Ajouter des numéros de référence à des chèques-cadeaux ou à des coupons

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Les chèques-cadeaux et les coupons promotionnels peuvent jouer un rôle important dans votre stratégie de marketing en traçant de nouveaux clients et en les renouvelant à votre entreprise. Toutefois, comment savoir s'ils travaillent vraiment pour vous aider à développer votre activité? Pour tirer le meilleur parti de votre budget et de votre budget marketing, vous devez effectuer le suivi de vos efforts en matière de marketing afin de pouvoir déterminer les stratégies marketing qui s'appliquent à vos clients.

L'une des méthodes les plus simples pour suivre le succès des pièces marketing, comme les chèques-cadeaux et les coupons, consiste à ajouter un numéro ou code de suivi à chaque chèque-cadeau ou coupon que vous distribuez. Lorsque les chèques-cadeaux ou les coupons sont remboursés, vous pouvez utiliser ces numéros pour enregistrer et classer les réponses des clients.

Cet article explique comment ajouter des numéros de référence aux lots de chèques-cadeaux ou de coupons que vous créez dans Publisher.

Approches pour le suivi

Lorsque vous intégrez des informations de suivi dans vos compositions, vous pouvez prendre plusieurs approches. Par exemple, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes:

  • Ajouter des numéros uniques aux chèques-cadeaux     En utilisant un numéro unique sur chaque certificat, vous pouvez suivre le moment où les chèques-cadeaux sont échangés, par qui et pour quel produit ou service. En outre, en ajoutant des numéros de référence uniques, vous pouvez vous assurer que les chèques-cadeaux ne seront pas dupliqués ou échangés plusieurs fois.

  • Ajouter des codes spécifiques aux coupons pour suivre les réponses des clients     Utilisez des codes différents pour vos différents messages, publicités ou promotions marketing. Ces codes vous permettront de suivre la façon dont les clients ont appris sur votre offre. Plus vous en saurez plus sur les personnes qui sont attirées sur votre entreprise et ce qui attire l'attention des clients, plus vous pourrez concentrer vos efforts de marketing futurs.

Chèque-cadeau muni d'un numéro de référence unique

Remarque : Vous pouvez utiliser la même méthode lorsque vous devez ajouter des numéros séquentiels pour les tickets d'admission et de loterie, les factures et tout autre type de composition.

Étape 1: créer une source de données qui répertorie les numéros de suivi

Pour utiliser le publipostage pour créer un lot de chèques-cadeaux ou de coupons avec des numéros de référence, vous devez configurer une source de données qui contient une colonne répertoriant les numéros de référence. Si vous envisagez d'ajouter uniquement les numéros de référence dans vos compositions, créez une source de données pour les numéros de référence. Si vous envisagez également d'utiliser le publipostage pour insérer des informations supplémentaires dans vos compositions, telles que des noms ou des adresses de clients, vous pouvez ajouter la colonne des numéros de référence à une source de données qui répertorie également les données de nom et d'adresse que vous souhaitez utiliser.

Vous pouvez utiliser Publisher, Excel, Access ou Outlook pour créer une source de données pour votre projet de fusion et publipostage. Toutefois, si vous souhaitez créer une longue liste de numéros séquentiels uniques à utiliser comme codes de suivi pour les chèques-cadeaux ou les coupons, vous pouvez utiliser Excel pour générer rapidement cette liste.

Utiliser Excel pour créer une liste de numéros de référence uniques

  1. Dans Excel, ouvrez une feuille de calcul existante ou nouvelle.

  2. Dans la première cellule de la colonne dans laquelle vous voulez ajouter des numéros de référence, tapez une étiquette, par exemple numéro de référence, puis appuyez sur entrée pour accéder à la ligne suivante.

  3. Dans la deuxième cellule de la colonne, tapez le numéro du premier numéro de suivi de la série. Par exemple, tapez 1 000.

  4. Dans la cellule située en dessous, ajoutez 1 au nombre que vous avez entré dans la cellule du dessus, puis tapez ce nombre. Par exemple, tapez 1 001.

    Cette opération établit un modèle pour la série de nombres que vous créez.

  5. Sélectionnez les cellules qui contiennent les valeurs de départ.

  6. Faites glisser la poignée de recopie Poignée de recopie sur la plage de cellules que vous souhaitez remplir.

  7. Lorsque vous avez créé autant de numéros de référence que vous le souhaitez, enregistrez votre fichier.

Ajouter des codes de suivi prédéterminés spécifiques à une source de données

Si vous avez déjà créé un jeu de numéros de code spécifiques que vous souhaitez utiliser pour suivre et classer les réponses des clients, vous pouvez taper ces nombres dans une colonne de la source de données que vous prévoyez d'utiliser pour le publipostage.

  1. Dans Excel, ouvrez une feuille de calcul existante ou nouvelle.

  2. Cliquez sur la première cellule de la colonne dans laquelle vous voulez entrer les données.

  3. Tapez une étiquette, par exemple Code de référence, puis appuyez sur entrée pour accéder à la ligne en dessous.

  4. Tapez un code de suivi, puis appuyez sur entrée pour accéder à la ligne suivante.

  5. Répétez l'opération jusqu'à ce que vous ayez répertorié tous les codes de suivi que vous prévoyez d'utiliser.

    Remarque : Pour créer plusieurs copies d'un chèque-cadeau ou d'un coupon qui partagent tous un code de suivi spécifique, vous pouvez taper le même numéro plusieurs fois dans la colonne.

  6. Lorsque vous avez créé autant de codes de suivi que nécessaire, enregistrez votre fichier.

Étape 2: utiliser Publisher pour créer un chèque-cadeau ou un coupon

Vous pouvez créer une composition de chèque-cadeau ou de coupon à l'aide de Publisher en commençant par une composition de chèque-cadeau prédéfinie ou en créant un chèque-cadeau à partir de zéro.

  • Pour choisir une composition prédéfinie, sélectionnez la catégorie chèques- cadeaux pour trouver le modèle de chèque-cadeau souhaité, puis ouvrez, créez et enregistrez votre certificat sur la base de ce modèle.

  • Pour concevoir un certificat de toutes pièces, vous pouvez commencer avec une composition entièrement vierge ou adapter une composition existante. Les types de composition de petite taille, tels que les cartes de visite, les cartes postales et les étiquettes, peuvent être adaptés pour servir de coupons. Les affichettes ou les brochures peuvent être adaptées à l'utilisation de chèques-cadeaux. Pour plus d'informations, voir créer une composition dans Publisher.

Étape 3: utiliser le publipostage pour ajouter les codes de suivi à votre composition

Une fois que vous avez configuré votre liste de numéros de référence dans la source de données et conçu votre composition, vous pouvez fusionner votre liste de numéros de référence avec votre composition pour créer un lot de chèques-cadeaux ou de coupons qui affichent un numéro de référence unique.

Ce projet de publipostage particulier implique quatre grandes étapes:

  1. Connectez votre composition de chèque-cadeau ou de coupon à la source de données.

  2. Insérez un champ de données dans votre composition en tant qu'espace réservé pour les informations de numéro de suivi.

  3. Afficher un aperçu de la fusion pour optimiser la mise en page

  4. ImPrimez la composition fusionnée pour créer ou imprimer un lot de chèques-cadeaux ou de coupons qui affichent les numéros de référence à partir de la source de données.

Connecter votre composition à la source de données

  1. Enregistrez et fermez la source de données qui contient votre liste de numéros de référence.

  2. Ouvrez votre composition de chèque-cadeau Publisher ou de coupon.

  3. Sous l'onglet publipostage, cliquez sur le menu fusion et publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.

  4. Dans le volet Office fusion et publipostage, sous créer la liste de destinataires, sélectionnez utiliser une liste existante, puis cliquez sur suivant: créer ou se connecter à une liste de destinataires.

  5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez la source de données contenant vos numéros de référence, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur ouvrir.

  6. Si votre source de données est une feuille de calcul Excel, sélectionnez la feuille de calcul souhaitée dans la liste de la boîte de dialogue Sélectionner une table.

  7. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, vous pouvez sélectionner les codes de suivi que vous souhaitez inclure dans la fusion. Activez les cases à cocher en regard des enregistrements que vous voulez inclure, puis désactivez les cases à cocher en regard des enregistrements que vous voulez exclure.

    Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer votre liste sur la base d'un champ ou d'un critère spécifique. Une fois que vous avez filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

    Filtrer les éléments de la liste

    1. Cliquez sur la flèche en regard de l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous voulez filtrer.

    2. Cliquez sur l'une des options suivantes:

      • (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

      • (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

      • (Avancé) ouvre la boîte de dialogue Filtrer et trier, que vous pouvez utiliser pour filtrer à l'aide de plusieurs critères. Vous pouvez également cliquer sur Filtrer sous optimiser la liste de destinataires dans la boîte de dialogue fusion et publipostage destinataires pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier.

        Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations, et que la colonne contient au maximum 10 valeurs uniques, vous pouvez filtrer sur base d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs enregistrements répertorient l'Australie comme pays/région, vous pouvez filtrer sur Australie.

        La boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires n'affiche que les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

    Trier les éléments de la liste

    1. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous voulez trier.

    2. Pour activer ou désactiver rapidement tous les éléments, activez ou désactivez la case à cocher en-tête de colonne.

    3. Pour trier à l'aide de plusieurs critères, cliquez sur Trier sous optimiser la liste de destinataires dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez les critères par lesquels vous voulez effectuer le tri.

  8. Cliquez sur OK.

  1. Enregistrez et fermez la source de données qui contient votre liste de numéros de référence.

  2. Ouvrez votre composition de chèque-cadeau Publisher ou de coupon.

  3. Dans le menu Outils, pointEz sur publipostage et catalogues, puis cliquez sur fusion et publipostage.

  4. Dans le volet Office fusion et publipostage, sous créer une liste de destinataires, cliquez sur utiliser une liste existante, puis cliquez sur suivant: créer ou se connecter à une liste de destinataires.

  5. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez la source de données contenant vos numéros de référence, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur ouvrir.

    Remarque : Par défaut, Publisher ouvre le dossier mes sources de données d'abord. Si vous avez enregistré votre source de données dans un emplacement autre que le dossier mes sources de données, naviguez jusqu'à l'emplacement où vous avez enregistré votre source de données.

  6. Si votre source de données est une feuille de calcul Excel, sélectionnez la feuille de calcul souhaitée dans la liste de la boîte de dialogue Sélectionner une table.

  7. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, vous pouvez sélectionner les codes de suivi que vous souhaitez inclure dans la fusion. Activez les cases à cocher en regard des enregistrements que vous voulez inclure, puis désactivez les cases à cocher en regard des enregistrements que vous voulez exclure.

    Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer votre liste sur la base d'un champ ou d'un critère spécifique. Une fois que vous avez filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements.

    Filtrer les éléments de la liste

    1. Cliquez sur la flèche en regard de l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous voulez filtrer.

    2. Cliquez sur l'une des options suivantes:

      • (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

      • (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

      • (Avancé) ouvre la boîte de dialogue Filtrer et trier, que vous pouvez utiliser pour filtrer à l'aide de plusieurs critères. Vous pouvez également cliquer sur Filtrer sous optimiser la liste de destinataires dans la boîte de dialogue fusion et publipostage destinataires pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et trier.

        Conseil : Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations, et que la colonne contient au maximum 10 valeurs uniques, vous pouvez filtrer sur base d'informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs enregistrements répertorient l'Australie comme pays/région, vous pouvez filtrer sur Australie.

        La boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires n'affiche que les enregistrements désignés. Pour afficher de nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (tout).

    Trier les éléments de la liste

    1. Dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires, cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément sur lequel vous voulez trier.

    2. Pour activer ou désactiver rapidement tous les éléments, activez ou désactivez la case à cocher en-tête de colonne.

    3. Pour trier à l'aide de plusieurs critères, cliquez sur Trier sous optimiser la liste de destinataires dans la boîte de dialogue fusion et publipostage: destinataires. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, sélectionnez les critères par lesquels vous voulez effectuer le tri.

  8. Cliquez sur OK.

  9. En bas du volet Office fusion et publipostage, cliquez sur suivante: créer des compositions fusionnées.

Insérer un champ de données dans votre composition

Après avoir connecté votre composition à la source de données que vous voulez utiliser, vous pouvez insérer un champ de données dans votre composition à l'emplacement où vous souhaitez que le numéro de référence apparaisse.

  1. Dans le volet Office fusion et publipostage, sous préparer votre composition, cliquez sur le champ de données numéro de référence, puis faites-le glisser vers votre emplacement préféré sur le chèque-cadeau.

  2. Si vous voulez insérer des champs de données pour des informations supplémentaires dans votre source de données, par exemple le nom des clients ou des adresses, faites glisser ces noms de champs dans votre composition.

  3. Si vous voulez appliquer une mise en forme à un champ de données pour modifier l'apparence des données fusionnées, sélectionnez le champ, cliquez sur l'onglet format et sélectionnez les options de votre choix.

  4. En bas du volet Office fusion et publipostage, cliquez sur suivante: créer des compositions fusionnées.

  5. Enregistrez votre composition.

  1. Dans la composition de fusion et publipostage, cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le champ de données numéro de référence. Vous devrez peut-être d'abord créer une zone de texte pour l'emplacement du champ de données s'il n'en existe pas déjà une.

  2. Dans le volet Office fusion et publipostage, dans la liste sous préparer votre composition, recherchez le nom du champ qui correspond au titre de colonne pour la liste des numéros de référence dans votre source de données. Par exemple, si vous avez utilisé le suivi Number comme en-tête de colonne pour la liste des numéros de référence dans votre feuille de calcul, repérez numéro de suivi. Faites glisser le champ numéro de suivi dans la zone de texte que vous avez créée pour celui-ci.

  3. Si vous voulez insérer des champs de données pour des informations supplémentaires dans votre source de données, par exemple le nom des clients ou des adresses, faites glisser ces noms de champs dans votre composition.

  4. Si vous voulez appliquer une mise en forme à un champ de données pour modifier l'apparence des données fusionnées, sélectionnez le champ, cliquez sur police dans le menu format, puis sélectionnez les options de votre choix.

  5. Une fois que vous avez inséré tous les champs de données, enregistrez votre composition.

Afficher un aperçu de la fusion

Avant de procéder à la fusion, affichez un aperçu des résultats de la fusion pour vous assurer que les numéros de référence s'affichent comme vous le souhaitez dans vos compositions. Vous pouvez afficher un aperçu de la fusion de deux façons: bien que vous affiniez la mise en page pour passer en revue la mise en page du coupon ou du chèque-cadeau individuel, ou lorsque vous êtes prêt à imprimer, pour afficher un aperçu de la disposition des coupons ou des chèques-cadeaux sur la feuille imprimée.

  1. Sous l'onglet publipostage, cliquez sur aperçu des résultats.

  2. Cliquez sur les boutons de navigation Bouton Suivant Bouton Précédent pour afficher un aperçu des autres entrées de votre source de données dans votre composition.

Afficher un aperçu de la disposition du coupon ou du chèque-cadeau

Les informations du premier enregistrement de votre source de données remplissent les champs de données. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher un aperçu des informations des autres enregistrements de la source de données.

  1. Dans le volet Office fusion et publipostage, cliquez sur les boutons de navigation Bouton Suivant Bouton Précédent pour voir comment les autres entrées de votre source de données s'affichent dans votre composition.

    Vous ne pouvez pas modifier les entrées de votre source de données ici, mais vous pouvez mettre en forme, déplacer ou supprimer des données en mettant en forme, en déplaçant ou en supprimant les champs de données.

  2. Si les numéros semblent tronqués, ajustez la mise en forme et la disposition de votre composition. Par exemple, vous devrez peut-être augmenter la taille de la zone de texte qui contient le champ de données pour votre numéro de référence, ou vous devrez peut-être réduire la taille de police du champ de données.

  3. Si vous êtes satisfait des aperçus, en bas du volet Office, cliquez sur suivante: créer des compositions fusionnées.

Afficher un aperçu de la feuille imprimée

Vous pouvez effectuer une vérification finale de la composition de fusion avant de l'imprimer en aperçu de la fusion.

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Configuration de l’impression.

  2. Dans la boîte de dialogue Configuration de l' impression, cliquez sur plusieurs pages par feuille, puis cliquez sur OK.

  3. Dans le volet Office fusion et publipostage, sous créer des compositions fusionnées, cliquez sur Aperçu avant impression pour vous assurer que les informations s'alignent correctement sur la feuille de chèques-cadeaux ou de coupons.

  4. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre d'aperçu avant impression.

Imprimer la composition fusionnée

  1. Dans le volet Office fusion et publipostage, sous créer des compositions fusionnées, cliquez sur Imprimer.

  2. Dans la page Imprimer, affichez un aperçu de votre mode d'impression, sélectionnez les options d'impression souhaitées, puis cliquez sur Imprimer.

  1. Dans le volet Office fusion et publipostage, sous créer des compositions fusionnées, cliquez sur Imprimer.

  2. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sélectionnez les options d'impression souhaitées, puis cliquez sur OK.

  3. Dans le menu fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la composition.

    Remarque : N'oubliez pas que ce que vous enregistrez n'est pas l'ensembles de coupons ou de chèques-cadeaux imprimés. Au lieu de cela, vous enregistrez la composition avec sa connexion à votre source de données et ses champs d'espace réservé. En enregistrant la composition, vous pouvez rapidement créer un autre jeu de coupons ou de chèques-cadeaux en cas de besoin. La composition conserve le lien vers la source de données à laquelle vous l'avez connectée afin que vous puissiez passer directement à l'étape aperçu.

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