Conseils pour personnaliser une composition

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Généralement, les clients apprécient d'être reconnus dans les magasins ou les restaurants qu'ils fréquentent, qu'on les appelle par leur nom, mais aussi qu'on connaisse leurs goûts. Il est bon par exemple de les accueillir avec des phrases de ce type :

« Vous nous avez demandé de vous avertir lorsque les nouveaux articles seraient arrivés. Ils sont là, et votre couleur préférée est disponible ! »

« Je vous ai réservé votre table favorite, et le saumon que vous avez tant apprécié la dernière fois figure aujourd'hui parmi nos suggestions du jour. »

Dans cet article

Pourquoi personnaliser ?

La configuration du fichier de données

Ajout d’un bloc d’adresse et un message d’accueil

Ajout de notes et des liens hypertexte

Pourquoi personnaliser une composition ?

La plupart des clients apprécient d'être reconnus et assistés, entre autres parce qu'ils peuvent ainsi obtenir ce qu'ils veulent plus rapidement. Ce type d'attention contribue à fidéliser le client. Lorsque les magasins et les restaurants font l'effort de collecter des informations sur les goûts et les centres d'intérêt des clients, ces derniers sont souvent incités à retourner dans ces lieux, à y passer plus de temps et à y dépenser plus d'argent.

Le publipostage peut fonctionner de la même façon. Lorsque vous incluez dans vos messages des éléments répondant spécifiquement aux intérêts de vos clients, vous augmentez vos chances de voir ces derniers s'y intéresser et y répondre.

Collecter les informations nécessaires sur les clients

Il est clair qu'assurer un suivi des intérêts et des caractéristiques propres à chaque client est une tâche complexe. Vous devez collecter ces informations, les stocker de façon à pouvoir les récupérer facilement et les filtrer en fonction de critères pertinents pour votre activité et de façon à rentabiliser au mieux votre investissement en matière de publipostage. Plus vous arriverez à identifier précisément les clients qui partagent des intérêts communs, plus le retour sur investissement sera important.

Microsoft Office Publisher représente à cet égard un outil extrêmement utile. Vous pouvez entrer les données du client dans une base de données créée directement dans Microsoft Publisher ou dans d'autres programmes comme Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook avec Business Contact Manager ou Microsoft Office Access. Vous pouvez aussi utiliser des listes que vous achetez, comme les listes Microsoft List Builder.

Une fois que vous avez collecté les informations requises, vous pouvez les analyser pour rechercher ce que vos meilleurs clients ont en commun, regrouper les clients en fonction de leurs affinités ou personnaliser vos messages en tenant compte des intérêts spécifiques de chacun d'eux.

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Configuration du fichier de données

Les adresses et les informations personnelles que vous ajoutez à vos compositions proviennent toutes d'une source. C'est pourquoi la première étape d'un publipostage consiste à configurer un fichier de données contenant les informations de contact sur vos clients. Vous pouvez utiliser comme fichier de données une feuille de calcul Microsoft Office Excel, un tableau Microsoft Office Word, une base de données Microsoft Office Access ou même un dossier Contacts Microsoft Office Outlook. Votre fichier d'adresses sera créé à partir de ce fichier de données.

Lorsque vous configurez le fichier de données, gardez à l'esprit les points suivants (pendant la lecture de cette liste, référez-vous à l'image suivante, qui illustre les colonnes d'une feuille de calcul Excel et les champs de fusion des deux côtés d'une carte postale) :

  • Types d'informations dans les colonnes    Chaque colonne du fichier de données correspond à un type d'information que vous souhaitez ajouter à la composition. Par exemple, si vous voulez ajouter l'adresse d'un client et une remarque personnelle à chaque copie imprimée d'une carte postale, votre fichier de données doit contenir une colonne pour chacune des rubriques suivantes : nom, adresse, ville, code postal et remarque personnelle.

  • Une entrée par ligne    Chaque ligne du fichier de données contient des informations allant sur une seule copie de la composition. Par exemple, toutes les informations de la ligne 2 de la feuille de calcul Excel vont sur la carte postale destinée au client 1, celles de la ligne 3 vont sur la carte postale du client 2, etc.

  • Ajouter des champs dans la composition    Pour utiliser des informations figurant dans votre fichier de données, vous pouvez placer des champs dans votre composition (un champ par information que vous voulez faire apparaître). Par exemple, si vous voulez imprimer le nom, l'adresse, la commune, le code postal et une remarque personnelle sur chaque copie d'une carte postale, la composition doit contenir un champ par information.

Les colonnes d'une feuille de calcul Excel correspondent aux champs d'une composition de carte postale

Conseil : Si vous souhaitez fusionner des images dans les compositions à envoyer, votre fichier de données doit inclure une colonne de données sur le nom des fichiers d'image. Chaque ligne de cette colonne doit contenir le nom de fichier d'une image spécifique, par exemple Premièrephoto.jpg. Si les images ne sont pas situées dans le même dossier que la source de données, vous devez inclure le chemin d'accès à chaque image.

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Ajout d'un bloc d'adresse et d'une ligne de salutation

Imprimer le bloc d'adresse sur un bulletin d'informations (plutôt que coller une étiquette) et inclure une ligne de salutation contenant le nom du client sont deux techniques de personnalisation simples : le destinataire considère que le message lui a été spécifiquement adressé.

Ajouter un bloc d'adresse contenant le nom, l'adresse et d'autres informations

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Bloc d'adresse.

  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, cliquez sur les éléments d'adresse à inclure, puis sur OK.

    Remarque : Si les noms de champ de la source de données ne correspondent pas aux noms de champ que Publisher utilise pour le bloc d'adresse, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Ajouter une ligne de salutation

  1. Dans le volet office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Ligne de salutation.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer une ligne de salutation, sélectionnez le format de cette ligne, qui comprend la salutation, le format du nom et la ponctuation qui suit, ou tapez une nouvelle entrée dans chaque zone de texte.

  3. Entrez le texte qui doit apparaître si Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire, par exemple lorsque la source de données ne contient ni le prénom ni le nom d'un destinataire, mais uniquement le nom de la société. 

  4. Cliquez sur OK.

    Remarque : Si les noms de champ de la source de données ne correspondent pas aux noms de champ que Publisher utilise pour la ligne de salutation, il se peut que vous deviez cliquer sur Faire correspondre les champs dans la boîte de dialogue Ligne de salutation. Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs, utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de la source de données qui correspondent aux champs Publisher.

Ajouter une image à une adresse

Vous pouvez ajouter une image ou une photo dans un bloc d'adresse comme dans n'importe quelle zone d'une composition. L'image affichée peut varier en fonction de certains champs de données sur le client : marque préférée, âge, sexe ou tout autre champ rempli par vos soins.

Pour plus d’informations sur la fusion des images et la configuration de votre fichier de données avec les informations du fichier image, voir créer une source de données pour une fusion et publipostage ou une fusion de catalogue.

  1. Dans votre composition, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion pour une image (par exemple, à côté du bloc d'adresse).

  2. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Champ image.

  3. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ d'image, sélectionnez le champ qui correspond aux informations sur la photo dans votre fichier de données, puis cliquez sur OK.

    Publisher insère un champ de fusion dans un cadre d'image, au niveau du point d'insertion sélectionné dans votre composition. Vous pouvez redimensionner ou déplacer le cadre d'image.

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Ajout de notes et de liens hypertexte

Si vous avez configuré votre fichier de données pour stocker des informations personnelles pertinentes sur vos clients, comme décrit dans conseils pour préparer votre liste de publipostage électronique, vous pouvez utiliser les informations collectées à fournir un contenu ciblé spécifiquement sur votre centres d’intérêt des clients. Distribution de contenu qui correspond à des centres d’intérêt client est une forme plus puissante de personnalisation. Par exemple, vous pouvez :

  • Concevoir des publipostages distincts en fonction du sexe     Annoncez le lancement d'une nouvelle ligne de produits en vous adressant uniquement aux hommes ou uniquement aux femmes. Il vous suffit d'inclure dans votre liste de publipostage un champ indiquant le sexe de chaque client (féminin ou masculin) et de l'utiliser comme critère de filtrage. Par ailleurs, vous pouvez tout simplement filtrer la liste en fonction des entrées du champ Titre (« M. » et « Mme »). Vous pouvez également inclure une URL (version imprimée) ou un lien direct vers une page Web (message électronique) qui variera en fonction du sexe, décrivant les options réservées aux hommes ou aux femmes. Pour cela, ajoutez à chaque enregistrement l'URL qui convient dans une colonne conçue à cet effet.

  • Focus sur les destinataires d’un certain âge     Informer les clients de produits ou services correspondant pour les clients de vie (par exemple, pour préparer sa retraite dans leur 20 par rapport à la planification de la retraite dans leurs cinquantenaires) en regroupant les dates de naissance de vos clients en tant que pousse de naissancear (par exemple, « 1945 »).

    Si vous souhaitez offrir un cadeau de promotion à tous les clients fêtant leur anniversaire durant le mois en cours, il est judicieux de recueillir leur date de naissance dans un champ de type jour, mois, année (« 1er janvier 2008 », par exemple).

  • Utiliser l'historique des achats     Envoyez une annonce spéciale à tous ceux qui ont effectué récemment des achats importants ou informez vos clients de l'arrivée de nouveaux modèles de leur marque favorite. Si vous effectuez un suivi ciblé de leurs achats, vous pouvez trier vos fichiers de données pour déterminer l'historique des achats par marque lorsque vous recevez une nouvelle livraison dans une ligne de produits ou pour avertir vos clients des produits associés achetés par d'autres clients (« Les clients ayant acheté cet article ont également été intéressés par tel autre article »).

Ajouter une remarque personnelle

Vous pouvez envoyer un message texte personnalisé à chaque type de client qui partage un intérêt commun. Pour ce faire, ajouter un champ (ou colonne) à votre fichier de données contenant ces messages et ajoutez le message approprié pour chaque enregistrement (ou ligne). Vous pouvez associer un message particulier aux clients qui ont la même sexe, qui ont la même âge ou la date de naissance, ou qui a effectué des achats dans les six derniers mois. Pour plus d’informations sur la préparation de votre liste de diffusion, consultez astuces pour les listes de diffusion.

  1. Dans votre composition, cliquez sur la zone de texte dans laquelle les informations personnalisées doivent apparaître. Vous pouvez également cliquer sur Zone de texte dans le menu Insertion et dessiner un rectangle de la taille souhaitée.

    • Si du texte figure déjà dans la zone de texte et que vous souhaitez le remplacer, sélectionnez-le également.

    • Si du texte figure déjà dans la zone de texte et que vous souhaitez le conserver, placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le message personnalisé.

  2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, cliquez sur le champ de fusion approprié dans la zone de liste du volet Office.

Ajouter un lien hypertexte personnalisé

Vous pouvez insérer un lien hypertexte pour diriger vos clients vers une page Web définie en fonction de leurs intérêts ou de leurs attributs. Vous pouvez ajouter le nom du client ou d'autres champs de données dans le texte du lien pour le personnaliser davantage.

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage (Étape 2 : Préparer votre composition), sous Autres éléments, cliquez sur Insérer un lien hypertexte personnalisé.

  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte personnalisé, tapez le texte à afficher et l'adresse du site Web vers lequel vous voulez diriger les destinataires lorsqu'ils cliqueront sur ce lien.

  3. Si vous voulez utiliser un champ de données dans le texte à afficher, cliquez dans ce texte, puis dans la zone de liste à droite, cliquez sur le champ de données que vous voulez insérer.

    Remarque : Si vous insérez un champ de données, vous pouvez spécifier un texte à afficher et une adresse Web de substitution en cas d'entrée vide pour le champ de données inséré. Activez les cases à cocher Utiliser le texte par défaut pour les entrées vides et Utiliser le lien hypertexte par défaut pour les entrées vides le cas échéant, puis tapez le texte et l'adresse Web de substitution.

    Image de la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte personnalisé

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