Conception d'une vue optimisée pour l'impression

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Les modèles de formulaire Microsoft Office InfoPath que vous créez sont conçus pour être ouvert et rempli en ligne, dans InfoPath lui-même ou à l’aide d’un navigateur Web. Toutefois, les utilisateurs peuvent opter pour imprimer une copie d’un formulaire rempli pour leurs dossiers personnels, ou pour l’archivage. Pour cette raison, il est recommandé de vérifier que votre modèle de formulaire est acceptable lorsqu’il est imprimé. Par exemple, vous souhaiterez peut-être vous assurer que les contrôles dans votre modèle de formulaire mise en page au sein des marges de la page imprimée et que le texte sur le formulaire imprimé peut être lu.

En outre, vous pouvez utiliser le volet Office vues pour créer une version spéciale du modèle de formulaire, appelée vue d’impression, qui est conçu spécifiquement pour l’impression.

Cet article explique comment concevoir une vue d’impression pour votre modèle de formulaire et d’autres techniques pour créer des modèles de formulaire imprimable.

Contenu de cet article

La différence entre l’impression d’un modèle de formulaire et un formulaire

Introduction aux vues d’impression

Créer une vue d’impression qui est basée sur un affichage existant

Créer une vue d’impression spécialement pour Word

La différence entre l’impression d’un modèle de formulaire et un formulaire

Vous pouvez imprimer votre modèle de formulaire pour obtenir un sens général du mode d’affichage des contrôles et autres objets sur la page imprimée, ou pour vérifier les paramètres d’impression, tels que les en-têtes ou pieds de page. Lorsque vous imprimez un modèle de formulaire à partir de mode Création, vous pouvez voir certains éléments sur le modèle de formulaire imprimé, tels que des boutons, n’apparaissent pas lorsqu’un utilisateur imprime un formulaire basé sur votre modèle de formulaire.

Lorsque les utilisateurs impriment un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, InfoPath apporte des modifications au formulaire ou supprime certains éléments qui ne représentatives dans un contexte imprimé. Par exemple, le texte d’instructions Insérer un élément qui s’affiche par défaut sous les tableaux extensibles n’apparaisse pas dans le formulaire imprimé. Aucune des deux seront bouton contrôles, des entrées de zone de liste ou les flèches de défilement, comme ces éléments perdent leur signification sur la page imprimée.

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Introduction aux vues d’impression

Bien que les modèles de formulaires sont conçues pour recueillir des données de formulaire dans un format électronique, vous pouvez créer une vue d’impression, qui est une vue conçue spécifiquement pour l’impression. Cela est utile lorsque vous souhaitez que les utilisateurs pour imprimer les formulaires à l’aide d’une disposition spécifique ou pour imprimer uniquement certaines parties du formulaire.

Si votre modèle de formulaire contienne plusieurs vues, vous pouvez créer une vue d’impression pour chaque affichage. Par ailleurs, vous pouvez désigner une vue d’impression unique qui s’applique à toutes les vues dans le modèle de formulaire. Par exemple, si votre modèle de formulaire contienne trois affichages distincts, vous pouvez créer une vue d’impression qui regroupe des informations clées de chacune de ces vues dans une seule page imprimée.

Pour créer et associer une vue d’impression à un affichage existant, vous pouvez utiliser le lien Créer une Version imprimable pour cette vue dans le volet Office vues. Lorsque vous cliquez sur ce lien, InfoPath effectue les opérations suivantes :

  • Crée une nouvelle vue vide appelée Version imprimée nom, où nom est le nom de l’affichage sur lequel est basée la vue d’impression.

  • Associe la vue d’impression à l’affichage sur lequel il est basé. Cette association est enregistrée dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, sous l’onglet Paramètres d’impression. Par exemple, supposons que vous avez créé une vue d’impression qui est basée sur une vue d’approbation dans votre modèle de formulaire. Lorsque les utilisateurs cliquent sur le bouton Imprimer dans la vue de l’approbation, InfoPath imprime ce qui apparaît dans l’affichage de la Version imprimée d’approbation.

Après avoir créé une vue d’impression, vous pouvez concevoir afin qu’elle reflète la façon dont vous souhaitez que le formulaire imprimé. Cela implique généralement de copier et coller des contrôles d’autres vues dans le modèle de formulaire dans la vue d’impression. Si nécessaire, vous pouvez remplacer certains contrôles pour d’autres contrôles dans la vue d’impression. Par exemple, vous pouvez remplacer une zone de liste déroulante, qui masque les entrées de la liste par défaut, une zone de liste standard, qui affiche les entrées par défaut. En procédant ainsi, toutes les entrées sont affichés dans le formulaire imprimé. Vous pouvez également spécifier les options d’impression personnalisées pour la vue d’impression dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, telles que les en-têtes, pieds de page et marges de page.

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Créer une vue d’impression qui est basée sur un affichage existant

Par défaut, lorsqu’un utilisateur imprime un formulaire qui ne dispose pas d’une vue d’impression spécifique associée, l’affichage est actuellement affichée sur l’ordinateur de l’utilisateur est imprimée. Si vous créez une vue d’impression, InfoPath imprime cette vue au lieu de l’affichage actuel. Vous pouvez désigner n’importe quel affichage existant comme vue d’impression. La procédure suivante explique comment utiliser un affichage existant comme base pour une vue d’impression.

  1. Dans le menu affichage, cliquez sur Gérer les affichages.

  2. Dans la liste Sélectionner un affichage, dans le volet Office vues, cliquez sur l’affichage pour lequel vous voulez créer une vue d’impression.

  3. Sous Actions, cliquez sur Créer une Version imprimable pour cette vue.

  4. Dans la boîte de dialogue Créer une Version imprimable, tapez un nom pour la vue d’impression, puis cliquez sur OK.

  5. Dans le volet Office vues, double-cliquez sur la vue d’impression.

  6. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, sélectionnez les options souhaitées dans les onglets Paramètres d’impression et de Mise en Page, puis cliquez sur OK. Par exemple, vous est peut-être spécifier des paramètres de marge par défaut pour la vue d’impression, ou ajouter des en-têtes ou pieds de page.

  7. Pour basculer vers l’affichage d’origine, dans le volet Office vues, cliquez sur son nom dans la liste Sélectionner un affichage.

  8. Pour tout sélectionner dans la vue, appuyez sur CTRL + A.

  9. Pour copier la sélection dans le Presse-papiers, appuyez sur CTRL + C.

  10. Pour basculer vers la vue d’impression, dans le volet Office vues, cliquez sur son nom dans la liste Sélectionner un affichage.

  11. Pour coller la sélection à partir de l’affichage d’origine dans la vue d’impression, appuyez sur CTRL + V.

  12. Supprimer les contrôles ou les éléments de mise en page que vous ne devez ou ajouter d’autres contrôles.

    Conseil : Pour déterminer rapidement si les contrôles et autres éléments de conception seront adaptée sur une page imprimée, vous pouvez afficher un repère de largeur de page sur le côté droit du modèle de formulaire en cliquant sur Repère de largeur de Page dans le menu affichage. Un repère de largeur de page apparaît sous la forme d’une ligne verticale en pointillés sur le modèle de formulaire. La ligne indique où se trouve la marge de droite de la page imprimée, en fonction de l’imprimante par défaut de votre ordinateur.

  13. Pour ajouter des sauts de page à la vue d’impression, cliquez où vous voulez commencer une nouvelle page, puis, dans le menu Insertion, cliquez sur Saut de Page.

    Remarque : Un saut de page apparaît sous la forme d’une ligne horizontale pointillée dans un modèle de formulaire. Si vous affichez un aperçu de votre modèle de formulaire, vous ne verrez pas ce en pointillés trait ou toute autre indication du saut de page. Pour voir comment le saut de page affecte les formulaires imprimés basés sur votre modèle de formulaire, cliquez sur Aperçu avant impression Image du bouton dans la barre d’outils Standard.

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Créer une vue d’impression spécialement pour Word

Si vous êtes un concepteur de formulaires expérimenté qui comprend les technologies XML, vous pouvez utiliser la vue ajouter d’impression pour l’Assistant de Word pour créer une vue d’impression basée sur Microsoft Office Word qui imprime les données de formulaire directement à partir de Word. Cela vous permet de tirer parti de la plage des fonctionnalités d’impression qui sont disponibles dans Word. Pour ce faire, vous devez avoir accès à un fichier XSLT (XSL Transformation) existant qui convertit les données dans votre modèle de formulaire dans un format adapté à l’impression à partir de Word. Lorsqu’un utilisateur imprime un formulaire qui contient une vue d’impression basée sur Word, des données dans ce formulaire imprime directement à partir de Word. Le fichier XSLT doit être créé à l’aide de Microsoft Office Word 2003 ou Microsoft Office Word 2007.

Remarque : Pour en savoir plus sur la création du fichier XSLT, reportez-vous au Kit de développement de logiciel (SDK) de Microsoft Office InfoPath 2003. Le Kit de développement contient un outil, appelé l’Assistant InfoPath vers Word, qui vous permet d’utiliser Word 2003 ou Word 2007 pour imprimer les données de formulaire InfoPath. Pour rechercher le Kit de développement InfoPath 2003, reportez-vous à la section Voir aussi.

  1. Dans le menu affichage, cliquez sur Gérer les affichages.

  2. Sous Actions, dans le volet Office vues, cliquez sur Ajouter une vue imprimer pour Word.

  3. Suivez les instructions dans la vue d’impression Ajouter pour l’Assistant de Word spécifier le fichier XSLT que vous souhaitez utiliser pour la vue d’impression Word.

  4. Dans la liste Sélectionner un affichage, dans le volet Office vues, cliquez sur l’affichage pour lequel vous souhaitez définir la vue impression basée sur Word, puis cliquez sur Afficher les propriétés.

  5. Cliquez sur l’onglet Paramètres d’impression.

  6. Dans la liste Sélectionner un affichage existant à utiliser lors de l’impression de cet affichage, cliquez sur la vue d’impression Word.

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