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Archiver manuellement des éléments

Archiver manuellement des éléments

La taille de votre boîte aux lettres Outlook est tellement importante et c’est un bon moment que vous ne pourrez plus en arrêter la réception. Pour éviter qu’elle ne soit remplie, vous pouvez déplacer les anciens éléments que vous voulez conserver dans l' Archive, un fichier de données Outlook (. pst) distinct que vous pouvez ouvrir à partir d’Outlook à tout moment.

Remarque : La commande et la fonctionnalité d' archivage ne s’affichent pas pour les comptes de votre profil Outlook si vous incluez un compte Exchange Server et que votre organisation utilise l’archive Microsoft Exchange Server online. Votre administrateur réseau peut également désactiver cette fonctionnalité.

Par défaut, Outlook utilise l’archivage automatique pour archiver les éléments à intervalles réguliers. Pour en savoir plus, voir Archiver automatiquement d’anciens éléments.

Vous pouvez également archiver les éléments manuellement chaque fois que vous le souhaitez. De cette façon, vous pouvez contrôler les éléments à archiver, leur emplacement de stockage, ainsi que l’ancienneté d’un élément avant son archivage.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Dans Outlook 2013 : cliquez sur fichier > informations > outils de nettoyage > Archive.


      Archiver

    • Dans Outlook 2016 : Cliquez sur Fichier > Informations > Outils > Nettoyer les anciens éléments

      Effacer les anciens éléments

    Conseil : Il est possible que les fonctionnalités d’archivage et d’archivage automatique ne soient pas disponibles si votre profil de messagerie se connecte à un serveur Exchange Server. Il est possible également que votre organisation dispose d’une stratégie de rétention des messages électroniques qui remplace l’archivage automatique. Pour plus d’informations, renseignez-vous auprès de votre administrateur système.

  2. Cliquez sur l’option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers, puis choisissez le dossier à archiver.

  3. Sous Archiver les éléments antérieurs au, entrez une date.

    Boîte de dialogue Archiver

  4. Vous pouvez créer plusieurs fichiers .pst si vous voulez archiver certains dossiers à l’aide de paramètres distincts. Par exemple, vous voulez conserver plus longtemps les éléments de votre dossier Éléments envoyés que ceux de votre dossier Boîte de réception.

  5. Activez la case à cocher Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver automatiquement est activée afin d’archiver des éléments individuels exclus de l’archivage automatique. Cette option ne supprime pas l’exclusion de ces éléments, en fait elle ignore le paramètre Ne pas archiver automatiquement pour cette archive uniquement.

  6. Cliquez sur OK.

Désactiver l’archivage automatique

Pour effectuer l’archivage uniquement quand vous le souhaitez, désactivez l’archivage automatique.

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Options avancées.

  2. Sous Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.

  3. Désactivez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours.

Par défaut, les éléments Outlook les plus anciens sont archivés automatiquement sur un intervalle régulier. Pour en savoir plus sur l’archivage automatique, voir utiliser l’archivage automatique pour sauvegarder ou supprimer des éléments.

Vous pouvez également sauvegarder et archiver manuellement des éléments, en plus de l’archivage automatique ou en remplacement. L’archivage manuel offre une plus grande souplesse et vous permet de spécifier exactement quels dossiers sont inclus dans l’archive et d’archiver le fichier de données Outlook (. pst) utilisé.

Pour archiver manuellement des éléments Outlook, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur outils de nettoyage.

  3. Cliquez sur Archiver.

  4. Cliquez sur l’option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers , puis cliquez sur le dossier que vous voulez archiver. Tout sous-dossier du dossier que vous sélectionnez figure dans cette archive manuelle.

  5. Sous Archiver les éléments antérieurs au, entrez une date.

    Boîte de dialogue Archiver

  6. Si vous ne souhaitez pas utiliser le fichier ou l’emplacement par défaut, sous fichier d’archive, cliquez sur Parcourir pour spécifier un nouveau fichier ou emplacement. Recherchez le fichier de votre choix ou entrez son nom, puis cliquez sur OK. L’emplacement du fichier de destination apparaît dans la zone fichier d’archivage .

  7. Activez la case à cocher inclure les éléments pour lesquels la case à cocher ne pas archiver automatiquement est activée pour inclure des éléments qui peuvent être marqués individuellement comme exclus de l’archivage automatique. Cette option ne supprime pas l’exclusion de ces éléments, mais ignore la case à cocher ne pas archiver automatiquement pour cette archive.

Désactiver l’archivage automatique

Si vous souhaitez effectuer un archivage manuel uniquement, vous devez désactiver l’archivage automatique. Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Options.

  3. Dans l’onglet avancé , sous archivage automatique, cliquez sur paramètres d’archivage automatique.

  4. Décochez la case exécuter l’archivage automatique tous les n jours .

L’option archivage automatique, qui est activée par défaut, déplace automatiquement les anciens éléments vers un emplacement d’archivage à intervalles réguliers. Toutefois, vous pouvez sauvegarder et archiver manuellement des éléments à un emplacement que vous spécifiez.

Remarque : Les paramètres d’archivage automatique de Microsoft Office Outlook 2007 peuvent être personnalisés. Au lieu de sauvegarder ou d’archiver vos éléments manuellement, vous pouvez constater que l’archivage automatique peut correspondre à vos besoins. Pour plus d’informations, reportez-vous à utilisation de l’archivage automatique pour sauvegarder ou supprimer des éléments.

  1. Dans le menu fichier , cliquez sur Archiver.

  2. Activez l’option Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers , puis spécifiez une date sous archiver les éléments antérieurs à.

    Dossier archivés dans la liste de dossiers

  3. Sous Archiver le fichier, cliquez sur Parcourir pour spécifier un nouveau fichier ou emplacement si vous ne voulez pas utiliser le fichier ou l’emplacement par défaut.

  4. Activez la case à cocher inclure les éléments pour lesquels la case à cocher ne pas archiver automatiquement est activée si vous voulez ignorer un paramètre précédent pour n’archiver pas automatiquement des éléments spécifiques. Si vous choisissez d’archiver manuellement ces éléments dans le cadre de cette procédure, les éléments ne seront de nouveau soumis au paramètre ne pas archiver automatiquement , sauf si vous remplacez manuellement ce paramètre ultérieurement.

  5. Cliquez sur OK.

Remarque : Outlook crée automatiquement un autre fichier d’archive pour les éléments du dossier et de l’emplacement spécifiés.

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