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Ajouter des congés à partir des calendriers Outlook d’Office à vos collègues

Vous pouvez facilement marquer le moment comme « occupé » ou « absent (e) du bureau » dans votre calendrier Outlook. En revanche, que se passe-t-il si vous n’utilisez pas Office 365 et que le partage de calendrier n’est pas activé, mais que vous avez besoin de transmettre votre temps à vos collègues ? Cet article explique comment ajouter des demandes de réunion personnalisées à des collègues, sans affecter le temps libre disponible sur leur calendrier.

La planification d’heures de vacances avec une demande de réunion est un processus en deux étapes. Tout d’abord, faites savoir à vos collègues que vous êtes absent en ajoutant du temps de vacances à leurs calendriers. Bloquez ensuite vos vacances sur votre calendrier.

Étape 1 : ajouter les horaires de vacances aux collègues

Lorsque vous marquez du temps comme « absent (e) du bureau » dans votre calendrier, vos collègues le voient lorsqu’ils essaient de planifier une réunion avec vous. Mais ne serait-ce pas génial si vous pouviez avertir tout le monde à l’avance de votre temps sans affecter son statut de disponibilité ou en encombrant le calendrier ? Pour cela, vous pouvez définir vos informations de sorte qu’elles apparaissent dans leurs calendriers en tant qu’événement d’une journée entière, à l’exception d’un événement d’une journée entière, qui est généralement défini sur « occupé », l’événement d’une journée entière est affiché en temps libre. La disponibilité de vos collègues n’est pas affectée.

Remarque : Les demandes de réunion sont conçues pour être envoyées entre les utilisateurs d’Outlook. La possibilité d’afficher les calendriers d’autres personnes lors de la composition de demandes de réunion dans Outlook nécessite que votre organisation utilise Microsoft Exchange Server.

  1. Dans calendrier, sous l’onglet Accueil , cliquez sur nouvelle réunion.

    Raccourci clavier  Pour créer une demande de réunion, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

  2. Tapez une description dans la zone objet , et si vous le souhaitez, entrez un lieu dans la zone emplacement .

  3. Dans les listes heure de début et heure de fin , sélectionnez les heures de début et de fin pour vous éloigner du bureau. Pour les vacances, il s’agit généralement de jours complets. Si tel est le cas, activez la case à cocher événement d’une journée entière.

    Remarque : Par défaut, Outlook utilise le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur pour la planification. Si vous souhaitez planifier votre délai d’absence du Bureau sur la base d’un fuseau horaire différent, dans le groupe options , cliquez sur fuseaux horaires.

  4. Dans le groupe participants , pour options de réponse, effacez les réponses aux demandes dans le menu déroulant.

  5. Dans le groupe options , pour afficher en tant que, cliquez sur libre dans la liste déroulante. Si vous avez déjà spécifié qu’il s’agit d’un événement d’une journée entière, l’élément afficher en tant que est défini automatiquement sur libre.

    Important : 

    • Assurez-vous que le paramètre afficher en tant que est défini sur libre. Cela permet aux destinataires de la demande de réunion d’accepter la demande de réunion et d’ajouter les heures de congés à leur calendrier, mais pas de les bloquer sur leur calendrier. Le calendrier du destinataire continuera d’afficher une disponibilité libre pour la planification de votre temps de vacances.

    • Lors du choix d’un événement d’une journée entière, l’heure de début de l’événement est le minuit. Pour éviter que vos collègues reçoivent des alertes aux moments impaires, définissez le paramètre de rappel sur aucun.

  6. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires.

  7. Ajoutez les destinataires prévus à la ligne à .

  8. Si vous invitez des personnes à utiliser une série de fois que vous êtes absent du bureau, dans le groupe options , cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis cliquez sur OK.

  9. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque vous envoyez une demande de réunion avec l’option afficher en tant que définie sur gratuit, l’événement apparaît en haut de chaque jour dans le calendrier Outlook de vos collègues, un rappel visuel qui ne bloque pas les temps de travail.

Remarque : Si vous n’avez pas sélectionné événement d’une journéeentière, l’événement s’affiche dans la grille de temps. Il n’apparaît pas en haut du jour. Il est toutefois marqué comme du temps libre.

Étape 2 : bloquer les heures de vacances dans votre calendrier

Si vous avez suivi les étapes décrites dans la section précédente, la demande de réunion que vous avez envoyée a été marquée comme du temps libre pour empêcher le blocage du temps sur le calendrier d’autres personnes. Toutefois, le temps est également marqué comme gratuit dans votre calendrier. Vous devez maintenant créer un rendez-vous supplémentaire pour que d’autres personnes puissent voir que vous n’êtes pas disponible pendant la période que vous spécifiez.

Une erreur courante consiste à ouvrir l’élément de demande de réunion dans votre calendrier et à définir le paramètre afficher en tant que en tant que paramètre à partir de libre pour absent (e) du Bureau après avoir envoyé la demande d’origine. Toutefois, lorsque vous procédez ainsi, une mise à jour est envoyée à toutes les personnes auxquelles vous avez envoyé la demande de réunion, vous pouvez changer d' absence du Bureausans vous mettre fin à cette procédure. Vous devez créer un rendez-vous en double sur votre calendrier avec le paramètre afficher comme défini sur absent (e) du Bureau.

Lorsque les utilisateurs utilisent le calendrier Outlook pour planifier des réunions et d’autres événements, ils peuvent voir votre disponibilité à moins que vous n’ayez modifié les autorisations de votre calendrier pour éviter cela. En règle générale, les rendez-vous, les réunions et les événements ont un paramètre afficher en tant queoccupé. Vous pouvez également créer des éléments avec un paramètre afficher comme absent (e) du Bureau. Les éléments définis sur absent (e) du Bureau sont considérés comme similaires aux éléments définis comme étant occupés ; une personne ne devrait pas s’attendre à ce que vous soyez disponible à ce moment-là. Visuellement, les deux types sont différents : les éléments définis sur absent (e) du Bureau apparaissent avec une couleur pourpre, les éléments définis sur occupé sont identifiés par un thème de couleur bleu. Cette différence d’aspect peut expliquer pourquoi vous n’êtes pas disponible. Par exemple, vous serez peut-être en mesure de déplacer un élément occupé en conflit, mais il est probable que vous ne soyez pas en mesure de changer un élément d’absence du Bureau tel que vos vacances.

  1. Dans calendrier, sous l’onglet Accueil , cliquez sur nouveau rendez-vous.

  2. Dans la zone objet , tapez un nom pour votre absence.

  3. Dans heure de début et heure de fin, cliquez sur les dates de début et de fin de l’heure de début et de fin.

  4. Activez la case à cocher journée entière .

  5. Définissez l’option afficher en tant que pour absent (e) du Bureau.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Vous pouvez envisager de supprimer (de votre calendrier uniquement) la demande de réunion initiale que vous avez envoyée à d’autres personnes. Vous pouvez aussi la laisser dans votre calendrier pour pouvoir l’utiliser pour envoyer facilement une mise à jour ou une annulation en cas de modification de vos plans.

Étape 1 : ajouter les horaires de vacances aux collègues

Lorsque vous marquez du temps comme « absent (e) du bureau » dans votre calendrier, vos collègues le voient lorsqu’ils essaient de planifier une réunion avec vous. Mais ne serait-ce pas génial si vous pouviez avertir tout le monde à l’avance de votre temps sans affecter son statut de disponibilité ou en encombrant le calendrier ? Pour cela, vous pouvez définir vos informations de sorte qu’elles apparaissent dans leurs calendriers en tant qu’événement d’une journée entière, à l’exception d’un événement d’une journée entière, qui est généralement défini sur « occupé », l’événement d’une journée entière est affiché en temps libre. La disponibilité de vos collègues n’est pas affectée.

Remarque : Les demandes de réunion sont conçues pour être envoyées entre les utilisateurs d’Outlook. La possibilité d’afficher les calendriers d’autres personnes lors de la composition de demandes de réunion dans Outlook nécessite que votre organisation utilise Microsoft Exchange Server.

  1. Dans le menu fichier , pointez sur nouveau, puis cliquez sur demande de réunion.

    Raccourci clavier  Pour créer une demande de réunion, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

  2. Tapez une description dans la zone objet , et si vous le souhaitez, entrez un lieu dans la zone emplacement .

  3. Dans les listes heure de début et heure de fin , sélectionnez les heures de début et de fin pour vous éloigner du bureau. Pour les vacances, il s’agit généralement de jours complets. Si tel est le cas, activez la case à cocher événement d’une journée entière.

    Remarque : Par défaut, Outlook utilise le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur pour la planification. Si vous souhaitez planifier votre délai d’absence du Bureau sur la base d’un fuseau horaire différent, sous l’onglet réunion , dans le groupe options , cliquez sur fuseaux horaires.

  4. Dans le groupe options , dans le groupe afficher en, cliquez sur libre dans la zone de liste déroulante. Si vous avez déjà spécifié qu’il s’agit d’un événement d’une journée entière, l’élément afficher en tant que est défini automatiquement sur libre.

    Important : 

    • Assurez-vous que le paramètre afficher en tant que est défini sur libre. Cela permet aux destinataires de la demande de réunion d’accepter la demande de réunion et d’ajouter les heures de congés à leur calendrier, mais pas de les bloquer sur leur calendrier. Le calendrier du destinataire continuera d’afficher une disponibilité libre pour la planification de votre temps de vacances.

    • Lors du choix d’un événement d’une journée entière, l’heure de début de l’événement est le minuit. Pour éviter que vos collègues reçoivent des alertes aux moments impaires, définissez le paramètre de rappel sur aucun.

  5. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires.

  6. Ajoutez les destinataires prévus à la ligne à .

  7. Si vous invitez des personnes à utiliser une série de fois que vous êtes absent du bureau, sous l’onglet réunion , dans le groupe options , cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis cliquez sur OK.

    Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion se transforme en onglet Réunion périodique.

  8. Dans l’onglet réunion , dans le groupe Afficher , cliquez sur rendez-vous.

  9. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque vous envoyez une demande de réunion avec l’option afficher en tant que définie sur gratuit, l’événement apparaît en haut de chaque jour dans le calendrier Outlook de vos collègues, un rappel visuel qui ne bloque pas les temps de travail.

Remarque : Si vous n’avez pas sélectionné événement d’une journéeentière, l’événement s’affiche dans la grille de temps. Il n’apparaît pas en haut du jour. Il est toutefois marqué comme du temps libre.

Étape 2 : bloquer les heures de vacances dans votre calendrier

Si vous avez suivi les étapes décrites dans la section précédente, la demande de réunion que vous avez envoyée a été marquée comme du temps libre pour empêcher le blocage du temps sur le calendrier d’autres personnes. Toutefois, le temps est également marqué comme gratuit dans votre calendrier. Vous devez maintenant créer un rendez-vous supplémentaire pour que d’autres personnes puissent voir que vous n’êtes pas disponible pendant la période que vous spécifiez.

Une erreur courante consiste à ouvrir l’élément de demande de réunion dans votre calendrier et à définir le paramètre afficher en tant que en tant que paramètre à partir de libre pour absent (e) du Bureau après avoir envoyé la demande d’origine. Toutefois, lorsque vous procédez ainsi, une mise à jour est envoyée à toutes les personnes auxquelles vous avez envoyé la demande de réunion, vous pouvez changer d' absence du Bureausans vous mettre fin à cette procédure. Vous devez créer un rendez-vous en double sur votre calendrier avec le paramètre afficher comme défini sur absent (e) du Bureau.

Lorsque les utilisateurs utilisent le calendrier Outlook pour planifier des réunions et d’autres événements, ils peuvent voir votre disponibilité à moins que vous n’ayez modifié les autorisations de votre calendrier pour éviter cela. En règle générale, les rendez-vous, les réunions et les événements ont un paramètre afficher en tant queoccupé. Vous pouvez également créer des éléments avec un paramètre afficher comme absent (e) du Bureau. Les éléments définis sur absent (e) du Bureau sont considérés comme similaires aux éléments définis comme étant occupés ; une personne ne devrait pas s’attendre à ce que vous soyez disponible à ce moment-là. Visuellement, les deux types sont différents : les éléments définis sur absent (e) du Bureau apparaissent avec une couleur pourpre, les éléments définis sur occupé sont identifiés par un thème de couleur bleu. Cette différence d’aspect peut expliquer pourquoi vous n’êtes pas disponible. Par exemple, vous serez peut-être en mesure de déplacer un élément occupé en conflit, mais il est probable que vous ne soyez pas en mesure de changer un élément d’absence du Bureau tel que vos vacances.

  1. Dans calendrier, dans le menu fichier , pointez sur nouveau, puis cliquez sur rendez-vous.

  2. Dans la zone objet , tapez un nom pour votre absence.

  3. Dans heure de début et heure de fin, cliquez sur les dates de début et de fin de l’heure de début et de fin.

  4. Activez la case à cocher journée entière .

  5. Définissez l’option afficher en tant que pour absent (e) du Bureau.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : Vous pouvez envisager de supprimer (de votre calendrier uniquement) la demande de réunion initiale que vous avez envoyée à d’autres personnes. Vous pouvez aussi la laisser dans votre calendrier pour pouvoir l’utiliser pour envoyer facilement une mise à jour ou une annulation en cas de modification de vos plans.

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