Ajouter une sous-feuille de données

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Lorsque deux tables dans Access comportent un ou plusieurs champs en commun, vous pouvez incorporer la feuille de données d'une table à une autre. Une feuille de données incorporée, qui est une sous-feuille de données, est utile lorsque vous souhaitez afficher et modifier les données associées ou jointes dans une table ou requête.

Contenu de cet article

Introduction aux sous-feuilles de données

Ouvrir et fermer une sous-feuille de données

Ajouter une sous-feuille de données

Introduction aux sous-feuilles de données

Une sous-feuille de données est utile lorsque vous souhaitez afficher les informations de plusieurs sources de données en une seule vue de feuille de données. Par exemple, dans la base de données exemple Northwind, la table commandes possède une relation un-à-plusieurs avec la table Détails commande.

affiche la relation entre deux tables

Si la table Détails commande est ajoutée en tant que sous-feuille de données dans la table commandes, vous pouvez afficher et modifier des données telles que les produits inclus dans un ordre spécifique (chaque ligne) en ouvrant la sous-feuille de données de cet ordre.

affiche la feuille de données avec une sous-feuille de données ouverte

Si vous ajoutez des sous-feuilles de données à vos tables, limitez l'utilisation de ces sous-feuilles de données pour afficher les données métiers importantes et non les modifier. Pour modifier des données dans un tableau, nous vous recommandons d'utiliser les formulaires pour modifier les données au lieu de sous-feuilles de données, car les erreurs de saisie de données sont plus susceptibles de se produire en mode feuille de données, si les utilisateurs ne parviennent pas à faire défiler la liste vers la cellule appropriée. Notez également que l'ajout d'une sous-feuille de données à un grand tableau peut affecter les performances de la table.

Microsoft Access crée automatiquement une sous-feuille de données lorsque vous créez une table qui correspond à l'un des critères suivants:

  • Le tableau est dans un relation un-à-un.

  • Le tableau est le côté «un» d'une relation un-à-plusieurs, où la propriété NomSousFeuilleDonnées (SubdatasheetName) de la table a pour valeur auto.

Une relation est définie en effectuant une correspondance entre les champs clé primaire et clé étrangère dans les tables associées.

Vous pouvez également ajouter une sous-feuille de données à une table, une requête ou un formulaire d'une base de données. En mode feuille de données, un formulaire ne peut afficher qu'une seule sous-feuille de données à la fois.

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Ouvrir et fermer une sous-feuille de données

Pour déterminer si une table, une requête ou un formulaire possède déjà une sous-feuille de données, ouvrez l'objet en mode feuille de données. Si un indicateur de développement (signe +) est présent, la table, la requête ou le formulaire possède une sous-feuille de données. Lorsque la sous-feuille de données est ouverte, l'indicateur se transforme en signe-Sign. Les sous-feuilles de données peuvent être imbriquées dans une sous-feuille de données principale pour huit niveaux maximum.

affichage de la sous-feuille de données

  • Pour ouvrir la sous-feuille de données, cliquez sur le signe plus en regard de la valeur pour laquelle vous souhaitez afficher les enregistrements.

  • Pour fermer la sous-feuille de données, cliquez sur le signe moins.

Conseil : Pour développer ou réduire toutes les sous-feuilles de données dans une feuille de données en même temps, sous l'onglet Accueil , dans le groupe enregistrements , cliquez sur plus. Sélectionnez ensuite sous- feuillede données, puis cliquez sur l'option de votre choix.

Vous pouvez également supprimer ou masquer une sous-feuille de données. Pour plus d'informations sur la suppression d'une sous-feuille de données, voir l'article supprimer unesous-feuille de données.

Conseil : Pour masquer une sous-feuille de données, ouvrez la table en mode création, puis sous l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur feuille de propriétés. Recherchez la ligne nom de sous- feuille de données dans la fenêtre feuille de propriétés, modifiez-la en [aucune], puis enregistrez la modification.

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Ajouter une sous-feuille de données

  1. En mode feuille de données, ouvrez la table ou la requête sur laquelle vous voulez ajouter la sous-feuille de données.

  2. Dans l'onglet Accueil , dans le groupe enregistrements, cliquez sur plus, pointez sur sous- feuillede données , puis cliquez sur sous- feuillede données.

  3. Dans la boîte de dialogue Insérer une sous- feuille de données, sélectionnez l'onglet (tables, requêtesou les deux) correspondant au type d'objet que vous souhaitez insérer en tant que sous-feuille de données.

  4. Dans la zone lier les champs enfants , cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser comme clé étrangère ou le champ correspondant qui fournira les données de la sous-feuille de données.

  5. Dans la zone Champs pères , cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser comme clé primaire ou le champ correspondant de la table ou de la requête principale, puis cliquez sur OK.

    Par exemple, si vous voulez créer une sous-feuille de données pour afficher les commandes associées pour chaque enregistrement client dans la table clients, sélectionnez la table commandes, dans la zone champs fils , sélectionnez Réf client, puis dans la zone Champs pères , sélectionnez ID.

    sélection du champ primaire pour la sous-feuille de données

    Remarque :  Les valeurs des champs lier les champs enfants et lier les champs pères créent une jointure un-à-plusieurs sur les champs spécifiés.

  6. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

  7. Pour afficher la sous-feuille de données que vous avez ajoutée à la table, la requête ou le formulaire, cliquez sur le signe +.

    Remarque : Le champ Child (clé étrangère) ne s'affiche pas sous la forme d'une colonne de la sous-feuille de données. Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement dans la sous-feuille de données, Access insère automatiquement la valeur de clé primaire de la table de base sélectionnée.

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