Capturer des informations de support dans un plan de projet

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La gestion d'un projet implique souvent davantage de travail que la gestion des logiciels de gestion de projet. UN projet classique peut être associé à plusieurs documents dans différents formats, tels que des propositions, des feuilles de calcul, des organigrammes et des présentations. De plus, les notes, les graphiques, les sons et les fichiers vidéo peuvent également être joints à des fichiers de projet.

Contenu de cet article

Quel type d'informations peut être joint à un projet?

Où puis-je ajouter les informations?

Comment trouver les informations jointes?

Quel type d'informations peut être joint à un projet?

Pour joindre les informations de support, vous pouvez utiliser les méthodes suivantes:

  • Ajouter une remarque à une tâche, une ressource ou une affectation     Vous pouvez ajouter des informations sur cet élément, par exemple, des rappels de texte, des liens hypertexte ou des liens vers d'autres fichiers. Par exemple, ajoutez une note pour indiquer le jeu d'habiletés d'une ressource particulière ou un rappel concernant la date de retour de l'équipement loué. Ou créer un lien vers un fichier à partir d'une note pour inclure la photo d'une ressource, joindre un diaporama expliquant un processus ou inclure d'autres informations connexes.

    Découvrez comment Ajouter une note à une tâche, une ressource ou un projet.

  • Créer un lien hypertexte vers les informations de support     Vous pouvez créer un lien hypertexte vers un fichier ou un dossier sur un ordinateur en réseau ou sur un site Web. Lorsque vous cliquez sur le lien hypertexte, les informations liées s'affichent dans une fenêtre de navigateur. UN lien hypertexte n'augmente pas la taille de votre fichier de projet. Les liens hypertexte permettent de mettre à jour les informations liées immédiatement disponibles. Toutefois, lorsque vous travaillez en mode hors connexion, il est possible que vous ne puissiez pas accéder aux informations liées aux liens hypertexte.

    Pour insérer un lien hypertexte dans un projet, sélectionnez une tâche ou une ressource, puis, dans le menu insertion, cliquez sur lien hypertexte.

  • Copiez et collez les informations     Vous pouvez copier les informations d'un autre programme Windows et les coller dans votre fichier de projet. Les informations collées font partie intégrante de votre fichier de projet, ce qui augmente la taille de votre fichier. Utilisez la méthode de copie et collage pour les petites quantités de texte et les graphiques qui ne seront pas fréquemment mis à jour, comme un logo d'entreprise collé dans un en-tête.

    Découvrez comment copier une tâche, une ressource ou un élément Project.

  • Incorporer les informations à l'aide d'OLE     Vous pouvez incorporer un objet, par exemple, une image, un fichier entier ou une partie d'un fichier, dans votre fichier de projet à l'aide de la liaison et de l'incorporation d'objets (OLE). Un objet incorporé peut être mis à jour dans son programme source. Dans la mesure où un objet incorporé devient une partie de votre fichier de projet, ce qui augmente la taille de votre fichier. De plus, les informations de votre fichier de projet ne changent pas si une personne modifie le fichier source.

    Découvrez comment incorporer un objet dans un projet.

  • Lier un objet qui utilise OLE     Lorsque vous liez un objet, l'objet lui-même ou une icône s'affiche dans votre fichier de projet. Les mises à jour apportées à la zone d'origine sont automatiquement reflétées dans votre fichier. Étant donné que les données liées sont stockées dans le fichier source, un objet lié n'augmente pas la taille de votre fichier de projet.

    Découvrez comment lier un objet à un projet.

  • Utiliser Microsoft Windows ® SharePoint ™ Services pour la gestion des documents     Si vous utilisez Microsoft Office Project Professionnel 2007 avec Office Project Server 2007, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de gestion de documents de Windows SharePoint Services. Vous pouvez ensuite utiliser Office Project Web Access pour lier des documents à des tâches et pour afficher les informations.

    Découvrez comment afficher et télécharger des documents dans Project Server.

Où puis-je ajouter les informations?

Le type d'informations et la façon dont vous choisissez de les joindre à votre projet déterminent l'emplacement dans lequel vous pouvez l'ajouter. Tenez compte des points suivants lorsque vous voulez ajouter des informations supplémentaires à votre projet.

  • Vous pouvez associer des notes à une tâche, une ressource ou une affectation. Outre l'ajout de messages texte dans les notes, vous pouvez inclure des liens hypertexte vers des informations Web ou des liens vers des fichiers stockés ailleurs.

  • Vous pouvez insérer un lien hypertexte unique qui sera affiché dans la colonne indicateurs dans une vue feuille. Vous pouvez placer un nombre quelconque de liens hypertexte dans une note. Vous pouvez également utiliser des colonnes de texte supplémentaires dans votre projet pour les liens hypertexte.

  • Vous pouvez coller des objets dans un zone graphique dans Project.

  • Vous pouvez placer des objets dans une zone graphique ou un affichage tableau.

  • Vous pouvez lier ou incorporer des fichiers ou des sections entières de fichiers dans une zone graphique.

  • Vous pouvez télécharger des documents Word dans Office Project Web Access.

En savoir plus   

Comment trouver les informations jointes?

Les informations jointes se trouvent de différentes manières.

  • Dans les affichages Tableau, les indicateurs de lien hypertexte Image du bouton et les indicateurs de notes indicateur Remarques apparaissent dans la colonne indicateurs. Si vous avez utilisé le champ lien hypertexte ou un champ supplémentaire, ces liens hypertexte sont également visibles dans les affichages de feuille. Pour déterminer l'emplacement d'un lien hypertexte ou le contenu d'une note, vous pouvez placer le pointeur sur l'indicateur.

  • Les informations ajoutées à un en-tête, un pied de page ou un légende s'affichent sur la page imprimée.

  • Les liens hypertexte peuvent être affichés dans la zone objets de formulaires. Vous pouvez utiliser le filtre tâches avec pièces jointes pour les localiser rapidement.

  • Vous pouvez également imprimer des notes lors de l'impression de rapports et d'affichages.

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