Configurer un centre eDiscovery dans SharePoint Online

Étape 1 : créer un centre eDiscovery

Dans SharePoint Online, un centre eDiscovery est créé sous forme de collection de sites et est le site racine de cette collection de sites. les cas de découverte électronique sont créés en tant que sous-sites dans cette collection de sites.

Suivez ces étapes pour créer une collection de sites Centre eDiscovery.

1. Connectez-vous à Microsoft 365 en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint.

2. Sélectionnez l’icône du lanceur d’applications dans la partie supérieure gauche, puis Administrateur pour ouvrir Centre d’administration Microsoft 365. (Si vous ne voyez pas la vignette Administrateur, vous n’avez pas les autorisations d’administrateur Microsoft 365 dans votre organisation.)

3. Dans le volet gauche, choisissez Centres d’administration > SharePoint.

4. Sous l’onglet Collections de sites, cliquez sur Nouveau, puis sur Collection de sites privée.

5. Dans la page Nouvelle collection de sites, remplissez les zones ou sections suivantes :

   • Titre : Tapez un nom pour la collection de sites de découverte électronique (par exemple, Centre eDiscovery Contoso).

   • Adresse du site web : Pour créer l’adresse du site web du Centre eDiscovery, procédez comme suit :

     • Dans la liste déroulante du nom de domaine, sélectionnez un nom de domaine.

     • Dans la liste déroulante du chemin d’URL, vous pouvez utiliser /sites/ ou spécifier un chemin d’accès géré.

     • Dans la zone Nom d’URL, tapez un nom d’URL pour le Centre eDiscovery (par exemple, eDiscovery).

   • Sélection du modèle : Dans cette section, procédez comme suit :

     • Sélectionnez une langue pour la collection de sites.

     • Sous Sélectionner un modèle, cliquez sur Entreprise, puis sur Centre eDiscovery.

   • Fuseau horaire : Sélectionnez un fuseau horaire dans la liste déroulante.

   • Administrateur : Tapez le nom de la personne qui sera l’administrateur de la collection de sites du Centre eDiscovery. Vous pouvez cliquer sur Vérifier les noms, ou Parcourir pour rechercher une personne. Vous pouvez désigner un responsable de la gestion des conservations de découverte électronique et requêtes de recherche parmi les membres de votre organisation.

   • Quota de stockage : Tapez le nombre de mégaoctets (Mo) à allouer à cette collection de sites. Seules les métadonnées relatives aux cas de découverte électronique, requêtes de recherche et suspensions sont imputées au quota de stockage de la collection de sites. Les résultats de recherche réels ne sont pas stockés dans la collection de sites Centre eDiscovery. Il est recommandé d’utiliser 1 gigaoctet (Go) de stockage (environ 1 024 Mo).

   • Quota de ressources du serveur : Conservez la valeur par défaut (300) pour la collection de sites Centre eDiscovery.

6. Cliquez sur OK pour créer la collection de sites.

Après quelques instants, la nouvelle collection de sites Centre eDiscovery apparaît dans la liste des collections de sites.

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Étape 2 : configurer Exchange Online comme origine des résultats

Pour effectuer une recherche sur les boîtes aux lettres Exchange Online d’un Centre eDiscovery, vous devez configurer la recherche pour inclure Exchange Online comme origine des résultats de la collection de sites Centre eDiscovery. Pour plus d’informations, voir Gérer les origines des résultats.

Pour configurer Exchange Online comme origine des résultats du Centre eDiscovery que vous configurez, procédez comme suit.

1. Accédez au Centre eDiscovery que vous avez créé à l’étape 1. Utilisez l’adresse de site web que vous avez spécifiée (par exemple, https://contoso.com/sites/eDiscovery).

2. Accédez à Paramètres > Paramètres du site.

3. Dans la page Paramètres du site, sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Origines des résultats de la recherche.

4. Dans la page Gérer les origines des résultats, cliquez sur Nouvelle origine des résultats.

5. Dans la section Informations générales, dans la zone Nom tapez Exchange Online et, si vous le souhaitez, une description.

6. Dans la section Protocole, sélectionnez Exchange.

7. Dans la section URL source d’Exchange, activez la case à cocher utiliser la découverte automatique.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois Exchange Online configuré comme origine des résultats du Centre eDiscovery, les gestionnaires de découverte électronique peuvent effectuer des recherches dans les boîtes aux lettres Exchange Online à l’aide du Centre eDiscovery.

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Étape 3 : créer un groupe de sécurité pour les gestionnaires de découverte électronique

Les gestionnaires de découverte électronique doivent disposer des autorisations nécessaires pour rechercher du contenu dans les sites SharePoint Online et boîtes aux lettres Exchange Online, suspendre du contenu et exporter des résultats de recherche. Pour attribuer des autorisations à un groupe de personnes, vous pouvez créer un groupe de sécurité dans Exchange Online, y ajouter des membres, puis attribuer les autorisations liées à la découverte électronique au groupe de sécurité dans SharePoint Online et Exchange Online.

Pour créer un groupe de sécurité dans Exchange Online, procédez comme suit.

1. Connectez-vous à Microsoft 365 avec votre compte d’administrateur général.

2. Sélectionnez l’icône du lanceur d’applications dans la partie supérieure gauche, puis Administrateur pour ouvrir Centre d’administration Microsoft 365. (Si vous ne voyez pas la vignette Administrateur, vous n’avez pas les autorisations d’administrateur Microsoft 365 dans votre organisation.)

3. Dans le centre d’administration 365 Microsoft, sélectionnez administrateur > Exchange.

4. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Destinataires > Groupes.

5. Cliquez sur Nouveau > Groupe de sécurité.

6. Dans la page Nouveau groupe de sécurité, complétez les zones suivantes :

   • Nom complet : Ce nom s’affiche dans le carnet d’adresses partagé et dans la liste des groupes du Centre d’administration Exchange. Utilisez un nom qui identifie l’objet du groupe (par exemple, Gestionnaires de découverte électronique).

   • Alias : Tapez l’alias du groupe de sécurité. Celui-ci doit être unique dans votre organisation Microsoft 365.

   • Adresse de messagerie : Le nom que vous avez tapé dans le champ Alias est utilisé pour générer automatiquement la partie de l’adresse de messagerie qui apparaît à gauche du symbole @. Vous pouvez modifier la partie de l’alias de l’adresse de messagerie, le cas échéant.

   • Description : Vous pouvez utiliser cette zone pour décrire l’objet (lié à la découverte électronique) du groupe de sécurité.

7. Sous Membres, cliquez sur Ajouter.

8. Sélectionnez les personnes que vous voulez désigner comme membres de ce groupe, puis cliquez sur Ajouter. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres, cliquez sur OK pour revenir à la page Nouveau groupe de sécurité.

9. Activez la case à cocher L’approbation du propriétaire du groupe est requise pour vous permettre de gérer l’appartenance de ce groupe et contrôler les personnes autorisées à utiliser le Centre eDiscovery.

10. Cliquez sur Enregistrer.

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Étape 4 : attribuer des autorisations de découverte électronique dans SharePoint Online

L’étape suivante consiste à attribuer des autorisations aux membres du groupe de sécurité que vous avez créé à l’étape 3 afin que ses membres puissent utiliser le Centre eDiscovery et rechercher du contenu sur les sites SharePoint. Trois attributions d’autorisations sont nécessaires :

• Attribuez des autorisations de propriétaire au groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique dans le Centre eDiscovery créé à l’étape 1. En tant que propriétaires de collection de sites, les gestionnaires de découverte électronique pourront créer des cas, suspendre des sources de contenu et exporter des résultats de recherche. Les propriétaires de collection de sites peuvent également octroyer à d’autres utilisateurs l’accès à des cas de découverte électronique spécifiques.

• Configurez les membres du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique comme administrateurs de collection de sites pour toutes les collections de sites de votre organisation SharePoint Online qui contiennent du contenu pouvant faire l’objet de recherches. Cela permet aux gestionnaires de découverte électronique d’accéder à tout le contenu dans votre organisation SharePoint Online et de consulter les résultats de recherche dans le Centre eDiscovery.

• Accordez aux gestionnaires eDiscovery des autorisations de lecture aux journaux d’analyse pour votre organisation SharePoint Online. Cela permet aux gestionnaires de découverte électronique d’afficher les erreurs du journal d’analyse qui sont incluses dans un rapport lorsque les résultats de recherche eDiscovery sont exportés.

Pour configurer les membres d’un groupe de sécurité comme propriétaires de la collection de sites du Centre eDiscovery, procédez comme suit.

1. Dans le Centre eDiscovery, accédez à Paramètres > Paramètres du site.

2. Dans la page Paramètres du site, sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Autorisations de site.

3. Cliquez sur le groupe Propriétaires de <nom de la collection de sites>.

4. Dans la liste déroulante Nouveau , cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

5. Dans la zone Inviter des personnes, tapez le nom du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique, puis cliquez sur Partager.

Pour configurer les membres du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique comme administrateurs d’une collection de sites, procédez comme suit. Répétez ces étapes pour chaque collection de sites de votre organisation SharePoint Online.

1. Dans le site de niveau supérieur de la collection de sites, cliquez sur Paramètres > Paramètres du site.

2. Dans la page Paramètres du site, sous Utilisateurs et autorisations, cliquez sur Administrateurs de collection de sites.

3. Tapez le nom du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique dans la zone Administrateurs de collection de sites, puis cliquez sur OK.

Pour donner aux membres du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique les autorisations de lecture des informations des journaux d’analyse de votre organisation, procédez comme suit.

1. Connectez-vous à Microsoft 365 en tant qu’administrateur général ou administrateur SharePoint.

2. Sélectionnez l’icône du lanceur d’applications dans la partie supérieure gauche, puis Administrateur pour ouvrir Centre d’administration Microsoft 365. (Si vous ne voyez pas la vignette Administrateur, vous n’avez pas les autorisations d’administrateur Microsoft 365 dans votre organisation.)

3. Dans le volet gauche, choisissez Centres d’administration > SharePoint.

4. Dans le Centre d’administration SharePoint, cliquez sur Rechercher.

5. Dans la page Administration de la recherche, cliquez sur Autorisations du journal d’analyse.

6. Dans la zone Autorisations du journal d’analyse, tapez le nom du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique, puis cliquez sur OK.

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Étape 5 : attribuer des autorisations de découverte électronique dans Exchange Online

La dernière étape consiste à attribuer des autorisations de découverte électronique dans Exchange Online au groupe de sécurité que vous avez créé à l’étape 3. Pour ce faire, vous devez ajouter le groupe de sécurité au groupe de rôles d’administrateur Gestion de la découverte dans Exchange Online. Ceci permettra aux membres du groupe de sécurité d’utiliser le Centre eDiscovery pour effectuer des recherches dans les boîtes aux lettres, de suspendre celles-ci et d’exporter des résultats de recherche effectuée dans les boîtes aux lettres.

Pour attribuer des autorisations de découverte électronique dans Exchange Online au groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique, procédez comme suit.

1. Connectez-vous à Microsoft 365 avec votre compte d’administrateur général.

2. Sélectionnez l’icône du lanceur d’applications dans la partie supérieure gauche, puis Administrateur pour ouvrir Centre d’administration Microsoft 365. (Si vous ne voyez pas la vignette Administrateur, vous n’avez pas les autorisations d’administrateur Microsoft 365 dans votre organisation.)

3. Dans le centre d’administration 365 Microsoft, sélectionnez administrateur > Exchange.

4. Dans le Centre d’administration Exchange, accédez à Autorisations > Rôles d’administrateur.

5. Cliquez sur Gestion de la découverte, puis sur Modifier.

6. Sous Membres, cliquez sur Ajouter.

7. Sélectionnez le groupe de sécurité que vous avez créé pour les gestionnaires de découverte électronique, cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Le groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique apparaît sous Membres dans le volet des détails.

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Étapes suivantes

Après avoir configuré la découverte électronique dans votre organisation Microsoft 365, les gestionnaires de découverte électronique peuvent utiliser le Centre eDiscovery pour créer des cas de découverte électronique, suspendre du contenu et des boîtes aux lettres, effectuer des recherches de découverte électronique et exporter des résultats de recherche. Pour plus d’informations sur ces tâches, voir :

Planifier et gérer des cas eDiscovery

Ajouter du contenu à un cas eDiscovery et placer des sources en attente

Recherche et utilisation de mots clés danshttps://docs.microsoft.com/SharePoint/governance/searching-and-using-keywords-in-the-ediscovery-centereDiscovery

Créer et exécuter des requêtes eDiscovery

Exporter du contenu eDiscovery et créer des rapports

Informations complémentaires

• Il n’est pas nécessaire d’effectuer d’autres étapes pour configurer Lync Online pour la découverte électronique. Par défaut, les conversations Lync sont enregistrées dans le dossier Historique des conversations dans la boîte aux lettres Exchange Online d’une personne et renvoyées dans les résultats de recherche de découverte électronique si les critères de recherche sont satisfaits. Les utilisateurs peuvent toutefois supprimer des éléments dans le dossier Historique des conversations ou désactiver le paramètre qui enregistre les conversations Lync dans leur boîte aux lettres. Si vous voulez conserver les conversations Lync pour la découverte électronique, vous devez définir une conservation inaltérable ou une conservation pour litige sur les boîtes aux lettres des utilisateurs. Voir créer ou supprimer une conservationinaltérable.

• Un administrateur SharePoint Online peut gérer les origines des résultats pour toutes les collections de sites et sites de son organisation SharePoint Online. Un administrateur de collection de sites ou un propriétaire de site peut gérer les origines des résultats respectivement pour une collection de site ou un site.

• Pourquoi utiliser un groupe de sécurité dans Exchange Online ? Si vous créez un groupe de sécurité dans Exchange Online, vous pouvez utiliser ce même groupe pour attribuer des autorisations dans SharePoint Online et Exchange Online. Par ailleurs, l’attribution d’autorisations à un groupe plutôt qu’à des utilisateurs individuels vous permet de gérer facilement l’accès au Centre eDiscovery. Par exemple, pour octroyer à un nouvel employé l’accès au Centre eDiscovery, il vous suffit de l’ajouter comme membre du groupe de sécurité des gestionnaires de découverte électronique.

• Pour être utilisable dans une requête, le contenu sur les sites SharePoint ou sur les autres sites web doit être analysé par un service de recherche associé à un Centre eDiscovery. Le contenu qui ne peut pas être analysé n’est pas inclus dans les résultats d’une recherche de découverte électronique.

• Pourquoi donner aux gestionnaires de découverte électronique les autorisations de lecture sur les journaux d’analyse SharePoint Online, comme décrit précédemment à l’étape 4 ? Les journaux d’analyse effectuent le suivi des informations relatives au statut du contenu analysé. Les erreurs mentionnées dans les journaux d’analyse sont téléchargées dans le cadre des résultats de recherche, dans un fichier Excel (Erreurs d’index SharePoint) situé dans le dossier Rapports. Ceci permet aux gestionnaires de découverte électronique de consulter les erreurs relatives aux échecs d’indexation.

• Les propriétaires de collection de sites ont un contrôle total sur le Centre eDiscovery et tous les sous-sites de cas de découverte électronique. Ils peuvent également créer des sous-sites de cas de découverte électronique. Par conséquent, les propriétaires du Centre eDiscovery peuvent créer des cas de découverte électronique et choisir d’attribuer des autorisations uniques à chacun d’eux. Par exemple, un propriétaire peut octroyer à un gestionnaire de découverte électronique ou un groupe de sécurité donné un contrôle total sur un cas de découverte électronique spécifique en lui donnant des autorisations de propriétaire.

• Si l’objet principal du groupe de sécurité que vous avez créé à l’étape 3 est d’attribuer des autorisations de découverte électronique à un groupe d’utilisateurs, vous pouvez masquer ce groupe dans le carnet d’adresses de votre organisation. Pour ce faire, sélectionnez-le dans le Centre d’administration Exchange, puis cliquez sur Modifier. Dans la page Général, activez la case à cocher Masquer ce groupe dans le carnet d’adresses partagé, puis enregistrez la modification. Il reste possible d’envoyer des messages électroniques au groupe en tapant l’adresse de messagerie du groupe dans la zone À, mais le groupe n’apparaîtra plus dans le carnet d’adresses.

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