Appliquer un filtre pour afficher des enregistrements spécifiques dans une base de données Access

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Le filtrage est une méthode pratique pour afficher uniquement les données que vous souhaitez afficher dans les bases de données Access. Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher des enregistrements spécifiques dans un formulaire, un État, une requête ou une feuille de données, ou pour imprimer uniquement certains enregistrements d'un État, d'une table ou d'une requête. En appliquant un filtre, vous êtes en mesure de limiter les données dans une vue sans altérer la conception de l'objet sous-jacent.

Contenu de cet article

Utilité des filtres

Sélectionner et appliquer un type de filtre

Supprimer ou appliquer à nouveau un filtre

Effacer un filtre

Enregistrer un filtre

Utilité des filtres

Dans la mesure où l'affichage obtenu après l'application d'un filtre ne contient que les enregistrements avec les valeurs que vous avez sélectionnées, les autres données restent masquées jusqu'à ce que vous effaciez le filtre.

Remarque : Les colonnes dans les feuilles de données et les contrôles des formulaires et États liés à des expressions ne prennent pas en charge le filtrage.

Il existe plusieurs types de filtres qui peuvent être facilement appliqués et supprimés. Access contient quelques filtres communs intégrés à chaque vue. La disponibilité des commandes de filtre dépend du type et des valeurs du champ.

Par exemple, pour afficher les enregistrements des personnes dont l'anniversaire tombe au cours d'un mois donné, cliquez sur la colonne DateNaissance , sous l'onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur filtres chronologiques, puis sélectionnez la période de date requise.

Filtrage sur un champ de date

1. les filtres disponibles dépendent du type de données de la colonne sélectionnée.

2. les dates du filtre période ignorent la partie jour et année des valeurs de date.

Dans cet affichage filtré, vous ne voyez que les enregistrements dans lesquels la partie mois du champ DateNaissance est définie sur April.

Date de naissance filtrée sur avril

1. l'icône de filtre dans l'en-tête de colonne et la barre de navigation entre les enregistrements indiquent que l'affichage actuel est filtré sur la colonne DateNaissance.

2. en mode feuille de données, lorsque vous pointez la souris sur l'en-tête de colonne, vous verrez le critère de filtre actuel.

Remarque :  Lorsque vous appliquez un filtre à une colonne déjà filtrée, le filtre précédent est automatiquement supprimé. Même s'il est possible d'appliquer un filtre unique à un champ à la fois, vous pouvez spécifier un filtre différent pour chaque champ de la vue.

Par exemple, pour afficher le nom des contacts résidant au Royaume-Uni dont l'anniversaire tombe en avril, vous pouvez filtrer la table contacts sur le champ PaysRégion et également sur le champ DateNaissance. Lorsque vous filtrez plusieurs champs d'une vue unique, les filtres sont combinés à l'aide de l'opérateur et, comme suit:

PaysRégion = UK et mois de DateNaissance = avril

Pour revenir à la vue non filtrée: supprimez les filtres. La suppression d'un filtre entraîne son retrait temporaire de l'affichage, de sorte que vous pouvez revenir à l'affichage d'origine non filtré.

Pour basculer entre les affichages filtrés et non filtrés: dans le groupe Filtrer les & de filtre sous l'onglet Accueil , cliquez sur activer/désactiver le filtre.

Pour supprimer définitivement un filtre d'un affichage: effacez le filtre. Pour savoir comment effacer les filtres, voir la section effacer un filtre.

Les paramètres de filtre restent appliqués tant que vous n'avez pas fermé l'objet, même si vous basculez vers une autre vue de l'objet. En d'autres termes, si vous filtrez un formulaire en mode feuille de données, les paramètres de filtre continuent d'être appliqués même si vous passez en mode formulaire ou page, et resteront en vigueur jusqu'à ce que vous fermiez le formulaire. Si vous enregistrez l'objet alors que le filtre est appliqué, il sera disponible la prochaine fois que vous ouvrez l'objet. Pour en savoir plus sur l'enregistrement d'un filtre, voir la section enregistrer un filtre dans cet article.

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Sélectionner et appliquer un type de filtre

Vous pouvez effectuer votre sélection parmi plusieurs filtres prêts à l'emploi pour un type de données. Ces filtres sont disponibles sous forme de commandes de menu dans les affichages suivants: feuille de données, formulaire, État et disposition. Outre ces filtres, vous pouvez aussi filtrer un formulaire ou une feuille de données en remplissant un formulaire (appelé filtrer par formulaire).

Si vous avez besoin de plus de souplesse et si vous avez l'habitude de rédiger des expressions, vous pouvez créer vos propres filtres à l'aide des options de l'onglet filtre du document.

Sélectionnez l'un des types de filtres suivants:

Filtres courants: pour filtrer des valeurs spécifiques ou une plage de valeurs.

Filtrer par sélection: pour filtrer toutes les lignes d'une table qui contiennent une valeur correspondant à une valeur sélectionnée dans une ligne en filtrant le mode feuille de données.

Filtrer par formulaire: pour filtrer plusieurs champs d'un formulaire ou d'une feuille de données, ou si vous essayez de rechercher un enregistrement spécifique.

Filtre avancé: pour filtrer le type dans lequel vous définissez des critères de filtre personnalisés.

Remarque : Si vous ne voyez pas les commandes de filtre dans n'importe quel affichage, il est possible que le concepteur du formulaire ou de la base de données ait désactivé le filtrage. Pour obtenir de l'aide, contactez le concepteur.

Filtres courants

À l'exception des champs et champs d'objets OLE qui affichent des valeurs calculées, tous les types de champs présentent des filtres communs. La liste des filtres disponibles dépend du type de données et des valeurs du champ sélectionné.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ que vous voulez filtrer. Pour filtrer sur plusieurs colonnes ou contrôles, vous devez sélectionner et filtrer chaque colonne ou contrôle séparément ou utiliser une option de filtre avancée. Pour plus d'informations, rePortez-vous aux sections Filtrer par formulaire et filtres avancés de cet article.

Par exemple, pour afficher les filtres disponibles pour le champ DateNaissance, dans l' onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur Filtrer .

Filtres de dates courants

1. pour filtrer des valeurs spécifiques, utilisez la liste case à cocher. La liste affiche toutes les valeurs actuellement affichées dans le champ.

2. pour filtrer une plage de valeurs, cliquez sur l'un de ces filtres et spécifiez les valeurs requises. Par exemple, pour afficher les anniversaires qui se trouvent entre la date actuelle et la fin de l'année, cliquez sur entre, puis spécifiez les dates de début et de fin appropriées dans la boîte de dialogue entre . Pour afficher tous les anniversaires qui appartiennent à une date spécifique, cliquez sur la date et l'intégralité des anniversaires qui se trouvent à cette date spécifique.

Il est important de noter que les valeurs d'un champ de date ont un impact sur la liste des filtres de type spécifiques. Si la valeur de date la plus récente dans un champ de date tombe au cours des deux dernières années, une liste de filtres plus longue et plus détaillée s'affiche. S'il n'existe aucune des dates d'un champ d'au moins deux ans, la liste des filtres plus courts s'affiche.

Liste de filtres de dates, versions longue et courte

Remarque : Les filtres spécifiques au type ne sont pas disponibles pour les champs oui/non, objet OLE et pièces jointes. La liste de valeurs n'est pas disponible pour les champs Mémo ou pour les champs contenant du texte enrichi.

Appliquer un filtre courant

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un État dans l'une des vues suivantes: feuille de données, formulaire, État ou mise en page.

  2. Assurez-vous que l'affichage n'est pas déjà filtré. Dans la barre de sélecteur d'enregistrement, assurez -vous que l'icône non filtré ou grisé n'est pas disponible.

    Conseil : Pour supprimer tous les filtres d'un objet particulier, dans l' onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur avancé, puis sur Effacer tous les filtres.

  3. Cliquez n'importe où dans la colonne ou le contrôle qui correspond au premier champ que vous voulez filtrer, puis sous l'onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur Filtrer .

Pour appliquer un filtre courant: pointez sur filtrestexte (ou nombre ou Date), puis cliquez sur le filtre de votre choix. Les filtres tels que égal et entre vous invitent à entrer les valeurs nécessaires.

Conseil :  Certains caractères tels que *,% et? ont une signification particulière en cas de spécification dans une zone de texte de filtre. Par exemple, * représente une chaîne de caractères, de telle sorte que la chaîne a * correspond à toute chaîne commençant par aet non seulement à la chaîne littérale a *. Pour ignorer la signification spéciale d'un caractère, placez-le entre crochets [], comme suit: a [*]. Les bases de données qui utilisent le standard ANSI-89 standard traitent *,?, [,],!,-, et # comme des caractères spéciaux. Les bases de données qui utilisent le standard ANSI-92 traitent%, _, [,], ^ et-en tant que caractères spéciaux. Vous pouvez utiliser l'une des normes avec Access, mais vous ne pouvez pas mélanger les deux normes (par exemple, ?a *) dans une expression particulière...

Pour appliquer un filtre sur la base des valeurs de champ: désactivez les cases à cocher en regard des valeurs sur lesquelles vous ne souhaitez pas filtrer, puis cliquez sur OK.

Pour appliquer un filtre à une seule ou plusieurs valeurs d'une longue liste, désactivez d'abord la case à cocher (sélectionner tout) , puis sélectionnez les valeurs souhaitées.

Pour filtrer les valeurs null (une valeur null indique l'absence de données) dans les champs texte, nombre et date: dans la liste case à cocher, désactivez la case à cocher (sélectionner tout) , puis activez la case à cocher en regard de (vides).

Filtrer par sélection

Pour afficher toutes les lignes d'une table qui contiennent une valeur correspondant à la valeur d'une ligne, vous pouvez rapidement filtrer le mode feuille de données en sélectionnant une valeur spécifique, puis en cliquant sur la commande sélection . La liste déroulante affiche les options de filtrage disponibles. Ces options varient en fonction du type de données de la valeur sélectionnée. Pour accéder aux options de filtre de sélection, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la cellule en question.

Par exemple, si la valeur 2/21/1967 est actuellement sélectionnée dans le champ DateNaissance, dans l'onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur sélection pour afficher les commandes filtrer par sélection, puis sélectionnez votre option de filtrage.

Liste de filtres variant selon la sélection

La liste des commandes dépend également de la quantité de la valeur sélectionnée. Par exemple, si vous sélectionnez uniquement certains caractères de la valeur, vous voyez une autre liste de commandes, en fonction de la partie du champ que vous avez sélectionnée.

Filtres reposant sur un champ partiellement sélectionné

1. filtre à l'aide du début d'une valeur de champ...

2.... milieu d'une valeur de champ...

3.... ou la fin d'une valeur de champ.

Remarque : Le filtrage sur une sélection partielle n'est pas disponible pour les champs à plusieurs valeurs. La commande sélection n'est pas disponible pour les pièces jointes.

Pour supprimer un filtre, dans l'onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur basculer le filtreou sur avancé , puis sur Effacer tous les filtres.

Appliquer un filtre à partir d'une sélection

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un État dans l'une des vues suivantes: feuille de données, formulaire, État ou mise en page.

  2. Assurez-vous que l'affichage n'est pas déjà filtré. Dans la barre de sélecteur d'enregistrement, assurez -vous que l'icône non filtré ou grisé n'est pas disponible.

  3. Accédez à l'enregistrement qui contient la valeur que vous souhaitez utiliser comme partie du filtre, puis cliquez à l'intérieur de la colonne (en mode feuille de données) ou contrôle (en mode formulaire, État ou mode page).

Pour filtrer en fonction d'une sélection partielle; Sélectionnez les caractères souhaités, dans l' onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de Tri , cliquez sur sélection, puis cliquez sur le filtre que vous voulez appliquer.

Filtrer par formulaire

Ce filtre est utile lorsque vous souhaitez filtrer plusieurs champs d'un formulaire ou d'une feuille de données, ou si vous essayez de rechercher un enregistrement spécifique. Access crée une feuille de données ou un formulaire vierge semblable au formulaire ou à la feuille de données d'origine, et vous permet de compléter autant de champs que vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, Access trouve les enregistrements qui contiennent les valeurs spécifiées.

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier des valeurs de champ pour les champs à plusieurs valeurs à l'aide de filtre par formulaire et pour les champs de type Mémo, lien hypertexte, oui/non ou objet OLE, même si vous pouvez spécifier des valeurs pour d'autres champs du jeu d'enregistrements.

Par exemple, si vous souhaitez rechercher tous les enregistrements de clients pour lesquels le titre de la personne à contacter est propriétaireet que cette personne se trouve à Portland ou à Eugene, ouvrez la feuille de données ou le formulaire clients, puis, sous l'onglet Accueil , dans la section _AMP_ groupe filtre , cliquez sur avancé, puis sur Filtrer par formulaire.

Entrez le premier ensemble de valeurs, puis cliquez sur l'onglet ou en bas de la feuille de données ou du formulaire, puis entrez les valeurs suivantes. Notez que si vous voulez qu'une valeur de champ fonctionne comme un filtre indépendamment des autres valeurs de champ, vous devez entrer cette valeur sous l'onglet Rechercher et dans chaque onglet. Chacun d'eux représente un ensemble alternatif de valeurs de filtre.

Pour afficher uniquement les enregistrements correspondant à votre entrée:    Dans l' onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur activer/désactiver le filtre.

Appliquer un filtre en remplissant un formulaire

  1. Ouvrez une table ou une requête en mode feuille de données ou un formulaire en mode formulaire.

  2. Assurez-vous que l'affichage n'est pas déjà filtré. Dans la barre de sélecteur d'enregistrement, assurez -vous que l'icône non filtré ou grisé n'est pas disponible.

  3. Dans l' onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur avancé, puis sur Filtrer par formulaire dans le menu contextuel.

  4. Selon que vous travaillez en mode feuille de données ou en mode formulaire, effectuez l'une des opérations suivantes:

    Mode feuille de données:Cliquez sur la première ligne de la colonne sur laquelle vous voulez appliquer un filtre, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sélectionnez une valeur. Pour ajouter des valeurs supplémentaires, cliquez simplement sur l'onglet ou en bas de la feuille de données, puis sélectionnez une autre valeur.

    Mode formulaire: cliquez sur la flèche qui s'affiche dans le contrôle, puis sélectionnez une valeur sur laquelle filtrer. Pour ajouter d'autres valeurs, cliquez sur l'onglet ou en bas du formulaire, puis sélectionnez une autre valeur.

    Conseils : Vous ne pouvez pas spécifier des valeurs de champ pour les champs à plusieurs valeurs à l'aide du filtre par formulaire, mais vous pouvez spécifier les valeurs d'un champ non à plusieurs valeurs dans le jeu d'enregistrements.

    • Pour spécifier une liste de valeurs possibles pour un champ, utilisez l'opérateur ou . Par exemple, spécifiez «Portland» ou «Oregon» dans le champ City pour filtrer les enregistrements contenant une valeur.

    • Pour filtrer en fonction de l'état d'un contrôle, par exemple une case à cocher ou un bouton, cliquez sur le contrôle afin qu'il se trouve à l'état souhaité. Pour ramener le contrôle à une position neutre de telle sorte qu'elle ne soit pas utilisée comme critère pour le filtrage des enregistrements, assurez-vous qu'elle n'est pas disponible (elle apparaît grisée).

    • Pour filtrer les enregistrements ayant une valeur null (manquante), une valeur non null, une valeur vide (vide ou «»), ou des valeurs non vides, tapez est null, n'est pas null, ""ou pas "" dans le champ.

  5. Si vous souhaitez spécifier deux jeux de critères différents, par exemple pour afficher uniquement les noms des contacts dont la valeur PaysRégion est États-Unis et dont l'anniversaire tombe en avril, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes:

    • Pour récupérer tous les enregistrements qui remplissent l'un des nombreux ensembles de critères, spécifiez les critères en entrant le premier jeu de critères , cliquez sur l'onglet ou , puis entrez le jeu de critères suivant. Notez que si vous voulez qu'une valeur de champ fonctionne comme un filtre indépendamment des autres valeurs de champ, vous devez entrer cette valeur sous l'onglet Rechercher et dans chaque onglet. En d'autres termes, l'onglet Rechercher et chaque onglet ou onglet représentent un ensemble alternatif de valeurs de filtre.

    • Notez également que chaque fois que vous ajoutez un critère de champ à l'onglet ou , Access crée un nouveau ou onglet. Cela vous permet de spécifier plusieurs critères «ou». Le filtre renvoie tout enregistrement qui contient toutes les valeurs spécifiées sur l' onglet Rechercher , ou toutes les valeurs spécifiées sur le premier ou l'onglet, ou toutes les valeurs spécifiées dans le deuxième ou l'onglet, et ainsi de suite.

Pour supprimer un filtre et afficher tous les enregistrements, cliquez de nouveau sur basculer le filtre .

Pour modifier un filtre par formulaire, cliquez de nouveau sur avancé , puis sur Filtrer par formulaire . Le jeu de critères de filtre actuel est affiché.

Filtre avancé

Il peut arriver que vous souhaitiez appliquer un filtre qui est un type de filtre avancé et que vous deviez écrire le critère de filtre vous-même. Par exemple, pour rechercher les enregistrements dont la date se trouve au cours des sept derniers jours ou les six derniers mois.

L'utilisation des filtres avancés nécessite la création d'expressions. Les expressions sont similaires aux formules dans Excel et aux critères que vous spécifiez lors de la conception d'une requête.

Par exemple, vous pouvez utiliser un filtre avancé pour rechercher les noms des contacts dont l'anniversaire s'est produit au cours des sept derniers jours. Après avoir appliqué un filtre avancé, vous pouvez limiter davantage les résultats à ceux dont le pays ou la région est les États-Unis.

Appliquer un filtre avancé

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un État dans l'une des vues suivantes: feuille de données, formulaire, État ou mise en page.

  2. Assurez-vous que l'affichage n'est pas déjà filtré. Dans la barre de navigation entre les enregistrements, vérifiez qu' aucun filtre n' est grisé (qui n'est pas disponible). Si la barre de navigation entre les enregistrements n'est pas visible, cliquez sur Options avancées dans le groupe Trier & filtre sous l'onglet Accueil , puis cliquez sur Effacer tous les filtres (si l'onglet Effacer tous les filtres est grisé, cela signifie qu'il n'y a aucun filtre en vigueur).

  3. Dans l' onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de tri , cliquez sur avancé , puis cliquez sur filtre/tri avancé dans le menu contextuel.

  4. Ajoutez à la grille les champs sur lesquels vous voulez filtrer.

  5. Dans la ligne critères de chaque champ, spécifiez un critère. Les critères sont appliqués en tant que jeu et seuls les enregistrements qui répondent à tous les critères dans la ligne critères sont affichés. Pour spécifier d'autres critères pour un seul champ, tapez le premier critère dans la ligne critères et le deuxième critère dans la ligne ou , et ainsi de suite.

    Conseils : 

    • Le jeu de critères dans la ligne ou est appliqué en guise d'alternative au jeu de critères dans la ligne critères . Tout critère que vous souhaitez appliquer pour les deux jeux de critères doit être tapé dans la ligne critères et dans la ligne ou . Cliquez sur le filtre bascule pour afficher les lignes filtrées.

    • Le bon moyen d'apprendre à écrire des critères est d'appliquer un filtre courant ou un filtre basé sur une sélection qui produit un résultat proche de ce que vous recherchez. Ensuite, lorsque le filtre est appliqué à l'affichage, affichez l' onglet filtre d'objet.

Commandes spéciales sous l'onglet filtre du document

Deux commandes spéciales sont disponibles sous l'onglet filtre du document. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit n'importe où dans la grille de création sur l'onglet, les commandes charger à partir de la requête et enregistrer en tant que requête sont disponibles dans le menu contextuel.

Options de filtrage spécial

La commande charger à partir de la requête charge le design d'une requête sélectionnée dans la grille. Cela vous permet d'utiliser les critères de requête en tant que critères de filtre.

La commande enregistrer en tant que requête vous permet d'enregistrer les paramètres du filtre en tant que nouvelle requête.

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Supprimer ou appliquer à nouveau un filtre

Pour basculer vers le mode non filtré des données, supprimez les filtres en cliquant sur filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements afin de revenir à l'affichage complet.

Lorsque vous supprimez les filtres actuels, les filtres sont temporairement supprimés de tous les champs de la vue. Par exemple, si vous appliquez d'abord des filtres aux champs PaysRégion et DateNaissance, puis supprimez les filtres, vous retrouvez tous les enregistrements.

Pour réappliquer les filtres les plus récents, cliquez sur non filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements.

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Effacer un filtre

Effacez un filtre lorsque vous n'en avez plus besoin. La suppression d'un filtre entraîne sa suppression de l'affichage et vous ne pouvez plus le réappliquer en cliquant sur non filtré dans la barre d'État. Vous pouvez effacer un filtre unique d'un seul champ, ou effacer tous les filtres de tous les champs de la vue.

  • Pour effacer un filtre unique d'un seul champ: cliquez avec le bouton droit sur la colonne ou le contrôle filtré, puis cliquez sur effacer le filtre de nom de champ.

  • Pour effacer tous les filtres de tous les champs: sous l'onglet Accueil , dans le groupe filtre de & de Tri , cliquez sur avancé, puis sur Effacer tous les filtres dans le menu contextuel.

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Enregistrer un filtre

Il peut être utile d'enregistrer un filtre s'il sera de nouveau utilisé. Les paramètres de filtre appliqués au moment où vous fermez une table, une requête, un formulaire ou un État sont automatiquement enregistrés avec l'objet et peuvent être réappliqués. Toutefois, par défaut, les paramètres de filtre ne sont pas automatiquement appliqués lors de l'ouverture suivante de l'objet.

Pour vous assurer que les filtres actuels s'appliquent automatiquement lorsque vous ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un rapport, à partir de la feuille de propriétés de l'objet, définissez la propriété FiltrerSurchargement de l'objet sur Oui. La propriété FiltrerSurchargement est appliquée lors de l'ouverture suivante de l'objet. Dès lors que vous modifiez ce paramètre, vous devez fermer l'objet et le rouvrir afin d'appliquer le nouveau paramètre.

Remarque :  Le paramètre de la propriété FiltrerSurchargement est appliqué uniquement lors du chargement de l'objet. Le fait de définir cette propriété pour un objet en mode création, puis de basculer vers un autre mode n'entraînera pas l'application du paramètre. Pour que les modifications apportées au paramètre de la propriété FiltrerSurchargement soient appliquées, vous devez fermer et rouvrir l'objet.

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