Calculer des décomptes dans les états

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Il peut être utile de déterminer le nombre d'enregistrements contenus dans un État. Dans les rapports groupés ou de synthèse, vous pouvez afficher le nombre d'enregistrements dans chaque groupe. Vous pouvez aussi ajouter un numéro de ligne dans chaque enregistrement pour pouvoir vous y référer plus facilement. Cet article décrit la procédure pas à pas expliquant comment ajouter des compteurs et des numéros de ligne à votre état.

Que voulez-vous faire ?

Compter le nombre d'enregistrements dans un État ou un groupe

Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d'un État ou d'un groupe

Compter le nombre d'enregistrements dans un État ou un groupe

Le mode page fournit un moyen rapide d'ajouter des comptes à votre état.

Compter les enregistrements à l'aide du mode page

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'État, puis cliquez sur mode page dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur le champ que vous voulez compter. Pour garantir le comptage de tous les enregistrements, cliquez sur un champ qui ne contient aucune valeur null, tel qu'un champ ID.

  3. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Totaux

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour compter tous les enregistrements dans l'État, qu'il y ait ou non une valeur dans le champ sélectionné, cliquez sur compter les enregistrements.

    • Pour compter uniquement les enregistrements pour lesquels il existe une valeur dans le champ sélectionné, cliquez sur compter les valeurs.

      Remarque : Les valeurs de nombre ne sont pas disponibles pour les champs des types de données suivants:

      • Texte long (mémo)

      • Objet OLE

      • Lien hypertexte

      • Pièce jointe

  5. Access ajoute une zone de texte à la section pied de page du rapport et définit sa propriété source contrôle sur une expression qui exécute la fonction de comptage . S'il existe des niveaux de regroupement dans votre état, Access ajoute également une zone de texte à chaque pied de groupe qui effectue le même calcul.

    Remarque : Si vous utilisez le mode page pour créer un compte sur un champ spécifique, Access crée une expression qui compte uniquement les enregistrements pour lesquels ce champ n'est pas null. Par exemple, s'il y a 10 enregistrements dans l'État et que vous ajoutez le nombre à un champ contenant trois valeurs NULL, la zone de texte nombre affiche 7 , c'est-à-dire le nombre d'enregistrements contenant des valeurs non null. Pour éviter ce problème, vous pouvez ajouter des comptes uniquement aux champs qui n'autorisent pas les valeurs null (par exemple, les champs d'ID), ou vous pouvez modifier la source de contrôle de la zone de texte de telle sorte qu'ils comptent toujours tous les enregistrements indiquant s'ils contiennent des valeurs null ou non. Pour ce faire :

  6. Sélectionnez la zone de texte qui affiche le nombre. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4.

  7. Cliquez sur l’onglet Données.

  8. Dans la zone de propriété source contrôle , supprimez l'expression et tapez = NB (*).

  9. Enregistrez le rapport et basculez vers le mode État pour afficher les résultats.

Compter les enregistrements en utilisant le mode création

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'État, puis cliquez sur mode création dans le menu contextuel.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour ajouter le nombre d'enregistrements de l'État, cliquez sur l'en-tête ou le pied de page de l'État dans lequel vous souhaitez placer la zone de texte.

    • Pour ajouter le nombre d'enregistrements de chaque groupe d'un État groupé, cliquez sur la section en-tête de groupe ou pied de groupe dans laquelle vous souhaitez placer la zone de texte.

  4. Sélectionnez la zone de texte, puis appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.

  5. Cliquez sur l’onglet Données.

  6. Dans la zone de propriété source contrôle , tapez = NB (*).

    Ce expression utilise la fonction NB pour compter tous les enregistrements dans le rapport ou le groupe, même si certains champs de certains enregistrements sont null. Pour compter les enregistrements uniquement pour lesquels un champ spécifique n'est pas null (par exemple, NomFournisseur), utilisez l'expression suivante à la place: = CDbl (NZ (NB ([NomFournisseur]), 0)).

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Ajouter un numéro de ligne pour chaque enregistrement d'un État ou d'un groupe

Vous pouvez numéroter les éléments de votre rapport. Par exemple, dans un État ventes par produit, vous souhaiterez peut-être que «1» précède le premier élément d'un groupe de produits, «2» avant le deuxième élément, et ainsi de suite. Lorsque le prochain groupe de produits commence, le nombre commence et «1» précède le premier élément.

Numéroter les éléments dans un état

Vous pouvez numéroter les éléments de votre état en utilisant un contrôle calculé et en définissant la propriété cumul .

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'État, puis cliquez sur mode création dans le menu contextuel.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Zone de texte.

  3. Dans la section détail du rapport, faites glisser le pointeur pour créer la zone de texte, en veillant à ce qu'elle soit suffisamment large pour accueillir le plus grand nombre d'éléments.

    Par exemple, si vous aurez probablement des commandes 100, vous aurez besoin d'espace pour au moins trois caractères (100). Si une étiquette apparaît en regard de la zone de texte, supprimez-la en cliquant dessus et en appuyant sur la touche Suppr. Si vous avez placé la zone de texte à proximité de la marge de gauche, l'étiquette peut être masquée sous la zone de texte. À l'aide de la poignée de déplacement située dans le coin supérieur gauche de la zone de texte, faites glisser la zone de texte vers la droite pour pouvoir voir l'étiquette. Vous pouvez ensuite cliquer sur l'étiquette et appuyer sur supprimer.

  4. Sélectionnez la zone de texte. Si la feuille de propriétés n’est pas affichée, appuyez sur F4.

  5. Cliquez sur l'onglet toutes . Dans la zone de propriété nom , tapez un nom tel que txtItemNumber.

  6. Cliquez sur l’onglet Données.

  7. Dans la zone de propriété cumul, sélectionnez sur le groupe.

  8. Dans la zone de propriété source contrôle , tapez = 1.

  9. Cliquez sur l’onglet Format.

  10. Dans la zone de propriété format , tapez #. (signe dièse suivi d'un point).

    Le numéro de ligne avec une période suit le numéro.

  11. Enregistrez le rapport et basculez vers le mode État pour afficher les résultats.

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