modifiée pour s'adapter à l'intérêt, à l'âge, au sexe ou à d'autres champs de données du client que vous suivez.

  1. Dans votre composition, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le champ de fusion d'une image (par exemple, en regard du bloc d'adresse).

  2. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe champs d'écriture &, cliquez sur image > Insérer un champ d'image.

  3. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ d'image, sélectionnez le champ qui correspond aux informations de photo dans votre fichier de données, puis cliquez sur OK.

    Publisher insère un champ de fusion dans un cadre d'image dans votre composition, au niveau du point d'insertion sélectionné. Vous pouvez redimensionner ou déplacer le cadre de l'image.

Ajout de notes et de liens hypertexte

Si vous avez configuré votre fichier de données pour stocker des informations personnelles pertinentes sur vos clients, comme décrit dans la rubrique conseils pour les listes de diffusion, vous pouvez utiliser les informations collectées pour diffuser du contenu ciblé spécifiquement pour les intérêts de vos clients. Le fait de fournir du contenu qui correspond aux intérêts des clients est une forme de personnalisation puissante. Par exemple, vous pouvez:

  • Personnaliser des publipostages séparés par sexe     Annoncer une nouvelle ligne de produit pour seulement les femmes ou pour les femmes en incluant le sexe de chaque client («mâle» ou «femelle») dans votre liste de diffusion, puis filtrer sur chaque sexe, ou simplement filtrer la liste sur les différentes entrées dans le champ de titre («m.» et «Mme»). Vous pouvez inclure une URL (à l'impression) ou un lien direct vers une page Web (par courrier électronique) pour chaque sexe décrivant ses options. Pour ce faire, ajoutez l'URL appropriée à chaque enregistrement dans une colonne désignée à cet effet.

  • ConCentrez-vous sur les destinataires d'un certain âge     InFormez les clients des produits ou services adaptés à l'étape de vie de ces clients (par exemple, planification de la mise en retraite dans leur twenties et planification de la retraite dans leur Fifties) en collectant les dates de naissance de vos clients sous la forme d'une naissance . AR (par exemple, «1945»).

    Si vous souhaitez proposer un cadeau promotionnel à tous les clients dont l'anniversaire tombe dans le mois en cours, vous pouvez recueillir les dates de naissance sous la forme mois, jour, année (par exemple, «1er janvier, 2008»).

  • Utiliser l'historique des achats     Envoyez des annonces spéciales aux personnes qui ont effectué récemment des achats importants ou informez les clients lorsque vous avez de nouveaux modèles de leurs marques préférées. Si vous effectuez le suivi de leurs achats spécifiques, vous pouvez trier votre fichier de données pour identifier l'historique des achats personnalisés lorsque vous obtenez une nouvelle expédition de la ligne de produits, ou pour les informer sur les produits associés achetés par d'autres clients («clients ayant acheté votre article également élément utile trouvé»).

Ajouter une note personnelle

Vous pouvez envoyer un message texte personnalisé à chaque segment de clientèle qui partage un intérêt commun. Pour ce faire, ajoutez un champ (ou colonne) à votre fichier de données pour contenir ces messages, puis ajoutez le message approprié à chaque enregistrement (ou ligne). Vous pouvez associer un message particulier à des clients ayant le même sexe, ayant la même date d'âge ou de naissance, ou ayant effectué des achats au cours des six derniers mois. Pour plus d'informations sur la préparation de votre liste de diffusion, voir conseils pour les listes de diffusion.

  1. Cliquez sur une zone de texte de votre composition dans laquelle vous voulez afficher les informations personnalisées. Vous pouvez également cliquer sur dessiner une zone de texte sous l'onglet Accueil, puis faire glisser un rectangle de la taille souhaitée.

    • Si la zone de texte contient déjà du texte, et que vous voulez remplacer ce dernier, sélectionnez-le également.

    • Si la zone de texte contient déjà du texte, placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer le message personnalisé.

  2. Dans le volet Office fusion et publipostage, cliquez sur le champ de fusion approprié dans la zone de liste du volet Office.

Ajouter un lien hypertexte personnalisé

Vous pouvez inclure un lien hypertexte qui pointe vos clients vers une page Web qui répond à leurs intérêts ou attributs spécifiques. Vous pouvez ajouter des noms de clients ou d'autres champs de données au texte du lien hypertexte pour le rendre totalement personnel.

  1. Sous l'onglet publipostage, dans le groupe champs d'écriture &, cliquez sur Insérer un lien hypertexte personnalisé.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte personnalisé, tapez le texte à afficher et l'adresse du site Web auquel vous souhaitez que les destinataires accèdent lorsqu'ils cliquent sur le lien hypertexte.

  3. Si vous voulez utiliser un champ de données dans le texte d'affichage, cliquez sur le texte à afficher, puis, dans la zone de liste à droite, cliquez sur le champ de données que vous voulez insérer.

    Remarque : Si vous insérez un champ de données, vous pouvez spécifier un texte d'affichage de remplacement et une adresse Web pour toutes les entrées vides qui correspondent au champ de données insérées. Activez les cases à cocher utiliser le texte par défaut pour les entrées vides et utiliser le lien hypertexte par défaut pour les entrées vides, si nécessaire, puis tapez le texte de remplacement et l'adresse Web.

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