Compter les données à l'aide d'une requête

Compter les données à l'aide d'une requête

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Cet article explique comment compter les données renvoyées par une requête. Par exemple, dans un formulaire ou un État, vous pouvez compter le nombre d'éléments dans un ou plusieurs champs de table ou contrôles. Vous pouvez également calculer les valeurs moyennes et rechercher les valeurs les plus petites, les plus grandes, les plus anciennes et les plus récentes. Par ailleurs, Access fournit une fonctionnalité appelée ligne de total que vous pouvez utiliser pour compter les données dans une feuille de données sans avoir à modifier la conception de votre requête.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre comment compter les données

Compter les données à l'aide d'une ligne de total

Compter les données à l'aide d'une requête opérations

Référence des fonctions d'agrégation

Comprendre comment compter les données

Vous pouvez compter le nombre d'éléments dans un champ (une colonne de valeurs) à l'aide de la fonction NB . La fonction Count appartient à un ensemble de fonctions appelé fonctions d'agrégation. Les fonctions d'agrégation permettent d'effectuer un calcul sur une colonne de données et de renvoyer une valeur unique. Access fournit plusieurs fonctions d'agrégation en plus de Count, par exemple:

  • Sommepour additionner une colonne de nombres.

  • Moyenne, pour calculer la moyenne d'une colonne de nombres.

  • Maximumpour rechercher la valeur la plus élevée dans un champ.

  • Minimumpour rechercher la valeur la plus basse dans un champ.

  • Écart type qui mesure la dispersion des valeurs à partir d'une valeur moyenne (moyenne).

  • Variance, pour mesurer la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne.

Access vous permet d'ajouter des nombres et d'autres fonctions d'agrégation à une requête de deux façons. Vous pouvez par exemple :

  • Ouvrez votre requête en mode feuille de données, puis ajoutez une ligne de total. La ligne Total vous permet d'utiliser une fonction d'agrégation dans une ou plusieurs colonnes d'un jeu de résultats de requête sans avoir à modifier la conception de votre requête.

  • Créer une requête opérations. Une requête opérations calcule les sous-totaux entre les groupes d'enregistrements. Par exemple, si vous souhaitez sous-total des ventes par ville ou par trimestre, vous devez utiliser une requête opérations pour regrouper vos enregistrements selon la catégorie souhaitée, puis additionner les chiffres de vente. En revanche, une ligne Total calcule les totaux généraux d'une ou plusieurs colonnes (champs) de données.

Remarque : Pour plus d'informations sur les sections de procédure de ce document, utilisez la fonction compte , mais souvenez-vous que vous pouvez utiliser d'autres fonctions d'agrégation dans vos lignes et requêtes totales. Pour plus d'informations sur l'utilisation des autres fonctions d'agrégation, voir informations de référence sur les fonctions d'agrégation plus loin dans cet article.

Pour plus d'informations sur la façon d'utiliser les autres fonctions d'agrégation, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

Les étapes des sections suivantes expliquent comment ajouter une ligne total et comment utiliser une requête opérations pour compter les données. Lorsque vous continuez, n'oubliez pas que la fonction NB fonctionne sur un grand nombre de types de données plutôt que d'autres fonctions d'agrégation. Par exemple, vous pouvez exécuter une fonction de comptage sur n'importe quel type de champ à l'exception d'un champ contenant des données scalaires complexes, telles qu'un champ de listes à plusieurs valeurs.

En revanche, la plupart des fonctions d'agrégation fonctionnent uniquement sur les données des champs définis sur un type de données spécifique. Par exemple, la fonction somme ne fonctionne qu'avec les champs définis sur les types de données nombre, décimal ou devise. Pour plus d'informations sur les types de données requis par chaque fonction, voir référence aux fonctions agrégées, plus loin dans cet article.

Pour obtenir des informations générales sur les types de données, voir l'article modifier ou modifier le type de données défini pour un champ.

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Compter les données à l'aide d'une ligne de total

Vous pouvez ajouter une ligne total à une requête en ouvrant votre requête en mode feuille de données, en ajoutant la ligne, en sélectionnant la fonction NB ou une autre fonction d'agrégation, telle que somme, minimum, maximumou moyenne. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer une requête sélection de base et ajouter une ligne de total.

Créer une requête sélection de base

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

    Image du ruban Access

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur la ou les tables que vous voulez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.

    Les tables ou tables sélectionnées apparaissent en tant que fenêtres dans la partie supérieure du concepteur de requêtes. Cette figure montre une table type dans le concepteur de requêtes:

    Requête avec trois champs dans la grille de création

  3. Double-cliquez sur les champs de la table que vous souhaitez utiliser dans votre requête.

    Vous pouvez inclure des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms et des descriptions, mais vous devez inclure le champ qui contient les valeurs que vous souhaitez compter.

    Chaque champ apparaît dans une colonne de la grille de création de requête.

  4. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Les résultats de la requête s'affichent en mode feuille de données.

  5. Vous pouvez également revenir en mode création et ajuster votre requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête, puis cliquez sur mode création. Vous pouvez ensuite ajuster la requête selon vos besoins en ajoutant ou en supprimant des champs de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de création, puis appuyez sur SUPPR.

  6. Vous pouvez également enregistrer votre requête.

Ajouter une ligne de total

  1. Ouvrez votre requête en mode feuille de données. Pour une base de données au format de fichier. accdb, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête, puis cliquez sur mode feuillede données.

    -ou-

    Pour une base de données au format de fichier. mdb créée avec une version antérieure d'Access, sous l'onglet Accueil , dans le groupe affichages , cliquez sur la flèche sous affichage , puis sur mode feuillede données.

    -ou-

    Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. Cette opération exécute la requête et charge les résultats dans une feuille de données.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Image du ruban Access

    Une nouvelle ligne de total apparaît en dessous de la dernière ligne de données dans votre feuille de données.

  3. Dans la ligne total , cliquez sur le champ que vous voulez additionner, puis sélectionnez nombre dans la liste.

Masquer une ligne de total

  • Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une ligne de total, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

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Compter les données à l'aide d'une requête opérations

Vous comptez les données en utilisant une requête opérations au lieu d'une ligne total lorsque vous avez besoin de compter tout ou partie des enregistrements renvoyés par une requête. Par exemple, vous pouvez compter le nombre de transactions de vente ou le nombre de transactions dans une seule ville.

En règle générale, vous utilisez une requête opérations au lieu d'une ligne total lorsque vous devez utiliser la valeur résultante dans une autre partie de votre base de données (par exemple, État).

Compter tous les enregistrements dans une requête

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

    Image du ruban Access

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur la table que vous voulez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.

    Le tableau apparaît dans une fenêtre dans la partie supérieure du concepteur de requêtes.

  3. Double-cliquez sur les champs que vous souhaitez utiliser dans la requête et assurez-vous d'inclure le champ que vous voulez compter. Vous pouvez compter les champs de la plupart des types de données, à l'exception de ceux qui contiennent des données scalaires complexes et répétitives, telles qu'un champ de listes à plusieurs valeurs.

  4. Dans l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur totaux.

    La ligne total s'affiche dans la grille de création et le regroupement s'affiche dans la ligne de chaque champ de la requête.

  5. Dans la ligne total , cliquez sur le champ que vous voulez dénombrer, puis sélectionnez nombre dans la liste résultante.

  6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Les résultats de la requête s'affichent en mode feuille de données.

  7. Vous pouvez également enregistrer la requête.

Compter les enregistrements d'un groupe ou d'une catégorie

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

    Image du ruban Access

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur la ou les tables que vous voulez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.

    Les tables s'affichent dans une fenêtre située dans la partie supérieure du concepteur de requêtes.

  3. Double-cliquez sur le champ qui contient les données de catégorie ainsi que le champ qui contient les valeurs que vous souhaitez compter. Votre requête ne peut pas contenir d'autres champs descriptifs.

  4. Dans l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur totaux.

    La ligne total s'affiche dans la grille de création et le regroupement s'affiche dans la ligne de chaque champ de la requête.

  5. Dans la ligne total , cliquez sur le champ que vous voulez dénombrer, puis sélectionnez nombre dans la liste résultante.

  6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Les résultats de la requête s'affichent en mode feuille de données.

  7. Vous pouvez également enregistrer la requête.

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Référence des fonctions d'agrégation

Le tableau suivant répertorie et décrit les fonctions d'agrégation qu'Access fournit pour une utilisation dans la ligne total et dans les requêtes. N'oubliez pas qu'Access fournit des fonctions d'agrégation plus différentes pour les requêtes que pour la ligne de total. Par ailleurs, si vous utilisez un projet Access (un serveur frontal Access connecté à une base de données Microsoft SQL Server), vous pouvez utiliser l'ensemble de fonctions d'agrégation plus vastes fournies par SQL Server. Pour plus d'informations sur cet ensemble de fonctions, voir Microsoft SQL Server Books Online.

Fonction

Description

Utiliser avec le ou les types de données

Somme

Ajoute les éléments d’une colonne. Ne fonctionne que sur les données numériques et monétaires.

Nombre, décimales, monétaire

Moyenne

Calcule la valeur moyenne d’une colonne. La colonne doit contenir des données numériques, des valeurs monétaires ou des valeurs de date/heure. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, monétaire, décimales, Date/heure

Nombre

Compte le nombre d’éléments d’une colonne.

Tous les types de données, à l'exception de ceux contenant des données scalaires répétitives complexes, telles qu'une colonne de listes à plusieurs valeurs.

Pour plus d'informations sur les listes à plusieurs valeurs, voir les articles Guide pour les champs à plusieurs valeurs et créer ou supprimer un champ à plusieurs valeurs.

Maximum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus élevée. Pour les données de texte, la valeur la plus élevée correspond à la dernière valeur alphabétique et Access ignore la casse. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, monétaire, décimales, Date/heure

Minimum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus faible. Pour les données de texte, la valeur la plus faible est la première valeur alphabétique et Access ignore la casse. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, monétaire, décimales, Date/heure

Écart-type

Mesure la dispersion des valeurs à partir d'une valeur moyenne (valeur moyenne).

Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette fonction, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

Nombre, décimales, monétaire

Variance

Mesure la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que sur des données numériques et monétaires. Si la table contient moins de deux lignes, Access renvoie une valeur null.

Pour plus d'informations sur les fonctions de variance, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

Nombre, décimales, monétaire

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