Additionner des données à l’aide d’une requête

Additionner des données à l’aide d’une requête

Remarque : Nous faisons de notre mieux pour vous fournir le contenu d’aide le plus récent aussi rapidement que possible dans votre langue. Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez-vous nous indiquer en bas de page si ces informations vous ont aidé ? Voici l’article en anglais à des fins de référence aisée.

Cet article explique comment utiliser un type de fonction appelé fonction d'agrégation pour additionner les données d'un jeu de résultats de requête. Cet article explique brièvement comment utiliser d'autres fonctions d'agrégation, telles que NB et moyenne pour compter ou moyenne les valeurs d'un jeu de résultats. De plus, cet article explique comment utiliser la ligne total, une fonctionnalité de Access, qui permet de totaliser les données sans avoir à modifier la conception de vos requêtes.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre les méthodes de totalisation des données

Préparer des exemples de données

Additionner des données à l'aide d'une ligne de total

Calculer les totaux généraux à l'aide d'une requête

Calculer des totaux de groupe à l'aide d'une requête opérations

Additionner des données entre plusieurs groupes à l'aide d'une requête analyse croisée

Référence des fonctions d'agrégation

Comprendre les méthodes de totalisation des données

Vous pouvez additionner une colonne de nombres dans une requête à l'aide d'un type de fonction appelé fonction d'agrégation. Les fonctions d'agrégation effectuent un calcul sur une colonne de données et renvoient une valeur unique. Access fournit diverses fonctions d'agrégation, dont somme, NB, moyenne (pour les moyennes informatiques), min et Max. Additionner des données en ajoutant la fonction somme à votre requête, vous comptez les données à l'aide de la fonction NB , et ainsi de suite.

De plus, Access propose plusieurs méthodes pour ajouter Sum et d'autres fonctions d'agrégation à une requête. Vous pouvez par exemple :

  • Ouvrez votre requête en mode feuille de données, puis ajoutez une ligne de total. La ligne total, une fonctionnalité de Access, vous permet d'utiliser une fonction d'agrégation dans une ou plusieurs colonnes d'un jeu de résultats de requête sans avoir à modifier la conception de votre requête.

  • Créer une requête opérations. Une requête opérations calcule les sous-totaux entre les groupes d'enregistrements; une ligne Total calcule les totaux généraux d'une ou plusieurs colonnes (champs) de données. Par exemple, si vous souhaitez sous-total des ventes par ville ou par trimestre, vous devez utiliser une requête opérations pour regrouper vos enregistrements en fonction de la catégorie souhaitée et additionner les chiffres de vente.

  • Créer une requête analyse croisée. Une requête analyse croisée est un type spécial de requête qui affiche les résultats dans une grille qui ressemble à une feuille de calcul Excel. Les requêtes analyse croisée résument vos valeurs et les regroupent sur deux jeux de faits: un pour le côté (en-têtes de ligne) et l'autre dans la partie supérieure (en-têtes de colonne). Par exemple, vous pouvez utiliser une requête analyse croisée pour afficher les totaux des ventes pour les trois dernières années, comme décrit dans le tableau suivant:

Ville

2003

2004

2005

Paris

254 556

372 455

467 892

Sydney

478 021

372 987

276 399

Jakarta

572 997

684 374

792 571

...

...

...

...

Remarque : Les sections de procédure de ce document portent essentiellement sur l'utilisation de la fonction somme , mais souvenez-vous que vous pouvez utiliser d'autres fonctions d'agrégation dans vos lignes de total et requêtes. Pour plus d'informations sur l'utilisation des autres fonctions d'agrégation, voir la référence de la fonction d'agrégation de section, plus loin dans cet article.

Pour plus d'informations sur la façon d'utiliser les autres fonctions d'agrégation, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

Les étapes des sections suivantes expliquent comment ajouter une ligne de total, utiliser une requête opérations pour additionner les données d'un groupe et utiliser une requête analyse croisée qui calcule sous-totaux des données entre les groupes et les intervalles de temps. Lorsque vous avez terminé, n'oubliez pas que la plupart des fonctions d'agrégation fonctionnent uniquement sur les données des champs définis sur un type de données spécifique. Par exemple, la fonction somme ne fonctionne qu'avec les champs définis sur les types de données nombre, décimal ou devise. Pour plus d'informations sur les types de données requis par chaque fonction, voir la référence de la fonction d'agrégationde section, plus loin dans cet article.

Pour obtenir des informations générales sur les types de données, voir l'article modifier ou modifier le type de données défini pour un champ.

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Préparer des exemples de données

Les sections de procédure de cet article fournissent des tableaux d'exemples de données. Les étapes à suivre permettent d'utiliser les exemples de tableaux afin de vous aider à comprendre le fonctionnement des fonctions d'agrégation. Si vous le souhaitez, vous pouvez éventuellement ajouter les exemples de tables dans une base de données existante ou nouvelle.

Access propose plusieurs méthodes pour ajouter ces exemples de tables à une base de données. Vous pouvez entrer les données manuellement, vous pouvez copier chacune d'elles dans un tableur tel qu'Excel, puis importer les feuilles de calcul dans Access ou coller les données dans un éditeur de texte tel que le bloc-notes et importer les données à partir des fichiers texte obtenus.

Les étapes décrites dans cette section expliquent comment entrer des données manuellement dans une feuille de données vide et comment copier les exemples de tables dans un tableur, puis importer ces tableaux dans Access. Pour plus d'informations sur la création et l'importation de données de texte, voir l'article importer ou lier des données dans un fichier texte.

Les procédures décrites dans cet article utilisent les tableaux suivants. Pour créer vos exemples de données, utilisez les tableaux suivants:

La table Categories:

Catégorie

Poupée

Jeux et puzzles

Art et encadrement

Jeux vidéo

DVD et films

Modèles et loisirs

Actualité

Table produits :

Nom du produit

vente

Catégorie

Figure d'action du programmeur

$12,95

Poupée

Amusez-vous avec C# (jeu de plateau pour toute la famille)

$15,85

Jeux et puzzles

Diagramme de base de données relationnelle

$22,50

Art et encadrement

Le microProcesseur magique (500)

$32,65

Jeux et puzzles

Access! Le jeu!

$22,95

Jeux et puzzles

Les passionnés d'informatique et les animaux de mythe

$78,50

Jeux vidéo

Exercices pour les passionnés informatiques Le DVD!

$14,88

DVD et films

Pizza volante

$36,75

Actualité

Lecteur de disquettes externes 5,25-pouces (Scale 1/4)

$65,00

Modèles et loisirs

Bureaucrat pas d'action

$78,88

Poupée

Gloom

$53,33

Jeux vidéo

Créer votre propre clavier

$77,95

Modèles et loisirs

La table commandes :

Date de commande

Date d'expédition

Ville d'expédition

Frais d'expédition

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Stuttgart

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Vienne

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Vienne

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92,00

La table Détails commande :

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

Créer votre propre clavier

midi

$77,95

09

5 %

1

Bureaucrat pas d'action

2

$78,88

4

7,5%

2

Exercices pour les passionnés informatiques Le DVD!

7

$14,88

6

n°4

2

La puce informatique magique

4

$32,65

version8

0,4

2

Les passionnés d'informatique et les animaux de mythe

6

$78,50

4

0,4

3

Access! Le jeu!

5

$22,95

5

15 %

4

Figure d'action du programmeur

1

$12,95

2

6 %

4

Pizza volante

version8

$36,75

version8

n°4

5

Lecteur de disquettes externes 5,25-pouces (Scale 1/4)

09

$65,00

4

10 %

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

midi

6,5 %

7

Gloom

27,9

$53,33

6

8 %

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

4

9 %

Remarque : N'oubliez pas que dans une base de données standard, une table de détails de commande contient uniquement un champ d'ID de produit, et non un champ de nom de produit. L'exemple de table utilise un champ de nom de produit pour faciliter la lecture des données.

Entrer les exemples de données manuellement

  1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

    Access ajoute une nouvelle table vide à votre base de données.

    Remarque : Vous n’avez pas besoin de suivre cette étape si vous ouvrez une nouvelle base de données vide, mais vous devrez la suivre dès que vous aurez besoin d’ajouter une table à la base de données.

  2. Double-cliquez sur la première cellule de la ligne d'en-tête, puis entrez le nom du champ dans l'exemple de table.

    Par défaut, Access signale les champs vides dans la ligne d'en-tête par le texte Ajouter un nouveau champ, comme suit:

    Nouveau champ dans une feuille de données

  3. Utilisez les touches de direction pour vous déplacer vers la cellule d'en-tête vide suivante, puis tapez le deuxième nom de champ (vous pouvez également appuyer sur la touche TAB ou double-cliquez sur la nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu'à ce que vous entriez tous les noms de champs.

  4. Entrez les données dans l’exemple de table.

    Lorsque vous entrez les données, Access déduit automatiquement un type de données pour chaque champ. S'il s'agit de nouvelles bases de données relationnelles, vous devez définir un type de données spécifique, comme nombre, texte ou date/heure, pour chacun des champs de vos tables. Le fait de définir le type de données permet de garantir l'exactitude de la saisie de données et d'éviter les erreurs (par exemple, l'utilisation d'un numéro de téléphone dans un calcul). Pour ces exemples de tables, vous devez laisser Access déduire le type de données.

  5. Lorsque vous avez fini d'entrer les données, cliquez sur Enregistrer.

    Raccourci clavier Appuyez sur CTRL + S.

    La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  6. Dans la zone nom de la table , entrez le nom de l'exemple de table, puis cliquez sur OK.

    Vous utilisez le nom de chaque exemple de table, car les requêtes figurant dans les sections de procédure utilisent ces noms.

  7. Répétez ces étapes jusqu'à ce que vous ayez créé chaque exemple de tableau répertorié au début de cette section.

Si vous ne souhaitez pas entrer les données manuellement, suivez les étapes suivantes pour copier les données dans un fichier de feuille de calcul, puis importez les données du fichier de feuille de calcul dans Access.

Créer les exemples de feuilles de calcul

  1. Démarrez votre table de feuille de calcul et créez un nouveau fichier vierge. Si vous utilisez Excel, il crée un classeur vierge par défaut.

  2. Copiez le premier exemple de tableau fourni ci-dessus et collez-le dans la première feuille de calcul, en commençant par la première cellule.

  3. À l'aide de la technique fournie par votre table de feuille de calcul, renommez la feuille de calcul. Donnez à la feuille de calcul le même nom que l'exemple de table. Par exemple, si l'exemple de table est nommé Categories, donnez-lui le même nom à votre feuille de calcul.

  4. Répétez les étapes 2 et 3 pour copier chaque exemple de tableau dans une feuille de calcul vide et renommer la feuille de calcul.

    Remarque : Vous devrez peut-être ajouter des feuilles de calcul à votre fichier de feuille de calcul. Pour plus d'informations sur l'exécution de cette tâche, voir l'aide de votre programme de feuille de calcul.

  5. Enregistrez le classeur dans un emplacement facilement identifiable sur votre ordinateur ou réseau, puis passez à l’ensemble d’étapes suivant.

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

  1. Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Excel.

    - ou -

    Cliquez sur Plus, puis sélectionnez un tableur dans la liste.

    La boîte de dialogue Données externes - Nom du tableur s’affiche.

  2. Cliquez sur Parcourir, ouvrez le fichier de feuille de calcul que vous avez créé lors des étapes précédentes, puis cliquez sur OK.

    L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre.

  3. Par défaut, l'Assistant sélectionne la première feuille de calcul du classeur (la feuille de calcul clients , si vous avez suivi les étapes de la section précédente), et que les données de la feuille de calcul apparaissent dans la partie inférieure de la page de l'Assistant. Cliquez sur Suivant.

  4. Dans la page suivante de l'Assistant, cliquez sur la première ligne contient les en-têtes de colonne, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante, vous pouvez également utiliser les zones de texte et les listes sous options de champ pour modifier les noms de champs et les types de données ou pour ignorer les champs de l'opération d'importation. Sinon cliquez sur Suivant.

  6. Laissez l'option laisser Access ajouter une clé primaire sélectionnée, puis cliquez sur suivant.

  7. Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à votre nouvelle table. Acceptez le nom ou entrez un autre nom, puis cliquez sur Terminer.

  8. Répétez les étapes 1 à 7 jusqu'à ce que vous ayez créé une table à partir de chaque feuille de calcul du classeur.

Renommer les champs de clé primaire

Remarque : Lorsque vous importez les feuilles de calcul, Access a ajouté automatiquement une colonne de clé primaire à chaque table et, par défaut, au type de données NuméroAuto appelé ce type de colonne. La procédure décrite dans cet article explique comment renommer chaque champ de clé primaire. Cette opération permet d'identifier clairement tous les champs d'une requête.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chacune des tables que vous avez créées au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur mode création.

  2. Pour chaque table, recherchez le champ de clé primaire. Par défaut, Access nomme chaque IDde champ.

  3. Dans la colonne nom de champ pour chaque champ de clé primaire, ajoutez le nom de la table.

    Par exemple, vous pouvez renommer le champ ID de la table categories en «ID catégorie» et le champ de la table commandes sur «Réf commande». Pour la table Détails commande, renommez le champ «ID de détail». Pour la table produits, renommez le champ «Réf produit».

  4. Enregistrez vos modifications.

Chaque fois que les exemples de tables s'affichent dans cet article, ils incluent le champ de clé primaire, et le champ est renommé comme décrit à l'aide des étapes précédentes.

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Additionner des données à l'aide d'une ligne de total

Vous pouvez ajouter une ligne total à une requête en ouvrant celle-ci en mode feuille de données, en ajoutant la ligne, puis en sélectionnant la fonction d'agrégation que vous voulez utiliser, telle que somme, min, Maxou moyenne. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer une requête sélection de base et ajouter une ligne de total. Vous n'avez pas besoin d'utiliser les exemples de tableaux décrits dans la section précédente.

Créer une requête sélection de base

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur la ou les tables que vous voulez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.

    Les tables ou tables sélectionnées apparaissent en tant que fenêtres dans la partie supérieure du concepteur de requêtes.

  3. Double-cliquez sur les champs de la table que vous souhaitez utiliser dans votre requête.

    Vous pouvez inclure des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms et des descriptions, mais vous devez inclure un champ qui contient des données numériques ou monétaires.

    Chaque champ apparaît dans une cellule de la grille de création.

  4. Cliquez sur Run Image du bouton pour exécuter la requête.

    Le jeu de résultats de requête s'affiche en mode feuille de données.

  5. Vous pouvez également basculer en mode création et ajuster votre requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête, puis cliquez sur mode création. Vous pouvez ensuite ajuster la requête, le cas échéant, en ajoutant ou en supprimant des champs de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de création, puis appuyez sur SUPPR.

  6. Enregistrez votre requête.

Ajouter une ligne de total

  1. Vérifiez que votre requête est ouverte en mode feuille de données. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête, puis cliquez sur mode feuillede données.

    -ou-

    Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. Cette opération exécute la requête et charge les résultats dans une feuille de données.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Une nouvelle ligne de total s'affiche dans votre feuille de données.

  3. Dans la ligne total , cliquez sur la cellule dans le champ que vous voulez additionner, puis sélectionnez somme dans la liste.

Masquer une ligne de total

  • Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Pour plus d'informations sur l'utilisation d'une ligne de total, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

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Calculer les totaux généraux à l'aide d'une requête

Un total général correspond à la somme de toutes les valeurs d'une colonne. Vous pouvez calculer plusieurs types de totaux généraux, y compris:

  • Un total général simple qui additionne les valeurs dans une seule colonne. Par exemple, vous pouvez calculer le montant total des frais d'expédition.

  • Total général calculé qui additionne les valeurs de plusieurs colonnes. Par exemple, vous pouvez calculer les ventes totales en multipliant le coût de plusieurs éléments par le nombre d'éléments commandés, puis en totalisant les valeurs obtenues.

  • Un total général qui exclut des enregistrements. Par exemple, vous pouvez calculer uniquement les ventes totales pour le dernier vendredi.

Les étapes décrites dans les sections suivantes vous expliquent comment créer chaque type de total général. Les étapes utilisent les tables commandes et détails de la commande.

La table commandes

Réf commande

Date de commande

Date d'expédition

Ville d'expédition

Frais d'expédition

1

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55,00

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

4

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

$43,00

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

6

11/17/2005

11/18/2005

Stuttgart

$112,00

7

11/18/2005

11/19/2005

Vienne

$215,00

version8

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525,00

09

11/20/2005

11/21/2005

Vienne

$198,00

0,10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

27,9

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

midi

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92,00

La table Détails commande

ID de détail

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

1

Créer votre propre clavier

midi

$77,95

09

0,05

2

1

Bureaucrat pas d'action

2

$78,88

4

0,075

3

2

Exercices pour les passionnés informatiques Le DVD!

7

$14,88

6

0,04

4

2

La puce informatique magique

4

$32,65

version8

0.00

5

2

Les passionnés d'informatique et les animaux de mythe

6

$78,50

4

0.00

6

3

Access! Le jeu!

5

$22,95

5

0,15

7

4

Figure d'action du programmeur

1

$12,95

2

0,06

version8

4

Pizza volante

version8

$36,75

version8

0,04

09

5

Lecteur de disquettes externes 5,25-pouces (Scale 1/4)

09

$65,00

4

0,10

0,10

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

midi

0,065

27,9

7

Gloom

27,9

$53,33

6

0,08

midi

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

4

0,09

Calculer un total général simple

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur la table que vous voulez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.

    Si vous utilisez les données d'exemple, double-cliquez sur la table commandes.

    Le tableau apparaît dans une fenêtre dans la partie supérieure du concepteur de requêtes.

  3. Double-cliquez sur le champ que vous voulez additionner. Vérifiez que le champ est défini sur le type de données nombre ou devise. Si vous essayez de additionner des valeurs dans des champs qui ne sont pas des nombres, par exemple un champ de texte, Access affiche le type de données non compatible dans le message d'erreur expression de critère lorsque vous essayez d'exécuter la requête.

    Si vous utilisez les données d'exemple, double-cliquez sur la colonne frais d'expédition.

    Vous pouvez ajouter des champs numériques supplémentaires à la grille si vous voulez calculer les totaux généraux pour ces champs. Une requête totaux peut calculer les totaux généraux pour plusieurs colonnes.

  4. Dans l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur totaux. Image du bouton

    La ligne total s'affiche dans la grille de création et le regroupement s'affiche dans la cellule de la colonne frais d'expédition.

  5. Remplacez la valeur de la cellule dans la ligne total par somme.

  6. Cliquez sur exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode feuille de données.

    Conseil : Notez qu'Access ajoute «SumOf» au début du nom du champ dont vous avez total. Pour remplacer l'en-tête de colonne par un nom plus significatif, tel que total des frais d' expédition, rebasculez en mode création, puis cliquez sur la ligne champ de la colonne frais d'expédition dans la grille de création. Positionnez le curseur en regard de frais d'expédition et tapez le mot total Shipping, suivi de deux-points, comme suit: total des frais d' expédition:frais d'expédition.

  7. Vous pouvez également enregistrer la requête et la fermer.

Calculer un total général qui exclut des enregistrements

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur la table commande et Détails commande, puis cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.

  3. Ajoutez le champ date de commande de la table commandes à la première colonne de la grille de création de requête.

  4. Dans la ligne critères de la première colonne, tapez Date ()-1. Cette expression exclut les enregistrements du jour actuel du total calculé.

  5. Ensuite, créez la colonne qui calcule le montant des ventes pour chaque transaction. Tapez l'expression suivante dans la ligne champ de la deuxième colonne de la grille:

    Valeur totale des ventes: (1-[Détails commandes]. [ Remise]/100) * ([détails de la commande]. [ Prix unitaire] * [Détails commande]. [Quantité])

    Assurez-vous que votre expression fait référence aux champs définis sur les types de données numérique ou monétaire. Si votre expression fait référence à des champs qui sont définis dans d'autres types de données, Access affiche le type de données du message incompatibilité dans l'expression du critère lors de l'exécution de la requête.

  6. Dans l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur totaux.

    La ligne total s'affiche dans la grille de création et le regroupement s'affiche dans la première et la deuxième colonne.

  7. Dans la deuxième colonne, remplacez la valeur de la cellule de la ligne total par somme. La fonction somme additionne les chiffres de vente individuels.

  8. Cliquez sur exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode feuille de données.

  9. Enregistrez la requête sous le titre ventes quotidiennes.

    Remarque : La prochaine fois que vous ouvrez la requête en mode création, vous remarquerez peut-être un léger changement dans les valeurs spécifiées dans le champ et les lignes de totaux de la colonne Total des ventes. L'expression s'affiche à l'intérieur de la fonction somme , et la ligne total affiche expr-ssion au lieu de somme.

    Par exemple, si vous utilisez les données d'exemple et créez la requête (comme indiqué dans les étapes précédentes), vous pouvez voir:

    Valeur totale des ventes: somme ((1-[détails de la commande]. Remise/100) * ([détails de la commande]. PrixUnitaire * [détails de la commande]. Quantity))

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Calculer des totaux de groupe à l'aide d'une requête opérations

Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer une requête opérations permettant de calculer des sous-totaux entre des groupes de données. Comme vous le savez, n'oubliez pas que, par défaut, une requête opérations ne peut inclure que le ou les champs qui contiennent les données de votre groupe, comme le champ «catégories» et le champ qui contient les données que vous voulez additionner, comme le champ «ventes». Les requêtes totaux ne peuvent pas inclure d'autres champs qui décrivent les éléments d'une catégorie. Si vous voulez afficher des données descriptives, vous pouvez créer une deuxième requête sélection qui combine les champs de votre requête opérations avec les champs de données supplémentaires.

Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer un total et sélectionner des requêtes nécessaires pour identifier le total des ventes pour chaque produit. Les étapes supposent l'utilisation de ces exemples de tables:

Table produits

Réf produit

Nom du produit

vente

Catégorie

1

Figure d'action du programmeur

$12,95

Poupée

2

Amusez-vous avec C# (jeu de plateau pour toute la famille)

$15,85

Jeux et puzzles

3

Diagramme de base de données relationnelle

$22,50

Art et encadrement

4

Le microProcesseur magique (500)

$32,65

Art et encadrement

5

Access! Le jeu!

$22,95

Jeux et puzzles

6

Les passionnés d'informatique et les animaux de mythe

$78,50

Jeux vidéo

7

Exercices pour les passionnés informatiques Le DVD!

$14,88

DVD et films

version8

Pizza volante

$36,75

Actualité

09

Lecteur de disquettes externes 5,25-pouces (Scale 1/4)

$65,00

Modèles et Hobby

0,10

Bureaucrat pas d'action

$78,88

Poupée

27,9

Gloom

$53,33

Jeux vidéo

midi

Créer votre propre clavier

$77,95

Modèles et Hobby

La table Détails commande

ID de détail

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

1

Créer votre propre clavier

midi

$77,95

09

5 %

2

1

Bureaucrat pas d'action

2

$78,88

4

7,5%

3

2

Exercices pour les passionnés informatiques Le DVD!

7

$14,88

6

n°4

4

2

La puce informatique magique

4

$32,65

version8

0,4

5

2

Les passionnés d'informatique et les animaux de mythe

6

$78,50

4

0,4

6

3

Access! Le jeu!

5

$22,95

5

15 %

7

4

Figure d'action du programmeur

1

$12,95

2

6 %

version8

4

Pizza volante

version8

$36,75

version8

n°4

09

5

Lecteur de disquettes externes 5,25-pouces (Scale 1/4)

09

$65,00

4

10 %

0,10

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

midi

6,5 %

27,9

7

Gloom

27,9

$53,33

6

8 %

midi

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

4

9 %

Les étapes suivantes impliquent une relation un-à-plusieurs entre les champs ID de produit de la table commandes et la table Détails commande, avec la table commandes du côté «un» de la relation.

Créer la requête opérations

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , sélectionnez les tables que vous voulez utiliser, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer une fois que vous avez terminé d'ajouter les tables.

    -ou-

    Double-cliquez sur les tables que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Fermer. Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

    Si vous utilisez les tables d'exemple ci-dessus, vous pouvez ajouter les tables produits et détails de la commande.

  3. Double-cliquez sur les champs de la table que vous souhaitez utiliser dans votre requête.

    En règle générale, vous ajoutez uniquement le champ groupe et le champ valeur à la requête. Néanmoins, vous pouvez utiliser un calcul au lieu d'un champ de valeur, les étapes suivantes expliquent comment procéder.

    1. Ajoutez le champ Category de la table Products à la grille de création.

    2. Créez la colonne qui calcule le montant des ventes pour chaque transaction en tapant l'expression suivante dans la deuxième colonne de la grille:

      Valeur totale des ventes: (1-[Détails commandes]. [ Remise]/100) * ([détails de la commande]. [ Prix unitaire] * [Détails commande]. [Quantité])

      Vérifiez que les champs que vous référencez dans l'expression sont de type numérique ou monétaire. Si vous référencez des champs d'autres types de données, Access affiche le type de données du message d'erreur discordance dans l'expression du critère lors de la tentative de basculement en mode feuille de données.

    3. Dans l'onglet création , dans le groupe Afficher/masquer , cliquez sur totaux.

      La ligne total s'affiche dans la grille de création, et dans cette ligne, regrouper par apparaît dans la première et la deuxième colonne.

    4. Dans la deuxième colonne, remplacez la valeur de la ligne total par somme. La fonction somme additionne les chiffres de vente individuels.

    5. Cliquez sur exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode feuille de données.

    6. Laissez la requête ouverte pour une utilisation dans la section suivante.

      Utiliser des critères avec une requête opérations

      La requête que vous avez créée dans la section précédente inclut tous les enregistrements dans les tables sous-jacentes. Elle n'exclut aucune commande lors du calcul des totaux, et affiche les totaux pour toutes les catégories.

      Si vous avez besoin d'exclure quelques enregistrements, vous pouvez ajouter des critères à la requête. Par exemple, vous pouvez ignorer les transactions inférieures à $100 ou calculer les totaux pour une partie de vos catégories de produits uniquement. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment utiliser trois types de critères:

    7. Critères qui ignorent certains groupes lors du calcul des totaux.    Par exemple, vous calculerez des totaux pour des jeux vidéo, des images et des trames, ainsi que des catégories sportives.

    8. Critères qui masquent certains totaux après les avoir calculés.    Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les totaux supérieurs à $150 000.

    9. Critères qui excluent l'inclusion d'enregistrements individuels dans le total.    Par exemple, vous pouvez exclure des transactions de vente individuelles lorsque la valeur (prix unitaire * quantité) est inférieure à $100.

      Les étapes suivantes expliquent comment ajouter les critères l'un après l'autre et afficher l'impact sur le résultat de la requête.

      Ajouter des critères à la requête

    10. Ouvrir la requête à partir de la section précédente en mode création. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet du document correspondant à la requête, puis cliquez sur mode création.

      -ou-

      Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis cliquez sur mode création.

    11. Dans la ligne critères de la colonne Réf catégorie, tapez = poupées ou sports ou art et encadrement.

    12. Cliquez sur exécuter Image du bouton pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode feuille de données.

    13. ReVenez en mode création et, dans la ligne critères de la colonne Total des ventes, tapez >100.

    14. Exécutez la requête pour afficher les résultats, puis revenez en mode création.

    15. Ajoutez à présent les critères pour exclure les transactions de vente individuelles inférieures à $100. Pour cela, vous devez ajouter une autre colonne.

      Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier le troisième critère dans la colonne Total Sales value. Les critères que vous spécifiez dans cette colonne s'appliquent à la valeur total et non aux valeurs individuelles.

    16. Copiez l'expression de la deuxième colonne vers la troisième colonne.

    17. Dans la ligne total de la nouvelle colonne, sélectionnez et dans la ligne critères , tapez >20.

    18. Exécutez la requête pour afficher les résultats, puis enregistrez la requête.

      Remarque : La prochaine fois que vous ouvrez la requête en mode création, vous remarquerez peut-être de petites modifications dans la grille de création. Dans la deuxième colonne, l'expression de la ligne champ apparaît dans la fonction somme , et la valeur de la ligne total affiche l' expression à la place de la fonction somme.

      Valeur totale des ventes: somme ((1-[détails de la commande]. Remise/100) * ([détails de la commande]. PrixUnitaire * [ Détails de orde r]. Quantity))

      Vous verrez également une quatrième colonne. Cette colonne est une copie de la deuxième colonne, mais les critères que vous avez spécifiés dans la deuxième colonne apparaissent en fait dans la nouvelle colonne.

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Additionner des données entre plusieurs groupes à l'aide d'une requête analyse croisée

Une requête analyse croisée est un type spécial de requête qui affiche les résultats dans une grille similaire à une feuille de calcul Excel. Les requêtes analyse croisée résument vos valeurs et les regroupent sur deux jeux de faits: un pour le côté (un ensemble d'en-têtes de ligne) et l'autre dans la partie supérieure (un ensemble d'en-têtes de colonne). Cette figure montre une partie du jeu de résultats pour la requête analyse croisée:

Exemple de requête Analyse croisée

Lorsque vous continuez, n'oubliez pas qu'une requête analyse croisée ne remplit pas toujours tous les champs du jeu de résultats, car les tables que vous utilisez dans la requête ne contiennent pas toujours de valeurs pour chaque point de données possible.

Lorsque vous créez une requête analyse croisée, vous incluez généralement des données provenant de plusieurs tables, et vous incluez toujours trois types de données: les données utilisées comme en-têtes de lignes, les données utilisées comme en-têtes de colonnes et les valeurs que vous souhaitez additionner ou calculer.

Les étapes décrites dans cette section supposent les tableaux suivants:

La table commandes

Date de commande

Date d'expédition

Ville d'expédition

Frais d'expédition

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Jakarta

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Stuttgart

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Vienne

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Vienne

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92,00

La table Détails commande

Réf commande

Nom du produit

Réf produit

Prix unitaire

Quantité

taux_escompte

1

Créer votre propre clavier

midi

$77,95

09

5 %

1

Bureaucrat pas d'action

2

$78,88

4

7,5%

2

Exercices pour les passionnés informatiques Le DVD!

7

$14,88

6

n°4

2

La puce informatique magique

4

$32,65

version8

0,4

2

Les passionnés d'informatique et les animaux de mythe

6

$78,50

4

0,4

3

Access! Le jeu!

5

$22,95

5

15 %

4

Figure d'action du programmeur

1

$12,95

2

6 %

4

Pizza volante

version8

$36,75

version8

n°4

5

Lecteur de disquettes externes 5,25-pouces (Scale 1/4)

09

$65,00

4

10 %

6

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

midi

6,5 %

7

Gloom

27,9

$53,33

6

8 %

7

Diagramme de base de données relationnelle

3

$22,50

4

9 %

Les étapes suivantes expliquent comment créer une requête analyse croisée qui regroupe les ventes totales par ville. La requête utilise deux expressions pour renvoyer une date mise en forme et un total des ventes.

Créer une requête Analyse croisée

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

  2. Dans la boîte de dialogue afficher la table , double-cliquez sur les tables que vous voulez utiliser dans votre requête, puis cliquez sur Fermer.

    Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

    Si vous utilisez les tables d'exemple, double-cliquez sur la table commandes et sur la table Détails commande.

  3. Double-cliquez sur les champs que vous souhaitez utiliser dans votre requête.

    Chaque nom de champ apparaît dans la cellule vide de la ligne champ de la grille de création.

    Si vous utilisez les exemples de tables, ajoutez les champs ville d'expédition et date d'expédition de la table commandes.

  4. Dans la prochaine cellule vide dans la ligne champ , copiez et collez ou tapez l'expression suivante: total des ventes: somme (CCur ([Détails commandes]. [ Prix unitaire] * [quantité] * (1-[remise])/100) * 100)

  5. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

    La ligne total et la ligne analyse croisée apparaissent dans la grille de création.

  6. Cliquez sur la cellule de la ligne total dans le champ ville, puis sélectionnez regrouper par. Procédez de la même façon pour le champ date d'expédition. Remplacez la valeur de la cellule Total ventes par expression.

  7. Dans la ligne analyse croisée , définissez la cellule dans le champ ville sur en -tête de ligne, définissez le champ date d'expédition sur en -tête de colonne, puis définissez le champ total des ventes sur value.

  8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Les résultats de la requête apparaissent en mode feuille de données.

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Référence des fonctions d'agrégation

Ce tableau répertorie et décrit les fonctions d'agrégation qu'Access fournit dans la ligne total et dans les requêtes. N'oubliez pas qu'Access fournit des fonctions d'agrégation plus différentes pour les requêtes que pour la ligne de total. Par ailleurs, si vous utilisez un projet Access (un serveur frontal Access connecté à une base de données Microsoft SQL Server), vous pouvez utiliser l'ensemble de fonctions d'agrégation plus vastes fournies par SQL Server. Pour plus d'informations sur cet ensemble de fonctions, voir Microsoft SQL Server Books Online.

Fonction

Description

US e avec le ou les types de données

Moyenne

Calcule la valeur moyenne d’une colonne. La colonne doit contenir des données numériques, des valeurs monétaires ou des valeurs de date/heure. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, devise, date/heure

Nombre

Compte le nombre d’éléments d’une colonne.

Tous les types de données, à l’exception des données scalaires répétitives, par exemple, une colonne de listes à plusieurs valeurs.

Pour plus d'informations sur les listes à plusieurs valeurs, voir les articles Guide pour les champs à plusieurs valeurs et créer ou supprimer un champ à plusieurs valeurs.

Maximum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus élevée. Pour les données de texte, la valeur la plus élevée correspond à la dernière valeur alphabétique; Access ne tient pas compte de la casse. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, devise, date/heure

Minimum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus faible. Pour les données de texte, la valeur la plus faible est la première valeur alphabétique; Access ne tient pas compte de la casse. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, devise, date/heure

Écart-type

Mesure l’écart de valeurs par rapport à une valeur moyenne (une moyenne).

Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette fonction, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

Nombre, devise

Somme

Ajoute les éléments d’une colonne. Ne fonctionne que sur les données numériques et monétaires.

Nombre, devise

Variance

Mesure la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que sur des données numériques et monétaires. Si la table contient moins de deux lignes, Access renvoie une valeur null.

Pour plus d'informations sur les fonctions de variance, voir l'article afficher des totaux de colonnes dans une feuillede données.

Nombre, devise

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