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Archiver un projet finalisé dans Project Server 2010

Une fois que vous avez terminé, il est probable que vous n’ayez plus accès immédiat à celui-ci et que vous ne voulez pas qu’il soit affiché dans le centre de projets et dans les affichages de tâches des membres de l’équipe. Le fait d’archiver et de masquer des projets finalisés réduit le courrier «encombrant» dans ces affichages, et permet à l’utilisateur de modifier des projets qui ne sont plus actifs.

Il existe une méthode «standard» permettant d’archiver efficacement des projets à l’aide de Microsoft Project Server 2010. Si cette méthode ne répond pas à vos besoins, il existe d’autres méthodes qui peuvent être plus adaptées à votre organisation. Cet article décrit ces méthodes, ainsi que les meilleures pratiques en matière d’archivage à long terme.

Contenu de cet article

Archiver un projet à l’aide de la méthode standard

Étape 1: annuler la publication de toutes les tâches de projet

Étape 2: désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet

Étape 3: configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs

Étape 4: configurer une catégorie de sécurité d’archivage

Étape 5: archiver le site d’équipe de projet

Archiver un projet à l’aide d’une autre méthode

Recommandations en matière d’archivage à long terme

Archiver un projet à l’aide de la méthode standard

La méthode standard d’archivage d’un projet est un processus en plusieurs étapes:

  • Étape 1: annuler la publication de toutes les tâches de projet

  • Étape 2: désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet

  • Étape 3: configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs

  • Étape 4: configurer une catégorie de sécurité d’archivage

  • Étape 5: archiver le site d’équipe de projet

Ces étapes sont effectuées par le responsable de projet et l’administrateur, comme indiqué dans chacune des sections suivantes.

Étape 1: annuler la publication de toutes les tâches de projet

Si le projet a déjà été publié pour les membres de l’équipe et que vous voulez maintenant supprimer le projet et ses tâches de ses affichages, le responsable de projet doit annuler la publication de toutes les tâches du projet que vous archivez. Le responsable de projet peut commencer ce processus dans Microsoft Project Web App, mais le processus de dépublication réel est réalisé dans Microsoft Project Professionnel 2010.

Remarque :  L’annulation de la publication d’une tâche n’entraîne pas la suppression du travail accepté et appliqué du projet. Néanmoins, tout historique d’approbation de mise à jour associé à une tâche est supprimé.

Pour annuler la publication de toutes les tâches de projet:

  1. Dans la barre de lancement rapide, sous projets, cliquez sur Centre de projets.

  2. Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne nom du projet .

  3. Sous l’onglet tâche , dans le groupe projet , cliquez sur la flèche du bouton modifier , puis cliquez sur dans Project Professionnel.

  4. Dans Project Professionnel 2010, faites défiler jusqu’à la colonne la plus à droite de la partie tableau de l’affichage diagramme de Gantt, cliquez sur l’en-tête Ajouter une nouvelle colonne , puis cliquez sur publier. Si l’affichage diagramme de Gantt comporte déjà la colonne publier , ignorez cette étape.

  5. Dans la colonne publier pour chaque tâche du projet, cliquez sur non.

    Conseil :  Pour accélérer ce processus pour les projets de plus grande taille, définissez la première tâche sur non. Cliquez ensuite sur la poignée située dans le coin inférieur droit de la cellule et faites-la glisser pour copier le contenu de la cellule dans la colonne de publication .

  6. Dans l’onglet fichier , cliquez sur publier.

  7. Une fois le projet publié, fermez-le et archivez le projet.

Étape 2: désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet

Par la suite, le responsable de projet doit peut-être désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet afin qu’aucun rapport de feuille de temps ne soit possible.

Pour désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet:

  1. Dans la barre de lancement rapide, sous projets, cliquez sur Centre de projets.

  2. Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne nom du projet .

  3. Dans l’onglet options , dans le groupe Afficher/masquer , activez la case à cocher tâche récapitulative du projet .

  4. Dans l’onglet options , dans le groupe tâches , cliquez sur Fermer les mises à jour.

  5. Dans la section Sélectionner les tâches , activez la case à cocher correspondant à la tâche récapitulative du projet (ID est 0), puis cliquez sur publier.

Étape 3: configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs

Lorsque le responsable de projet a préparé le projet pour l’archivage, l’administrateur crée un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs, à l’exception des administrateurs.

Pour créer un groupe de sécurité pour des utilisateurs qui ne sont pas administrateurs:

  1. Dans le menu de lancement rapide, sous paramètres, cliquez sur paramètres du serveur.

  2. Dans la page paramètres du serveur , sous sécurité, cliquez sur gérer les groupes.

  3. Cliquez sur Nouveau groupe.

  4. Dans la section informations sur le groupe , dans la zone nom du groupe , entrez tous les utilisateurs non administrateurs .

  5. Dans la section utilisateurs , dans la zone utilisateurs disponibles , sélectionnez les noms de tous les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs, puis cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la zone utilisateurs sélectionnés .

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4: configurer une catégorie de sécurité d’archivage

Une fois que l’administrateur a créé le groupe tous les utilisateurs non administrateurs , l’étape suivante consiste à créer une catégorie de sécurité d’archivage. Au cours de ce processus, l’administrateur sélectionne les projets à archiver en incluant les éléments de cette catégorie.

Pour créer une catégorie de sécurité d’archivage:

  1. Dans le menu de lancement rapide, sous paramètres, cliquez sur paramètres du serveur.

  2. Dans la page paramètres du serveur , sous sécurité, cliquez sur gérer les catégories.

  3. Dans la page gérer les catégories , cliquez sur nouvelle catégorie.

  4. Dans la section nom et description , tapez Archiver dans la zone nom de la catégorie .

  5. Dans la section utilisateurs et groupes , sous utilisateurs et groupes disponibles, cliquez sur tous les utilisateurs non administrateurs, puis cliquez sur Ajouter pour déplacer le groupe vers la zone utilisateurs et groupes avec des autorisations .

  6. Sous autorisations pour tous les utilisateurs non administrateurs (groupe), activez la case à cocher refuser pour toutes les autorisations.

    Conseil :  Cochez la case refuser pour chaque nœud d’autorisation de niveau supérieur (projet et ressource) pour refuser toutes les autorisations en retrait sous chaque nœud.

  7. Dans la section projets , sélectionnez uniquement les projets indiqués, puis cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la zone projets disponibles .

    Remarque :  Veillez à ne pas sélectionner une des cases à cocher sous appliquer les autorisations de sécurité de projet ci-dessus à tous les projets dans lesquels. En procédant ainsi, vous pouvez créer des problèmes d’autorisation sur d’autres projets et ressources.

  8. Cliquez sur Ajouter pour déplacer le projet dans la zone projets sélectionnés .

  9. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5: archiver le site d’équipe de projet

De nombreux projets utilisent le site d’équipe de projet associé pour rassembler des informations qui complètent le planning du projet. Vous souhaiterez peut-être que ces informations soient également archivées. Microsoft SharePoint Server 2010 permet la sauvegarde au niveau du site. Pour plus d’informations sur la façon dont l’administrateur a terminé cette étape, voir exporter un site, une liste ou une bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).

Une fois le site sauvegardé, l’administrateur peut alors supprimer le site.

Pour supprimer un site d’équipe de projet, procédez comme suit:

  1. Dans le menu de lancement rapide, sous paramètres, cliquez sur paramètres du serveur.

  2. Dans la page paramètres du serveur , sous stratégies opérationnelles, cliquez sur sites de projets.

  3. Cliquez sur la ligne qui contient le site d’équipe de projet que vous avez sauvegardé, puis cliquez sur supprimer le site.

  4. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

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Archiver un projet à l’aide d’une autre méthode

La méthode standard d’archivage est complète et permet d’effectuer une récupération, si vous en avez besoin. Toutefois, l’archivage complet ne correspond pas toujours à ce qu’une organisation a besoin. Il suffit parfois de masquer les projets finalisés à partir de l’affichage ou d’enregistrer un projet localement; il suffit de répondre aux exigences d’archivage.

Si la méthode standard d’archivage ne répond pas à vos besoins, voici quelques options:

  • Masquer le projet dans le centre de projets    Si vous souhaitez simplement masquer les projets finalisés dans le centre de projets, vous pouvez ajouter un indicateur d' Archive à la page Détails du projet , puis filtrer un affichage Centre de projets pour afficher uniquement les projets pour lesquels l’indicateur d' Archive est défini. sur non.

  • Supprimer le projet de la base de données brouillon    Une autre option consiste à s’assurer que le projet est sauvegardé dans la base de données d’archivage, puis à supprimer le projet des bases de données Brouillon, publiéeet de création de rapports . Si vous avez besoin de données du projet archivé à un moment ultérieur, utilisez l’option restauration administrative de la page paramètres du serveur pour le replacer dans la base de données Brouillon , puis republiez le projet.

  • Enregistrez le projet en tant que. Fichier MPP    Si vous voulez supprimer totalement le projet de Project Server, vous pouvez également ouvrir le projet à partir de Project Server à l’aide de Project Professionnel 2010, puis enregistrer le projet en tant que fichier MPP. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section «enregistrez votre projet localement» dans enregistrer un projet. Nous vous recommandons d’enregistrer le projet avec toutes les données de champ personnalisé de sorte que le fichier MPP soit isolé des modifications supplémentaires apportées aux champs personnalisés de Project Server. Une fois que vous avez enregistré et sauvegardé le projet en tant que fichier MPP, il est possible qu’il soit supprimé de Project Server. Si vous avez besoin de récupérer le projet à une date ultérieure, vous pouvez ouvrir le fichier MPP dans Project Professionnel 2010 lorsque vous êtes connecté à Project Server, puis enregistrer le projet sur le serveur.

Remarque :  En utilisant cette méthode, vous rompez les liens relatifs aux livrable, au problème et au risque entre le projet et son site d’équipe Project Server.

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Recommandations en matière d’archivage à long terme

De temps à autre, le format de fichier de Project MPP, le schéma de base de données de contenu Project Server et les schémas de site SharePoint peuvent changer pour refléter de nouvelles fonctionnalités. Cela peut avoir un impact sur la compatibilité descendante dans la mesure où un projet enregistré en tant que fichier MPP, une ancienne sauvegarde d’une base de données de contenu Project Server ou une sauvegarde de site d’équipe de projet peut ne pas être disponible immédiatement.

Il est recommandé de toujours envisagez d’inclure votre contenu archivé dans votre planification de mise à niveau. Cela réduit le temps nécessaire pour récupérer un projet qui peut nécessiter plusieurs étapes de mise à niveau.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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