Au-delà de Microsoft Office Excel pour la gestion de projets

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Vous pouvez l'admettre: vous utilisez une feuille de calcul Microsoft Excel pour gérer vos projets, et vous ne voyez pas vraiment une bonne raison de changer. Vous n'êtes pas le seul.

Le démarrage d'un plan de projet dans Excel vous permet de créer rapidement des listes de vos projets, de les organiser comme vous le souhaitez, et même de créer des éléments similaires à un affichage Diagramme de Gantt. Une feuille de calcul est toutefois courte pour le calcul des modifications apportées à votre projet.

Lorsque vous vous trouvez dans la gestion de plusieurs projets, des plannings interrompus et des ressources partagées, le maintien d'un planning dans une feuille de calcul devient une tâche écrasante. Grâce à son moteur de planification dynamique, aux outils de gestion des ressources et à la prise en charge pour une meilleure communication, Microsoft Project peut vous aider à garder le suivi.

Que voulez-vous faire ?

Tirez parti de la gestion des ressources à l'échelle de l'entreprise

Laisser Project calculer l'effet des modifications de date

Utiliser des méthodes de création de rapports flexibles

Intégrer à Excel

Tirez parti de la gestion des ressources à l'échelle de l'entreprise

Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour suivre des projets, que se passe-t-il lorsqu'une seule ressource est affectée à plusieurs projets? Vous devez gérer les ressources en dehors de votre plan de projet, manuellement ou à l'aide d'un programme tiers. Les ressources sont souvent surutilisées involontairement et vous pouvez consacrer beaucoup de temps à essayer de reprogrammer le travail.

À l'aide de Microsoft Project Server, tous les projets de votre organisation peuvent être dessinés d'un liste de ressources partagées centralisé à l'échelle de l'entreprise. Cela permet aux responsables de projet de voir rapidement le disponibilité d'une ressource avant d'affecter cette ressource à une tâche.

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Laisser Project calculer l'effet des modifications de date

Imaginons que vous ayez suivi un projet dans une feuille de calcul. Ce projet comporte une tâche qui ne peut pas commencer tant qu'un autre projet n'a pas produit une livrable spécifique. Ce livrable est censé être exécuté le 18 juin. C'est maintenant le 25 juin, et vous attendez encore. Combien de temps faut-il pour mettre à jour votre feuille de calcul avec une nouvelle date d'une tâche qui dépend de ce livrable? Peut-être pas longtemps si la tâche est proche de la fin du projet, mais qu'en est-il proche du début? Que faire si votre projet comporte bien plus de tâches 50? Sur les tâches 100?

Project peut vous aider à ajuster rapidement votre planning de projet et vos affectations de ressources avec son moteur de planification dynamique. Il gère une modification de date et ses effets en toute transparence, en tenant compte de tous les dépendances, livrables et affectations de ressources. Le calcul du planning est alors automatique, mais Project met en surbrillance les dates modifié de telle sorte que vous pouvez rapidement voir l'effet de chaque changement de planning.

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Utiliser des méthodes de création de rapports flexibles

Vous avez une réunion improvisée avec votre Manager dans dix minutes pour discuter de l'état de votre projet. Vous souhaitez afficher un rapport sur l'avancement de votre projet, mais dans ce bref message, il est préférable d'imprimer votre feuille de calcul et d'espère que toutes les données sont précises. Vous voulez fournir à votre responsable un rapport de plus en plus fiable sur votre projet, mais il n'est pas possible d'y arriver lorsque vous utilisez une feuille de calcul.

Avec Project, vous pouvez rapidement générer un rapport visuel qui utilise un modèle qui permet d'exporter les données dans un diagramme croisé dynamique dans Microsoft Visio professionnel. Vous pouvez sélectionner les champs que vous souhaitez mettre en surbrillance dans le rapport, y compris les champs personnalisés que vous avez configurés pour votre projet, et présenter un rapport clair et concis pour votre réunion en gestion.

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Intégrer à Excel

Lorsque vous exportez vos données de projet vers Excel, vous pouvez continuer à utiliser ses puissantes fonctionnalités de feuille de calcul tout en tirant parti de Project pour suivre le planning et les ressources de votre projet. Vous pouvez également importer ou incorporer des données Excel dans votre plan de projet.

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