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Configuration de la gestion des enregistrements sur place

La capacité à gérer les enregistrements sur un site quelconque donne aux responsables des enregistrements davantage de contrôle sur la manière dont les enregistrements métier et juridiques avec des valeurs à long terme sont gérés. La gestion des enregistrements sur place permet également à ces enregistrements de faire partie d’un espace de travail collaboratif coexistant avec d’autres documents sur lesquels vous travaillez.

En fonction de la structure organisationnelle de votre solution de gestion des enregistrements, vous pouvez activer la gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites et également désactiver la déclaration manuelle des enregistrements au niveau de la liste ou de la bibliothèque. Le comportement par défaut pour les listes et les bibliothèques, néanmoins, est que la déclaration manuelle des enregistrements est activée lorsque la fonctionnalité est activée au niveau de la collection de sites.

Remarque : Dans SharePoint Online, nous avons mis en place des étiquettes de rétention pour déclarer du contenu en tant qu’enregistrements, ce qui remplace le besoin d’utiliser le Centre des enregistrements. Si vous utilisez le Centre des enregistrements, vous pouvez continuer à l’utiliser avec les étiquettes de rétention. Néanmoins, pour gérer les enregistrements, nous vous recommandons d’utiliser des étiquettes de rétention au lieu du Centre des enregistrements.

Activer la gestion des enregistrements sur place dans SharePoint

Si ce n’est pas déjà fait, vous devez activer la gestion des enregistrements sur place avant de pouvoir effectuer les tâches suivantes. Si vous l’avez activé, ignorez ces étapes.

  1. Remontez au niveau supérieur du site.

  2. Cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 puis cliquez sur paramètres du site .

    Dans un site connecté à un groupe SharePoint, cliquez sur paramètres, sur contenu du site, puis sur paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  4. Dans fonctionnalitésde la collection de sites, recherchez gestion des enregistrements sur place , puis cliquez sur activer.

Configurer la gestion des enregistrements sur place pour une collection de sites

Si votre solution de gestion des enregistrements s’étend sur plusieurs sites, vous pouvez configurer les paramètres de gestion des enregistrements des manières suivantes :

  • Spécifiez les types de restrictions à appliquer à un document lorsqu’il est déclaré comme enregistrement.

  • Spécifiez si toutes les listes ou bibliothèques d’un site autorisent la déclaration manuelle d’enregistrements.

  • Spécifiez qui peut déclarer manuellement des documents comme enregistrements et annuler cette déclaration.

Pour configurer la gestion des enregistrements sur place pour une collection de sites

Remarque :  Vous devez d’abord activer la fonctionnalité de gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites avant de poursuivre cette procédure.

  1. Remontez au niveau supérieur du site.

  2. Cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 puis cliquez sur paramètres du site .

    Dans un site connecté à un groupe SharePoint, cliquez sur paramètres, sur contenu du site, puis sur paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres de déclaration des enregistrements.

  4. Dans la page Paramètres de déclaration d’enregistrement, dans la section restrictions d’enregistrement , sélectionnez l’option spécifiant le type de restrictions qui sera placée sur un élément lorsque ce dernier est déclaré comme enregistrement. Ce paramètre n’affecte pas les éléments déjà déclarés comme enregistrements.

    • Aucune restriction supplémentaire   Cette restriction est utile si vous voulez que des enregistrements aient une stratégie de rétention différente des éléments qui ne sont pas des enregistrements, mais que vous ne voulez pas empêcher la suppression ou la modification des enregistrements.

    • Bloquer la suppression   Il s’agit de la restriction par défaut pour le Centre des enregistrements.

    • Bloquer la modification et la suppression    Cette restriction est utile si vous souhaitez verrouiller entièrement un document de sorte qu’il ne puisse être ni modifié ni supprimé. Une icône représentant un cadenas est associée au document pour indiquer visuellement que l’élément est verrouillé.

  5. Dans la section Disponibilité de la déclaration d’enregistrement, sélectionnez l’option qui spécifie si les éléments peuvent ou non être déclarés manuellement comme des enregistrements dans les listes et les bibliothèques par défaut. Si l’option Non disponible dans tous les emplacements par défautest sélectionnée, les éléments peuvent être déclarés comme des enregistrements uniquement par le biais d’une stratégie ou d’un flux de travail.

    Une option de la section Disponibilité de la déclaration d’enregistrement vous permet d’annuler la déclaration d’un enregistrement. Pour ce faire, dans Détails de la conformité, en regard de l’État de l’enregistrement, cliquez sur Annuler la déclaration d’un enregistrement. Vous êtes invité à confirmer votre sélection.

    Remarque : L’option d’annulation n’apparaît que pour les éléments précédemment déclarés comme enregistrements.

  6. Dans la section Rôles de déclaration, spécifiez les types d’utilisateurs qui peuvent déclarer ou annuler la déclaration d’éléments comme enregistrements.

    • Tous les collaborateurs et administrateurs de la liste    Tout utilisateur possédant les autorisations « Modifier des éléments » sur une liste peut déclarer des éléments comme enregistrements et annuler cette déclaration.

    • Les administrateurs de la liste uniquement    Seuls les utilisateurs possédant les autorisations « Gérer la liste » sur une liste peuvent déclarer des éléments comme enregistrements et annuler cette déclaration.

    • Les actions de stratégie uniquement    Seuls les actions de stratégie et le code personnalisé exécutés en tant que Compte système peuvent déclarer des éléments comme enregistrements et annuler cette déclaration.

  7. Enfin, cliquez sur OK.

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Configurer la gestion des enregistrements sur place pour une liste ou une bibliothèque

Vous pouvez configurer les paramètres de gestion des enregistrements de manière à autoriser ou empêcher la création d’enregistrements dans des listes ou des bibliothèques spécifiques sur un site. Vous pouvez également configurer les listes et les bibliothèques de sorte que tous les éléments qui leur sont ajoutés soient automatiquement déclarés comme des enregistrements.

Pour configurer la gestion des enregistrements sur place pour une liste ou une bibliothèque

  1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque pour laquelle vous voulez configurer la gestion des enregistrements.

  2. Pour les bibliothèques, sous Outils de la bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque. Pour les listes, sous Outils de la liste, cliquez sur l’onglet Liste.

  3. Dans le ruban de la bibliothèque, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque. Pour les listes, cliquez sur Paramètres de la liste.

    Dans SharePoint Online, cliquez sur paramètres , puis sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque.

    Remarque : Si le bouton du ruban indiqué dans cette procédure n’est pas affiché, vous devrez peut-être régler la résolution de votre écran ou la taille de la fenêtre de votre navigateur pour développer tous les boutons de ruban disponibles. Vous pouvez également cliquer sur le bouton de groupe pour développer la sélection de boutons du groupe.

  4. Dans la page Paramètres de la liste, cliquez sur Paramètres de déclaration des enregistrements.

  5. Dans la page paramètres de déclaration d’enregistrement , dans la section disponibilité de la déclaration manuelle des enregistrements , effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Indiquez si vous souhaitez utiliser le paramètre par défaut de la collection de sites.

    • Autorisez la déclaration manuelle d’enregistrements pour cette liste ou cette bibliothèque.

    • N’autorisez jamais la déclaration manuelle d’enregistrements pour cette liste ou cette bibliothèque.

  6. Dans la section Déclaration automatique, sélectionnez si vous souhaitez ou non que des éléments ajoutés à cette liste ou bibliothèque soient automatiquement déclarés comme enregistrements.

  7. Cliquez sur OK.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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