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Les informations contenues dans cet article présentent le concept d’utilisation du centre des enregistrements pour gérer et stocker vos enregistrements. Vous trouverez des informations de conseils généraux dans cet article pour vous aider à comprendre les avantages de l’aide du modèle de site Centre des enregistrements. Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation du centre des enregistrements, voir les liens situés sous Voir aussi.
Contenu de cet article
Présentation
Site Centre des enregistrements est destiné à servir de référentiel central dans lequel une organisation peut stocker et gérer tous ses enregistrements tel que documents juridiques ou financières. Site Centre des enregistrements prend en charge le processus de gestion des enregistrements entière, à partir de la collection d’enregistrements grâce à la gestion des enregistrements et leur destruction. En règle générale, un site Centre des enregistrements est conçu et configuré par les professionnels de gestion des enregistrements d’une organisation et le personnel de certification informations pour prendre en charge le plan de fichiers d’une organisation.
Remarque : SharePoint offre la possibilité de gérer les enregistrements « en place. » Avec la gestion des enregistrements sur place, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités disponibles dans le centre des enregistrements, tels que les stratégies de gestion des informations, le routage et mettre en attente, à gérer les enregistrements sur n’importe quel site. Pour en savoir plus sur la gestion des enregistrements sur place, consultez les liens sous Voir aussi.
Le modèle de site Centre des enregistrements est semblable aux autres sites SharePoint dans la mesure où il fait office de référentiel central pour les documents et permet la collaboration entre les utilisateurs du site. Le modèle de site Centre des enregistrements est toutefois un site préconfiguré conçu spécifiquement pour aider les organisations à implémenter leur programme de gestion et de rétention des enregistrements. Le contrôle de version, l’audit, la gestion des métadonnées, l’eDiscovery et le routage personnalisé des enregistrements sont autant de fonctionnalités intégrées qui peuvent vous aider à gérer vos enregistrements de façon plus efficace.
Fonctionnalités du modèle de site Centre des enregistrements
Le modèle de site Centre des enregistrements combine certaines fonctionnalités standards disponibles dans Solution Microsoft Enterprise Project Management (EPM) avec certaines fonctionnalités de gestion des enregistrements spécialisées supplémentaires pour fournir les fonctionnalités suivantes :
Capacités de l’archivage sécurisé Site Centre des enregistrements comporte plusieurs fonctionnalités qui permettent de garantir l’intégrité des enregistrements qu’il stocke :
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Les enregistrements ne sont jamais automatiquement modifiés par le système. Cela garantit que les enregistrements téléchargés vers un site Centre des enregistrements, puis récupérés ultérieurement restent identiques.
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Les administrateurs de site peuvent configurer le centre des enregistrements pour empêcher la falsification directe avec les enregistrements. Pour cela, le contrôle de version toutes les modifications apportées au document et l’audit des types de modifications spécifiques.
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Le site Centre des enregistrements permet aux responsables des enregistrements d'ajouter et de gérer les métadonnées associées aux éléments séparément des métadonnées d'un enregistrement de façon à ce que les informations pertinentes pour les tâches de gestion des enregistrements puissent être mises à jour sans que l'enregistrement sous-jacent soit modifié. Le contrôle de version est également appliqué au modifications apportées aux métadonnées.
Stratégies de gestion des informations Certaines fonctionnalités de stratégie disponibles qui sont utiles pour la gestion des enregistrements :
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L’audit Cette fonctionnalité consigne les événements et les opérations effectuées sur des fichiers. L’audit est utile d’enregistrement whm est l’affichage et l’accès aux informations dans le centre des enregistrements.
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Expiration Cette fonctionnalité indique la durée pendant laquelle un enregistrement doit être conservés et action doit se produire pendant la période de rétention se termine, telles que la suppression ou l’ouverture d’un flux de travail approbation de destruction. En règle générale, la période de rétention d’un enregistrement commence lorsqu’un enregistrement est initialement envoyé au site Centre des enregistrements.
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Codes-barres Cette fonctionnalité affecte à chaque enregistrement avec une valeur numérique et une image de code-barres uniques. La valeur du code-barres est stockée et indexée ainsi que la version électronique de l’enregistrement. Codes-barres sont utiles pour la conservation et de suivre les enregistrements physiques. Lorsque les enregistrements dans une bibliothèque comportent des versions physiques, codes-barres permettent de faire correspondre les versions physiques avec leurs équivalents électroniques.
Interface programmable de collecte enregistrement Site Centre des enregistrements prend en charge un ensemble de services qui facilitent la collection d’enregistrements. Interface programmable du centre des enregistrements permet aux organisations de configurer les deux systèmes de messagerie et de gestion de document pour envoyer automatiquement des fichiers au site Centre des enregistrements. Le contenu peut être envoyé au centre des enregistrements via un service Web à l’aide de la technologie SOAP (Simple Object Access Protocol) ou par courrier électronique à l’aide du protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Vous pouvez également utiliser les flux de travail conçu dans Microsoft SharePoint Designer 2010 à soumettre des enregistrements au centre des enregistrements. Pour en savoir plus sur l’envoi des enregistrements au centre des enregistrements, voir les liens situés sous Voir aussi.
Routage des enregistrements Site Centre des enregistrements inclut un organisateur de contenu pouvant router automatiquement les enregistrements entrants (qu’il soit envoyée automatiquement ou manuellement) vers l’emplacement approprié, selon leur type d’enregistrement. Lorsqu’un enregistrement est soumis au centre des enregistrements, il est souvent accompagné plus d’informations, telles que l’historique d’audit et métadonnées. L’historique d’un enregistrement d’audit est stocké dans le centre des enregistrements en tant que fichier XML, et les métadonnées d’un enregistrement sont stockées dans un fichier XML et dans les colonnes de métadonnées sur le site Centre des enregistrements. Pour en savoir plus sur la configuration et le routage des enregistrements à l’aide de l’organisateur de contenu, consultez les liens sous Voir aussi.
Maintenez la touche Dans le cadre de ce qui est appelé découverte électronique, le centre des enregistrements permet aux organisations de prendre des enregistrements qui se trouvent sous juridique dans le cadre d’un litige ou utiles pour un audit ou une enquête et les placer dans une liste Suspensions. Lorsque des enregistrements sont placés sur une suspension, ils sont suspendus à partir de toutes les stratégies d’expiration qui peuvent être en vigueur, et ils sont protégés et donc à partir de la destruction. Par exemple, si un emplacements d’organisation des enregistrements qu’il peut être nécessaire pour produire sur Mettre en attente en cas de litige, ces enregistrements sont disponibles jusqu'à ce que le litige est terminée. Enregistrements peuvent être mis en plusieurs attente à la fois. Les gestionnaires d’enregistrements peuvent également de rechercher le centre des enregistrements pour les enregistrements qui doivent être placés en attente. Pour plus d’informations sur la découverte électronique, voir les liens situés sous Voir aussi.
Exemple d’utilisation de site Centre des enregistrements pour gérer les enregistrements
Sociétés sont souvent requises pour générer et créer des rapports financiers régulièrement à des fins fiscales. À tout moment, une société peut-être être demandée pour libérer des informations financières dans le cadre d’un processus d’audit, par exemple, et informations financières doivent être libérées avec l’exigence que les données ne sont pas modifiées d’aucune manière. Pour répondre à cette demande, service Finances de la société recherche et achemine les rapports financiers vers une bibliothèque en attente spécifique au sein d’un site Centre des enregistrements. En envoyant des rapports dans une bibliothèque en attente, ils sont suspendus à partir de n’importe quel stratégies prédéfinies qui peuvent être en vigueur et l’accès à ces rapports est bloqué jusqu'à une date spécifique et l’heure ou l’autorisation appropriée se produit. Les rapports financiers sont enregistrées sur le site Centre des enregistrements en même temps que l’historique d’audit associés et d’autres métadonnées.
Conception d'un site Centre des enregistrements
De façon générale, la conception d'un site Centre des enregistrements permettant d'implémenter un programme des gestion des enregistrements comporte deux étapes principales :
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Une organisation doit élaborer une stratégie de gestion des enregistrements et formelles plan de gestion des enregistrements. Il s’agit d’un travail de collaboration qui consiste à coordonner les gestionnaires d’enregistrements responsables de la conformité, professionnels de l’informatique et des travailleurs de l’information.
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Une organisation doit ensuite configurer un ou plusieurs sites Centre des enregistrements pour implémenter son plan de gestion des enregistrements.
Les sections ci-dessous présentent les principaux éléments impliqués dans chacune de ces étapes.
Planification de la gestion des enregistrements
Pour pouvoir configurer un site Centre des enregistrements en tant que solution de gestion des enregistrements, une organisation doit mettre en place un plan formel pour sa stratégie de gestion. Il est très possible que les éléments spécifiques d'un plan formel de gestion des enregistrements soient propres à chaque organisation ou entreprise. Toutefois, pratiquement tous les plans de gestion des enregistrements incluent les documents et processus suivants :
Plan de gestion des fichiers Le plan de gestion des fichiers décrit les types de documents ou d’éléments qu’une organisation considère comme étant des enregistrements professionnels officiels. Il fournit des informations permettant de distinguer les différents types d’enregistrements. Le plan de gestion de fichiers regroupe les stratégies, processus et instructions relatifs à la création, au stockage et à la gestion des enregistrements. Il doit inclure tous les enregistrements, quel que soit leur support (papier, blogs, sites Wiki, messages électroniques et fichiers électroniques) et spécifier les modalités de classement, de sécurisation et de destruction des enregistrements individuels. Il doit également inclure des considérations pour les catégories spéciales d’enregistrements, tels que les enregistrements confidentiels, vitaux, de type secret de fabrication ou privilégiés. Enfin, le plan de gestion des fichiers doit spécifier les personnes chargées de gérer chacun des types d’enregistrements.
Bibliothèque d’enregistrements Les bibliothèques d’enregistrements sont essentiellement des bibliothèques de documents que vous créez pour classer et stocker les enregistrements importants. Vous devez créer une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type d’enregistrement que vous voulez conserver. Les enregistrements sont routés automatiquement vers la bibliothèque appropriée en fonction des paramètres configurés dans l’organisateur de contenu.
Types de contenu Vous créez des types de contenu pour définir les types d’enregistrements dont votre organisation a besoin pour stocker et identifier les propriétés uniques de chaque type d’enregistrement. En définissant les types de contenu pour des types d’enregistrements spécifiques, votre organisation peut s’assurer que ces groupes de contenus sont gérés de façon cohérente. Les documents Office, les fichiers PDF, les fichiers TIFF (images numérisées), les messages électroniques, les conversations par messagerie instantanée, les vidéos et les enregistrements physiques peuvent tous être classés et stockés avec les types de contenu que vous créez. Par exemple, les enregistrements de type contrat seront traités de façon identique et selon les mêmes modalités que dans le système de gestion des enregistrements de SharePoint. L’utilisation des types de contenu pour classer et stocker les enregistrements revient à utiliser des bibliothèques d’enregistrements.
Planification de la rétention La planification de la rétention spécifie la période de rétention des types d’enregistrements dans le plan de gestion des fichiers et le processus de destruction de ceux-ci à la fin de cette période. Les principes définissant la planification de la rétention sont généralement basés sur les obligations légales, les risques pour l’organisation et les besoins de l’entreprise. Par ailleurs, la planification de la rétention décrit généralement les contingences liées à la gestion des risques qui déterminent la période de rétention de chaque type d’enregistrement.
Document définissant les obligations légales Ce document définit les règles auxquelles doivent adhérer les systèmes informatiques pour la gestion des enregistrements, les fonctionnalités qu’ils doivent inclure et les types de contrôles réguliers qu’ils doivent prendre en charge pour garantir la conformité.
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Processus formel pour la suspension de la destruction des enregistrements Ce processus décrit les modalités de suspension par une organisation de la destruction des enregistrements en cas de litiges, d’audits ou d’enquêtes.
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Système de contrôle et de création de rapports sur la gestion des enregistrements Pour garantir que les employés renseignent, consultent et gèrent les enregistrements conformément aux stratégies et processus définis, un programme de gestion des enregistrements doit inclure un processus ou un système de contrôle et de création de rapports sur la gestion des enregistrements.
Remarque : Comme avec n’importe quel autre site, vous pouvez le faire manuellement téléchargement fichiers jusqu'à 2 Go au centre des enregistrements. Si vous utilisez l’organisateur de contenu pour acheminer les enregistrements au centre des enregistrements, la limite de taille de fichier pour chaque enregistrement est 50 Mo.
Pour plus d’informations sur la planification de votre solution de gestion des enregistrements, voir les liens situés sous Voir aussi.
Vue d’ensemble de la configuration d’un site Centre des enregistrements
Une fois qu'une organisation a entrepris la planification détaillée de la gestion des enregistrements et a mis en place un plan formel de gestion, elle peut créer et configurer un site Centre des enregistrements pour implémenter ce programme.
Vous devez procéder comme suit pour configurer un site Centre des enregistrements :
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Créez des bibliothèques d’enregistrements ou des listes pour gérer et stocker chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.
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Il est recommandé de créer une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type de contenu dans votre plan de gestion des enregistrements.
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Lorsque des enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements, ils sont routés vers la liste ou la bibliothèque appropriée.
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Créez des colonnes pour les bibliothèques de documents, les listes ou les types de contenu appropriés afin d'y placer et d'y afficher les métadonnées de chaque type d'enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.
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Spécifiez les stratégies de gestion des informations pour chaque type d'enregistrement présent sur le site Centre des enregistrements. Ces stratégies doivent refléter les périodes de rétention et les conditions d'audit indiquées dans le plan de gestion des fichiers et le planning de rétention de votre organisation.
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Configurez l’organiseur de contenu pour router chaque type d’enregistrement à l’emplacement approprié. Lorsque des enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements (manuellement ou par programme), l’application utilise cette fonctionnalité pour déterminer le mode de classement des enregistrements dans le site Centre des enregistrements et l’emplacement auquel les envoyer.
Pour plus d’informations sur la configuration et personnalisation de votre solution de gestion des enregistrements, voir les liens situés sous Voir aussi.
