Archivage dans Outlook pour Windows

Archivage dans Outlook pour Windows

Dans Outlook 2016, il existe plusieurs manières d’archiver des messages. Les méthodes que vous suivez varient selon si vous utilisez Outlook 2016 avec un compte Office 365 pour les entreprises, un compte Exchange ou d’autres types de comptes comme Outlook.com, Gmail, POP ou IMAP.

Dans Outlook 2016, tous les comptes ont accès à un dossier d’archivage. Le dossier d’archivage est un des dossiers par défaut d’Outlook, tels que la boîte de réception, les éléments envoyés et le dossier Éléments supprimés. Vous ne pouvez pas supprimer le dossier d’archivage. Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange ou Exchange Online, les stratégies de dossier telles que les stratégies de rétention s’appliquent au dossier d’archivage.

L’utilisation du bouton Archiver pour déplacer des messages vers le dossier d’archivage ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres. S’il vous faut réduire la taille de votre boîte aux lettres, vous pouvez utiliser l’archivage en ligne dans Office 365 pour les entreprises ou Archiver manuellement des éléments.

Archiver des messages en un clic dans Outlook 2016

Le bouton Archiver du groupe Supprimer du ruban permet de déplacer un ou plusieurs messages vers votre dossier d’archivage sans les supprimer. L’utilisation de la fonctionnalité d’archivage présente plusieurs avantages.

  • Vous pouvez retrouver aisément les éléments archivés à partir de la zone de recherche ou en accédant à votre dossier d’archivage. Lorsque vous entrez un terme dans la zone de recherche, par défaut, Outlook 2016 effectue une recherche dans tous les dossiers de votre boîte aux lettres.

  • Les éléments restent accessibles sur votre téléphone ou autres appareils via le dossier d’archivage.

Archiver des éléments dans Outlook 2016

  1. Sélectionnez un ou plusieurs messages de votre boîte de réception ou de tout autre dossier à archiver.

  2. Dans le groupe Supprimer, sélectionnez Archiver. Vous pouvez également utiliser la touche Retour arrière pour archiver immédiatement un ou plusieurs messages sélectionnés. 

    Archivage en un clic

    Remarque : Votre dossier Archive existe déjà, même si vous n’avez jamais utilisé la fonctionnalité d’archivage. Vous pouvez le trouver dans votre liste des dossiers Outlook. Si vous utilisez Outlook 2016 et que le dossier ne s’affiche pas, accédez à Fichier > Compte Office > Options de mise à jour > Mettre à jour maintenant.

  3. Vos messages sont déplacés vers le dossier Archive. Si vous archivez un message par erreur, accédez au dossier Archive, puis replacez le message dans votre boîte de réception.

Remarque : Le bouton Archiver s’affiche uniquement dans Outlook 2016. Le ruban des versions antérieures d’Outlook ne propose pas de bouton Archiver.

Archiver des messages à l’aide du clavier

Vous pouvez archiver un ou plusieurs messages sélectionnés en cliquant sur la touche Retour arrière. Si vous cliquez sur la touche Suppr, les messages sont envoyés vers le dossier Éléments supprimés. Vous ne pouvez pas modifier le comportement de la touche Retour arrière.

Comment trouver le dossier d’archivage ?

Votre dossier d’archivage se trouve dans la liste des dossiers. Pour afficher la liste des dossiers, sélectionnez Affichage > Volet des dossiers, puis Normal.

Dans le menu du volet des dossiers, l’option Normal est sélectionnée.

Comment effectuer une recherche dans le dossier d’archivage ?

Par défaut, lorsque vous recherchez des éléments Outlook à l’aide de la fonctionnalité Rechercher dans la boîte aux lettres actuelle située en haut de la liste des dossiers, Outlook effectue une recherche dans l’intégralité de votre boîte aux lettres.

Effectuer une recherche dans la boîte aux lettres

Si vous souhaitez limiter la recherche à votre dossier d’archivage, sélectionnez ce dernier dans la liste des dossiers. Votre zone de recherche limite alors la recherche au seul dossier d’archivage.

Effectuer une recherche dans le dossier d’archivage

En quoi cela diffère-t-il de l’archivage en ligne ?

L’archivage en ligne est une fonctionnalité destinée aux clients Office 365 professionnels qui ont des boîtes aux lettres exceptionnellement volumineuses. Ces clients peuvent utiliser une archive en ligne pour éviter de supprimer les anciens messages. L’archive en ligne d’un utilisateur est semblable à un deuxième compte dans Outlook avec sa propre structure de dossiers. Elle n’est donc pas incluse dans les recherches effectuées à partir de la boîte de réception.

Si une archive en ligne est activée, les administrateurs et les utilisateurs peuvent configurer leur boîte aux lettres de façon à déplacer automatiquement les anciens messages vers l’archive en ligne à l’aide de stratégies d’archivage.

Quand dois-je utiliser l’archivage et l’archivage en ligne ?

Nous vous recommandons d’utiliser la fonctionnalité d’archivage pour conserver hors de votre boîte de réception les messages auxquels vous avez déjà répondu ou pour lesquels vous avez déjà effectué une action. Considérez l’archivage comme un dossier de fichiers. Vous pouvez stocker des éléments dans le dossier d’archivage et y accéder facilement. Vous pouvez également supprimer des messages ou les déplacer vers des dossiers spécifiques si cela vous convient davantage.

Pour les utilisateurs disposant de boîtes aux lettres volumineuses dans une organisation Office 365 Entreprise, nous recommandons aux administrateurs de définir une stratégie d’archivage qui déplace les éléments vers une archive en ligne après un an, ou moins si les utilisateurs atteignent le quota de leur boîte aux lettres plus rapidement. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas à supprimer les anciens messages pour faire de la place pour les nouveaux. Les messages antérieurs à la date spécifiée peuvent être déplacés du dossier Boîte de réception et du dossier d’archivage local.

Forum aux questions sur l’archivage

Non. Le dossier d’archivage est un des dossiers système Outlook par défaut, et ne peut pas être renommé, déplacé ou supprimé.

L’archivage est une fonctionnalité claire déjà disponible dans Outlook Mobile, Outlook Web App, et Outlook.com, et proposée par d’autres fournisseurs de messagerie tels que Gmail. S’agissant d’un nom établi et l’archive en ligne étant une fonctionnalité existante, nous avons décidé de les conserver tels quelles.

L’archivage automatique est une ancienne fonctionnalité d’Outlook qui permet de déplacer automatiquement d’anciens messages vers un fichier .pst. Les messages sont dès lors supprimés du serveur et plus difficiles à trouver. Si le disque dur contenant le fichier d’archivage automatique .pst devient inutilisable, ces messages sont perdus. L’archivage en ligne constitue une alternative de niveau entreprise de l’archivage automatique.

Vous pouvez toujours utiliser l’archivage automatique si vous n’avez pas d’archive en ligne et si votre service informatique ne désactive pas la fonctionnalité. Pour plus d’informations sur l’archivage automatique dans Outlook 2016, voir Archiver manuellement d’anciens éléments dans Outlook pour Windows.

L’archivage est disponible sur Outlook pour Windows, Outlook Mobile, Outlook sur le web et Outlook.com. La fonctionnalité d’archivage ne peut pas être désactivée à l’aide d’une stratégie de groupe.

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