Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque

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Effectuez le suivi et la gestion des informations dans le temps grâce au contrôle de version dans les listes et bibliothèques SharePoint. Affichez et récupérez les versions précédentes à partir de l'historique de l'élément.

Lorsque cette option est activée, de nouvelles versions sont ajoutées à l'historique d'un élément après l'enregistrement des modifications. Le nombre de versions stockées et la visibilité des versions préliminaires ou mineures peuvent être modifiés pour chaque liste et bibliothèque.

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint Online

  1. Sélectionnez la bibliothèque ou la liste pour laquelle vous voulez activer le contrôle de version.

  2. Cliquez sur paramètres Bouton paramètres en forme d'engrenage , puis sur paramètres de la bibliothèque ou paramètres de la liste.

    Menu paramètres avec l'option paramètres de la bibliothèque sélectionnée ou Menu paramètres avec les paramètres de liste en surbrillance

  3. Dans la page Paramètres, cliquez sur paramètres de contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le contrôle de version sélectionné.
  4. Dans la page paramètres de version, les paramètres suivants sont disponibles:

    • Pour une bibliothèque de documents

      • Exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis.

      • Créer une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents à l'aide des versions principales uniquement ou des versions principales et secondaires.

      • Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.

      • Indiquez qui peut voir les éléments de brouillon.

      • Vous devez vérifier les documents avant de pouvoir les modifier.

    • Pour obtenir une liste

      • Exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis.

      • Créer une version chaque fois que vous modifiez un élément dans la liste.

      • Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.

      • Indiquez qui peut voir les éléments de brouillon dans la liste.

  5. Cliquez sur OK.

Pour afficher, restaurer ou supprimer une version antérieure dans une liste ou une bibliothèque SharePoint Online

Pour restaurer une version antérieure d'un document, procédez comme suit.

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, sélectionnez l'élément ou le document dont vous souhaitez afficher l'historique.

  2. Cliquez sur les points de suspension (... ) en regard de l'élément dont vous souhaitez afficher l'historique.

  3. Cliquez sur historique des versions.

    Menu contextuel d’une bibliothèque de documents avec l’option Historique des versions mise en évidence

    Si l' historique des versions n'apparaît pas, cliquez sur plus, puis sur historique des versions.

  4. Dans la boîte de dialogue historique des versions, placez le pointeur de la souris sur le lien date d'une version antérieure, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le menu.

    Bouton de la boîte de dialogue déroulante version
  5. Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

    Menu de l'élément version
    • Afficher le document actif. Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous pouvez modifier, restaurer ou supprimer, ainsi que l'état d'approbation actuel.

    • Restaurez le document. Cette option permet d'afficher une boîte de dialogue vous demandant si vous voulez la définir comme document actuellement approuvé. Il est ajouté en tant que nouvelle version.

    • Supprimez le document. Cette option affiche une boîte de dialogue vous demandant si vous êtes sûr de vouloir envoyer l'élément dans la corbeille.

    • Refuser cette version. Cette opération s'affiche uniquement sur les documents approuvés, et non sur la suppression.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la croix X dans le coin supérieur droit.

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2016 ou 2013

  1. Sélectionnez la bibliothèque ou la liste pour laquelle vous voulez activer le contrôle de version.

  2. Cliquez sur bibliothèque ou liste dans le ruban.

    Onglet Bibliothèque et parcourir du ruban ou Onglet liste sélectionné sur le ruban

  3. Cliquez sur paramètres de la bibliothèque ou paramètres de la liste dans le groupe paramètres.

    Boutons paramètres de bibliothèque SharePoint sur le ruban ou Paramètres de la liste sur le ruban

  4. Dans la page Paramètres, cliquez sur paramètres de contrôle de version.

    Boîte de dialogue Paramètres de la bibliothèque avec le contrôle de version sélectionné.
  5. Dans la page Paramètres de version, les paramètres suivants sont disponibles:

    • Pour une bibliothèque de documents

      Boîte de dialogue choix du contrôle de version
      • Exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis.

      • Créer une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents, soit des versions principales uniquement, soit des versions principales et secondaires.

      • Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.

      • Indiquez qui peut voir les éléments de brouillon.

      • Vous devez vérifier les documents avant de pouvoir les modifier.

    • Pour obtenir une liste

      • Exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis.

      • Créer une version chaque fois que vous modifiez un élément dans la liste.

      • Limitez le nombre de versions et de brouillons à conserver.

      • Indiquez qui peut voir les éléments de brouillon dans la liste.

  6. Cliquez sur OK.

Pour désactiver le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2016 ou 2013

Procédez de la même façon pour activer, mais cliquez sur aucune version dans la page Paramètres de la version. Vous pouvez également activer la case à cocher non pour exiger l'approbation du contenu.

Pour afficher, restaurer ou supprimer une version antérieure

Pour restaurer une version antérieure d'un document, procédez comme suit.

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, sélectionnez l'élément ou le document dont vous souhaitez afficher l'historique.

  2. Dans le ruban, cliquez sur fichiers ou sur éléments. S'il n'y a pas de ruban, cliquez sur les points de suspension (...) en regard de l'élément dont vous souhaitez afficher l'historique.

  3. Cliquez sur historique des versions.

    Onglet Fichier avec l’option Historique des versions mise en évidence

    Si l' historique des versions n'apparaît pas, cliquez sur les points de suspension (...) dans cette boîte de dialogue, puis sur historique des versions.

  4. Dans la boîte de dialogue historique des versions, placez le pointeur de la souris sur le lien date d'une version antérieure, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le menu.

    Bouton de la boîte de dialogue déroulante version
  5. Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

    Menu de l'élément version
    • Afficher le document actif. Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous pouvez modifier, restaurer ou supprimer, ainsi que l'état d'approbation actuel.

    • Restaurez le document. Cette option permet d'afficher une boîte de dialogue vous demandant si vous voulez la définir comme document actuellement approuvé. Il est ajouté en tant que nouvelle version.

    • Supprimez le document. Cette option affiche une boîte de dialogue vous demandant si vous êtes sûr de vouloir envoyer l'élément dans la corbeille.

    • Refuser cette version. Cette opération s'affiche uniquement sur les documents approuvés, et non sur la suppression.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la croix X dans le coin supérieur droit.

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2010

Procédez comme suit pour activer et configurer le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous envisagez de travailler. Si le nom ne s'affiche pas dans le volet lancement rapide, cliquez sur tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre liste ou bibliothèque.

  2. Dans le ruban, dans le groupe outils de liste ou outils de bibliothèque, cliquez sur l'onglet liste ou bibliothèque.

  3. Cliquez sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque.

    Bouton Paramètres de la liste dans un ruban SharePoint ou Bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban de la bibliothèque SharePoint Foundation

    La page Paramètres de la liste ou de la bibliothèque s'ouvre.

  4. Sous paramètres généraux, cliquez sur paramètres de contrôle de version.

    Sous-paramètres, sélectionnez Paramètres de contrôle de version

    La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version s'ouvre.

    Définissez les versions principales et secondaires, exigez l'approbation, indiquez qui peut afficher les éléments et exiger l'extraction.
  5. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    Pour les bibliothèques de documents, dans la section historique des versions de l'élément, sous créer une version à chaque modification d'un fichier dans cette bibliothèque de documents, sélectionnez versions principales uniquement ou versions principales et secondaires.

    Pour les listes, dans la section historique des versions de l'élément, sous créer une version à chaque modification d'un élément dans cette liste?, cliquez sur Oui.

  6. Facultatif : sélectionnez le nombre de versions à conserver dans la liste.

  7. Facultatif: pour les listes, sélectionnez le nombre de versions approuvées pour lesquelles vous souhaitez conserver les brouillons. Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Oui dans la section approbation de contenu.

    Pour les bibliothèques, sélectionnez un nombre sous conserver les brouillons pour le nombre de versions principales suivant.

  8. Facultatif: Déterminez les utilisateurs qui peuvent voir les brouillons d'éléments. Dans une liste, cette option n'est disponible que lorsque l'option exiger l'approbation du contenu pour les éléments soumis est définie sur Oui dans la section approbation de contenu.

    Sélectionnez l'une des options suivantes.

    • Tous les utilisateurs pouvant lire des éléments. Cette sélection autorise l'accès à toute personne disposant d'autorisations de lecture sur le site.

    • Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier les éléments. Cette sélection limite l'affichage des brouillons à ceux qui sont autorisés à modifier.

    • Uniquement les utilisateurs qui peuvent approuver des éléments (et l'auteur de l'élément). Cette sélection limite l'affichage à l'auteur d'origine de l'élément et aux personnes autorisées à approuver les éléments de la liste.

  9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page paramètres.

Haut de la page

Désactiver le contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2010

Suivez la même procédure pour activer le contrôle de version, mais effectuez l'une des opérations suivantes:

Pour les bibliothèques de documents, dans la section historique des versions de l'élément, sous créer une version chaque fois que vous modifiez un fichier dans cette bibliothèque de documents?, sélectionnez aucun contrôle de version.

Pour les listes, dans la section historique des versions de l'élément, sous créer une version à chaque modification d'un élément dans cette liste?, cliquez sur non.

Cliquez sur OK.

Haut de la page

Afficher, restaurer ou supprimer des versions dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2010

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, sélectionnez l'élément ou le document dont vous souhaitez afficher l'historique.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du document ou de l'élément dont vous souhaitez afficher l'historique des versions, puis cliquez sur historique des versions.

    Menu déRoulant du document avec l'historique des versions mis en évidence
  3. Dans la boîte de dialogue historique des versions, placez le pointeur de la souris sur le lien date d'une version antérieure, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le menu.

    Vesrion avec la liste déroulante avec l'affichage en surbrillance
  4. Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

    • Afficher le document actif. Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous pouvez modifier, restaurer ou supprimer, ainsi que l'état d'approbation actuel.

      SharePoint 2010-boîte de dialogue historique des versions

      Dans la boîte de dialogue affichage, vous pourrez peut-être modifier le fichier, même s'il est généralement désactivé. Pour modifier, sélectionnez modifier les propriétés dans le menu déroulant du fichier ou de l'élément.

    • Restaurez le document. Cette option permet d'afficher une boîte de dialogue vous demandant si vous voulez la définir comme document actuellement approuvé. Il est ajouté en tant que nouvelle version.

      Liste déroulante version avec restaurer mise en évidence
    • Supprimez le document. Cette option affiche une boîte de dialogue vous demandant si vous êtes sûr de vouloir envoyer l'élément dans la corbeille.

      Historique des versions avec la suppression mise en surbrillance sur une version
    • Annuler la publication cette version s'affiche lorsque vous utilisez l'approbation et la publication sur vos documents ou éléments.

      Menu déroulant contrôle de version avec annuler la publication mis en évidence
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la croix X dans le coin supérieur droit si la boîte de dialogue version n'a pas encore été fermée.

Activer le contrôle de version sur un élément dans SharePoint 2007

  1. Si la liste ou la bibliothèque n’est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste ou bibliothèque n’apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

    1. Cliquez sur paramètres Settings menu , puis sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque de documents.

      Sélection de l'option paramètres de la bibliothèque de documents dans le menu paramètres
  2. Sous paramètres généraux, cliquez sur paramètres de contrôle de version.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    Paramètres de contrôle de version pour activer le contrôle de version, l'approbation et l'archivage requis
    • Pour les éléments de liste, pour spécifier le suivi des versions, cliquez sur créer une version chaque fois que vous modifiez un élément dans une liste de la section historique des versions de l'élément.

    • Pour les fichiers, pour spécifier le suivi d'un seul type de version, cliquez sur créer des versions principales dans la section historique des versions du document.

    • Pour les fichiers, pour spécifier le suivi des versions principales et secondaires, cliquez sur créer des versions principales et mineures (brouillon) dans la section historique des versions du document.

  4. Vous pouvez spécifier le nombre de versions d'éléments ou de fichiers à conserver. Effectuez l'une des opérations suivantes dans la section historique des versions de l'élément ou historique des versions du document:

    • Pour spécifier le nombre de versions des éléments de liste stockés, activez la case à cocher conserver le nombre de versions suivant, puis tapez le nombre de versions que vous souhaitez conserver.

    • Pour spécifier le nombre de versions principales des fichiers de document stockées, activez la case à cocher conserver le nombre suivant de versions principales, puis tapez le nombre de versions principales que vous souhaitez conserver.

    • Pour spécifier le nombre de versions de document mineur à conserver, activez la case à cocher conserver les brouillons pour le nombre de versions principales suivantes, puis tapez le nombre de versions principales auxquelles vous souhaitez conserver les brouillons (versions mineures).

  5. Cliquez sur OK.

Désactiver le contrôle de version sur un élément dans SharePoint 2007

Suivez les étapes permettant d'activer le contrôle de version, mais dans la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version, cliquez sur aucun contrôle de version.

Contrôle de version et approbation désactivé

Afficher, restaurer ou supprimer des versions dans une liste ou une bibliothèque SharePoint 2007

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, sélectionnez l'élément ou le document dont vous souhaitez afficher l'historique.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du document ou de l'élément dont vous souhaitez afficher l'historique des versions, puis cliquez sur historique des versions.

    Menu déRoulant du document avec l'historique des versions mis en évidence
  3. Dans la boîte de dialogue historique des versions, placez le pointeur de la souris sur le lien date d'une version antérieure, puis cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher le menu.

    Vesrion avec la liste déroulante avec l'affichage en surbrillance
  4. Dans le menu, vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

    • Afficher le document actif. Une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous pouvez modifier, restaurer ou supprimer, ainsi que l'état d'approbation actuel.

      Boîte de dialogue Afficher une version

      À partir de la boîte de dialogue affichage, vous supprimez ou restaurez l'élément, ou vous revenez à l'historique des versions.

    • Restaurez le document. Cette option permet d'afficher une boîte de dialogue vous demandant si vous voulez la définir comme document actuellement approuvé. Il est ajouté en tant que nouvelle version.

      Liste déroulante de contrôle de version sur un fichier avec la restauration mise en évidence
    • Supprimez le document. Cette option affiche une boîte de dialogue vous demandant si vous êtes sûr de vouloir envoyer l'élément dans la corbeille.

      Menu déroulant contrôle de version sur un fichier avec l'option supprimer mise en évidence
    • Annuler la publication cette version s'affiche lorsque vous utilisez l'approbation et la publication sur vos documents ou éléments.

      Liste déroulante fichier publié avec l'option annuler la publication de cette version mise en évidence
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la croix X dans le coin supérieur droit si la boîte de dialogue version n'a pas encore été fermée.

Autres paramètres affectant le contrôle de version

Vous pouvez configurer d'autres paramètres qui affectent le contrôle de version. Dans les listes ou les bibliothèques, vous pouvez demander l'approbation de contenu. Dans les bibliothèques, vous pouvez demander l'extraction des fichiers.

Pour plus d'informations sur ces paramètres et pour plus d'informations, voir fonctionnement du contrôle de version dans une liste ou une bibliothèque .

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