Concevoir un modèle de formulaire basé sur une base de données Microsoft Access

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Vous pouvez concevoir un modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath qui fonctionne avec une base de données Microsoft Office Access soit interroger les données, ou pour interroger et envoyer des données. Vous pouvez créer ce modèle de formulaire basé sur une base de données Microsoft Office Access 2007 (format .accdb) ou une base de données Access enregistré dans une version antérieure (format .mdb).

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Considérations relatives à la compatibilité

Avant de commencer

Le modèle de formulaire

Configurer les options d’envoi

Présentation

Un formulaire peut contenir une connexion de données principale, appelée la connexion de données principale, et cette connexion peut éventuellement disposer d’une ou plusieurs connexions de données secondaire. Vous pouvez utiliser la connexion de données principale pour demander ou envoyer des données de formulaire vers une base de données Access. Vous pouvez également utiliser des connexions de données secondaire pour interroger et envoyer des données à des sources de données externes, à quelques exceptions près. Par exemple, vous pouvez utiliser une connexion de données secondaire à une base de données Access afin qu’elle demande uniquement la base de données. Vous ne pouvez pas ajouter une connexion de données secondaire à un formulaire qui envoie le répertoire de données de formulaire vers une base de données Access.

Lorsque vous concevez un modèle de formulaire basé sur une base de données Access, InfoPath crée un principale source de données des groupes qui contiennent des champs de requête et champs de données et également crée une connexion de données de requête en tant que la connexion de données principale du modèle de formulaire. Ces champs et des groupes correspondent à la manière que les données sont stockées dans les tables de la base de données.

Champs de requête contiennent les données entrées dans le formulaire par un utilisateur pour limiter les résultats de la requête pour les enregistrements qui correspondent aux données dans les champs de requête. Lorsqu’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire utilise la connexion de données principale, InfoPath crée une requête en utilisant les données dans les champs de requête. InfoPath envoie alors la requête via la connexion de données. La base de données renvoie les résultats de la requête au formulaire via la connexion de données. Les résultats de la requête sont placés dans les champs de données, qui peuvent être modifiées via des contrôles dans le formulaire qui sont liés à ces champs de données.

Étant donné que la structure de données de la requête et les champs de données doit correspondre à la manière dont les données sont stockées dans la base de données, vous ne pouvez pas modifier ces champs ou des groupes dans la source de données principale. Vous pouvez uniquement ajouter des champs ou des groupes dans le groupe racine dans la source de données principale. Recherchez des liens vers plus d’informations sur les sources de données dans la section Voir aussi.

Un formulaire peut envoyer des données à une base de données via la connexion de données principale du formulaire si le modèle de formulaire basé sur le formulaire et la base de données remplissent les conditions suivantes :

  • Le modèle de formulaire n’est pas un modèle de formulaire compatible avec le navigateur    InfoPath ne crée pas une connexion de données d’envoi dans la connexion de données principale si vous concevez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs. Pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des données dans un formulaire qui est basé sur un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs, utilisez un service Web qui fonctionne avec la base de données.

  • La table de gauche dans chaque paire de tables liées dans la source de données principale contient une clé primaire    Au moins une des relations pour chaque paire de tables liées doit inclure une clé primaire de la table de gauche.

  • Aucun des champs de données dans la source de données principale du store formulaire un type de données binaires volumineuses    InfoPath désactive la connexion de données si la requête contient des champs qui peuvent stocker un type de données binaires volumineuses, tels que des images, images, OLE objets, pièces jointes, le type de données Mémo Office Access ou le type de données texte SQL.

Lorsque InfoPath active une connexion de données d’envoi, les utilisateurs sont autorisés à envoyer les données qui sont stockées dans les champs de données de la source de données principale à la base de données. Vous pouvez personnaliser les options d’envoi pour les formulaires basés sur ce modèle de formulaire.

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Considérations en matière de compatibilité

Vous ne pouvez pas créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs basé sur une base de données Access.

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Avant de commencer

Avant de pouvoir concevoir un modèle de formulaire basé sur une base de données Access avec succès, vous devez les informations suivantes sur la base de données Access :

  • Le nom et l’emplacement de la base de données.

    Remarque : Assurez-vous que votre base de données se trouve dans un emplacement réseau accessible à vos utilisateurs.

  • Le nom de la table qui recevront envoyé des données, si votre modèle de formulaire permet aux utilisateurs d’envoyer des formulaires à une base de données. Lorsque vous configurez la connexion de données, vous allez utiliser ce tableau en tant que la table primaire.

  • Le nom de la table qui fournit les résultats de la requête envoyée à la base de données, si votre modèle de formulaire interrogent uniquement la base de données. Lorsque vous configurez la connexion de données de requête, vous allez utiliser ce tableau en tant que la table primaire.

  • Les noms de toutes les autres tables que la table primaire peut nécessiter des données à partir de. Dans la plupart des cas, les relations entre les tables sont déjà établies dans la base de données. Si vous devez définir manuellement les relations entre la table primaire et une autre table, vous devez les noms de champs associées des deux tables.

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Le modèle de formulaire

Pour créer un modèle de formulaire avec une connexion de données de requête, vous devez d’abord créer le modèle de formulaire. Lorsque vous créez un modèle de formulaire basé sur une base de données, InfoPath crée une connexion de données de requête en tant que la connexion de données principale entre le modèle de formulaire et la base de données. Ce processus crée automatiquement la source de données principale du modèle de formulaire.

Après avoir créé le modèle de formulaire, vous devez ajouter un contrôle au modèle de formulaire et puis liez ce contrôle à un champ dans la source de données principale. Cela permet à vos utilisateurs afficher les résultats de la requête dans le formulaire.

Étape 1 : Créer le modèle de formulaire

  1. Dans le menu fichier, cliquez sur créer un modèle de formulaire.

  2. Dans la boîte de dialogue créer un modèle de formulaire, sous créer un nouveau, cliquez sur Modèle de formulaire.

  3. Dans la liste basé sur, cliquez sur base de données, puis cliquez sur OK.

    Démarrage de l’Assistant connexion de données

  4. Dans la première page de l’Assistant connexion de données, cliquez sur Sélectionner une base de données.

  5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, accédez à l’emplacement de votre base de données.

    Remarque : Si votre base de données est stocké dans un emplacement réseau, accédez à l’emplacement (UNC) convention d’appellation universel de cet emplacement. Ne pas naviguez jusqu'à l’emplacement réseau via un lecteur réseau mappé. Si vous utilisez un lecteur réseau mappé, les utilisateurs qui créent des formulaires basés sur ce modèle de formulaire recherche la base de données à partir d’un lecteur réseau mappé. Si l’utilisateur ne dispose pas d’un lecteur réseau mappé, le formulaire ne trouve pas la base de données.

  6. Cliquez sur le nom de votre base de données, puis cliquez sur Ouvrir.

  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le tableau, cliquez sur la table primaire ou la requête que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.

  8. Dans la page suivante de l’Assistant, activez la case à cocher Afficher les colonnes d’un tableau.

  9. Par défaut, tous les champs de la table sont ajoutés à la source de données principale du modèle de formulaire. Désactivez les cases à cocher pour les champs que vous ne souhaitez pas inclure dans la source de données principale.

    Ajoutez les autres tables ou requêtes que vous souhaitez utiliser dans la connexion de données de requête.

    Comment ?

    1. Cliquez sur Ajouter une Table.

    2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une Table ou requête, cliquez sur le nom de la table enfant, puis cliquez sur suivant. InfoPath tente de définir les relations en faisant correspondre les noms de champs dans deux tables. Si vous ne souhaitez pas utiliser la relation proposée, sélectionnez la relation, puis cliquez sur Supprimer la relation. Pour ajouter une relation, cliquez sur Ajouter une relation. Dans la boîte de dialogue Ajouter une relation, cliquez sur le nom de chaque champ associé dans la colonne correspondante, puis cliquez sur OK.

    3. Cliquez sur Terminer.

    4. Pour ajouter des tables enfant supplémentaires, répétez ces étapes.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Sur la dernière page de l’Assistant, tapez un nom pour la connexion de données principale. Ce nom apparaît dans la liste Source de données dans le volet Office Source de données.

  12. Si votre modèle de formulaire répond à la configuration requise dans la section vue d’ensemble , la section de Résumé sur cette page de l’Assistant indique qu’InfoPath a activé la connexion de données dans la connexion de données principale.

  13. Pour modifier le nom de la connexion de données, tapez un nouveau nom dans la zone appropriée.

  14. Pour permettre à vos utilisateurs d’envoyer que des données de formulaire via un autre soumettre la connexion de données que vous ajouterez ultérieurement au modèle de formulaire, désactivez la case à cocher Activer l’envoi pour cette connexion.

    Remarque : Si votre modèle de formulaire ne répond pas à la configuration requise dans la section vue d’ensemble , InfoPath désactive la connexion de données, et la zone Entrez un nom pour la connexion d’envoi et la case à cocher Activer l’envoi pour cette connexion sont non disponible. Si InfoPath désactive la connexion de données, la connexion de données principale pour votre modèle de formulaire contient uniquement une connexion de données de requête.

Étape 2 : Lier un contrôle au champ

  1. Si le volet Office Contrôles n’est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion, ou appuyez sur Alt+I, C.

  2. Faites glisser un contrôle sur votre modèle de formulaire.

  3. Dans la boîte de dialogue Liaison-contrôle, sélectionnez le champ que vous souhaitez lier le contrôle.

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Configurer les options d’envoi

Si votre modèle de formulaire et les tables que vous avez sélectionné dans l’Assistant connexion de données requise dans la section vue d’ensemble , InfoPath configure votre modèle de formulaire pour envoyer des données à l’aide de sa connexion de données principale.

Si vous choisissez d’utiliser cette connexion de données d’envoi, InfoPath configure le modèle de formulaire de sorte que les utilisateurs puissent envoyer des données de formulaire à la base de données et également ajoute un bouton Envoyer à la barre d’outils Standard et une commande Envoyer vers le fichier menu sur le formulaire. InfoPath configure également le modèle de formulaire afin que lorsque les utilisateurs envoient leurs formulaires, le formulaire reste ouvert et un message s’affiche et indique si le formulaire a été envoyé. Vous pouvez modifier le texte qui s’affiche sur le bouton Envoyer et également modifier le comportement d’un formulaire après a été envoyé par un utilisateur.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options d’envoi.

    1. Pour modifier le nom du bouton Envoyer qui s’affiche dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer qui s’affiche dans le menu fichier lorsque les utilisateurs rempliront le formulaire, tapez le nouveau nom dans la zone de légende dans la Envoyer Options boîte de dialogue.

      Conseil : Si vous voulez affecter un raccourci clavier à ce bouton et la commande, tapez une esperluette (&) avant le caractère que vous souhaitez utiliser comme un raccourci clavier. Par exemple, pour attribuer ALT + B que le raccourci clavier pour la commande et le bouton Envoyer, tapez & bouton Envoyer.

  2. Si vous ne souhaitez pas les personnes à utiliser une commande Envoyer ou le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard lorsqu’ils remplissent votre formulaire, désactivez la case à cocher Afficher l’option de menu Envoyer et le bouton Envoyer.

    1. Par défaut, une fois que les utilisateurs envoient un formulaire InfoPath laisse le formulaire ouvert et affiche un message pour indiquer si le formulaire a été envoyé. Pour modifier ce comportement par défaut, cliquez sur Avancé et effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Pour fermer le formulaire ou créer un nouveau formulaire vide après que l’utilisateur a envoyé un formulaire complété, cliquez sur l’option souhaitée dans la liste après avoir soumettre.

      • Pour créer un message personnalisé pour indiquer si le formulaire a été envoyé, activez la case à cocher messages personnalisés utiliser et tapez vos messages dans les zones en cas de réussite et en cas d’échec.

        Conseil : Utiliser un message dans la zone en cas d’échec pour indiquer aux utilisateurs comment procéder si elles ne peuvent pas soumettre leur formulaire. Par exemple, vous pouvez suggérer que les utilisateurs enregistrement leur formulaire et contacter une personne pour obtenir des instructions supplémentaires.

      • Si vous ne souhaitez pas afficher un message après que l’utilisateur a envoyé un formulaire, désactivez la case à cocher Afficher les messages de réussite et Échec.

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