Configurer l’organisateur de contenu pour router des documents

Configurer l’organisateur de contenu pour router des documents

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L’organisateur de contenu est une fonctionnalité de SharePoint qui permet de gérer automatiquement certaines tâches importantes dans les bibliothèques. Il permet non seulement de gagner du temps, mais peut aider à s’assurer qu’une bibliothèque de documents est gérée de manière cohérente

Que peut faire l’organisateur de contenu ?

L’organisateur de contenu peut effectuer automatiquement les tâches suivantes :

  • Router des documents vers des bibliothèques ou des dossiers différents    L’organisateur de contenu assume de fait le rôle de gardien de documents. Chaque fois qu’un document est téléchargé, il utilise des règles que vous avez créées pour déterminer où il doit déplacer le document. Ensuite, il l’achemine vers la bibliothèque ou le dossier approprié, qui peut se trouver dans une collection de sites différente. Les règles peuvent être basées sur une combinaison de types de contenu et de métadonnées.

  • Télécharger tous les documents dans une bibliothèque de remise    Vous pouvez configurer l'organisateur de contenu pour placer tous les documents téléchargés dans une bibliothèque de remise, où des métadonnées peuvent être entrées et un processus de soumission exécuté.

  • Gérer la taille des dossiers   Vous pouvez configurer l’organisateur de contenu de façon à contrôler le nombre d’éléments dans les dossiers et vous assurer qu’aucun dossier ne contient davantage que la quantité d’éléments spécifiée. Par défaut, cette limite est de 2500 éléments et lorsque l’élément numéro 2501 arrive, l’organisateur de contenu crée automatiquement un nouveau dossier et y place le document. Vous pouvez spécifier la quantité d’éléments autorisée dans un dossier par l’organisateur de contenu.

  • Gérer les soumissions en double    Lorsqu'un document téléchargé existe déjà dans la bibliothèque, vous pouvez faire en sorte que l'organisateur de contenu utilise des versions SharePoint ou change le nom du fichier en ajoutant des caractères uniques. Cela permet de s'assurer que le document existant et le doublon sont conservés.

  • Conserver des journaux d’audit    L’organisateur de contenu peut conserver des journaux d’audit concernant un document, stockés avec le document après son routage.

Activer la fonctionnalité Organisateur de contenu sur un site

Vous devez disposer au moins des autorisations de propriétaire de site et les fonctionnalités de publication doivent être activées.

Pour activer la fonctionnalité Organisateur de contenu pour un site

  1. Accédez au site que vous souhaitez configurer.

  2. Cliquez sur paramètres Icône Paramètres puis, dans le menu déroulant, sélectionnez paramètres du site.

    Pour SharePoint Online, cliquez sur paramètres Icône Paramètres , sur contenu du site, puis sur paramètres du site.

  3. Dans la page paramètres du site, dans le groupe actions du site, cliquez sur gérer les fonctionnalités du site.

  4. En regard de la fonctionnalité de l’organisateur de contenu, cliquez sur Activer. Lorsque la fonctionnalité est activée, le mot Active apparaît dans la colonne État.

    bouton Activer du Organzier de contenu

Configurer l’organisateur de contenu pour router des documents

Remarque :  Vous devez disposer des autorisations de propriétaire de site pour configurer l’organisateur de contenu.

  1. Naviguez jusqu’au site pour lequel vous voulez configurer l’organisateur de contenu de manière à router automatiquement les documents vers des emplacements spécifiques.

  2. Cliquez sur paramètres Icône Paramètres puis, dans le menu déroulant, sélectionnez paramètres du site.

    Pour SharePoint Online, cliquez sur paramètres Icône Paramètres , sur contenu du site, puis sur paramètres du site.

  3. Dans le groupe Administration du site, sélectionnez Paramètres de l’organisateur de contenu.

    Remarque :  Le lien de paramètres de l’organisateur de contenu est visible uniquement si la fonctionnalité est activée pour ce site.

  4. Dans la section Rediriger les utilisateurs vers la bibliothèque de remise, activez la case à cocher pour forcer l’utilisation de l’organisateur de contenu. Ceci redirige automatiquement les utilisateurs vers la bibliothèque de remise lorsqu’ils essaient de télécharger un document.

  5. Dans la section Envoi vers un autre site, activez la case à cocher si vous voulez activer des règles pour le routage des documents vers un site différent.

  6. Dans la section Partitionnement de dossier, activez la case à cocher Créer des sous-dossiers dès qu’un emplacement cible contient trop d’éléments pour créer automatiquement des sous-dossiers une fois qu’un emplacement particulier a dépassé un nombre spécifique d’éléments.

    • Dans la zone Nombre d’éléments d’un seul dossier, tapez le nombre de documents pouvant être stockés dans un dossier avant la création d’un nouveau.

    • Dans la zone Format du nom de dossier, spécifiez la dénomination des nouveaux dossiers créés.

  7. Dans la section Soumissions en double, sélectionnez si vous souhaitez que les doublons utilisent la fonctionnalité de contrôle de version ou si des caractères uniques doivent toujours être ajoutés au nom de fichier de l’élément en double.

  8. Dans la section Contexte de conservation, activez la case à cocher si vous souhaitez enregistrer les journaux d’audit ou les métadonnées sous forme d’entrée d’audit sur l’élément ou le document soumis.

  9. Dans la section gestionnaires de règles, entrez les noms des utilisateurs qui sont responsables des règles au sein de votre organisation. Les gestionnaires de règles doivent avoir les autorisations gérer l'accès au site Web de la page de paramètres règles de l'organisateur de contenu. Pour plus d'informations, voir créer des règles d'organisateur de contenu pour acheminer des documents.

  10. Activez les cases à cocher appropriées pour que des messages électroniques soient envoyés automatiquement aux responsables des règles. L’organisateur de contenu peut envoyer un message lorsqu’une soumission ne correspond pas à une règle ou lorsque du contenu est soumis à l’organisateur de contenu.

    Remarque : Pour que ces cases à cocher soient activées, le courrier doit être configuré par votre administrateur SharePoint ou réseau pour le serveur ou le service.

  11. Dans la section Points de soumission, entrez les informations sur les autres sites ou logiciels de courrier électronique qui peuvent envoyer du contenu au site actuel.

    Conseil :  Cette section vous fournit l’URL du service web pour l’envoi de contenu vers le site si vous voulez créer un flux de travail ou une solution personnalisée afin de soumettre des documents à partir d’un système de messagerie électronique.

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