Add time away from the office to coworkers' Outlook calendars

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Vous pouvez facilement marquer les heures en tant que « occupé » ou « absence » dans votre calendrier Outlook. Que se passe-t-il si vous n’utilisez pas Office 365 et vous n’avez pas activé le partage de calendrier, mais vous n’avez pas besoin de donner à votre emploi du temps en dehors de la visibilité évidentes office à vos collègues ? Cet article explique comment ajouter des demandes de réunion toute la journée personnalisée aux calendriers des collègues, sans modifier la période libre disponible sur leurs calendriers.

Planification de vacances avec une demande de réunion est un processus en deux étapes. Tout d’abord, informez vos collègues que vous serez absent en ajoutant des jours de vacances à leur calendrier. Ensuite, bloquent vos vacances dans votre propre calendrier.

Étape 1 : Ajouter votre congés aux calendriers des collègues

Lorsque vous activez l’option en tant que « déconnecter bureau » dans votre calendrier, vos collègues voir quand ils essaient planifier une réunion avec vous. Mais serait-il pas correctement si vous pourriez des alertes pour tout le monde en même temps avant votre temps absent (e) sans affecter leur disponibilité ou encombrer leurs calendriers ? Vous pouvez le faire en définissant vos informations s’affichent dans leurs calendriers en tant qu’un événement sur une journée entière, mais contrairement à un événement de journée entière normal, généralement définie à « occupé », cet événement de journée entière est affiché comme temps libre. Disponibilité de disponibilité de vos collègues n’est pas affectée.

Remarque : Demandes de réunion sont destinés à être envoyé entre les utilisateurs d’Outlook. Pour pouvoir voir plannings d’autres personnes pendant la composition des demandes de réunion dans Outlook, votre organisation d’utiliser Microsoft Exchange Server.

  1. Dans Calendrier, sous l’onglet accueil, cliquez sur Nouvelle réunion.

    Keyboard shortcut  To create a new meeting request, press CTRL+SHIFT+Q.

  2. Tapez une description dans la zone objet, et si vous le souhaitez, entrez un emplacement dans la zone emplacement.

  3. Dans l’heure de début et heure de fin, sélectionnez le début et heure de fin de votre temps pas au bureau. Pour les vacances, cela implique généralement jours complets. Si c’est le cas, activez la case à cocher journée entière.

    Remarque : Par défaut, Outlook utilise le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur à le pour Échéancier. Si vous souhaitez planifier votre temps pas au bureau basé sur un autre fuseau horaire, dans le groupe Options, cliquez sur fuseaux horaires.

  4. Dans le groupe Options, pour Afficher en tant que, cliquez sur libre dans la liste déroulante. Si vous avez déjà spécifié qu’il s’agit d’un événement sur une journée entière, Afficher en tant que défini automatiquement libre.

    Important : 

    • Vérifiez que l’option Afficher en tant qu’est définie sur libre. Cela permet de la réunion les destinataires de demande pour accepter la demande de réunion et ajouter vos vacances temps à son calendrier, mais pas bloquer à tout moment à son calendrier. Le calendrier du destinataire affichera toujours disponibilité gratuite pour la planification pendant vos vacances.

    • Lors du choix d’une journée entière, l’heure de début de l’événement est à minuit. Pour éviter de vos collègues recevoir des alertes relatives à des moments impairs, définissez le paramètre de rappel sur Aucun.

  5. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires.

  6. Ajoutez les destinataires à la ligne à.

  7. Si vous êtes alerter les utilisateurs à une série périodique fois que vous serez pas au bureau, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité, sélectionnez la périodicité, puis sur OK.

  8. Cliquez sur Envoyer.

When you send this meeting request with Show As set to Free, the event appears at the top of each day in your coworkers' Outlook calendars — a visual reminder that does not block out any work time.

Remarque : Si vous n’avez pas coché journée entière, l’événement s’affiche dans la grille de temps ; Il n’apparaît pas dans la partie supérieure du jour. Il est toujours en temps libre, cependant.

Étape 2 : Bloquer les congés dans votre calendrier

Si vous avez suivi les étapes décrites dans la section précédente, la demande de réunion que vous avez envoyé a été marquée comme votre disponibilité pour éviter le blocage du temps sur les calendriers d’autres personnes. Toutefois, l’heure est également marquée comme libre sur votre propre calendrier. Vous devez maintenant créer un rendez-vous supplémentaire à votre intention afin que d’autres personnes puissent voir que vous n’êtes pas disponible à l’heure spécifiée.

Une erreur courante consiste à ouvrir la demande de réunion élément dans votre calendrier et changez le paramètre Afficher en tant queFree en Absence du bureau une fois que vous avez envoyé la demande d’origine. Toutefois, lorsque vous effectuez cette opération une mise à jour est envoyé à tout le monde que vous avez envoyé la demande de réunion, modification Free permet D’absence du bureau et que vous avez les étapes que vous avez suivies pour éviter la façon de procéder. Vous devez créer un rendez-vous en double dans votre calendrier dont l’Afficher en tant que paramètre D’absence du bureau.

Lorsque des personnes utilisent le calendrier Outlook pour planifier des réunions et autres événements, elles peuvent consulter vos disponibilités sauf si vous avez modifié les autorisations pour votre calendrier pour éviter ce problème. En règle générale, rendez-vous, réunions et événements ont une valeur Afficher en tant queoccupé (e). Vous pouvez également créer des éléments à Afficher en tant que le paramètre D’absence du bureau. Éléments de valeur D’absence du bureau sont considérées comme similaires aux éléments définies sur occupé (e), une personne ne doit pas que vous soit disponible à cet horaire. Visuellement, ces deux types diffèrent — éléments la valeur D’absence du bureau s’affichent avec une couleur violette, éléments définies sur occupé (e) sont identifiés par un thème de couleur bleue. Cette différence d’aspect vous permet de mettre en évidence la raison pour laquelle vous n’êtes pas disponible. Par exemple, vous ne pourrez pas déplacer un élément occupé (e) en conflit, mais vous n’êtes probablement pas en mesure d’ou changer un élément D’absence du bureau comme vos vacances.

  1. Dans Calendrier, sous l’onglet accueil, cliquez sur Nouveau rendez-vous.

  2. Dans la zone objet, tapez un nom pour votre temps absent (e).

  3. Heure de début et heure de fin, cliquez sur les dates de votre temps absent (e) démarre et se termine.

  4. Activez la case à cocher journée entière.

  5. Modifiez le paramètre Afficher en tant qu’à D’absence du bureau.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : You might consider deleting (from your calendar only) the initial meeting request that you sent to other people. Or you can leave it in your calendar so you can use it to easily send an update or a cancellation if your plans change.

Step 1: Add your vacation time to coworkers' calendars

Lorsque vous activez l’option en tant que « déconnecter bureau » dans votre calendrier, vos collègues voir quand ils essaient planifier une réunion avec vous. Mais serait-il pas correctement si vous pourriez des alertes pour tout le monde en même temps avant votre temps absent (e) sans affecter leur disponibilité ou encombrer leurs calendriers ? Vous pouvez le faire en définissant vos informations s’affichent dans leurs calendriers en tant qu’un événement sur une journée entière, mais contrairement à un événement de journée entière normal, généralement définie à « occupé », cet événement de journée entière est affiché comme temps libre. Disponibilité de disponibilité de vos collègues n’est pas affectée.

Remarque : Demandes de réunion sont destinés à être envoyé entre les utilisateurs d’Outlook. Pour pouvoir voir plannings d’autres personnes pendant la composition des demandes de réunion dans Outlook, votre organisation d’utiliser Microsoft Exchange Server.

  1. Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de réunion.

    Keyboard shortcut  To create a new meeting request, press CTRL+SHIFT+Q.

  2. Tapez une description dans la zone objet, et si vous le souhaitez, entrez un emplacement dans la zone emplacement.

  3. Dans l’heure de début et heure de fin, sélectionnez le début et heure de fin de votre temps pas au bureau. Pour les vacances, cela implique généralement jours complets. Si c’est le cas, activez la case à cocher journée entière.

    Remarque : Par défaut, Outlook utilise le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur à le pour Échéancier. Si vous souhaitez planifier votre temps pas au bureau basé sur un autre fuseau horaire, sous l’onglet réunion, dans le groupe Options, cliquez sur fuseaux horaires.

  4. Dans le groupe Options, pour Afficher en tant que, cliquez sur libre dans la zone de liste déroulante. Si vous avez déjà spécifié qu’il s’agit d’un événement sur une journée entière, Afficher en tant que défini automatiquement libre.

    Important : 

    • Vérifiez que l’option Afficher en tant qu’est définie sur libre. Cela permet de la réunion les destinataires de demande pour accepter la demande de réunion et ajouter vos vacances temps à son calendrier, mais pas bloquer à tout moment à son calendrier. Le calendrier du destinataire affichera toujours disponibilité gratuite pour la planification pendant vos vacances.

    • When choosing an all-day event, the start time of the event is at midnight. To avoid your coworkers receiving alerts at odd times, set the Reminder setting to None.

  5. Type any information that you want to share with the recipients.

  6. Add the intended recipients to the To line.

  7. If you are alerting people to a series of recurring times that you will be away from the office, on the Meeting tab, in the Options group, click Recurrence, select the recurrence pattern, and then click OK.

    Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion est remplacé par Réunion périodique.

  8. On the Meeting tab, in the Show group, click Appointment.

  9. Cliquez sur Envoyer.

When you send this meeting request with Show As set to Free, the event appears at the top of each day in your coworkers' Outlook calendars — a visual reminder that does not block out any work time.

Remarque : If you did not select All day event, the event shows within the time grid; it does not appear at the top of the day. It is still marked as free time, however.

Step 2: Block out vacation time on your calendar

If you followed the steps in the previous section, the meeting request you sent was marked as free time to prevent blocking out time on other people's calendars. However, the time is also marked as free on your own calendar. You now need to create an additional appointment for yourself so that others can see that you are not available during the time you specify.

A common mistake is to open the meeting request item on your calendar and change the Show As setting from Free to Out of Office after you have sent the original request. However, when you do this an update is sent to everyone you sent the meeting request to, changing Free to Out of Office and defeating the steps you took to avoid doing that. You must create a duplicate appointment on your calendar with the Show As setting set to Out of Office.

When people use the Outlook calendar to schedule meetings and other events, they can see your availability unless you have changed the permissions for your calendar to prevent this. Normally, appointments, meetings, and events have a Show As setting of Busy. You can also create items with a Show As setting of Out of Office. Items set to Out of Office are regarded as similar to items set to Busy — someone should not expect you to be available at that time. Visually, the two types differ — items set to Out of Office appear with a purple color, items set to Busy are identified by a blue color theme. This difference in appearance helps emphasize why you are not available. For example, you might be able to move a conflicting Busy item, but you're probably not able or willing to change an Out of Office item such as your vacation.

  1. In Calendar, on the File menu, point to New, and then click Appointment.

  2. In the Subject box, type a name for your time away.

  3. In Start time and End time, click the dates when your time away starts and ends.

  4. Select the All day event check box.

  5. Change the Show As setting to Out of Office.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Remarque : You might consider deleting (from your calendar only) the initial meeting request that you sent to other people. Or you can leave it in your calendar so you can use it to easily send an update or a cancellation if your plans change.

Voir aussi

Get started with the Outlook calendar

Planifier une réunion avec d’autres personnes

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