Ajouter un rôle d’utilisateur

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Lorsque vous concevez un modèle de formulaire, vous pouvez spécifier des rôles d’utilisateur. Rôles d’utilisateur sont des catégories prédéfinies qui peuvent être affectées aux utilisateurs de formulaire en fonction de leur titre de travail ou d’autres critères. Rôles d’utilisateur peuvent être utilisés pour présenter des vues personnalisées d’un formulaire à différents types d’utilisateurs, afficher les différentes sections dans une vue ou calculer la valeur par défaut d’un champ ou un contrôle. Par exemple, si vous concevez un modèle de formulaire d’application permis, vous pouvez créer différents affichages de ce modèle de formulaire pour les entrepreneurs, agents de réception et les administrateurs et attribuer ensuite chaque rôle d’utilisateur pour une vue séparée. Lorsque les utilisateurs ouvrent un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, Microsoft Office InfoPath détermine le rôle d’utilisateur basé sur le nom d’utilisateur et ouvre l’affichage approprié en fonction de ce rôle utilisateur.

Note de sécurité : Rôles d’utilisateur ne doivent pas servir à limiter l’accès à des données sensibles dans un formulaire. Même si vous définissez un modèle de formulaire en lecture seule ou masquez certains contrôles qui sont basées sur les rôles d’utilisateur, utilisateurs peuvent éventuellement utiliser un programme d’édition de texte tel que Microsoft Notepad pour afficher ou modifier le fichier de modèle (.xsn) et accéder à ces données.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Considérations relatives à la compatibilité

Avant de commencer

Ajouter un rôle d’utilisateur

Afficher une vue basée sur un rôle d’utilisateur

Tester les rôles d’utilisateur

Présentation

Lorsque vous créez un nouveau rôle d’utilisateur, vous pouvez attribuer aux utilisateurs qui lui des façons suivantes :

  • En spécifiant des noms d’utilisateurs à partir d’un service d’annuaire Microsoft Active Directory (par exemple, « sales\andrew »). Pour spécifier un nom d’utilisateur dans un service d’annuaire Active Directory, le modèle de formulaire doit être créé dans et publié sur un réseau de Microsoft Windows qui utilise Active Directory.

  • En spécifiant des groupes à partir d’un service d’annuaire Active Directory. Par exemple, vous pouvez spécifier une liste de distribution de courrier électronique qui contient les noms de tous les membres de l’équipe marketing. Pour spécifier un groupe dans un service d’annuaire Active Directory, le modèle de formulaire doit être créé dans et publié sur un réseau de Microsoft Windows qui utilise Active Directory.

  • En spécifiant une valeur qui est fourni directement à partir d’un champ dans l’écran. Le champ peut-être obtenir des données depuis Active Directory, ou l’utilisateur peut entrer des données dans un contrôle qui est lié à ce champ. Par exemple, si votre modèle de formulaire contienne une zone de texte administrateur, vous pouvez associer un rôle d’utilisateur particulier à la champ à laquelle cette zone de texte est liée.

Après avoir ajouté un rôle d’utilisateur, vous pouvez le définir en tant qu’une des opérations suivantes :

Rôle par défaut    Les utilisateurs qui ne sont pas affectées à un rôle d’utilisateur existant sont automatiquement attribuées au rôle d’utilisateur spécifié en tant que le rôle par défaut. Le rôle par défaut est également utilisé pour les utilisateurs qui font partie d’un groupe, mais qui vous travaillez hors connexion. Un rôle d’utilisateur est toujours défini par défaut.

Rôle initiateur    Si vous souhaitez appliquer un rôle d’utilisateur particulier aux utilisateurs qui ouvrent votre formulaire pour la première fois, vous pouvez spécifier le rôle initiateur. Par exemple, vous pouvez définir un rôle initiateur appelé « Sous-traitant » qui s’applique aux utilisateurs qui remplissent les formulaires de l’application permis de nouveau. Un utilisateur qui est affecté à un autre rôle d’utilisateur est automatiquement réaffecté au rôle de fournisseur lorsqu’il ouvre un nouveau formulaire de demande de permis. Toutefois, la prochaine fois que cet utilisateur ouvre le formulaire même, Microsoft Office InfoPath utilise rôle affecté à la personne à la place du rôle initiateur.

Si vous avez attribué des rôles pour les utilisateurs basés sur n’importe quelle combinaison de noms d’utilisateurs, des groupes ou des valeurs d’un champ, lorsqu’un utilisateur ouvre un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, InfoPath détermine le rôle à affecter à cet utilisateur à l’aide de l’ordre suivant :

  1. Le nom d’utilisateur est une valeur d’un champ dans le modèle de formulaire.

  2. Il est le nom d’utilisateur dans Active Directory.

  3. L’utilisateur est membre d’un groupe Active Directory.

    Remarque : Si l’utilisateur est membre de plusieurs groupes et que vous affectez des rôles utilisateur basés sur un groupe, InfoPath vérifie la liste des membres de chaque groupe dans l’ordre que le groupe est répertorié dans la boîte de dialogue Gérer les rôles utilisateur. Par exemple, si l’utilisateur est membre du groupe d’agents réception et le groupe Administrateurs et le groupe Administrateurs est répertorié avant le groupe agent récepteur, l’utilisateur est affecté le rôle d’utilisateur pour le groupe Administrateurs.

  4. Si aucune des réponses précédentes sont remplies, le rôle par défaut est utilisé.

Après avoir défini les rôles d’utilisateur de votre modèle de formulaire, vous pouvez configurer un règle qui change automatiquement la vue sur la base de rôle de l’utilisateur. Par exemple, vous pouvez créer un rôle d’utilisateur responsable et puis créer une règle pour basculer automatiquement vers l’affichage du gestionnaire lorsqu’un utilisateur qui a assigné en tant que responsable ouvre le formulaire. Par ailleurs, vous pouvez tout d’abord créer la règle, puis définissez les rôles d’utilisateur dans le cadre du processus de création de la règle.

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Considérations en matière de compatibilité

Vous ne pouvez pas créer de rôles d’utilisateur dans un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web. Créer des rôles d’utilisateur uniquement dans un modèle de formulaire dont les formulaires sont remplis dans InfoPath.

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Avant de commencer

Avant de pouvoir ajouter des rôles d’utilisateur à votre modèle de formulaire, vous devez les éléments suivants :

  • Liste des rôles d’utilisateur que vous voulez ajouter, ainsi que les membres de chaque rôle d’utilisateur. Les membres peuvent être des noms d’utilisateurs ou des groupes à partir d’un service d’annuaire Microsoft Active Directory ou une valeur entrée par un utilisateur dans un contrôle qui est lié à un champ spécifique dans la source de données du modèle de formulaire.

  • Le rôle d’utilisateur par défaut que vous souhaitez affecter aux utilisateurs qui ouvrent un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, lorsqu’ils ne sont pas membre du rôle d’utilisateur.

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Ajouter un rôle d’utilisateur

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Les rôles des utilisateurs.

  2. Dans la boîte de dialogue Gérer les rôles d’utilisateur, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans la zone nom de rôle, tapez un nom pour le nouveau rôle d’utilisateur.

  4. Pour affecter des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs au rôle, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes.

    Spécifiez un ou plusieurs utilisateurs qui font partie d’un réseau qui utilise le service d’annuaire Active Directory

    1. Activez la case à cocher noms d’utilisateur, puis cliquez sur Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs Bouton Annuler .

      Remarque : Si vous connaissez déjà le nom de domaine et d’utilisateur, tapez-les dans la zone noms d’utilisateur. Ils doivent être dans le domaine\nom d’utilisateur format. Séparez plusieurs noms d’utilisateurs par des points-virgules ( ;).

    2. Dans la zone Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez un ou plusieurs noms d’utilisateur, séparés par des points-virgules ( ;).

      Remarque : Pour plus d’informations sur la façon de mettre en forme les noms d’utilisateurs, cliquez sur le lien exemples dans la boîte de dialogue.

    3. Pour vérifier les noms d’utilisateur que vous avez tapé aux noms figurant dans Active Directory, cliquez sur Vérifier les noms.

    4. Cliquez sur OK.

    Spécifiez un ou plusieurs groupes qui font partie d’un réseau qui utilise le service d’annuaire Active Directory

    1. Activez la case à cocher noms de groupe, puis cliquez sur Sélectionner un ou plusieurs groupes Image du bouton .

      Remarque : Si vous connaissez déjà le nom du groupe, tapez-le dans la zone noms de groupe. Il doit être placé dans le domaine\nom d’utilisateur format. Séparez les noms groupe par un point-virgule ( ;).

    2. Dans la zone Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez un ou plusieurs noms de groupe, séparées par des points-virgules ( ;).

      Remarque : Pour plus d’informations sur la mise en forme les noms de groupe, cliquez sur le lien exemples dans la boîte de dialogue.

    3. Pour vérifier les noms de groupe que vous avez tapé aux noms figurant dans Active Directory, cliquez sur Vérifier les noms.

    4. Cliquez sur OK.

    Spécifier les noms d’utilisateur qui proviennent directement un champ dans l’écran

    1. Activez la case à cocher noms d’utilisateur de l’écran, puis cliquez sur Sélectionner un champ dans la source de données Image du bouton .

    2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, cliquez sur le champ qui doit fournir les valeurs souhaitées pour les rôles d’utilisateur, puis cliquez sur OK.

  5. Pour définir le rôle d’utilisateur en tant que rôle initiateur, activez la case à cocher définir en tant qu’initiateur, puis cliquez sur OK.

    Remarque : Lorsqu’un rôle d’utilisateur est spécifié en tant que l’initiateur, ce rôle est prioritaire sur tous les autres attributions de rôle même si le rôle initiateur se trouve au milieu de la liste dans la boîte de dialogue Gérer les rôles utilisateur.

  6. Pour spécifier un rôle d’utilisateur par défaut pour les utilisateurs qui ne sont pas membres de tous les autres rôles, sélectionnez le rôle dans la boîte de dialogue Gérer les rôles d’utilisateur, puis cliquez sur définir par défaut.

    Remarque : Vous devez disposer de plus d’un rôle d’utilisateur afin de cliquez sur définir par défaut.

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Afficher une vue basée sur un rôle d'utilisateur

Si vous concevez un modèle de formulaire qui inclut des rôles d’utilisateur et contient plusieurs vues, il peut être utile afficher une vue basée sur le rôle d’utilisateur qui est affecté à un utilisateur. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle pour ouvrir une vue spécifique lorsqu’un utilisateur qui est affecté à un rôle d’utilisateur spécifique ouvre un formulaire basé sur votre modèle de formulaire.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.

  2. Dans la liste catégorie dans la boîte de dialogue Options de formulaire, cliquez sur Ouvrir et enregistrer.

  3. Sous comportement d’ouverture, cliquez sur règles.

  4. Cliquez sur Ajouter.

  5. Dans la zone nom, tapez un nom pour la règle.

  6. Cliquez sur définir une Condition.

  7. Dans la première zone, cliquez sur rôle d’utilisateur actuel.

  8. Dans la deuxième zone, cliquez sur est égal à.

  9. Dans la troisième zone, cliquez sur le nom du rôle d’utilisateur, puis cliquez sur OK.

  10. Dans la boîte de dialogue règle, cliquez sur Ajouter une Action.

  11. Dans la liste Action, cliquez sur changer de vue, puis cliquez sur un affichage dans la liste affichage.

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Tester les rôles d’utilisateur

Si un formulaire comporte plusieurs rôles d’utilisateur, il est recommandé de tester l’apparence et le comportement de chaque rôle. Bien que vous pouvez afficher un aperçu d’un modèle de formulaire pour vérifier si les vues fonctionnent comme prévu avec les rôles d’utilisateur, vous ne serez pas en mesure de simuler le processus de l’évaluation d’un utilisateur auprès de rôle de l’utilisateur. C’est parce qu’InfoPath vérifie les rôles d’utilisateur lorsque vous remplissez le formulaire, pas lors de son aperçu. Si vous souhaitez tester complètement les rôles d’utilisateur pour votre modèle de formulaire, vous pouvez temporairement vous-même affecter à chaque rôle d’utilisateur que vous souhaitez tester, puis ouvrez le formulaire comme si vous vous apprêtez à remplir.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.

  2. Dans la liste catégorie, cliquez sur Aperçu.

  3. Dans la liste Aperçu en tant quele rôle d’utilisateur, cliquez sur le rôle que vous souhaitez prévisualiser, puis cliquez sur OK.

  4. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu dans la barre d’outils Standard, ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

    Le nom du rôle d’utilisateur en cours s’affiche dans la barre d’état dans le coin inférieur droit de la fenêtre d’aperçu.

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