Attribuer des tâches et effectuer un suivi

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Outre la création de vos propres tâches, vous pouvez créer des tâches à affecter à d'autres personnes.

Les tâches permettent d’effectuer un suivi des choses que vous avez à faire. Vous pouvez également les affecter à d’autres personnes.

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Tâches, puis sur Nouvelle tâche, ou ouvrez une tâche existante.

    Raccourci clavier    Pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

  2. Cliquez sur Affecter une tâche.

    Commande Affecter une tâche du ruban

  3. Dans la zone À, entrez un nom ou une adresse de courrier.

  4. Entrez objet, Date de début et Date d'échéance.

    Propriétés Date de début et Échéance d’une tâche affectée

  5. Si vous voulez que la tâche se répète, cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  6. Cliquez sur Envoyer.

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches mais n’est jamais mise à jour. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée, vous recevez un rapport d’état pour chaque occurrence achevée de la tâche.

Lorsque vous ouvrez une tâche que vous avez affectée, vous pouvez examiner la progression des tâches affectées à l’aide de la zone % réalisé, que vous-même ou le destinataire pouvez mettre à jour lors de l’envoi d’un rapport d’état de tâche affectée.

Outlook peut suivre la progression d'une tâche affectée à une personne. Si vous voulez que plusieurs personnes travaillent sur une tâche, il est conseillé de diviser la tâche en parties plus petites ou de leur affecter une tâche individuelle. Par exemple, pour effectuer le suivi d'un rapport écrit par trois auteurs, créez trois tâches distinctes nommées rédiger le rapport: Anne, rédiger le rapport: Carloset Write Report: Michiyo, et attribuez chaque tâche individuelle au rédacteur approprié.

Effectuer le suivi des tâches que vous avez affectées à quelqu'un d'autre

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Tâches.

  2. Cliquez sur Affichage > Changer l’affichage > Assignées.

Commande d’affichage des tâches affectées sur le ruban

Absence des tâches affectées

Si vous ne voyez pas les tâches que vous avez affectées, Outlook n’est peut-être pas configuré afin d’en conserver des copies.

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Tâches.

  2. Sous Options des tâches, activez la case à cocher Conserver ma liste de tâches à jour avec les copies des tâches affectées à d’autres personnes.

Case à cocher Conserver ma liste de tâches à jour avec les copies des tâches affectées à d’autres personnes

L’activation de cette option ne permet pas d’effectuer le suivi des tâches que vous avez déjà affectées, mais celui des nouvelles tâches que vous affecterez.

Une fois que vous avez créé une tâche et que vous l'avez affectée à une personne, vous pouvez avoir des tâches de gestion à effectuer jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Par exemple, il se peut que vous souhaitiez obtenir des rapports d'État et des mises à jour sur l'avancement de la tâche. De plus, si la personne à laquelle vous attribuez la tâche le refuse, vous souhaiterez peut-être la réaffecter à une autre personne.

Pour affecter une tâche, vous devez d'abord créer la tâche, puis l'envoyer en tant que demande de tâche à une personne. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, accepter la tâche ou affecter la tâche à une autre personne. Si la tâche est refusée, elle vous est renvoyée.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est renvoyée, la tâche est toujours la propriété du destinataire jusqu'à ce que vous en ayez récupéré la propriété en renvoyant la tâche à votre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour affecter une nouvelle tâche     Dans le menu fichier, pointez sur nouveau, puis cliquez sur demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche que vous voulez attribuer. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur affecter une tâche.

  2. Dans la zone à, entrez le nom ou l'adresse de messagerie de la personne à laquelle vous voulez attribuer la tâche.

    Pour sélectionner le nom dans une liste, cliquez sur le bouton à.

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone objet est déjà renseignée.

  4. Sélectionnez la Date d'échéance et les options d' État de votre choix.

  5. Activez ou désactivez la case à cocher conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée.

  6. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sous l'onglet tâche, dans le groupe options, cliquez sur périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de la tâche est conservée dans votre liste des tâches, mais elle n'est pas mise à jour. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée, vous recevrez un rapport d'État pour chaque occurrence complète de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche que vous voulez envoyer.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur transférer.

    Raccourci clavier pour transférer une tâche, appuyez sur CTRL + F.

  3. Entrez les noms ou adresses de messagerie des destinataires dans les zones à et CC.

  4. Dans le corps de la tâche, tapez le message que vous voulez inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les tâches supplémentaires de la liste des tâches dans le corps de la tâche que vous transférez.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

  1. Ouvrez le message électronique qui contient la demande de tâche. Ce message se trouve généralement dans votre dossier éléments envoyés.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur revenir à la liste des tâches.

Vous pouvez également récupérer la tâche à partir du message de tâche refusé en cliquant sur revenir à la liste des tâches.

Trois méthodes s'offrent à vous pour effectuer le suivi des tâches que vous avez affectées à d'autres personnes:

  • Conserver automatiquement les copies des tâches que vous affectez et recevoir des rapports d'État automatisés   

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur options de tâche.

    3. Activez la case à cocher conserver les copies mises à jour des tâches assignées dans ma liste des tâches.

    4. Activez la case à cocher Envoyer des rapports d'État à la fin des tâches affectées.

  • Afficher les tâches affectées à d'autres personnes   

    1. Cliquez sur tâches.

    2. Dans le menu affichage, pointez sur affichage actuel, puis cliquez sur affectation.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d'une tâche affectée   

    1. Ouvrez la tâche affectée dont vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l'onglet Détails, affichez les noms dans la zone liste des mises à jour.

  1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur accepter ou refuser.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur modifier la réponse avant de l'envoyer, tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous voulez envoyer un rapport d'État ou un commentaire.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur Envoyer un rapport d' État, répondre ou répondre à tous.

  3. Entrez les noms ou adresses de messagerie des destinataires dans les zones à et CC.

    Si la tâche vous est affectée, le nom des personnes à mettre à jour est ajouté automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport d'État.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

Une fois que vous avez créé une tâche et que vous l'avez affectée à une personne, vous pouvez avoir des tâches de gestion à effectuer jusqu'à ce qu'elle soit terminée. Par exemple, il se peut que vous souhaitiez obtenir des rapports d'État et des mises à jour sur l'avancement de la tâche. De plus, si la personne à laquelle vous attribuez la tâche le refuse, vous souhaiterez peut-être la réaffecter à une autre personne.

Pour affecter une tâche, vous devez d'abord créer la tâche, puis l'envoyer en tant que demande de tâche à une personne. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, accepter la tâche ou affecter la tâche à une autre personne. Si la tâche est refusée, elle vous est renvoyée.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est renvoyée, la tâche est toujours la propriété du destinataire jusqu'à ce que vous en ayez récupéré la propriété en renvoyant la tâche à votre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour affecter une nouvelle tâche     Dans le menu fichier, pointez sur nouveau, puis cliquez sur demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche que vous voulez attribuer. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur affecter une tâche.

  2. Dans la zone à, entrez le nom ou l'adresse de messagerie de la personne à laquelle vous voulez attribuer la tâche.

    Pour sélectionner le nom dans une liste, cliquez sur le bouton à.

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone objet est déjà renseignée.

  4. Sélectionnez la Date d'échéance et les options d' État de votre choix.

  5. Activez ou désactivez la case à cocher conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée.

  6. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sous l'onglet tâche, dans le groupe options, cliquez sur périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de la tâche est conservée dans votre liste des tâches, mais elle n'est pas mise à jour. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d'état quand la tâche est terminée, vous recevrez un rapport d'État pour chaque occurrence complète de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche que vous voulez envoyer.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur transférer.

    Raccourci clavier pour transférer une tâche, appuyez sur CTRL + F.

  3. Entrez les noms ou adresses de messagerie des destinataires dans les zones à et CC.

  4. Dans le corps de la tâche, tapez le message que vous voulez inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les tâches supplémentaires de la liste des tâches dans le corps de la tâche que vous transférez.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

  1. Ouvrez le message électronique qui contient la demande de tâche. Ce message se trouve généralement dans votre dossier éléments envoyés.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur revenir à la liste des tâches.

Vous pouvez également récupérer la tâche à partir du message de tâche refusé en cliquant sur revenir à la liste des tâches.

Trois méthodes s'offrent à vous pour effectuer le suivi des tâches que vous avez affectées à d'autres personnes:

  • Conserver automatiquement les copies des tâches que vous affectez et recevoir des rapports d'État automatisés   

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur options de tâche.

    3. Activez la case à cocher conserver les copies mises à jour des tâches assignées dans ma liste des tâches.

    4. Activez la case à cocher Envoyer des rapports d'État à la fin des tâches affectées.

  • Afficher les tâches affectées à d'autres personnes   

    1. Cliquez sur tâches.

    2. Dans le menu affichage, pointez sur affichage actuel, puis cliquez sur affectation.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d'une tâche affectée   

    1. Ouvrez la tâche affectée dont vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l'onglet Détails, affichez les noms dans la zone liste des mises à jour.

  1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur accepter ou refuser.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur modifier la réponse avant de l'envoyer, tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous voulez envoyer un rapport d'État ou un commentaire.

  2. Sous l'onglet tâche, dans le groupe gérer la tâche, cliquez sur Envoyer un rapport d' État, répondre ou répondre à tous.

  3. Entrez les noms ou adresses de messagerie des destinataires dans les zones à et CC.

    Si la tâche vous est affectée, le nom des personnes à mettre à jour est ajouté automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport d'État.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton .

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