Améliorer les performances à l’aide de seuils variation dans Office Project 2007

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Par Camille Biafore

La comparaison des coûts et des écarts de planning pour définir les seuils d'un projet constitue un excellent moyen de suivre les performances et de connaître les premiers avertissements relatifs au dérapage et aux surexécutions.     Pour savoir si vous êtes en avance ou en coulisses, vous devez configurer des seuils de variance dans votre planning de projet et votre budget. Microsoft Office Project 2007 est en mesure de calculer le coût et de planifier les écarts pour vous, mais les champs personnalisés constituent uniquement le ticket permettant de stocker les seuils et de calculer les variances par rapport aux seuils. Dans cet article, vous allez découvrir comment configurer des seuils de planification et de coût dans Office Project 2007 et Microsoft Office Excel 2007 pour comparer les écarts par rapport à ces seuils. Vous découvrirez également comment mettre en évidence l'état d'une variance avec des indicateurs visuels dans Office Project 2007 et Office Excel 2007.

Disponibles dans cet article...

Calculer des écarts dans Office Project 2007

Comparer les variances de seuils

Faciliter l'interprétation des données d'écart dans Office Project 2007

Éviter le glissement et les surexécutions

Calculer des écarts dans Office Project 2007

Office Project 2007 permet de calculer les variances et les performances du projet, mais vous devez effectuer les tâches suivantes avant de procéder à ces calculs: enregistrer un planning de référence pour votre projet. Ce détail fondamental est le plan que vous concevez pour le planning, le coût et d'autres mesures de projet, auxquels les parties prenantes conviennent. Dans le cas contraire, Office Project 2007 ne dispose pas des cibles que vous souhaitez utiliser et par conséquent, vous ne pouvez pas envoyer d'alerte si votre projet est hors du suivi.

Utiliser l'analyse de la valeur acquise pour mesurer les performances

L'un des défis est que les champs de variance de base compliquent l'identification des tâches qui se trouvent dans la bonne voie ou qui ont des difficultés. Un pourcentage est beaucoup plus facile que les montants en devise ou les écarts de dates, car un pourcentage fonctionne quelle que soit la durée de progression du projet ou le nombre de fois que le planning de référence a été révisé.

Mais quel ratio de performance vous permet d'évaluer la performance du projet? Comme vous le savez, la comparaison de valeurs réelles à des estimations peut être deceiving. Imaginez que votre projet a consommé la moitié de sa durée estimée et du budget. Qu'il s'agisse d'actualités utiles dépend de la quantité de tâches du projet. L'analyse de la valeur acquise (EV) rend votre avancement plus clair en comparant les valeurs estimées et réelles à la quantité de travail achevée.

Avant d'examiner les taux de EV pour suivre les performances, il est important de comprendre les mesures sous-jacentes:

  • Coût budgété du temps prévu (VP) est le coût de référence par rapport à la date d'état des tâches planifiées dans votre plan de projet: le nombre de tâches planifiées à la date d'État, qu'elle soit terminée ou non. Par exemple, si le coût des tâches à accomplir par le 30 septembre 2008, est $10 000, le CBTP pour cette date est $10 000.

  • Coût réel du mode de fonctionnement réalisé (CRTE) représente les coûts du travailler au cours de la date d'État, quelle que soit la date de fin. ACWS le 30 septembre 2008, c'est ce que vous avez dépensé à la date en vigueur.

  • Le coût budgété du programme effectué (va) est le EV, car il évalue le coût estimé pour le mode achevé, ou obtenu par le biais de la date d'État. Par exemple, si le coût budgété pour les tâches achevées est de $15 000, le va est d' $15 000, si vous avez terminé les tâches en retard ou à droite.

Utiliser des coefficients gagnés pour comparer aux seuils

L'analyse EV utilise plusieurs ratios pour évaluer les performances de la planification et des coûts, y compris la variation de prévisions (ED), la variation de coût (VC), l'indice de performance de la planification (SPI) et l'indice de performance des coûts (IPC). Le rapport Office Project 2007-le calcul des fonctionnalités et d'autres nouvelles fonctionnalités constituent les meilleurs outils pour comparer les seuils:

  • Variation de coût de EV (le champ VC dans Office Project 2007) indique la différence entre le coût estimé et le coût réel du poste que vous avez achevé (va moins CRTE). Si la fonction VC est négative, le coût réel est supérieur au coût budgété et la tâche est de dépassement du budget.

  • Pourcentage de variation de coût (VC%) est la variation de coût de EV en pourcentage du coût estimé du poste achevé: [(va-CRTE)/va] X 100. Par exemple, supposons que le va être de $10 000 et que CRTE soit $12 000. VC est égal à $10 000 – $12 000 ou-$2 000. Le bon du poste coûte $2 000 de plus que vous budgété. C'est la raison pour laquelle le pourcentage VC est égal à (-$2 000/$10 000) X 100 ou-20%.

    VC% est idéal pour comparer votre seuil de CV.

  • Ecart Planning EV (le champ ed dans Office Project 2007) affiche le va-y moins le VP, c'est-à-dire la différence entre le coût estimé du travail achevé et le travail prévu pour la date d'État. Si la SV est négative, vous avez terminé moins de travail que prévu et être en retard.

  • Pourcentage d'écart de délai (ED%) est le taux de la variation du planning EV par rapport au coût budgétisé du travail prévu: [(va-CBTP)/VP] X 100. Le champ Ed% affiche la variation du planning en tant que pourcentage du travail prévu. Par exemple, considérez le même va de $10 000 avec $9 000. VC est égal à $10 000 – $9 000 ou $1 000. Le coût de travail prévu $1 000 inférieur au travail achevé, ce qui signifie que vous avez effectué plus de travail que prévu et que vous avez dépassé le planning. Ed% égal ($1 000/$10 000) X 100 ou 10%.

    Ed% est idéal pour comparer votre seuil de SV.

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Comparer les variances de seuils

Les feux de signalisation simplifient la mise en garde, le jaune est prudent et la couleur rouge s'arrête. Les seuils de projet sont les feux de signalisation du projet. En définissant des seuils pour indiquer si votre projet s'exécute en toute transparence, en cas de problème, en cas de relief ou d'en-tête de problèmes, vous pouvez voir l'aspect de votre projet et déterminer les actions nécessaires.

Lorsque vous déterminez les valeurs de seuil, vous définissez les points de coupe qui délimitent les performances du projet: vert, jaune ou rouge, en fonction de la planification et des variations de coûts.

Par exemple, un seuil de 5 pour cent sur le budget ou en retard peut correspondre au maximum de performance acceptable. Un seuil de 10% indique qu'il est temps de prendre une mesure corrective. Si le ratio est compris entre 5 et 10%, vous devez garder un œil sur les tâches pour vous assurer qu'elles ne sont pas pire.

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Faciliter l'interprétation des données d'écart dans Office Project 2007

Si vous incluez des colonnes pour VC% et Ed% dans une table Office Project 2007, vous pouvez consulter les nombres négatifs qui indiquent que les tâches sont en retard ou en dépassement du budget. Toutefois, la solution idéale consiste à déterminer les tâches à surveiller et celles sur lesquelles agir.

Les indicateurs graphiques dans Office Project 2007 permettent de faire ressortir ces situations. Par exemple, si le champ VC% ou Ed% est inférieur à-10%, le coût ou la planification a dépassé votre seuil et une lumière rouge s'affiche.

Pour afficher des signaux de trafic pour des performances de coût en fonction de vos seuils prédéfinis, procédez comme suit:

  1. Créer un champ personnalisé qui affiche le pourcentage VC en tant qu'indicateur graphique: dans le menu Outils , sélectionnez personnaliser, puis champs.

  2. Dans la boîte de dialogue personnaliser les champs , dans la liste déroulante type , sélectionnez nombre.

  3. Sélectionnez un champ numérique personnalisé, par exemple, le numéro 1.

  4. Pour donner un nom significatif au champ personnalisé, cliquez sur Renommer. Dans la boîte de dialogue Renommer le champ , tapez un nom, tel que coût. Cliquez sur OK.

  5. Pour attribuer au champ personnalisé la valeur VC%, cliquez sur formule. Dans la boîte de dialogue formule pour le pourcentage de coûts variables , cliquez sur champ, pointez sur coût, puis sélectionnez VC%. Cliquez sur OK.

  6. Dans valeurs à afficher, cliquez sur indicateurs graphiques.

  7. Dans la boîte de dialogue indicateurs graphiques de la boîte de dialogue coût var% , définissez le premier test pour vérifier les valeurs VC% qui dépassent votre seuil:

    1. Cliquez sur le premier test pour la ligne «coût variable%» . dans la liste déroulante, sélectionnez est inférieur à.

    2. Dans la première ligne valeur (s) , tapez -10 (n'utilisez pas de signe pour cent).

    3. Cliquez sur la ligne de la première image . à partir de la colonne d'images déroulantes, sélectionnez le cercle rouge, car VC% inférieur à-10 signifie que la tâche est de plus de 10% sur le budget.

      Remarque : Si vous utilisez les mêmes seuils pour toutes les tâches, vous pouvez définir le test avec les nombres de seuil. Si vous souhaitez affecter une tâche à une tâche, attribuez des valeurs de seuil à d'autres champs personnalisés puis, dans la colonne valeur (s) , sélectionnez un seuil.

  8. Dans le second test de la ligne «coût variable%» , sélectionnez est supérieur à. Dans la ligne valeur (s) correspondante (s) , tapez -5; dans la ligne image , sélectionnez le cercle vert.

  9. Dans le troisième test de la ligne «coût variable%» , sélectionnez est supérieur ou égal à. Dans la ligne valeur (s) correspondante (s) , tapez -10; dans la ligne image , sélectionnez le cercle jaune. Cliquez sur OK.

Remarque : Dans la mesure où Office Project 2007 traite les tests dans l'ordre, le troisième test intercepte les valeurs supérieures à-10 mais inférieures à-5.

Configurer un indicateur graphique pour comparer les variances de seuils

Remarque :  L'affichage des signaux de trafic pour les performances de l'échéancier est semblable, sauf que vous utilisez le champ Ed% au lieu du pourcentage VC.

Pour afficher les indicateurs graphiques d'un tableau dans Office Project 2007:

  1. Dans le menu affichage , sélectionnez tableau, puis sélectionnez autres tables.

  2. Dans la boîte de dialogue autres tables , sélectionnez une table, puis cliquez sur appliquer.

  3. Cliquez avec le bouton droit dans un en-tête de colonne.

  4. Dans le menu contextuel, cliquez sur Insérer une colonne.

  5. Dans la boîte de dialogue définition de colonnes , dans la liste déroulante nom de champ , sélectionnez un champ personnalisé. Si vous faites référence à l'exemple précédent, sélectionnez (nombre 1) coût var%, puis cliquez sur OK.

Remarque :  Vous pouvez créer une nouvelle table pour afficher les mesures de variance personnalisées. Pour ce faire, dans le menu affichage , sélectionnez tableau , puis plus de tables. Dans la boîte de dialogue autres tables , cliquez sur nouveau. Dans la boîte de dialogue Définition de la table , spécifiez le nom de la table et les champs à inclure dans la table.

La colonne affiche l'état de vos tâches avec des lumières vertes, jaunes ou rouges, comme illustré dans la figure 2.

Évaluation des coûts et des performances avec des indicateurs graphiques

Dans la figure 2, vous pouvez voir la différence entre EV et les variances de base. Par exemple, la VC de la tâche de création de jeu est un nombre positif ($60,00), car le coût réel est supérieur au coût de référence. Toutefois, le champ VC% est une valeur négative (-6%). Les deux variations indiquent que le coût dépasse le budget.

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Éviter le glissement et les surexécutions

Vous pouvez utiliser Office Project 2007 pour calculer le planning et les variations de coûts et évaluer les performances de votre projet. Les indicateurs graphiques permettent de voir facilement les tâches qui sont sur la bonne voie et celles qui requièrent votre attention.

Malheureusement, les parties prenantes et les membres de l'équipe de projet ne comprennent pas en général les mesures en second lieu pour les responsables de projet. Pour en savoir plus sur la transformation de ces informations de variance en formulaire compréhensible par les autres destinataires, voir l'article conseils sur les notions de base en matière de communication desvariancesProjec.

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À propos de l’auteur     Camille Biafore est une information PMI (Project Management Institute)-Certified Project Management professionnel (PMP). Il s'agit d'un consultant, d'un formateur, d'un présentateur et de l'auteur primé de plusieurs livres sur les placements, les finances personnelles et la gestion de projet, y compris à temps. Sur l'option Sur la cible. Gestion réussie de vos projets avec Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

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